anexo 1. protocolo de manejo de información y archivos evaluación

 ANEXO 1. PROTOCOLO DE MANEJO DE
INFORMACIÓN Y ARCHIVOS EVALUACIÓN SOCIOECONÓMICA
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PROTOCOLO DE MANEJO DE INFORMACIÓN Y ARCHIVOS
La Evaluación Socioeconómica de las inversiones financiadas con recursos de Regalías que desarrolla la Interventoría Administrativa y
Financiera se ha definido a partir de tres actividades específicas, a saber: Evaluación Previa, Visitas de verificación Socioeconómica e
Informe final.
Cada una de estas inversiones evaluadas genera un cúmulo de documentos y formatos que son diligenciados en las sedes, y son
presentados de manera agregada a la Subdirección de Control y Vigilancia desde el nivel central.
Para poder realizar este ejercicio es necesario lograr unicidad en el manejo y reporte de la información. La unicidad empieza con el
manejo de los datos consignados en los archivos, ya que en Excel es diferente una celda marcada 100% a una marcada con 100 o
marcada con CIEN PORCIENTO. Estas pequeñas diferencias causan variaciones en los resultados de la compilación y en sus filtros.
En este sentido se presentan a continuación las características que se deben manejar para el envío de la información a la sede central:
A. DISTRIBUCIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LAS CARPETAS
a. Los evaluadores deben crear en el Disco C o D de su computador, y luego copiarla al disco “I” (para reporte a la Subdirección
de Control y Vigilancia), una carpeta de evaluación de la Sede y nómbrela, por ejemplo EVSE HUILA. (NO se debe crear en
Mis documentos o en el Escritorio dado que el nombre de los archivos puede superar el número de caracteres permitido por
Windows -32 caracteres-, lo que genera que se dificulte el copiado y grabación de la información).
b. Al interior de la carpeta ya creada, genere dos carpetas, una para el manejo de la información de regalías Directas, y la otra
para el manejo de información de Regalías Indirectas (proyectos del Fondo Nacional de Regalías). Tal como se ve en la
imagen:
CARPETAS REGALÍAS DIRECTAS
c. En la carpeta de Regalías Directas, debe crear una carpeta para cada vigencia de análisis, ejemplo:
d. Al interior de cada carpeta por vigencia, cree carpetas para todas las entidades territoriales que serán objeto de evaluación
socioeconómica y allí mismo pegue el archivo Excel denominado Matriz Seguimiento EVSE Directas de la respectiva vigencia
(una matriz para cada vigencia), por ejemplo:
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e. Dentro de la carpeta de cada entidad territorial debe crear una nueva carpeta para cada contrato priorizado que tendrá
evaluación socioeconómica.
Estas carpetas se deben nombrar teniendo en cuenta:
1. El Número de Contrato o Subcontrato
2. El Número de Convenio
3. Dos últimos dígitos de la vigencia del Contrato
Ejemplos:
 Contrato 325 de 2009, la carpeta quedará nombrada CT 325-09
 Convenio 050 de 2009, la carpeta quedará nombrada CV 580-09
 Subcontrato 026 de 2009 que se firma en el marco del Convenio 050 de 2009, la carpeta quedará nombrada: SCT
026-CV 050-09
“En resumen los contratos serán denominados CT, los subcontratos SCT y los convenios CV”
f. Cada carpeta de Contratos, subcontrato o convenio priorizado debe incluir:
1.El formato diligenciado de Evaluación Previa, cuyo archivo debe denominarse: F-SCV-23 EP CT (# contrato) - (dos
últimos dígitos de la vigencia). Por ejemplo el archivo de la evaluación previa del contrato 325 de la vigencia 2009, se
denominará: F-SCV-23 EP CT 325-09
2.Los informes de las visitas de verificación de impacto socioeconómico (si hubo visitas). Estos archivos deben
denominarse: F-SCV-29 IV (# de visita) CT (# contrato) - (dos últimos dígitos de la vigencia). Por ejemplo, el archivo del
informe de la primera visita al contrato 325 de la vigencia 2009, se denominará: F-SCV-29 IV 1 CT 325-09; El archivo del
informe de la segunda visita al contrato 325 de la vigencia 2009, se denominará: F-SCV-29 IV 2 CT 325-09.
Se debe anexar un informe de visita por cada una de las visitas que realice el evaluador. Cuando se acompañe una Auditoría
visible también se debe diligenciar el informe de visita.
3.El formato diligenciado de Informe Final, que se desarrolla una vez termina el proceso de evaluación. Este archivo debe
denominarse así: F-SCV-27 IF CT (# contrato) - (dos últimos dígitos de la vigencia). Por ejemplo, el archivo del informe final
del contrato 325 de la vigencia 2009, se debe denominar así: F-SCV-27 IF CT 325-09.
4.Una carpeta de ANEXOS, que debe contener:
a. Una carpeta con el Registro fotográfico de la inversión evaluada, cuyo archivo debe denominarse: RF-CT (número de
contrato) – (dos últimos dígitos de la vigencia). Ejemplo: RF-CT 325-09.
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b. Archivo PDF con el Formato de Recolección en campo firmado y escaneado (si hubo visita), el cual debe denominarse
con el mismo nombre definido en el Sistema de Gestión de Calidad así: F-SCV-25 CT (# contrato) - (dos últimos dígitos de
la vigencia). Por ejemplo si es el formato de recolección en campo del contrato 325 de la vigencia 2009 el formato se
denominará: F-SCV-25 CT 325-09.
c. Archivo PDF con una Encuesta diligenciada y escaneada durante la visita (si hubo visita). Este archivo debe
denominarse con el mismo nombre definido en el Sistema de Gestión de Calidad así: F-SCV-26 CT (# contrato) - (dos
últimos dígitos de la vigencia). Por ejemplo si es la encuesta del contrato 325 de la vigencia 2009 el formato se
denominará: F-SCV-26 CT 325-09.
Es importante recordar que las encuestas originales diligenciadas deben reposar en la carpeta física de la evaluación
socioeconómica del contrato.
d. Archivo Excel con la Sistematización de encuestas, archivo a denominarse: Sist Enc-CT (número de contrato) – (dos
últimos dígitos de la vigencia). Ejemplo: Sist Enc-CT 325-09.
e. Archivo PDF con el Acta de visita firmada y escaneada (si se levantó acta). Este archivo debe denominarse con el mismo
nombre definido en el Sistema de Gestión de Calidad así: F-SCV-22 CT (# contrato) - (dos últimos dígitos de la vigencia).
Por ejemplo si es el acta de visita del contrato 325 de la vigencia 2009 el formato se denominará: F-SCV-22 CT 325-09.
f. Archivo con el Listado de beneficiarios reportados por la entidad (si es puntual su identificación). Este listado debe
contener como mínimo los siguientes datos: Nombre, Número de documento de identidad, Sexo, edad, nivel o puntaje
SISBEN y/o estrato, dirección y teléfono. Este archivo debe denominarse: LB-CT (número de contrato) – (dos últimos
dígitos de la vigencia). Ejemplo: LB-CT 325-09.
Este listado no aplica para inversiones cuyos beneficios son generales.
g. Archivo PDF con el Listado de beneficiarios contactados por el evaluador durante la visita (escaneado). El evaluador debe
diligenciar este formato con el fin de llevar un registro de los beneficiarios y/o líderes con los cuales recaudó información
sobre los resultados e impacto socioeconómico de la inversión (a través de encuestas y otros instrumentos durante la
visita). Este archivo debe denominarse con el mismo nombre definido en el Sistema de Gestión de Calidad así: F-SCV-30
CT (# contrato). Por ejemplo si es el listado de beneficiarios contactados del contrato 325 de la vigencia 2009 el formato
se denominará: F-SCV-30 CT 325-09
h. Otra Información adicional recaudada en desarrollo del proceso de evaluación.
Ejemplo: Al contrato 325 de 2009 se le realizó todo el proceso de evaluación socioeconómica, por lo cual los archivos de esta
inversión se distribuirán y denominarán así:
Estas indicaciones implican que los archivos equivocadamente nombrados serán devueltos para corrección antes de la evaluación de
contenidos.
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CARPETAS REGALÍAS INDIRECTAS
a.
Las inversiones financiadas con Regalías Indirectas (Fondo Nacional de Regalías, Fondo de Ahorro y Estabilización
Petrolera – FAEP, Escalonamiento, Fondos de Córdoba y Sucre) tienen asignadas un código BPIN y un Código FNR. El
código BPIN suele tener 14 dígitos en su identificación (Ej. BPIN 11500248200001), mientras que el código FNR tiene 5
dígitos (Ej. FNR 31317). Dada esta característica la designación de los nombres de los archivos se hará a partir del
código FNR como se describe a continuación:
b.
Al interior de la carpeta de Regalías Indirectas debe guardar el archivo Excel denominado Matriz Seguimiento EVSE
Indirectas y debe crear una carpeta para cada uno de los proyectos evaluados. Las carpetas de estos proyectos deben
denominarse así: FNR + código 5 dígitos + dos últimos dígitos del año de vigencia de la inversión. Por ejemplo para un
proyecto con código FNR 32365, su carpeta se denominará: FNR 32365-08. EJEMPLO:
c.
Cada carpeta de Proyecto evaluado debe incluir en su interior:
1. El formato diligenciado de Evaluación Previa, cuyo archivo debe denominarse: F-SCV-24 EP FNR (Código FNR)
- (dos últimos dígitos de la vigencia). Por ejemplo el archivo de la evaluación previa del proyecto FNR 32365 de la
vigencia 2008, se denominará: F-SCV-24 EP FNR 32365-08.
2. Los informes de las visitas de verificación de impacto socioeconómico (si hubo visitas). Estos archivos deben
denominarse: F-SCV-29 IV (# de visita) FNR (Código FNR) - (dos últimos dígitos de la vigencia). Por ejemplo, el
archivo del informe de la primera visita al proyecto FNR 32365 de la vigencia 2008, se denominará: F-SCV-29 IV 1
FNR 32365-08; El archivo del informe de la segunda visita al proyecto FNR 32365 de la vigencia 2008, se
denominará: F-SCV-29 IV 2 FNR 32365-08.
Se debe anexar un informe de visita por cada una de las visitas que realice el evaluador. Cuando se acompañe una
Auditoría visible también se debe diligenciar el informe de visita.
3. El formato diligenciado de Informe Final, que se desarrolla una vez termina el proceso de evaluación. Este
archivo debe denominarse así: F-SCV-28 IF FNR (Código FNR) - (dos últimos dígitos de la vigencia). Por ejemplo, el
archivo del informe final del proyecto FNR 32365 de la vigencia 2008, se debe denominar así:
F-SCV-28 IF FNR 32365-08.
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4. Una carpeta de ANEXOS, que debe contener:
a. Una carpeta con el Registro fotográfico de la inversión evaluada, cuyo archivo debe denominarse: RF-FNR
(Código FNR) – (dos últimos dígitos de la vigencia). Ejemplo: RF-FNR 32365-08.
b. Archivo PDF con el Formato de Recolección en campo firmado y escaneado (si hubo visita), el cual debe
denominarse con el mismo nombre definido en el Sistema de Gestión de Calidad así: F-SCV-25 FNR (Código FNR)
- (dos últimos dígitos de la vigencia). Por ejemplo si es el formato de recolección en campo del proyecto FNR 32365
de la vigencia 2008 el formato se denominará: F-SCV-25 FNR 32365-08.
c. Archivo PDF con una Encuesta diligenciada y escaneada durante la visita (si hubo visita). Este archivo debe
denominarse con el mismo nombre definido en el Sistema de Gestión de Calidad así: F-SCV-26 FNR (Código FNR)
- (dos últimos dígitos de la vigencia). Por ejemplo si es la encuesta del proyecto FNR 32365 de la vigencia 2008 el
formato se denominará: F-SCV-26 FNR 32365-08.
Es importante recordar que las encuestas originales diligenciadas deben reposar en la carpeta física de la
evaluación socioeconómica del contrato.
d. Archivo Excel con la Sistematización de encuestas, archivo a denominarse: Sist Enc-FNR (Código FNR) – (dos
últimos dígitos de la vigencia). Ejemplo: Sist Enc-FNR 32365-08.
e. Archivo PDF con el Acta de visita firmada y escaneada (si se levantó acta). Este archivo debe denominarse con el
mismo nombre definido en el Sistema de Gestión de Calidad así: F-SCV-22 FNR (Código FNR) – (dos últimos
dígitos de la vigencia). Por ejemplo si es el acta de visita del proyecto FNR 32365 de la vigencia 2008 el formato se
denominará: F-SCV-22 FNR 32365-08.
f. Archivo con el Listado de beneficiarios reportados por la entidad (si es puntual su identificación). Este listado
debe contener como mínimo los siguientes datos: Nombre, Número de documento de identidad, Sexo, edad, nivel o
puntaje SISBEN y/o estrato, dirección y teléfono. Este archivo debe denominarse: LB-FNR (Código FNR) – (dos
últimos dígitos de la vigencia). Ejemplo: LB-FNR 32365-08.
Este listado no aplica para inversiones cuyos beneficios son generales.
g. Archivo PDF con el Listado de beneficiarios contactados por el evaluador durante la visita (escaneado). El evaluador
debe diligenciar este formato con el fin de llevar un registro de los beneficiarios y/o líderes con los cuales recaudó
información sobre los resultados e impacto socioeconómico de la inversión (a través de encuestas y otros
instrumentos durante la visita). Este archivo debe denominarse con el mismo nombre definido en el Sistema de
Gestión de Calidad así: F-SCV-30 FNR (Código FNR). Por ejemplo si es el listado de beneficiarios contactados del
proyecto FNR 32365 de la vigencia 2008 el formato se denominará: F-SCV-30 FNR 32365-08
h. Otra Información adicional recaudada en desarrollo del proceso de evaluación.
Ejemplo: Al proyecto FNR 32365 de 2008 se le realizó todo el proceso de evaluación socioeconómica, por lo cual los archivos de esta
inversión se distribuirán y denominarán así:
Estas indicaciones implican que los archivos equivocadamente nombrados serán devueltos para corrección antes de la evaluación de
contenidos.
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B. FORMATO DE LOS ARCHIVOS:
a. Para facilitar la portabilidad de los archivos es necesario que todos se guarden en formato de Office 2007. Es decir:
 Para Archivos de Word: Word 2007 cuya extensión es DOCX
 Para Archivos en Excel: Excel 2007 cuya extensión es XLSX
 Para Archivos en Power Point: Power Point 2007 cuya extensión es PPTX
La portabilidad hace referencia al tamaño de los archivos (Kb, Mb, Gb) y la facilidad para enviarlos, recibirlos y manejarlos en
los computadores que actualmente tiene la IAF, (Portátiles DELL, y portátiles HP). Un archivo muy pesado normalmente tarda
mucho en abrir y en ser manipulado. Entre más liviano sea el archivo, más fácil será su manipulación en cada sede, así como
en el nivel central.
Ejemplo:
Como se puede ver el mismo archivo en formato Word 97 pesa 17.115 kb equivalente a 17 megabytes, mientras en formato
Word 2007 tiene un peso de 2.396 kb equivalente a 2 megabytes.
b. Para las fotografías o imágenes tomadas en el marco de la inversión evaluada se deben guardar en formato JPG o se pueden
convertir a documento PDF para disminuir tamaño del archivo en el disco “I” y en el equipo de cómputo de cada consultor.
C. ARCHIVO MATRIZ SEGUIMIENTO EVSE
El archivo Excel denominado Matriz Seguimiento EVSE, tiene como finalidad llevar un resumen del trabajo adelantado por los
evaluadores socioeconómicos en cada una de las sedes, así como para sistematizar algunas respuestas del informe final y las
metas previstas y logradas de los indicadores identificados en cada inversión priorizada y evaluada.
Cada sede mantendrá actualizados los archivos Matriz Seguimiento EVSE, uno por cada vigencia con la información de Regalías
Directas y otro (uno solo) con la información de Regalías Indirectas FNR. Estos dos archivos deben ser actualizados
mensualmente y copiados en las carpetas respectivas del disco “I”.
1. MATRIZ SEGUIMIENTO EVSE DIRECTAS
Este archivo tiene 24 hojas de cálculo, que incluye: una hoja General (de registro de información) y 23 hojas de cálculo (que no se
deben manipular) donde automáticamente se consolida la información de resultados e impactos socioeconómicos por sector, que
permitirá realizar el informe agregado. Esta matriz debe ser enviada al líder de evaluación socioeconómica cada mes, por lo tanto
debe estar actualizada para cada inversión priorizada, con las actividades que se han adelantado a la fecha y con la información
que se ha identificado o generado.
Para poder sistematizar esta información es necesario que el tratamiento de los datos sea homogéneo. Por lo tanto, a continuación
se describen las características principales de las columnas que se diligenciar en la hoja General.
Hoja General:
En esta hoja se debe ingresar la información de los contratos, subcontratos o convenios priorizados y evaluados, así como las
actividades realizadas durante el proceso, el reporte de las metas socioeconómicas previstas de cada inversión y su cumplimiento,
e información puntual de los resultados de cada evaluación.
a.
C
VIGENCIA
Inicialmente para cada una de la inversiones priorizadas para evaluación socioeconómica por vigencia, se deben
diligenciar todas las columnas en rojo (C, D, E, P, Q, Y, Z, AH, AI, AJ, AL, AM, AP, AQ, AR, AS, AT).
D
E
P
Q
# DE
ENTIDAD
DEPARTAM # DE CONTRATO
SUBCONTRAT
TERRITORIAL
ENTO
/ CONVENIO
O
Y
VALOR
TOTAL
Z
AH
AI
AJ
AL
PRIORIZADO
VALOR
EVALUACION
TIPO DE
SUBSECTO
TOTAL
SECTOR
SOCIOECONOMICA
GASTO
R
REGALIAS
SI/ NO
AM
AUDITORIAS
VISIBLES SI/NO
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AP
NOMBRE DEL EVALUADOR
SOCIOECONÓMICO ASIGNADO
AQ
TIENE EVALUACIÓN
PREVIA
SOCIOECONÓMICA
AR
TIENE VISITA DE
VERIFICACIÓN
SOCIOECONÓMICA
AS
AT
TIENE INFORME FINAL
SOCIOECONÓMICO
NÚMERO DE FOROS DE AUDITORÍA
VISIBLE ACOMPAÑADOS POR EL
EVALUADOR SOCIOECONÓMICO
NOTA: La información registrada por el evaluador socioeconómico en las columnas C, D, E, P, Q, Y, Z, AH, AI, AJ, AL, AM, debe
ser similar a la información reportada y consolidada en la Matriz de Seguimiento de proyectos, contratos y subcontratos de regalías
directas que administra el líder de cada sede y concordante con la información descrita en la evaluación previa e informe final.
Para las columnas donde van cifras en pesos, se debe escribir con formato de celdas “Número - contabilidad” y escoger en
símbolo la opción “$ español Colombia” y en posiciones decimales seleccionar “2”.
Seguidamente para cada inversión priorizada y teniendo en cuenta el sector, se deben registrar las metas previstas
para cada uno de los indicadores identificados en la evaluación previa, y cuando ya se cuente con informe final, se
deben registrar los valores logrados en cada uno de estos indicadores.
Por ejemplo:
b.
Tipo de beneficio generado SALUD
Municipios Beneficiados
Número de Municipios
beneficiados por el
proyecto
Sector Meta prevista‐ los mismos indicadores y metas identificadas en la evaluación previa. Unidad
Unidad
Previsto
Logrado
3
3
Descripción del beneficio
Valor logrado – soportado y reportado en el informe final
NOTA: Cuando las columnas de valor previsto y valor logrado tengan como unidad un porcentaje (%), la cifra que registre el
evaluador debe ser un número entero, por ejemplo si el valor previsto es 90%, el evaluador debe escribir en la celda el número 90.
c. Por último y cuando la inversión priorizada ya cuente con todo el proceso de evaluación socioeconómica, se deben
diligenciar las columnas BHF a la BIJ, donde se sistematizan algunas respuestas puntuales que se presentaron en el
informe final.
BHF
BHG
BHH-BHO
BHP-BIE
BIF
BIG
BIH-BII
En desarrollo de la Evaluación
Los beneficiarios finales
El Contrato/ Convenio/
Se identificaron impactos
Socioeconómica de este
identificados o el lugar de
Qué tipo de
Subcontrato/ cumplió
Principales Beneficios
socioeconómicos
Esta inversión está contrato, usted identificó y
ejecución del contrato dieron beneficiarios finales se
con los objetivos
Socioeconómicos
negativos en los
operando y
reportó alguna presunta
respuesta a los criterios de
identificaron en la
socioeconómicos
Logrados Gracias al
beneficiarios o en la
funcionando
irregularidad por el No
priorización, focalización y
evaluación
inicialmente definidos
Contrato (Impacto Positivo
comunidad, por la
adecuadamente en cumplimiento de los objetivos
selección definidos inicialmente socioeconómica del
en su Evaluación
Directo). Punto 3.4 Informe ejecución y operación del la actualidad? Punto y/o alcance del mismo en
por la entidad y señalados en el contrato? Punto 3.3
Previa? Punto 2.2
final
contrato? Punto 3.5
3.6 Informe final
términos de impacto
formato de Evaluación Previa?
Informe final
Informe final
Informe final
socioeconómico? Punto 3.12
Punto 3.2 Informe final
Informe final
d.
2.
BIJ
El desarrollo de
este contrato lo
enmarcaría como
una experiencia
significativa, útil
de ser replicada?
Punto 3.13 Informe
Final
En la columna observaciones (BHR), puede ser empleada por el evaluador para hacer una descripción general del
estado de evaluación de la inversión, por ejemplo: se remitió oficio a la entidad solicitando listado de beneficiarios; se
está soportando irregularidad, se está subiendo información al sistema de información, se tiene agendada visita para xxx
día, se están tabulando las encuestas; se está diligenciando el informe final, se está programando auditoría visible, etc.
MATRIZ SEGUIMIENTO EVSE INDIRECTAS
Este archivo tiene 24 hojas de cálculo, que incluye: una hoja General (de registro de información) y 23 hojas de cálculo (que no se
deben manipular) donde automáticamente se consolida la información de resultados e impactos socioeconómicos por sector, que
permitirá realizar el informe agregado.
Esta matriz debe ser enviada al líder de evaluación socioeconómica cada mes, por lo tanto debe estar actualizada para cada
proyecto, con las actividades que se han adelantado a la fecha y con la información que se ha identificado o generado.
Para poder sistematizar esta información es necesario que el tratamiento de los datos sea homogéneo. Por lo tanto, a continuación
se describen las características principales de las columnas que se diligenciar en la hoja General.
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Hoja General:
En esta hoja se debe ingresar la información de los proyectos asignados y evaluados, así como las actividades realizadas durante
el proceso, el reporte de las metas socioeconómicas previstas de cada inversión y su cumplimiento, e información puntual de los
resultados de cada evaluación.
Inicialmente para cada uno de proyectos asignados para evaluación socioeconómica, se deben diligenciar todas las columnas
de la C a la AA.
a.
P
J-K
L
M
N
O
Ubicación
VR
NOMBRE
VR TOTAL VALOR A
CÓDIGO VIGEN
EJECUTO
de la
TIPO DE
VR
COFINANC
BPIN
DEL
SECTOR SUBSECTOR
PROYECTO GIRAR
FNR
CIA
R
Ejecución RECURSO APROBADO
IADO
PROYECTO
física
C
D
E
R
F
G
H
Q
I
TOTAL
GIRADO
S
T
U
V
W
X
Y-Z
AA
INFORMACIÓN NÚMERO DE FOROS
EL
TIENE
TIENE
NOMBRE DEL
DE AUDITORÍA
PROYECTO
%
INFORME SOCIOECONÓMI
TIENE VISITA DE
EVALUACIÓN
EVALUADOR
CA CARGADA EN
VISIBLE
TIENE
EJECUCION
FINAL
VERIFICACIÓN
INFOPROJECT ACOMPAÑADOS POR
PREVIA
SOCIOECONÓMI
AUDITORIA
FISICA
SOCIOECONÓMICA SOCIOECO
EL EVALUADOR
CO ASIGNADO SOCIOECONÓMICA
VISIBLE
NÓMICO
SOCIOECONÓMICO
%
EJECUCION
FINANCIERA
(GIROS)
NOTA: La información registrada por el evaluador socioeconómico en las columnas C, D, E, F, G, I, L, M, N, O, P, Q, R, S, debe
ser similar a la información reportada y consolidada en la base de datos FNR de cada sede y concordante con la información
descrita en la evaluación previa e informe final.
Para las columnas donde van cifras en pesos, se debe escribir con formato de celdas “Número - contabilidad” y escoger en
símbolo la opción “$ español Colombia” y en posiciones decimales seleccionar “2”.
b. Seguidamente para cada proyecto y teniendo en cuenta el sector, se deben registrar las metas previstas para cada uno de
los indicadores identificados en la evaluación previa, y cuando ya se cuente con informe final, se deben registrar los valores
logrados en cada uno de estos indicadores.
Por ejemplo:
Tipo de beneficio generado SALUD
Municipios Beneficiados
Número de Municipios
beneficiados por el
proyecto
Sector Meta prevista‐ los mismos indicadores y metas identificadas en la evaluación previa. Unidad
Unidad
Previsto
Logrado
3
3
Descripción del beneficio
Valor logrado – soportado y reportado en el informe final
NOTA: Cuando las columnas de valor previsto y valor logrado tengan como unidad un porcentaje (%), la cifra que registre el
evaluador debe ser un número entero, por ejemplo si el valor previsto es 90%, el evaluador debe escribir en la celda el número 90.
c.
Por último y cuando el proyecto ya cuente con todo el proceso de evaluación socioeconómica, se deben diligenciar las
columnas BGM a la BHR, donde se sistematizan algunas respuestas puntuales que se presentaron en el informe final.
BGM
El proyecto
tuvo ajustes?
Ver portada
informe Final
BGN
BGO-BGV
BGW-BHL
BHM
BHN
BHO-BHP
BHQ
BHR
En desarrollo de la Evaluación
El proyecto
Los beneficiarios finales
Se identificaron
Socioeconómica de este
El desarrollo de
cumplió con los
identificados o el lugar de
Qué tipo de
impactos
Principales Beneficios
Esta inversión está proyecto, usted identificó y este proyecto lo
socioeconómicos
objetivos
ejecución del proyecto dieron beneficiarios finales
Socioeconómicos
operando y
reportó alguna presunta
enmarcaría como
socioeconómicos respuesta a los criterios de se identificaron en la
negativos en los
Logrados Gracias al
funcionando
irregularidad por el No
una experiencia
inicialmente
priorización, focalización y
evaluación
beneficiarios o en la
proyecto (Impacto
adecuadamente en cumplimiento de los objetivos significativa, útil
definidos en su selección definidos inicialmente socioeconómica del
comunidad, por la
Positivo Directo). Punto
la actualidad? Punto y/o alcance del mismo en de ser replicada?
Evaluación
por la entidad y señalados en el proyecto? Punto 3.2
ejecución y operación
3.3 Informe final
3.5 Informe final
términos de impacto
Punto 3.12 Informe
Informe final
Previa? Punto 2.2 formato de Evaluación Previa?
del proyecto? Punto 3.4
socioeconómico? Punto 3.11
Final
Informe final
Punto 3.1 Informe final
Informe final
Informe final
d. La columna observaciones (BHS), puede ser empleada por el evaluador para hacer una descripción general del estado en
que se encuentra el proceso de evaluación de la inversión, por ejemplo: se remitió oficio a la entidad solicitando listado de
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beneficiarios; se está soportando irregularidad, se está subiendo información al sistema de información, se tiene agendada
visita para xxx día, se están tabulando las encuestas; se está diligenciando el informe final, se está programando auditoría
visible, etc.
3.
CÓMO GUARDAR LAS MATRICES DE SEGUIMIENTO:
Al momento de guardar cada Matriz Seguimiento EVSE Directas o Matriz Seguimiento EVSE Indirectas es importante que el archivo se
grabe en formato libro de Excel 2007 es decir documentos con formato XLSX.
Si el documento de se graba en formato XLS “Libro de Excel 97-2003” se perderán 1.322 columnas de información dado que este
formato solo soporta 274 columnas.
Para probar se puede corroborar esta información
Nombre archivo
Formato
Matriz seguimiento EVSE
XLS Excel 97 - 2003
Directas.xls
Matriz seguimiento EVSE
XLSX. Excel 2007
Directas.xlsx
Tamaño de Archivo
900 kb Aprox.
Estado
Incorrecto
Columnas
274
5000 KB Aprox.
Correcto
1597
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
ANEXO 1. PROTOCOLO DE MANEJO DE
INFORMACIÓN Y ARCHIVOS EVALUACIÓN SOCIOECONÓMICA
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Versión: 0
Fecha de Aprobación: 06/06/2012
Revisó:
______________________________
Felipe Márquez Calle
Líder General de IAF
Aprobó:
_______________________________
Amparo García Montaña
Directora de Regalías
_____________________________
María del Carmen López Herrera
Subdirectora de Control y Vigilancia
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