diseño de las salidas efectivas

DISEÑO DE LAS
SALIDAS EFECTIVAS
Sesión 13
Cap. 11 Kendall & Kendall
Ana Mercedes Cáceres
[email protected]
Año 2006
OBJETIVOS
Diseñar la salida para que sirva al propósito deseado.
Diseñar la salida de tal forma que se ajuste a las
necesidades del usuario.
Entregar una cantidad adecuada de salida.
Procurar que la salida de encuentre donde se necesite.
Entregar la salida a tiempo.
Escoger el método de salida adecuado.
RELACIÓN DEL CONTENIDO DE LA SALIDA
CON EL MÉTODO DE SALIDA
Cada vez que se diseña una salida, es necesario
pensar sobre como la función influencia la forma y
como el propósito pretendido influencia el método
de salida que se escoge.
Es posible conceptualizar la salida como externa (
que sale del negocio ) o interna ( que permanece
dentro del negocio ).
SALIDA EXTERNA
Este tipo de salida es muy familiar, ya que se
presenta en anuncios, recibos, cheques de pago,
reportes anuales, etc.
Estas poseen instrucciones para que sean usados
de forma adecuada.
Mucha salida externa contiene el logotipo y colores
corporativos de la compañía.
SALIDA INTERNA
La salida interna incluye diversos reportes para los
tomadores de decisiones.
Estos reportes van desde los reportes cortos de
resumen ( por ejemplo, un reporte que sintetice los
totales de ventas mensuales ) y los reportes detallados
(Por ejemplo, un reporte de las ventas semanales por
vendedor).
SELECCIÓN DE LA
TECNOLOGÍA DE SALIDA
El producir diferentes tipos de salida
requiere el uso de diferentes tecnologías.
Las alternativas son numerosas:
impresoras, pantallas de video, audio,
medios electrónicos como el fax , correo
electrónico, micro formas, CD - ROM,
etc.
COMPARACIÓN DE
MÉTODOS DE SALIDA
Método de salida
Ventajas
Desventajas
Maneja grandes volúmenes de Problemas de
salida.
compatibilidad.
Económica
Puede ser ruidosa
Altamente confiable (pocas
Intervención de
fallas).
operador.
Es portátil.
Genera costos.
Impresora
Interactiva
Silenciosa
Buena para mensajes
accesados frecuentemente.
Pantalla VDT
Requiere cableado y
espacio donde estar
No es portátil de
inmediato.
COMPARACIÓN DE
MÉTODOS DE SALIDA
Método de salida
Ventajas
Buena donde el usuario
necesita las manos libres para
otras tareas
Buena si la salida es muy
repetitiva
Salida de audio
Es cara en su
desarrollo
Necesita un espacio
dedicado, donde no
interfiera con otras
tareas
Maneja grandes volúmenes de Requiere software
información
especial para fácil
acceso
Reduce el espacio que se
requiere para almacenar
La inversión inicial
puede ser alta
Preserva materia frágil
Microforma
Desventajas
COMPARACIÓN DE
MÉTODOS DE SALIDA
Método de salida
Ventajas
Desventajas
Tiene gran capacidad
Permite salida multimedia
Es menos vulnerable al daño
Su desarrollo es caro
Es mas difícil de
actualizar, y de usar en
una red
Reduce el papeleo
Correo electrónico Puede ser actualizado
fácilmente
Puede ser difundido
Por lo general, posee
una menor resolución
No se le puede
formatear
CD - ROM
FACTORES A CONSIDERAR AL SELECCIONAR
LA TECNOLOGÍA DE SALIDA
1. ¿Quién usará la salida?
2. ¿Qué tantas personas necesitan la salida?
3. ¿Dónde se necesita la salida?
4. ¿Cuál es el propósito de la salida?
5. ¿Cuál es la velocidad a la que se necesita la salida?
6. ¿Con qué tanta frecuencia se necesitara la salida?
7. ¿Qué tanto será o deberá ser guardada la salida?
8. ¿Bajo que reglamentos especiales es producida, guardada y distribuida la salida?
9. ¿Cuales son los costos iniciales y recurrentes de mantenimiento y artículos de
consumo?
10. Cuales son los requerimientos ambientales (ruido, temperatura, espacio, cableado,
etc.) de tecnología de salida?
1. ¿QUIÉN USARÁ (O VERÁ) LA
TECNOLOGÍA DE SALIDA?
Dependiendo si el receptor de la salida es interno o
externo a la institución:
- Si es externo debe proporcionarse salida con
facilidad de uso para el usuario promedio.
- Si es interno debe proporcionarse salida
rápida, precisa y de bajo costo.
El analista debe determinar los requisitos de la
calidad de salida
2. ¿QUÉ TANTAS PERSONAS
NECESITAN LA SALIDA?
Se debe justificar una salida de fácil distribución y
manipulación.
Opciones pueden ser:
- Salida en pantalla
- Salida Impresa
- Correo electrónico.
3. ¿DONDE SE NECESITA LA SALIDA?
Esto es el destino físico de la salida.
- Si permanece cerca del punto de origen se
justifica la salida impresa o en pantalla.
- Si se usara en puntos lejanos al origen se
justifica la salida en métodos electrónicos como
correo o fax.
4. ¿CUÁL ES EL PROPOSITO DE LA SALIDA?
- Si la salida se necesita para hacer análisis muy
detenidos como contratos o formas, se justifica una
salida impresa.
- Si la salida es repetitiva o de actualización en
periodos muy cortos se justifican medios
electrónicos como pantallas de vídeo
5. ¿CUÁL ES LA VELOCIDAD A LA QUE
SE NECESITA LA SALIDA?
Depende mucho del asunto a tratare y del nivel operativo que
la demande.
- En los niveles operativos bajos y medios de una
empresa se necesitará de manera eficiente para una
toma de decisiones rápida, aquí puede ser útil una
salida de pantalla en línea o de audio.
- Los niveles de gerencia no necesitan salidas con
tanta rapidez pero si para análisis muy profundos
por lo que se justifica una salida impresa.
6. ¿CON QUÉ FRECUENCIA SE
NECESITARÁ LA SALIDA?
Esto dependerá mucho de la cantidad
de usuarios que la necesiten y del
objetivo de ella.
- Una salida para muy pocas personas
es candidata para micro formas o cintas
magnéticas.
- Las salidas necesaria con muy alta
frecuencia y por muchas personas es
candidata para pantallas en línea y
audio.
7. ¿QUÉ TANTO DEBE SER GUARDADA
LA SALIDA?
- La salida que debe ser guardada con mucha
frecuencia es candidata para almacenamiento en
Discos Duros.
- Las salidas que son guardadas con poca frecuencia
deben ser resistentes al paso del tiempo por tanto son
candidatas a micro formas
8. ¿BAJO QUE REGLAMENTOS ESPECIALES ES
PRODUCIDA, GUARDADA Y DISTRIBUIDA LA
SALIDA?
Las reglamentaciones son disposiciones de ley dictada por
los gobiernos, por Grupos o asociaciones y por las mismas
empresas.
Así un contrato deberá ser impreso para mantener una
constancia del tramite, el registro de huellas digitales debe
ser guardado digitalmente.
Todo depende del las prioridades que se le den a la salida en
cuestión.
9. ¿CUALES SON LOS COSTOS INICIALES Y
RECURRENTES DE MANTENIMIENTO Y ARTICULOS DE
CONSUMO?
Se debe tener muy en cuenta los costos iniciales de compra o
arrendamiento del hardware y software, para hacer el
balance con los costos de su utilización y mantenimiento.
- Para líneas de ensamblaje (por ejemplo) es
necesario un tipo de salida de audio o vídeo,
para no estorbar.
Debe tenerse en cuenta que muchas herramientas de salida
es muy barata en un inicio pero su uso es muy caro, y
viceversa.
10. ¿CUALES SON LOS REQUERIMIENTOS
AMBIENTALES DE LA TECNOLOGÍA?
Esto depende mucho del lugar y el memento en que se emplee la
herramienta de salida.
- Las impresoras requieren de un ambiente seco y fresco para
operar adecuadamente, y muchos emiten ruedos muy altos como las de
impacto, por lo que no son aptas para lugares que necesitan silencio
como hospitales.
- el audio requiere un ambiente silencioso para ser
escuchado.
una salida optima debe de perturbar lo menos posible el ambiente de el
lugar en la que será usada.
FORMAS PRINCIPALES EN LAS CUALES LA
PRESENTACIÓN DE LA SALIDA ES TENDENCIOSA
La Forma en que es
Ordenada la
Información.
1)
1.
2.
3.
Alfabética.
Cronológica.
2)
La Puesta de Límites
Aceptables.
1.
Muy Bajo.
2.
Muy Alto.
3.
Rango de
Excepciones de
Salida demasiado
angosto.
Por Costo.
4.
Rango de
Excepciones de
Salida demasiado
ancho.
3)
La Selección de
Gráficos.
1.
Tamaño de
Gráfico.
2.
Color de Gráfico.
3.
Escala Usada.
4.
Tipo de Gráfico.
DISEÑO DE LA SALIDA IMPRESA
Usando la información obtenida por medio de la fase de
determinación de requerimientos de información, y habiendo
decidido el uso de salida impresa, el analista de sistemas se
encuentra listo para comenzar el diseño físico.
La fuente de información a ser
incluida en los reportes es el
diccionario de datos.
LINEAMIENTOS PARA EL DISEÑO
DE REPORTES IMPRESOS
Convenciones para el diseño de reporte: Cómo
indicar el tipo de dato, cómo mostrar el tamaño exacto y
cómo presentar la manera de indicar continuaciones en las
formas de diseño consecutivas.
Calidad de papel, tipo y tamaño: Para hacer que la
forma diseñada sea clara y estéticamente agradable.
Formas de salida especiales: Por ejemplo: Envío de
documentos de retorno a los clientes.
LINEAMIENTOS PARA EL DISEÑO
DE REPORTES IMPRESOS
Consideraciones de diseño: Para que se proporcione al
usuario la información necesaria en un formato legible.
Atributos funcionales: Encabezado o título, número de
página, fecha de preparación, etc.
Atributos estilísticos/estéticos: Los reportes deben
estar organizados siguiendo la forma en que los ojos ven.
Utilización de márgenes, espaciado, codificación por
colores, logotipos organizacionales, etc.
DISEÑO DE LA SALIDA EN PANTALLA
La salida de pantalla difiere de la salida impresa.
La de pantalla es efímera.
Está más enfocado hacia el usuario.
Está disponible en momentos más flexibles
No es portátil en la misma forma.
Y a veces no puede ser cambiado por medio de
interacción directa.
¡GRACIAS!