Flujograma Proceso Gestion de Proyectos

DIRECCIÓN
GENERAL
ADMINISTRATIVA
PROCESO
DOCUMENTO
PROCESO GESTIÓN DE PROYECTOS
FLUJOGRAMA PROCESO
PROCESO
DEFINIDO
DECISION
TERMINADOR
DATOS
ALMACENAMIENTO
REF. A
OTRA
PAGINA
FLUJOGRAMA
PRESENTAR SOLICITUD
DE PROYECTO
1
2
FORMATO PG02-F01.
SOLICITUD PROYECTO
ANEXAR A LA
DOCUMENTACIÓN
ANTERIOR COPIA DE
CONTRATO Y COPIA DE
ACTA DE INICIO
ESTUDIO PREVIO
NO
3
EVALUAR LOS PROYECTOS PROPUESTOS
CON BASE EN EL PLAN DE DESARROLLO
INSTITUCIONAL Y PLAN NACIONAL DE
DESARROLLO
APROBADO
REGISTRAR COMO
PENDIENTE POR
APROBAR PARA LA
SIGUIENTE
VIGENCIA
NO
ACTA DE
REUNIÓN
4
FIN
1
SI
5
MONTO SUPERA LO
ESTABLECIDO EN LA
NORMATIVIDAD
NO
SI
APROBACIÓN FINAL DE LOS
PROYECTOS PRIORIZADOS
APROBADO
NO
1
ACTA DE
REUNIÓN
6
SI
1
ELABORO: S.Marquez, D.Rodriguez, I.Garcia
FECHA: Mayo 31 de 2010
CODIGO: PG02
REVISO: M. Villamil – Jefe División Planeación y Sistemas
FECHA: Junio 4 de 2010
PAGINA: 1 de 8
APROBO: Director General - Resolución No. 612
FECHA: Julio 15 de 2010
VERSION: 02
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PROCESO GESTIÓN DE PROYECTOS
FLUJOGRAMA PROCESO
PROCESO
DEFINIDO
DECISION
TERMINADOR
DATOS
ALMACENAMIENTO
REF. A
OTRA
PAGINA
FLUJOGRAMA
1
SI
REGISTRAR COMO
PROYECTO
APROBADO EN BANCO
PROYECTO SENADO
7
PLAN DE ACCION
SENADO
NOMBRAR GERENTE DE
PROYECTO
8
9
FORMULAR PROYECTO
PERFIL DE
PROYECTO
PROYECTO ES
DE INVERSION
SI
REGISTRAR EN B-PIN
10
NO
11
12
EVIDENCIAR LA EXISTENCIA DE RECURSOS
FINANCIEROS DESAGREGADOS EN EL PGN
(INVERSIÓN) Y EN EL PLAN DE COMPRAS
(INVERSIÓN Y FUNCIONAMIENTO
ELABORAR PLAN GLOBAL Y SUS
COMPLEMENTARIOS (PLAN
COMPRAS, PRESUPUESTO,
COMUNICACIÓN, CAPACITACIÓN Y
CRONOGRAMA)
FORMATO PG02-F02.
SEGUIMIENTO GENERAL
PLAN GLOBAL Y
COMPLEMENTARIOS
2
ELABORO: S.Marquez, D.Rodriguez, I.Garcia
FECHA: Mayo 31 de 2010
CODIGO: PG02
REVISO: M. Villamil – Jefe División Planeación y Sistemas
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FLUJOGRAMA PROCESO
PROCESO
DEFINIDO
DECISION
TERMINADOR
DATOS
ALMACENAMIENTO
REF. A
OTRA
PAGINA
FLUJOGRAMA
2
SI
13
MODIFICACION
DE PROYECTO
SI
APROBACIÓN
COMITÉ
DIRECTIVO
FORMATO PG02-F03.
SOLICITUD
MODIFICACIÓN
NO
REALIZAR AJUSTES AL
PROYECTO HASTA EL
ALCANCE DEL
PRESUPUETO
SI
REALIZAR AJUSTES Y ACTUALIZAR EN EL
APLICATIVO ESTABLECIDO POR EL DNP
2
NO
14
COMUNICAR ALCANCE Y OBJETIVOS
A LOS INVOLUCRADOS EN EL
PROYECTO
ACTA
15
REALIZAR PROCESO
PRECONTRACTUAL Y
CONTRACTUAL
ACTA DE INICIO
16
REUNIÓN DE APERTURA (KICK-OFF
MEETING)
ACTA DE REUNIÓN
17
CUMPLIMIENTO DEL
CRONOGRAMA (EJECUCIÓN DEL
PROYECTO)
3
4
SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO
DE METAS FÍSICAS Y
FORMATO PG02-S01-F04.
FINANCIERAS
SEGUIMIENTO POR
RESPONSABLE
REGISTRAR
SEGUIMIENTO EN EL
APLICATIVO DNP
18
3
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ALMACENAMIENTO
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FLUJOGRAMA
3
SI
19
EXISTEN
CAMBIOS
AFECTAN
PPTO Y
ALCANCE
SI
NO
FORMATO
CONTROL
DE CAMBIOS
INFORMAR A
SUPERVISOR
APRUEBA
CAMBIOS
SI
REALIZAR
AJUSTES Y
COMUNICAR AL
EQUIPO DE
PROYECTO
SI
2
NO
NO
3
20
21
PROYECTO SE HA
EJECUTADO EN SU
TOTALIDAD
NO
4
LISTA DE CHEQUEO
Y VERIFICACIÓN
ENTREGABLES
22
CIERRE DEL
PROYECTO
23
SOLICITAR AUDITORIA
24
DESARROLLAR PROGRAMA DE
SEGUIMIENTO DE ACCIONES
PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS
LECCIONES APRENDIDAS,
25
4
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PROCESO
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TERMINADOR
DATOS
ALMACENAMIENTO
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PAGINA
FLUJOGRAMA
4
26
DEFINIR ACTIVIDADES DE
MANTENIMIENTO, INCLUYENDO
ACUERDOS DE SERVICIOS
CRONOGRAMA
MANTENIMIENTO
27
28
29
RECOMENDACIONES PARA
FUTUROS PROYECTOS EN
BPS O NECESIDAD DE
RECURRENCIA DEL
PROYECTO
REUNIÓN CIERRE FINAL
ACTA DE
REUNIÓN
DEFINIR CRONOGRAMA PARA
EVALUACIÓN EXPOST
CRONOGRAMA
EVALUACIÓN
EXPOST
30
ALMACENAR LA
DOCUMENTACIÓN DEL
PROYECTO EN EL BPS
31
CUMPLIMIENTO DEL
CRONOGRAMA PARA
EVALUACIÓN
32
ACTUALIZAR LECCIONES
APRENDIDAS Y
DOCUMENTACIÓN DEL
PROYECTO EN EL BPS
FIN
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