documentación técnica

DOCUMENTACIÓN TÉCNICA
DOCUMENTACIÓN TÉCNICA
Sesión No. 5
Nombre: Mapeo de información.
Contextualización
Hay situaciones en que la escritura tradicional o la literaria no satisfacen las
necesidades que han aparecido con la revolución de información, por lo que ha
surgido una nueva manera de organizar y presentar la información, basada en
principios experimentales de la comunicación clara. A esta técnica se le ha
llamado mapeo de información, uno de los elementos primordiales para realizar
la documentación técnica. El mapeo se basa principalmente en principios,
unidades, etiquetas, bloques, ilustraciones y elementos de tipografía.
¿Sabes que es el mapeo?
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Introducción al Tema
El Mapeo de Información (MI) significa convertir el documento en un verdadero
mapa, con fragmentos claros y señalamientos adecuados, de tal modo que el
lector obtenga con facilidad el beneficio de su contenido.
La metodología del Mapeo de Información está basada en más de veinte años
de investigación sobre la forma en que la gente lee y entiende la información.
El Mapeo de Información parte de determinar a quién va dirigido el documento y
qué se desea lograr con él. Usa una terminología clara y sin ambigüedades. Va
directamente al punto, es conciso. Cada fragmento de información muestra una
sola idea, es decir, forma un “bocado” de información (information chunk). La
notación que se usa está documentada y explicada al inicio del texto. El
documento tiene la estructura de un árbol que se divide en ramas cada vez más
pequeñas y detalladas. Esta estructura es inmediatamente visible por el arreglo
del texto y el uso de la tipografía.
Al mapear información se construyen mapas con diferente nivel de detalle, de tal
modo que pueden hacerse acercamientos según las necesidades del lector. Es
decir, permite una lectura ejecutiva u operativa por la forma en que está
presentado.
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Explicación
MAPEO DE INFORMACIÓN
Principios del mapeo de Información
La documentación técnica ha evolucionado a partir de 1930 de la siguiente
forma:
• 1930: Documentación militar e información clasificada.
• 1940: Documentación de procesos de manufactura.
• 1950: Teorías administrativas.
• 1960: Documentación técnica de equipos de cómputo.
• 1970: Mapeo de Información - Universidad de Stanford.
• 1980: Certificaciones iso.
• 1990: Producción masiva de aplicaciones para computadoras personales.
• 2000: Documentos electrónicos.
En 1974, Robert E. Horn, en la Universidad de Stanford, creó la técnica de
Mapeo de Información tomando como base estudios psicológicos sobre la
percepción y las ciencias cognoscitivas.
El Mapeo de Información está basado en siete principios básicos de la
comunicación. Estos principios (y las reglas para aplicarlos) aseguran un estilo
de escritura que satisface las necesidades tanto de los lectores como de los
escritores. Dichos principios son:
1. Principio de fragmentación
2. Principio de relevancia
3. Principio de etiquetado
4. Principio de consistencia
5. Principio de gráficas integradas
6. Principio del detalle accesible
7. Principio de jerarquía de fragmentos y etiquetas
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El principio de fragmentación
El principio de fragmentación consiste en que los escritores deben organizar la
información en unidades pequeñas y manejables.
Una unidad de información manejable consiste en no más de nueve piezas de
información (párrafos, ilustraciones, tablas, etc.), colocadas en forma conjunta. A
esto se llama el límite de fragmentación.
Las investigaciones psicológicas de George A. Miller 4 han demostrado que la
gente puede procesar y recordar mejor hasta 7 más/menos 2 piezas o unidades
de información a la vez (piénsese, por ejemplo, en los números telefónicos). Esto
es entre 9 (7+2) y 5 (7–2) unidades de forma simultánea.
El principio de relevancia
El principio de relevancia consiste en que los escritores deben asegurarse de
que toda la información contenida en un fragmento se refiera a una sola idea
basada en su propósito o función para el lector. Para lograrlo se debe:
•
Colocar juntas las ideas similares.
•
Eliminar de cada fragmento las ideas que no tengan relación entre sí.
Los escritores deben estar seguros de que los fragmentos se limiten a una sola
clase de información. Todas las oraciones o diagramas de un fragmento deben
pertenecer a un solo tema. Además, se debe eliminar la información irrelevante.
Las palabras y frases de transición deben ir en otros fragmentos.
El principio de etiquetado
El principio de etiquetado se refiere a que después de organizar las oraciones
relacionadas en unidades manejables, los escritores deben poner una etiqueta a
cada unidad de información. De tal forma que el etiquetado facilita la
comprensión y el acceso a la información.
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La investigación indica que la gente comprende y tiene acceso a la información
más rápidamente si tiene una idea previa de lo que va a leer. Una etiqueta
ofrece al lector un planteamiento previo de cada unidad de información. Es un
avance en la organización mental del lector. La etiqueta sobresale del resto y
permite buscar rápidamente la información. Los lectores pueden utilizar las
etiquetas para encontrar con rapidez la información que necesitan.
El principio de consistencia
Consiste en que los escritores deben usar palabras, etiquetas, formatos,
organización y secuencias similares para temas semejantes.
La consistencia ahorra tiempo a los lectores porque les permite:
•
Encontrar rápidamente la información que necesitan.
•
Localizar la información semejante y evitar la ambigüedad.
•
Concentrarse en el contenido y no en la forma.
Muchas técnicas tradicionales de redacción (y de capacitación) motivan a los
escritores a utilizar la “variedad” para entretener al lector, es decir, el uso de
sinónimos.
Sin embargo, al escribir documentos técnicos y de negocios, la calidad se
manifiesta en la capacidad del lector para usar el documento en la realización de
su trabajo. Así, en este caso la variedad suele distraer y retardar, en vez de
facilitar el trabajo.
El principio de gráficas integradas
Los escritores deben usar diagramas, tablas, ilustraciones, como una parte
integral del texto y no como un complemento que se agrega después de terminar
de escribir.
En un documento escrito con el método de mapeo de información, las gráficas
mantienen la continuidad del texto, las gráficas son el texto.
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La investigación indica que aproximadamente el 50% de los adultos aprenden
mejor si se apoya de ilustraciones u otros elementos gráficos en lugar de
palabras. Si las gráficas como diagramas, ilustraciones y tablas representan una
parte integral del texto, los lectores no tienen que recorrer todo el documento
para encontrar lo que necesitan.
El principio del detalle accesible
Los escritores deben escribir utilizando un nivel de detalle que permita que la
información que el lector necesita sea accesible y que el documento sea útil para
todo tipo de lectores. En otras palabras, poner lo que el lector necesita donde lo
necesita. Se deben incluir visiones generales, resúmenes, descripciones,
diagramas y ejemplos claramente etiquetados para presentar toda la información
abstracta.
Y también se deben colocar siempre los diagramas y ejemplos cerca del texto
que ilustran.
El procesador humano de información, el cerebro, trabaja mejor cuando los
principios abstractos, conceptos y procedimientos se apoyan y explican con
ejemplos concretos.
El principio de jerarquía de y etiquetas
Los escritores deben agrupar los fragmentos relevantes de información en forma
jerárquica y poner una etiqueta a cada uno de los grupos más grandes. A
medida que el número de elementos en un grupo crece más allá del límite de
fragmentación, los lectores volverán a tener dificultad para comprender y
recordar la información.
La investigación indica que la gente comprende y recuerda mejor cantidades
grandes de información si están organizadas en grupos relacionados, que
contengan de 7 más/menos 2 elementos en cada uno. Los lectores también leen
y encuentran más rápidamente la información si además cada elemento está
etiquetado.
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Conclusión
Aprendimos que el mapeo en un documento es muy importante ya que permite
señalar adecuadamente fragmentos que permita al lector facilitarle el
entendimiento.
También pudimos ver que existen principios en el mapeo como el de
fragmentación que permite que La mente humana tienda, automáticamente, a
agrupar los objetos en categorías y el escritor debe asegurarse de que el lector
agrupe las unidades como él lo hizo, a través del principio de fragmentación.
También es muy importante saber que en Investigaciones recientes indican que
a mayor tamaño de cada fragmento, la mente puede manejar menos fragmentos
a la vez. Así pues, si el material con el que se está trabajando es complejo,
abstracto o detallado, se puede separar hasta cinco fragmentos en dos grupos.
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Para aprender más
Presentación, descripción del desarrollo de mapeo de procesos.
•
Christian Conza (2013) Presentación descripción del desarrollo de un
mapa
de
procesos
documento
obtenido
http://www.slideshare.net/cconza/mapeo-de-procesos-1043684
Mapeo

CYBER CHONG (2012) mapeo Documento, obtenido de
http://www.paginasprodigy.com/dchong/mapeo.htm
de
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Actividad de Aprendizaje
Instrucciones:
La actividad a realizar reforzará el tema de mapeo que permitirá definir los
principios básicos de la información y nos ayudará a identificar la importancia de
cada uno de ellos.
Se realizará una investigación por computadora con una extensión máxima de
dos cuartillas, se entregará en formato PDF y se subirá a la plataforma, donde se
revisarán los archivos.
Se investigará sobre cada uno de los principios del mapeo empezando por una
definición de dando algún ejemplo con imagen de cada uno de ellos.
Esta actividad tiene un porcentaje del 5% de tu calificación y se tomará en
cuenta lo siguiente:

caratula

introducción

investigación

imágenes

conclusión

redacción
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Bibliografía
 González, M. (2005). Documentación. México: UNID.

CYBER
CHONG
(2012)
mapeo
Documento,
obtenido
de
http://www.paginasprodigy.com/dchong/mapeo.htm
•
de
Conza, C. (2013) Presentación descripción del desarrollo de un mapa
procesos
documento
obtenido
http://www.slideshare.net/cconza/mapeo-de-procesos-1043684
de
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