Administración de Compras e Inventarios

Administración de Compras e
Inventarios
ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS E INVENTARIOS
Sesión No. 2
Nombre: La función de compras
Contextualización
Pareciera una actividad hasta cotidiana y sin mucha complicación, ya que el
comprar se ha convertido en una tarea y acción tan humana como el respirar; sin
embargo a nivel profesional e institucional es sumamente indispensable contar
con conocimientos específicos, herramientas, estrategias y experiencia en el
ramo para que las empresas obtengan el mejor beneficio al mejor precio.
En estas primeras semanas nos centraremos en lo esencial de la función de
compras, revisando la importancia, los tipos de compras, su proceso las
estrategias de las mismas.
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ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS E INVENTARIOS
Introducción al Tema
El proceso de compras inicia con la requisición de materiales, éste es un
documento interno que maneja la empresa u organización para planear las
necesidades del departamento de producción u otros departamentos, incluso de
otras sucursales, a través del departamento de almacén.
Se recomienda que la requisición del material se haga con toda claridad, de
forma minuciosa y detallada, con la finalidad de evitar confusiones o errores al
momento de solicitar cotizaciones a los proveedores previamente seleccionados
y evaluados.
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Explicación
1.3 El proceso de compras
¿Sabías que existen ciertos criterios para elegir a los proveedores?
Los proveedores deben ser elegidos con base en dos aspectos:
•
Capacidad financiera: se debe investigar la confiabilidad financiera en
caso de que se manejen anticipos; la situación financiera desfavorable
puede limitar la probabilidad de abastecimiento por parte de una empresa
y la capacidad técnica cuando se trata de materiales que exigen
especificaciones técnicas o de calidad.
•
Capacidad instalada: nos permite saber si la empresa tiene disposición y
capacidad de enfrentarse con la obligación de producir materiales en
determinado tiempo. Esta capacidad se manifiesta en las características
del inmueble, en su maquinaria y equipo, su capacidad productiva real,
disponibilidad de equipos especiales, número de empleados y otros.
El departamento de compras deberá analizar, revisar y evaluar a cada uno de
los proveedores que están en condiciones de surtir los materiales requeridos; y
es el Jefe de compras quien decide, finalmente, quién surtirá la mercancía,
considerando siempre al proveedor que proporcione mejores condiciones a la
propia empresa.
Registro de proveedores
Para tener un registro de proveedores, amplio y completo, es conveniente
considerar los siguientes puntos:
•
Hacer un directorio alfabético y clasificado de los proveedores en el que
consten los datos necesarios para facilitar las compras.
•
Elaborar un expediente de cada proveedor, archivado en orden alfabético.
•
Relación
de
proveedores.
operaciones
y
negociaciones
efectuadas
con
los
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Orden de compra
La orden de compra es un contrato previo utilizado por las prácticas comerciales
en toda empresa u organización, que pueden variar en su forma, tamaño o
extensión de acuerdo con las necesidades de cada una. La orden de compra se
convierte automáticamente en un contrato de compra-venta en el mismo
momento en que firman, tanto el comprador como el proveedor, por tal razón se
generan obligaciones y derechos en ambas partes.
Registro de control
En el departamento de compras, generalmente se llevan a cabo los siguientes
registros y controles.
REGISTRO DE COMPRAS
REGISTRO DE PROVEEDOR
Se lleva a cabo en tarjetas, En éste se anota el nombre de la empresa,
expedientes
o
archivos domicilio,
teléfono,
electrónicos en donde se anotan distribuidor,
los
pedidos
diferentes
hechos
a
funciones,
los representante,
proveedores,
giro,
fabricante
nombre
calificación
en
o
del
precio,
la condiciones de pago y de entrega, y todos
cantidad comprada, descuentos, aquellos datos o aspectos que la empresa
fallas,
condiciones
de
pago, considere
necesarios
para
el
control
forma de entrega, calificación de estadístico de sus procesos.
proveedor o algún otro.
REGISTRO DE CONTRATO
REGISTRO DE PRECIO O COTIZACIÓN
Se recomienda que sea realizado Se archivan todas las listas de precios,
por proveedores, conservando cotizaciones, catálogos y circulares. Se
copias
de
los
contratos, recomienda también para proveedores
convenios y circulares que se
han
efectuado
con
los
proveedores, así como papeles
anexos involucrados.
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I.3 Compras y estrategia competitiva
Los principales requisitos para comprar son los siguientes:
•
Precio. El jefe de compras debe lograr el mejor precio para su empresa,
atendiendo los demás requisitos de compra. Esto puede variar por
políticas de venta del proveedor, como por ejemplo: precios por
introducción de nuevos productos.
•
Calidad. La determina el departamento de producción, quien produce los
artículos que colocan a la empresa en posición competitiva.
•
Cantidad. Es el volumen o número de objetos que se solicita para que la
producción sea continua y de acuerdo con la orden de compra.
•
Condiciones de entrega. Es la forma en donde se establecen los
elementos a considerar para la recepción de la materia prima en una
empresa, por ejemplo: el lugar en que se entrega el material, tiempo de
entrega, garantía del material, tipo de embalaje para su entrega, entre
otros.
•
Condiciones de pago. Es una cláusula en la orden de compra de la que
depende la ejecución del contrato. Las condiciones pueden ser: de
contrato riguroso contra entrega (ce), cobrar o devolver (cod), cobrar al
entregar (cae), de contado comercial a 30, 60 o 90 días después de
entregada la mercancía y previa presentación de factura y documentos,
con anticipo.
•
Garantía. Responsabilidad adquirida por un proveedor que responde al
valor de calidad de lo que vende. La garantía puede ser total, parcial o por
cierto tiempo.
•
Servicio de posventa. Se refiere a los convenios que se celebran con los
proveedores, a fin de proporcionar a los compradores refacciones,
servicio de mantenimiento, capacitación a personal, etc., cuando así se
requiera.
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Conclusión
Para finalizar con la sesión recordemos: será de mucha ayuda si elegimos a
nuestros proveedores sabiamente, recordando estos dos aspectos, capacidad
financiera y capacidad instalada. Se deben analizar muy detalladamente estos
dos para tener mayor seguridad en nuestras decisiones.
De igual forma es importante mantener un directorio de nuestros proveedores
para tener un mejor control, además de tenerlos a la mano cuando así se
requiera.
No debemos quitar de nuestra vista los requisitos que nos ayudarán a tener
compras inteligentes: recordar que el precio es algo importante, no descuidando
la calidad del producto y teniendo muy en mente la cantidad que se requerirá;
finalmente fijar las condiciones de entrega y de pago, confirmando la garantís y/o
servicios de posventa.
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Para aprender más
¿Qué es y para qué sirve el outsourcing?
La competencia, nuevos enfoques
Hoy en día está en boga contratar en las empresas el outsourcing
(subcontratación), haciendo que del almacenamiento y la distribución esté
presente en actividades relacionadas con los sistemas de investigación,
información e incluso marketing, hasta llegar a lo que conocemos como la
competencia.
Desde hace muy poco tiempo las empresas están sufriendo un proceso
cambiante que las lleva a la búsqueda de la competitividad en su estructura
administrativa. Los empresarios están conformando alianzas que los harán
colaborar estrechamente con sus competidores, como la única fórmula
trascendental que los ubicará en un mejoramiento constante, progresivo y actual
de la competitividad. Las empresas están descubriendo que con estos acuerdos
y negociaciones es posible y muy probable que las dos partes ganen en un
determinado segmento del mercado, aunque en otras actividades o rubros sigan
siendo competidoras.
Esta nueva situación presupone un complejo, pero no difícil cambio de cultura,
por lo que deberán desarrollar los mejores acuerdos con los proveedores y
fabricantes, así como con los clientes a los que atentamente deberán escuchar
para conocer sus necesidades.
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Actividad de Aprendizaje
Al realizar esta actividad el alumno podrá demostrar el nivel de apropiación del
conocimiento obtenido a través de esta sesión, para esto elaborará un reporte,
en Word, de dos cuartillas, sobre los temas tratados en está, tomando en cuenta
que se evaluarán las siguientes características:
Objetivo: describe de manera clara el propósito de su reporte.
Procedimiento
Resultado
Conclusión
Bibliografía
Bibliografía, ortografía y redacción
Al finalizar el desarrollo de este tendrás que subirlo a la plataforma.
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Referencias
Calimeri, M. (1979). Las Compras: cómo programarlas, organizarlas y
controlarlas. Barcelona: Editorial Hispano Europe.
Cruz, L. (1999). Compras, principios generales. México: Compañía
Editorial Continental.
Martínez, E. (1999). Gestión de compras. Madrid: Fundación Confemetal
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