VERSION 02 PROCEDIMIENTO SELECCION DE PERSONAL FECHA DE EMISION: Abril 26 de 2013 PAGINA: 1 DE 11 PA – GH – P02 PA – GH – P02 SELECCIÓN DE PERSONAL 1. OBJETIVO Definir y ejecutar las directrices del proceso de selección para atraer al mejor talento que se ajuste al perfil del cargo y de la Firma y que contribuya al éxito de GT FAST & ABS Auditores Ltda., de acuerdo a las necesidades de la misma. 1.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS Para que un proceso de selección sea eficiente debe cumplir al menos con los dos siguientes objetivos específicos: -­‐ Efectividad: lograr contratar al mejor candidato posible, que reúna las características que la Firma defina, de acuerdo a un proceso de selección que permita predecir de forma valida el desempeño de los postulantes al cargo. -­‐ Imparcialidad y Transparencia: es la garantía de que el proceso que se utiliza es justo, equitativo y conocido por las personas involucradas. 2. ALCANCE El presente documento aplica a todas las áreas de GT FAST & ABS Auditores como SAN Ltda. Este procedimiento inicia desde la aprobación de la requisición de personal (Formato) hasta la entrega del candidato seleccionado para ser contratado por el área de nómina. Este proceso no aplica para cumplimiento de cuota SENA. Gestión Humana asegurará los estándares de calidad del proceso en las actividades realizadas por la empresa de servicios temporales, en caso de hacer uso de este servicio. 3. RESPONSABLE La responsabilidad de gestionar, planificar y coordinar los procesos de reclutamiento y selección de personal será de la Dirección de Gestión Humana. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIAS • • Norma Técnica Colombiana ISO 9000 Fundamentos y Vocabulario Norma Técnica Colombiana ISO 9001 Requisitos 5. CONTENIDO ELABORO: REVISO: APROBO DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS SOCIOS DE LA FIRMA SOCIOS DE LA FIRMA Abril 17 de 2012 Abril 18 de 2012 Abril 18 de 2012 VERSION 02 PROCEDIMIENTO SELECCION DE PERSONAL FECHA DE EMISION: Abril 26 de 2013 PAGINA: 2 DE 11 PA – GH – P02 PA – GH – P02 Siguiendo los lineamientos corporativos, la política general es seleccionar para los cargos vacantes a la persona más idónea, aquel que reúna los requisitos de conocimientos, competencias gerenciales, comportamentales y técnicas, experiencia, confiabilidad, potencial de desarrollo y excelencia profesional. 5.1 CRITERIOS GENERALES: Vacante: Se declara un puesto vacante en los siguientes eventos: A. Por retiro, traslado, promoción, permiso de un trabajador; en estos casos la vacante queda disponible es decir es un reemplazo. B. Por reorganización o planes de reestructuración internos: en aquellos donde se modifique la estructura organizacional e implique la contratación de personal. C. Por nuevas necesidades: ante el evento que se requiera incrementar el número de plazas de un cargo ya existente en un área o para cargos nuevos, la gerencia/ Dirección del área deberá solicitar autorización al socio del área. Se entiende como cargo nuevo cuando se aprueba una posición o cargo dentro de la organización y requiere además que se determine el perfil, las funciones y responsabilidades. Es responsabilidad del Jefe del Proceso informar sobre la creación del cargo al sistema de gestión de calidad. D. Cuando no se ha cubierto una vacante y se delegan solo las funciones a otro empleado se generará un encargo, teniendo en cuenta que no habrá ajuste de salario ni de cargo. El Gerente de área deberá notificar por escrito dicho cambio, aclarando duración del encargo, que no podrá sobrepasar 6 meses. El área de Gestión Humana notificará por escrito al empleado el cambio. Reclutamiento: Se refiere a la búsqueda de hojas de vida de los candidatos que se ajustan al perfil solicitado, a través de la publicación en las diferentes fuentes: A. Fuente de Reclutamiento Interno: El reclutamiento puede ser cerrado cuando la Dirección de Gestión Humana invita a participar a algunos trabajadores en el proceso de selección para ocupar el cargo vacante o abierto cuando la dirección de gestión humana realiza una convocatoria a toda la compañía a través de los medios de difusión masiva y quienes cumplan con los requisitos exigidos podrán inscribirse y participar en el proceso de selección. B. Fuente de Reclutamiento Externo: Consiste en emplear las fuentes de reclutamiento disponibles: mercado laboral general, ELABORO: REVISO: APROBO DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS SOCIOS DE LA FIRMA SOCIOS DE LA FIRMA Abril 17 de 2012 Abril 18 de 2012 Abril 18 de 2012 VERSION 02 PROCEDIMIENTO SELECCION DE PERSONAL FECHA DE EMISION: Abril 26 de 2013 PAGINA: 3 DE 11 PA – GH – P02 PA – GH – P02 universidades, institutos técnicos, bases de datos, contacto directo, portales de hojas de vida, head-hunters, empresas de servicios temporales. 5.2. CONDICIONES GENERALES: La responsabilidad de gestionar, planificar y coordinar los procesos de reclutamiento y selección de personal será de la Dirección de Gestión Humana. Siguiendo los lineamientos corporativos la política general es la de seleccionar para todos los cargos vacantes a la persona más idónea para el puesto, aquel que reúna los requisitos de conocimientos, competencias gerenciales, comportamentales y técnicas, experiencia, confiabilidad, potencial de desarrollo y excelencia profesional. 5.2.1. Requisitos mínimos para poder ser seleccionado: Todas las personas seleccionadas deben cumplir con el perfil del cargo definido por la Firma para el desempeño del mismo. 5.2.2. Requisitos mínimos para iniciar el proceso de selección: Para iniciar un proceso de selección el Director solicitante diligencia el formato de requisición de personal, el cual debe ser aprobado por la respectiva gerencia o Socio del área solicitante y anexar el formato del perfil del cargo de la vacante a cubrir en el cual se debe establecer de forma detallada el perfil de la persona a seleccionar y las características generales para la contratación. De manera conjunta la Gerencia y/o Director solicitante y el área de gestión humana definirán la mejor opción para cubrir la vacante, para esto existen las siguientes opciones: Concurso Interno: En los procesos de selección interna, los candidatos deberán llevar como mínimo un año de antigüedad en el cargo, o el tiempo definido de acuerdo a la convocatoria. Promoción Evidente: Se presenta cuando se identifica claramente que un empleado posee las competencias, conocimientos y experiencia exigida para ocupar el cargo vacante; además por su excelente desempeño y buenos resultados en el cargo actual. Traslado horizontal: Forma de desarrollo profesional y personal en el que se asumen nuevas funciones en un área diferente donde se tiene la oportunidad de conocer nuevos procesos que le permiten crecer asumiendo un cargo del mismo nivel. Para realizar este tipo de traslado se debe contar con la autorización de la gerencia del área y de gestión humana. ELABORO: REVISO: APROBO DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS SOCIOS DE LA FIRMA SOCIOS DE LA FIRMA Abril 17 de 2012 Abril 18 de 2012 Abril 18 de 2012 VERSION 02 PROCEDIMIENTO SELECCION DE PERSONAL FECHA DE EMISION: Abril 26 de 2013 PAGINA: 4 DE 11 PA – GH – P02 PA – GH – P02 Búsqueda Externa: El proceso de selección se realiza con personal que no se encuentre vinculado a GT FAST & ABS Auditores Ltda., y cumpla con lo requerido por el área solicitante. Encargo: Este remplazo se da cuando no se ha cubierto una vacante y se delegan solo las funciones a otro empleado, teniendo en cuenta que no habrá ajuste de salario ni de cargo. El Socio/Gerente del área deberá notificar por escrito dicho cambio, aclarando la duración del encargo, que no podrá sobrepasar 6 meses. El área de gestión humana notificará por escrito al empleado el cambio. El personal interno de la Firma será tenido en cuenta en los procesos de selección y de forma simultánea se podrán desarrollar procesos de selección externa, teniendo en cuenta el acuerdo que se realice con el director solicitante de la vacante. De manera conjunta la gerencia solicitante o el director solicitante y el área de selección definirán la mejor opción para cubrir la vacante, para lo cual existen las siguientes opciones: ü En caso que el candidato interno y externo esté en igualdad de desempeño en el proceso de evaluación, se dará prioridad al candidato interno. ü Para las promociones internas o traslados, el jefe del proceso registra en el formato requisición de personal el nombre del funcionario que considera puede cumplir con el perfil solicitado previa autorización del jefe inmediato. ü Se podrán obviar los requisitos de selección en el caso de personas que acrediten experiencia suficiente y competente con aprobación del jefe de proceso y el Socio. Aplica también para promociones internas o traslados. En este caso deberá cumplir con todos los requisitos de contratación. 5.2.3 Selección de hojas de vida para licitaciones y/o propuestas: El área solicitante entrega el perfil de las personas requeridas, mínimo 5 días hábiles antes de entregar la licitación y/o propuesta, para hacer la publicación de la oferta y búsqueda de las hojas de vida que cumplan con el perfil. 5.3 TIEMPOS DE ENTREGA DEL PROCESO DE SELECCIÓN: Una vez recibido el formato de requisición de personal y el perfil del cargo, Gestión Humana tiene 15 días hábiles como máximo para presentar la terna de candidatos al jefe solicitante. Si el perfil solicitado es muy especializado o complejo, Gestión Humana tiene hasta 20 días hábiles para entregar la terna de candidatos al jefe solicitante. ELABORO: REVISO: APROBO DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS SOCIOS DE LA FIRMA SOCIOS DE LA FIRMA Abril 17 de 2012 Abril 18 de 2012 Abril 18 de 2012 VERSION 02 PROCEDIMIENTO SELECCION DE PERSONAL FECHA DE EMISION: Abril 26 de 2013 PAGINA: 5 DE 11 PA – GH – P02 PA – GH – P02 Una vez entregada la terna de candidatos al jefe solicitante este tiene 5 días para informar a Gestión Humana por escrito, sobre los candidatos seleccionados. 5.4 Procedimiento de Selección Interna ACTIVIDAD RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD 1. Diligenciar y entregar el formato de requisición de personal. Jefes de Proceso: Gerentes, Directores y/o Socios. 2. Validar el perfil y opciones para el cubrimiento de la vacante Profesional de Selección GRH 3.Publicar Convocatoria Profesional de Selección GRH 4.Realizar Inscripción Concurso Interno Personal la Firma 5. Revisar y Preseleccionar hojas de vida Profesional de Selección GRH 6. Seleccionar candidatos que cumplan Profesional de Selección GRH ELABORO: de REGISTROS GENERADOS DESCRIPCION Entrega formato de Requisición de personal a Gestión de recursos Humanos, con las firmas de autorización correspondiente, incluyendo el perfil del cargo y las características generales para contratación. Se comunica directamente con el director solicitante con el fin de ampliar el perfil solicitado y definir concurso interno o búsqueda externa o mixta, determinando las posibilidades de cubrir esta vacante con una promoción evidente o por traslado horizontal. 1. Realiza el diligenciamiento de la publicación del concurso interno, el cual es publicado a través de los medios de comunicación masiva de la Firma. 2. Realiza seguimiento para garantizar la publicación de la convocatoria. El personal que se encuentre interesado en participar en la convocatoria interna y cumpla con la totalidad de los requisitos, diligencia y entrega a Selección, el formato de aplicación a Cargo interno, con firma del Director solicitante y hoja de vida. Revisa las hojas de vida de los candidatos postulantes y califica el cumplimiento de los requisitos de los candidatos. Presenta en reunión con el director de la vacante la comparación de los resultados obtenidos para REVISO: PA-GRHF09 Formato de Requisición de Personal N.A. Correo interno, o pagina web de la firma PA-GH-F10 Aplicación a Cargo (Personal Interno) N. A. Citación candidato para APROBO DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS SOCIOS DE LA FIRMA SOCIOS DE LA FIRMA Abril 17 de 2012 Abril 18 de 2012 Abril 18 de 2012 VERSION 02 PROCEDIMIENTO SELECCION DE PERSONAL FECHA DE EMISION: Abril 26 de 2013 ACTIVIDAD PAGINA: 6 DE 11 PA – GH – P02 RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD requisitos 7. Realizar evaluación psicotécnica, psicológica y técnica 8. Realizar entrevista por Competencias 9. Realizar entrevista Técnica Profesional de Selección GRH Director Solicitante Profesional de Selección GRH Director Solicitante ELABORO: PA – GH – P02 REGISTROS GENERADOS DESCRIPCION definir conjuntamente las personas que continúan en el proceso. Si los candidatos cumplen con los requisitos continúan con la actividad 11; si no cumplen, se citará al candidato para retroalimentación. 1. Cita a los candidatos a aplicación de pruebas psicotécnicas y psicológicas requeridas para la vacante. 2. Para el candidato que requiera evaluación técnica, es responsabilidad del director solicitante del área elaborarla, entregarla a GRH y calificarla. 3. De acuerdo a resultados de las pruebas si el candidato pasa, continua en la actividad 8; si no cumplen con el proceso el profesional de GRH cita vía mail al candidato para retroalimentación 1. Realiza entrevista, si el candidato continua, elabora el informe de selección y continúa con la actividad 9. Si no continua se realiza retroalimentación. 2. Si el concepto es segunda opción o no se recomienda, el profesional de GRH cita vía mail al candidato para realizar retroalimentación. 1. El director solicitante diligencia formato de entrevista de área y entrega este registro al profesional de selección; cuando se considere necesario el candidato será entrevistado por el gerente y/o socio de área utilizando el mismo formato. 2. El director solicitante informa al profesional de selección el concepto de los candidatos REVISO: retroalimen tación por correo. Pruebas Psicotécnica s y psicológicas . Evaluación Técnica. Correo electrónico envío informe de selección. PA-GH-F12 Informe de Selección en el formato. Citación a candidato para retroalimen tación PA-GH-F11 Formato de entrevista de área. Citación APROBO DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS SOCIOS DE LA FIRMA SOCIOS DE LA FIRMA Abril 17 de 2012 Abril 18 de 2012 Abril 18 de 2012 VERSION 02 PROCEDIMIENTO SELECCION DE PERSONAL FECHA DE EMISION: Abril 26 de 2013 ACTIVIDAD PAGINA: 7 DE 11 PA – GH – P02 RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD 10. Entregar proceso de selección para carta de nombramiento Profesional de Selección GRH 11. Comunicar al jefe del candidato seleccionado Profesional de Selección GRH PA – GH – P02 REGISTROS GENERADOS DESCRIPCION entrevistados, especificando el candidato seleccionado, quien continúa con la actividad 10. 3. Si el concepto es segunda opción o no se recomienda, el profesional de selección cita vía mail al candidato para realizar retroalimentación. 1. Entrega al área de nómina los siguientes documentos y soportes de la convocatoria, relacionándolos en el formato de documentos para contratación. Formato de requisición de personal Hoja de vida Formato de aplicación a concurso interno Pruebas psicotécnicas y psicológicas Evaluación técnica Informe de selección Formato de entrevista de área Notifica vía mail al jefe del candidato que ha sido seleccionado para cubrir la vacante y este a su vez informa al candidato la decisión. Con esta actividad se cierra el proceso. candidato para retroalimen tación. PA-GH-F01 Formato de documento s para contratació n Correo electrónico notificación del candidato. 5.5 Procedimiento de Selección Externa para personal directo ACTIVIDAD RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD 1. Diligenciar y entregar el formato de requisición de personal. Jefes de proceso: Gerentes, Directores y/o Socios 2.Validar el perfil para el cubrimiento de la vacante Profesional de Selección GRH ELABORO: REGISTROS GENERADOS DESCRIPCION Entrega formato de requisición de personal a GRH, con las firmas de autorización correspondientes, incluyendo el perfil del cargo y las características generales para la contratación. El profesional de selección se comunica con el director solicitante con el fin de ampliar el perfil solicitado y definir la mejor opción de búsqueda para REVISO: PA-GH-F09 Formato de Requisición de Personal. N.A. APROBO DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS SOCIOS DE LA FIRMA SOCIOS DE LA FIRMA Abril 17 de 2012 Abril 18 de 2012 Abril 18 de 2012 VERSION 02 PROCEDIMIENTO SELECCION DE PERSONAL FECHA DE EMISION: Abril 26 de 2013 ACTIVIDAD PAGINA: 8 DE 11 PA – GH – P02 RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD 3.Publicar requerimiento Profesional de selección GRH 4.Revisar y preseleccionar las hojas de vida Profesional de Selección GRH 5.Realizar evaluación psicotécnica, psicológica y técnica 6.Realizar entrevista por Competencias Jefe Solicitante Profesional de Selección GRH Director Solicitante Profesional de Selección GRH ELABORO: PA – GH – P02 REGISTROS GENERADOS DESCRIPCION cubrimiento de la vacante. Realiza la publicación de la vacante en las diferentes fuentes de reclutamiento externas: entidades relacionadas con el perfil requerido, universidades o instituciones reconocidas, base de datos, portales y bolsas de empleo. Revisa y preselecciona las hojas de vida recibidas. Las que considera se ajustan al perfil las envía al jefe del proceso para confirmar a cuales se les inicia proceso. 1. Realiza pruebas psicotécnicas y psicológicas a los candidatos. 2. Cuando se requiera evaluación técnica, es responsabilidad del director del área solicitante, elaborarla y calificarla. 3. De acuerdo a los resultados de las pruebas si el candidato pasa continúa en la actividad 6. Si no continua en el proceso se envía carta de agradecimiento. 1. Realiza la entrevista, si el candidato continua, elabora el informe de selección y continua con la actividad 7. Si no continua el profesional de selección envía correo de agradecimiento. 2. Envía informe de selección de los candidatos preseleccionados al jefe solicitante vía mail, quien será el responsable de citar al candidato Nota: durante los procesos de selección masiva y para contratos a término fijo el informe lo conforman la prueba técnica y el visto bueno del gerente o socio a cargo del área solicitante, no se REVISO: N.A. N.A Resultado de pruebas psicotécnica s y técnicas (en caso de ser requeridas) . Carta de Agradecimi ento PA-GH-F12 Informe de selección en el formato. Correo agradecimi ento. APROBO DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS SOCIOS DE LA FIRMA SOCIOS DE LA FIRMA Abril 17 de 2012 Abril 18 de 2012 Abril 18 de 2012 VERSION 02 PROCEDIMIENTO SELECCION DE PERSONAL FECHA DE EMISION: Abril 26 de 2013 ACTIVIDAD 7.Realizar entrevista Técnica PAGINA: 9 DE 11 PA – GH – P02 RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD Jefe de Proceso: Gerentes, Directores y/o Socios. 8.Verificar Referencias Profesional de Selección GRH 9.Informar al candidato que fue seleccionado Profesional de Selección GRH 10.Entregar el proceso de selección al área de Profesional de Selección GRH ELABORO: PA – GH – P02 REGISTROS GENERADOS DESCRIPCION genera informe individual. 1. El director solicitante cita a entrevista y diligencia formato de entrevista de área y entrega este registro al profesional de selección; cuando se considere necesario el candidato será entrevistado por el gerente o socio del área utilizando el mismo formato. 2. El director solicitante informa al profesional de selección el concepto de los candidatos que se han entrevistado, especificando el candidato seleccionado, quien continúa con la actividad 8. 3. Si el concepto es segunda opción o no se recomienda, el profesional de selección envía correo de agradecimiento. Realiza verificación de referencias en los 2 últimos trabajos del candidato. Si el candidato se encuentra trabajando, en el trabajo actual se podrá realizar verificación de referencias previa autorización del candidato. Si el concepto no es favorable, se envía correo de agradecimiento y se retoma el proceso con el candidato que fue considerado segunda opción. Informa a la persona escogida, que es quien va a cubrir la vacante y le hace entrega de los documentos requeridos para el proceso de contratación Entrega al área de nómina los siguientes documentos y soportes, relacionándolos en el formato de entrega de documentos para REVISO: PA-GH-F11 Formato de entrevista de área. Correo de agradecimi ento o llamada telefónica. Informe de Verificación de Referencias . PA-GH-F01 Formato de Documento s requeridos para contratació n PA-GH-F01 Formato de Documento s APROBO DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS SOCIOS DE LA FIRMA SOCIOS DE LA FIRMA Abril 17 de 2012 Abril 18 de 2012 Abril 18 de 2012 VERSION 02 PROCEDIMIENTO SELECCION DE PERSONAL FECHA DE EMISION: Abril 26 de 2013 ACTIVIDAD PAGINA: 10 DE 11 RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD Nómina PA – GH – P02 REGISTROS GENERADOS DESCRIPCION contratación. -Formato de requisición de personal directo -Hoja de vida -Pruebas psicotécnicas, psicológicas y técnicas - Informe de selección - Formato de entrevista de área -Informe de verificación de referencias. requeridos para contratació n 6. DEFINICIONES • Documento: Datos que poseen significado y su medio de soporte. • Organización: Conjunto de personas e instalaciones disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones. • Infraestructura: Sistema de instalaciones, equipos necesarios para el funcionamiento de una organización. • Ambiente de trabajo: Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo. • Evaluación psicotécnica: Es la aplicación de pruebas de aptitudes y de inteligencia que permiten determinar el nivel de ajuste del candidato a las competencias exigidas para el cargo. • Evaluación Psicológica: Aplicación de pruebas proyectivas de personalidad y cuestionarios de evaluación de dimensiones de personalidad que permitan determinar el nivel de ajuste del candidato a las competencias exigidas para el cargo y por la compañía, realización de assessment center en caso de ser requerido. • Evaluación Técnica: Aplicación de pruebas de conocimiento específicos para determinar el nivel de conocimientos exigidos por el cargo vacante. Cuando no exista una prueba de conocimientos especifica, este aspecto se cubrirá con la entrevista técnica. ELABORO: REVISO: con y APROBO DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS SOCIOS DE LA FIRMA SOCIOS DE LA FIRMA Abril 17 de 2012 Abril 18 de 2012 Abril 18 de 2012 una servicios VERSION 02 PROCEDIMIENTO SELECCION DE PERSONAL FECHA DE EMISION: Abril 26 de 2013 PAGINA: 11 DE 11 PA – GH – P02 • Competencias: Conjunto de conocimientos, habilidades, actitudes, motivaciones, intereses y conductas que a la firma le interesa atraer, mantener y desarrollar entre sus empleados. • Entrevista por Competencias: Entrevista a profundidad para determinar el nivel de desarrollo de las competencias del candidato exigidas por la compañía y por el cargo. Esta entrevista es realizada por gestión humana. • Entrevista Técnica: Entrevista para determinar el nivel de conocimientos y habilidades técnicas requeridas para el cargo. Esta entrevista es realizada por un especialista en el tema, el jefe solicitante del cargo vacante, jefe del área, gerente, director del área o persona que designe el gerente o socio del área. CONTROL DE CAMBIOS DESCRIPCION DEL CAMBIO FECHA DE MODIFICACIÓN Elaboración del procedimiento. 18 abril de 2012 Separación del procedimiento general. Se actualiza el procedimiento en la actividad 5.5.6 eincluyendo nueva nota para procesos de selección masiva. ELABORO: 16 abril de 2013 REVISO: REALIZADO POR Mauricio Gómez Coordinador de Calidad APROBADO POR Pedro Bonilla Socio a Cargo de Calidad REALIZADO POR Mauricio Gómez Coordinador de Calidad APROBADO POR Pedro Bonilla Socio a Cargo de Calidad APROBO DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS SOCIOS DE LA FIRMA SOCIOS DE LA FIRMA Abril 17 de 2012 Abril 18 de 2012 Abril 18 de 2012