investigación sobre las causas de la baja productividad en una

TRABAJO DE GRADO
“INVESTIGACIÓN SOBRE LAS CAUSAS DE LA BAJA PRODUCTIVIDAD EN UNA
EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL DEL ESTADO”
Presentado por:
María del Pilar Alba Torres
Universidad Militar Nueva Granada
Facultad de Estudios a Distancia
Especialización en Alta Gerencia
Bogotá, D.C., Colombia
Enero, 2016
INVESTIGACIÓN SOBRE LAS CAUSAS DE LA BAJA
PRODUCTIVIDAD EN UNA EMPRESA INDUSTRIAL Y
COMERCIAL DEL ESTADO
María del Pilar Alba Torres, Universidad Militar Nueva Granada
RESUMEN
La investigación de este trabajo se basa en la baja productividad empresarial de una entidad del estado
que realiza operaciones tanto comerciales como industriales, el objetivo principal es lograr determinar
las causas que conllevan al problema de investigación y basados en las hipótesis poder establecer
posibles soluciones.
Para el desarrollo de la investigación se basó en las metodologías cualitativa y cuantitativa, teniendo en
cuenta las diferentes técnicas aplicadas para la recolección de los datos, como aplicación de encuestas
estructuradas para el personal de los niveles administrativos, técnicos y operativos, generación de
entrevistas personales con el personal estratégico de la organización en estudio, observación por terceros
en tiempo real de cada puesto de trabajo, así como del entorno laboral, revisión documental a fin de
corroborar la situación financiera y de disminución de producción.
Todo ello a fin de identificar la realidad organizacional de la Industria Militar, tanto para los procesos
productivos como los administrativos, para la consecución del objetivo de la investigación definir las
causas de la disminución de la productividad.
PALABRAS CLAVE: Disminución de la productividad, industrial, comercial, entidad del estado,
niveles.
RESEARCH INTO THE CAUSES OF LOW PRODUCTIVITY IN AN
INDUSTRIAL AND COMMERCIAL STATE COMPANY
ABSTRACT
This research work is based on low productivity of a business entity of the state that makes both
commercial and industrial operations, the main objective is to determine the causes that lead to the
research and based on the hypothesis to establish possible solutions.
For the development of the research it was based on the qualitative and quantitative methodologies,
taking into account the different techniques used to collect data, such as application of structured surveys
for the staff of the administrative, technical and operational levels, generation of personal interviews with
the strategic staff of the organization under study, observations by third parties in real time of each job
and the work environment, document review to substantiate the financial situation and declining
production.
All this in order to identify the organizational reality of the military industry for both production
processes and administrative, to achieve the goal of research to define the causes of declining
productivity.
JEL: L2, M5
KEYWORDS: Decreased productivity, industrial, commercial, entity state, levels.
INTRODUCCIÓN
Hoy por hoy donde el cambio es una constante y lo cotidiano se convierte en un permanente aprendizaje,
es interesante ver como lo simple cobra vital importancia en el entorno empresarial, es por ello, que se
deben desarrollar líneas de investigación que permitan evidenciar los factores que cobran relevancia en la
gestión gerencial y como se debe establecer el tratamiento de los mismos a fin de generar un impacto
positivo.
Por ello es vital que todo Gerente entienda la importancia de apalancarse en la investigación y desarrollo
de nuevos métodos que le permitan gestionar oportunamente medidas que aseguren alcanzar los objetivos
o metas propuestas.
Es así como por medio de esta investigación podemos analizar de manera clara y coherente, que la
organización se ve afectada en sus rendimientos financieros no solo por factores externos o del entorno
económico, adicionalmente existen factores internos, que inciden en el éxito o el declive de la
organización.
Por ello es importante ver la organización de manera sistémica y no endémica para logar la sinergia que se
requiere y entender que el recurso humano no solo es el recurso más importante dentro de la organización
si no también el más sensible y el que cobra mayor participación en el momento de una mala decisión
gerencial.
Es así como la gestión gerencial debe lograr visualizar la relevancia que tiene un trabajo de investigación
bien estructurado, el cual permite obtener resultados veraces y eficaces para una acertada toma de
decisiones, que logre establecer los métodos correctivos a fin de contribuir en el logro de los objetivos
organizacionales.
Para el caso de estudio, establecer los factores que inciden en la pérdida de productividad tanto
administrativa como operativa de una empresa Industrial y Comercial del Estado, se hace énfasis en los
métodos de investigación inductivo y deductivo, para determinar las herramientas idóneas que permitan
valorar la información base de la investigación, corroborando la información que se obtiene a fin de
asegurar que la investigación arroje las respuestas al problema planteado, demostrando la importancia y
relevancia del tema tratado logrando identificar la causa del mismo, es aquí justamente donde se plantean
el cierre de las brechas encontradas.
REVISIÓN LITERARIA
Es preciso identificar el recurso humano como parte fundamental en el desarrollo de un ente económico,
es por ello que el trabajo de investigación se encuentra direccionado a esta parte tan sensible de la
organización, ya que como se muestra el impacto que éste genera redunda en la consecución de los
objetivos organizacionales o en el declive del ente económico.
Por ello, en el momento de hablar de Gestión de Recurso Humano no se debe limitar solo a pensar en
gestionar los recursos para el pago de los servicios prestados o en la selección y contratación del personal,
por el contrario, la visión debe ser sistémica para que redunde en una mejora continua de doble vía tanto
para la compañía como las personas que en ella laboran.
“CHAVENANTO, IDALBERTO (2002); Afirma que la gestión del talento humano es un área muy
sensible a la mentalidad que predomina en las organizaciones. Es contingente y situacional pues depende
de aspectos como la cultura de cada organización, la estructura organizacional adoptada, los caracteres del
contexto ambiental, el negocio de la organización, la tecnología utilizada, los procesos internos y otra
infinidad de variables importantes” (es.slideshare.net, 2015)
Es así como la investigación propuesta aporta constructivamente en el desarrollo de la visión Gerencial, ya
que comprendiendo la importancia que el factor humano representa en las acciones gerenciales, se mitiga
el riesgo de ocurrencia de posibles eventos adversos en relación al recurso humano.
Así mismo el aplicar adecuadamente las herramientas administrativas, pueden contribuir a una buena
gestión gerencial, estableciendo las brechas que afectan los resultados y gestionar oportunamente los
planes de mejoramiento.
METODOLOGÍA
Tipo de investigación
Teniendo en cuenta el problema de investigación identificado, para la recolección, manejo y análisis de los
datos se seleccionó un tipo de investigación mixta, la cual permite triangular la información para la
validación en el logro de los objetivos propuestos, involucrando recolección de datos y técnicas que
pretenden determinar la realidad de la institución (Industria Militar) en la actualidad, mediante
herramientas medibles y evaluables.
Cuantitativos: Encuestas, cuestionario aplicado a una muestra de la población correspondiente al 10% del
total de 987 funcionarios proporcional a los niveles de la organización, entrevistas las cuales son dirigidas
a los niveles ejecutivos de la organización.
Cualitativos: Basado en fuentes documentales, análisis de información tanto financiera como del clima
organizacional y por observación
Muestra
La muestra fue establecida con el 10% de la población activa, equivalente a noventa (98) funcionarios,
elegidos de una manera aleatoria en los diferentes niveles de la organización, Directivo, Ejecutivo,
Profesional, Administrativo, Técnico y Operativo.
Instrumentos.
Para el desarrollo metodológico de la investigación planteada se hará de la siguiente manera:
Técnica:
Aplicación de encuestas estructuradas para el personal de los niveles administrativos, técnicos y
operativos y se generaran entrevistas personales con los niveles estratégicos es decir los niveles directivos
y ejecutivos de la organización en estudio (Industria Militar).
Observación por terceros en tiempo real de cada puesto de trabajo, así como del entorno laboral.
Revisión documental como lo son informes financieros, informes de gestión e informes externos de clima
organizacional, a fin de corroborar la situación financiera y de disminución de producción a fin de
corroborar las hipótesis planteadas.
Recolección de información:
Encuestas:
Se estableció un formulario de preguntas cerradas con opción de única respuesta el cual será aplicado a un
10% del total de la población, proporcionalmente a los niveles jerárquicos de la organización en estudio
(Industria Militar).
Entrevistas:
El formato de entrevista está dirigido en forma de conversación con los directivos de la organización
objeto de estudio (Industria Militar) con la finalidad de establecer el compromiso que se tiene con la
misma.
Observación:
Se establece un formato estándar de comportamiento a fin de determinar los parámetros comportamentales
de la organización.
Revisión de la documentación:
Se establecen estándares tanto de información financiera como de encuestas de clima organizacional
ejecutadas con anterioridad por firmas privadas, a fin de establecer cuál es el porcentaje de disminución de
la productividad, estableciendo tendencias, así como evaluar el declive en el clima organizacional con
respecto a la baja productividad reflejada en los estados financieros.
Valoración de la información:
Luego de realizar la recolección de la información se da valor a la misma estableciendo métodos
estadísticos que permiten validar o descartar las hipótesis planteadas en la investigación sobre la
determinación de las causas de la baja productividad en las diferentes áreas del negocio de la organización
(Industria Militar).
RESULTADOS
Para determinar las causas de la baja productividad en las diferentes áreas del negocio, con respecto a los
estándares de producción presentados en vigencias anteriores y a la infraestructura actual, se plantearon
los siguientes cuestionamientos:
¿La compensación salarial, beneficios, estímulos e incentivos ofrecidos se encuentran de acuerdo a la
labor ejecutada por los funcionarios?
¿La compensación salarial, beneficios, estímulos e incentivos se encuentran dentro de los estándares
ofertados por el sector económico en el que se desenvuelve?
¿De acuerdo a la actividad industrial y comercial se cuenta con las herramientas necesarias para el óptimo
desarrollo de las funciones?
¿Se cuenta con las competencias necesarias para el desarrollo de las funciones?
¿Se cuenta con un adecuado ambiente laboral?
Por ello se establecieron como causas del problema de investigación las siguientes hipótesis:
H1. Los trabajadores no se encuentran conformes con sus salarios.
H2. Hay menor compromiso ya que el ambiente laboral no es favorable.
H3. No se cuenta con las competencias necesarias para el desarrollo de las funciones.
H4. Los funcionarios no cuentan con las herramientas necesarias para desempeñar adecuadamente su
labor.
H5. Los estándares de producción no se encuentran establecidos adecuadamente con la actual situación
empresarial.
Las cuales fueron validadas con los instrumentos de investigación que fueron aplicados al 10% del total de
la población del personal de planta de la Industria Militar es decir a 100 funcionarios proporcionalmente
distribuidos en los diferentes niveles y unidades de negocio de la organización, luego de consolidar,
validar y analizar la información se pudo determinar que un 80% de la muestra dice no conocer la
información que se registra en las fichas de descripción del cargo, así mismo un 90% de la muestra, no se
encuentra de acuerdo con los requerimientos allí establecidos para la asignación de funciones.
De otra parte, se analizó la información contenida en los estudios realizados por entes independientes
como Great Place to Word, donde se evidencia que el clima organización es adecuado para este tipo de
entidades, así mismo se evaluaron los planes de producción determinando que los tiempos y la maquinaria
son acorde con lo estimado para el mercado.
Así mismo se pudo determinar que el factor económico como los bajos salarios inciden en el clima
organizacional, sin embargo, los funcionarios valoran otros beneficios que les otorga la compañía como
compensación a los mismos.
Es así, como se determina que de las hipótesis planteadas la descrita como “No se cuenta con las
competencias necesarias para el desarrollo de las funciones”, fue comprobada como la causa del problema
de investigación.
Lo anterior, teniendo en cuenta que luego de revisar minuciosamente los documentos suministrados por la
empresa objeto de estudio, se puedo determinar que a pesar que se cuenta con un sistema de gestión y
certificación de calidad, no se encuentran definidas adecuadamente las fichas de descripción de cargos,
por tanto se evidencia una falencia desde el proceso de selección, teniendo en cuenta que el proceso para
el ingreso de personal es basado en la selección por competencias y al no tener actualizado los
requerimientos de cada cargo no es posible contar con el personal idóneo para el desarrollo de las
funciones, lo que limita la gestión administrativa.
CONCLUSIONES
De acuerdo a lo expuesto, se puede concluir que la baja productividad obedece a la desalineación que
existe entre las necesidades de los requerimientos reales del cargo y las cubiertas con el personal
seleccionado de acuerdo a las fichas de descripción de cargo.
Es así, como se evidencia que la desarticulación entre procesos afecta la producción de bienes o servicios
impactando económicamente a la organización, por ello, es importante determinar que los procesos deben
ser vistos de manera sistémica, teniendo en cuenta que de una mala gestión administrativa e inoportuna
puede generar baja productividad y sobre costos a la organización.
Así mismo el identificar las brechas que afectan a la organización de manera oportuna permite tomar
acciones correctivas y de mejora a fin de fortalecer la gestión gerencial, teniendo en cuenta que la
prioridad adicional de identificar los factores que inciden en la baja productividad, es lograr mitigar el
riesgo de incidencia.
La Industria Militar en cabeza de su grupo Directivo debe disponer los recursos necesarios para
implementar los correctivos requeridos a fin de alinear los requerimientos de necesidades de personal con
la realidad organizacional a fin de fortalecer los procesos administrativos y operativos que permitan
recuperar la productividad.
Limitaciones
Por ser una entidad del Estado y por el tipo de actividad que desarrolla, la información que se brinda para
el problema de investigación es limitada y tiene restricción de confidencialidad.
Así mismo, al manejar cuatro unidades de negocio con diferentes tipos de operación y por el alto número
de funcionarios, hace muy extensa la investigación, es por ello, que se debe tener claridad en la
metodología de investigación y establecer un alcance con una muestra que permita dar cumplimiento a los
objetivos propuestos sin desvirtuar el problema de investigación.
Otro obstáculo detectado es la ubicación física de las diferentes unidades de negocio, teniendo en cuenta
que son 36 almacenes comerciales distribuidos a lo largo del territorio Colombiano y cuatro unidades de
negocio, las cuales se ubican en Bogotá, Soacha, Sibaté (Cundinamarca) y Sogamoso (Boyacá).
La alta rotación de personal en cargos operativos, pero sobre todo en los cargos directivos, genera
inestabilidad y falta de continuidad con los procesos.
Y por último la limitación de tiempo para el desarrollo de la investigación, teniendo en cuenta que al
afectar la producción la organización requiere resultados veraces y agiles para lograr tomar decisiones que
permitan encaminar la organización a su máxima productividad.
PROPUESTA
Identificada y validada la causa que genera el problema de investigación, se establece junto con el Grupo
Directivo de la Industria Militar un plan de acción que permita el mejoramiento continuo para dar solución
y mitigar los factores que inciden en la baja productividad.
Para ello se debe generar un análisis minucioso de cada uno de las áreas de trabajo a fin de determinar las
necesidades reales de cada proceso, una vez se consolide la información por cada unidad de negocio se
debe validar con las descritas en el manual de competencias en cada una de las fichas de cargo y encontrar
las brechas más significativas, primero se deben ajustar las fichas a las necesidades reales de la compañía
y segundo se debe dar formación al personal activo a fin de que cumplan con las necesidades allí
establecidas, si es del caso se debe reubicar a aquellos funcionarios que definitivamente no cumplan con el
perfil requerido.
Teniendo en cuenta los costos que se generarán en razón a la implementación de la alineación de las
competencias con las necesidades de la organización se debe establecer un plan de formación priorizando
las necesidades de producción y creando una gestión del conocimiento fortalecido en el sistema de gestión
de calidad.
La selección por competencias debe estar alineada con la calificación por servicios periódica a fin de
fortalecer de manera gradual los conocimientos y las actitudes de cada funcionario frente al rol
desempeñado en cada área de la organización.
Es así como se logra mitigar el riesgo de baja productividad evidenciado por la no competencia en las
fichas de descripción de cargo, todo ello debe ser implementado bajo el control de un plan de
mejoramiento continuo que permita controlar y evaluar el avance de las actividades frente a las
necesidades de producción de acuerdo a los planes y programas de la organización.
BIBLIOGRAFÍA
aborges. (27 de 09 de 2015). Obtenido de aborges: https://aborges.webs.ull.es/difusion.pdf
es.slideshare.net. (29 de 08 de 2015). Obtenido de es.slideshare.net:
http://es.slideshare.net/kmendozacarrillo/autores-que-hablan-sobre-el-concepto-de-gestion-del-talentohumano
halweb. (27 de 09 de 2015). Obtenido de halweb:
http://halweb.uc3m.es/esp/Personal/personas/mcasas/esp/econometria/trabajoempirico.pdf
unad.edu.co. (27 de 09 de 2015). Obtenido de unad.edu.co:
http://datateca.unad.edu.co/contenidos/100104/100104_EXE/leccin_8_investigacin_terica__investigacin_
emprica_investigacin_documental.html
www.gestiopolis.com. (29 de 08 de 2015). Obtenido de www.gestiopolis.com:
http://www.gestiopolis.com/gestion-de-recursos-humanos-alineada-la-estrategia-empresarial/
www.indumil.gov.co. (29 de 08 de 2015). Obtenido de www.indumil.gov.co:
https://www.indumil.gov.co/normatividades/acuerdos/26
www.iue.edu.co. (27 de 09 de 2015). Obtenido de www.iue.edu.co:
http://www.iue.edu.co/documents/emp/balanceScoreCard.pdf
www.virtual.unal.ecu.co. (27 de 09 de 2015). Obtenido de www.virtual.unal.ecu.co:
http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/IDEA/2007219/lecciones/cap_4/sub8.html
BIOGRAFIA
María del Pilar Alba Torres, oriunda de Bogotá, Colombia, quien se inclina por la auditoria a los sistemas
de gestión de calidad obtuvo certificación en todos los sistemas de gestión, gracias a ello, se desarrolla
como auditor interno en una reconocida Empresa Industrial y Comercial del Estado Colombiano, con
formación profesional como Administradora de Empresas de la Universidad Militar.