PA-GH-P02 Selección Personal V2

VERSION 02
PROCEDIMIENTO
SELECCION DE PERSONAL
FECHA DE EMISION:
Abril 26 de 2013
PAGINA: 1 DE 11
PA – GH – P02
PA – GH – P02
SELECCIÓN DE PERSONAL
1. OBJETIVO
Definir y ejecutar las directrices del proceso de selección para atraer al mejor
talento que se ajuste al perfil del cargo y de la Firma y que contribuya al éxito
de GT FAST & ABS Auditores Ltda., de acuerdo a las necesidades de la misma.
1.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Para que un proceso de selección sea eficiente debe cumplir al menos con los
dos siguientes objetivos específicos:
-­‐ Efectividad: lograr contratar al mejor candidato posible, que reúna las
características que la Firma defina, de acuerdo a un proceso de selección
que permita predecir de forma valida el desempeño de los postulantes al
cargo.
-­‐ Imparcialidad y Transparencia: es la garantía de que el proceso que se
utiliza es justo, equitativo y conocido por las personas involucradas.
2. ALCANCE
El presente documento aplica a todas las áreas de GT FAST & ABS Auditores
como SAN Ltda.
Este procedimiento inicia desde la aprobación de la requisición de personal
(Formato) hasta la entrega del candidato seleccionado para ser contratado por
el área de nómina.
Este proceso no aplica para cumplimiento de cuota SENA.
Gestión Humana asegurará los estándares de calidad del proceso en las
actividades realizadas por la empresa de servicios temporales, en caso de
hacer uso de este servicio.
3. RESPONSABLE
La responsabilidad de gestionar, planificar y coordinar los procesos de
reclutamiento y
selección de personal será de la Dirección de Gestión
Humana.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIAS
•
•
Norma Técnica Colombiana ISO 9000 Fundamentos y Vocabulario
Norma Técnica Colombiana ISO 9001 Requisitos
5. CONTENIDO
ELABORO:
REVISO:
APROBO
DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS
SOCIOS DE LA FIRMA
SOCIOS DE LA FIRMA
Abril 17 de 2012
Abril 18 de 2012
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PROCEDIMIENTO
SELECCION DE PERSONAL
FECHA DE EMISION:
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PAGINA: 2 DE 11
PA – GH – P02
PA – GH – P02
Siguiendo los lineamientos corporativos, la política general es seleccionar para
los cargos vacantes a la persona más idónea, aquel que reúna los requisitos de
conocimientos, competencias gerenciales, comportamentales
y técnicas,
experiencia, confiabilidad, potencial de desarrollo y excelencia profesional.
5.1 CRITERIOS GENERALES:
Vacante: Se declara un puesto vacante en los siguientes eventos:
A. Por retiro, traslado, promoción, permiso de un trabajador; en estos
casos la vacante queda disponible es decir es un reemplazo.
B. Por reorganización o planes de reestructuración internos: en aquellos
donde se modifique la estructura organizacional e implique la
contratación de personal.
C. Por nuevas necesidades: ante el evento que se requiera incrementar
el número de plazas de un cargo ya existente en un área o para
cargos nuevos, la gerencia/ Dirección del área deberá solicitar
autorización al socio del área. Se entiende como cargo nuevo cuando
se aprueba una posición o cargo dentro de la organización y requiere
además que se determine el perfil,
las funciones y
responsabilidades. Es responsabilidad del Jefe del Proceso informar
sobre la creación del cargo al sistema de gestión de calidad.
D. Cuando no se ha cubierto una vacante y se delegan solo las
funciones a otro empleado se generará un encargo, teniendo en
cuenta que no habrá ajuste de salario ni de cargo. El Gerente de área
deberá notificar por escrito dicho cambio, aclarando duración del
encargo, que no podrá sobrepasar 6 meses. El área de Gestión
Humana notificará por escrito al empleado el cambio.
Reclutamiento: Se refiere a la búsqueda de hojas de vida de los candidatos
que se ajustan al perfil solicitado, a través de la publicación en las diferentes
fuentes:
A. Fuente de Reclutamiento Interno: El reclutamiento puede ser
cerrado cuando la Dirección de Gestión Humana invita a participar a
algunos trabajadores en el proceso de selección para ocupar el cargo
vacante o abierto cuando la dirección de gestión humana realiza una
convocatoria a toda la compañía a través de los medios de difusión
masiva y quienes cumplan con los requisitos exigidos podrán
inscribirse y participar en el proceso de selección.
B. Fuente de Reclutamiento Externo: Consiste en emplear las
fuentes de reclutamiento disponibles: mercado laboral general,
ELABORO:
REVISO:
APROBO
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PA – GH – P02
universidades, institutos técnicos, bases de datos, contacto directo,
portales de hojas de vida, head-hunters, empresas de servicios
temporales.
5.2. CONDICIONES GENERALES:
La responsabilidad de gestionar, planificar y coordinar los procesos de
reclutamiento y
selección de personal será de la Dirección de Gestión
Humana.
Siguiendo los lineamientos corporativos la política general es la de seleccionar
para todos los cargos vacantes a la persona más idónea para el puesto, aquel
que reúna los requisitos de conocimientos, competencias gerenciales,
comportamentales
y técnicas, experiencia, confiabilidad, potencial de
desarrollo y excelencia profesional.
5.2.1. Requisitos mínimos para poder ser seleccionado:
Todas las personas seleccionadas deben cumplir con el perfil del cargo definido
por la Firma para el desempeño del mismo.
5.2.2. Requisitos mínimos para iniciar el proceso de selección:
Para iniciar un proceso de selección el Director solicitante diligencia el formato
de requisición de personal, el cual debe ser aprobado por la respectiva
gerencia o Socio del área solicitante y anexar el formato del perfil del cargo de
la vacante a cubrir en el cual se debe establecer de forma detallada el perfil de
la persona a seleccionar y las características generales para la contratación.
De manera conjunta la Gerencia y/o Director solicitante y el área de gestión
humana definirán la mejor opción para cubrir la vacante, para esto existen las
siguientes opciones:
Concurso Interno: En los procesos de selección interna, los candidatos
deberán llevar como mínimo un año de antigüedad en el cargo, o el tiempo
definido de acuerdo a la convocatoria.
Promoción Evidente: Se presenta cuando se identifica claramente que un
empleado posee las competencias, conocimientos y experiencia exigida para
ocupar el cargo vacante; además por su excelente desempeño y buenos
resultados en el cargo actual.
Traslado horizontal: Forma de desarrollo profesional y personal en el que
se asumen nuevas funciones en un área diferente donde se tiene la
oportunidad de conocer nuevos procesos que le permiten crecer asumiendo
un cargo del mismo nivel. Para realizar este tipo de traslado se debe contar
con la autorización de la gerencia del área y de gestión humana.
ELABORO:
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PA – GH – P02
Búsqueda Externa: El proceso de selección se realiza con personal que no
se encuentre vinculado a GT FAST & ABS Auditores Ltda., y cumpla con lo
requerido por el área solicitante.
Encargo: Este remplazo se da cuando no se ha cubierto una vacante y se
delegan solo las funciones a otro empleado, teniendo en cuenta que no habrá
ajuste de salario ni de cargo. El Socio/Gerente del área deberá notificar por
escrito dicho cambio, aclarando la duración del encargo, que no podrá
sobrepasar 6 meses. El área de gestión humana notificará por escrito al
empleado el cambio.
El personal interno de la Firma será tenido en cuenta en los procesos de
selección y de forma simultánea se podrán desarrollar procesos de selección
externa, teniendo en cuenta el acuerdo que se realice con el director solicitante
de la vacante. De manera conjunta la gerencia solicitante o el director
solicitante y el área de selección definirán la mejor opción para cubrir la
vacante, para lo cual existen las siguientes opciones:
ü En caso que el candidato interno y externo esté en igualdad de
desempeño en el proceso de evaluación, se dará prioridad al candidato
interno.
ü Para las promociones internas o traslados, el jefe del proceso registra en
el formato requisición de personal el nombre del funcionario que
considera puede cumplir con el perfil solicitado previa autorización del
jefe inmediato.
ü Se podrán obviar los requisitos de selección en el caso de personas que
acrediten experiencia suficiente y competente con aprobación del jefe de
proceso y el Socio. Aplica también para promociones internas o
traslados. En este caso deberá cumplir con todos los requisitos de
contratación.
5.2.3 Selección de hojas de vida para licitaciones y/o propuestas:
El área solicitante entrega el perfil de las personas requeridas, mínimo 5 días
hábiles antes de entregar la licitación y/o propuesta, para hacer la publicación
de la oferta y búsqueda de las hojas de vida que cumplan con el perfil.
5.3 TIEMPOS DE ENTREGA DEL PROCESO DE SELECCIÓN:
Una vez recibido el formato de requisición de personal y el perfil del cargo,
Gestión Humana tiene 15 días hábiles como máximo para presentar la terna
de candidatos al jefe solicitante.
Si el perfil solicitado es muy especializado o complejo, Gestión Humana tiene
hasta 20 días hábiles para entregar la terna de candidatos al jefe solicitante.
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PA – GH – P02
Una vez entregada la terna de candidatos al jefe solicitante este tiene 5 días
para informar a Gestión Humana por escrito, sobre los candidatos
seleccionados.
5.4 Procedimiento de Selección Interna
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DE LA
ACTIVIDAD
1. Diligenciar y
entregar
el
formato
de
requisición de
personal.
Jefes
de
Proceso:
Gerentes,
Directores
y/o Socios.
2.
Validar el
perfil
y
opciones para
el cubrimiento
de la vacante
Profesional
de Selección
GRH
3.Publicar
Convocatoria
Profesional
de Selección
GRH
4.Realizar
Inscripción
Concurso
Interno
Personal
la Firma
5. Revisar y
Preseleccionar
hojas de vida
Profesional
de Selección
GRH
6. Seleccionar
candidatos que
cumplan
Profesional
de Selección
GRH
ELABORO:
de
REGISTROS
GENERADOS
DESCRIPCION
Entrega formato de Requisición de
personal a Gestión de recursos
Humanos, con las firmas de
autorización
correspondiente,
incluyendo el perfil del cargo y las
características
generales
para
contratación.
Se comunica directamente con el
director solicitante con el fin de
ampliar el perfil solicitado y definir
concurso interno o búsqueda
externa o mixta, determinando las
posibilidades
de
cubrir
esta
vacante
con
una
promoción
evidente o por traslado horizontal.
1. Realiza el diligenciamiento de la
publicación del concurso interno,
el cual es publicado a través de los
medios de comunicación masiva
de la Firma.
2.
Realiza
seguimiento
para
garantizar la publicación de la
convocatoria.
El personal que se encuentre
interesado en participar en la
convocatoria interna y cumpla con
la totalidad de los requisitos,
diligencia y entrega a Selección, el
formato de aplicación a Cargo
interno, con firma del Director
solicitante y hoja de vida.
Revisa las hojas de vida de los
candidatos postulantes y califica el
cumplimiento de los requisitos de
los candidatos.
Presenta en reunión con el director
de la vacante la comparación de
los resultados obtenidos para
REVISO:
PA-GRHF09
Formato de
Requisición
de Personal
N.A.
Correo
interno,
o
pagina web
de la firma
PA-GH-F10
Aplicación a
Cargo
(Personal
Interno)
N. A.
Citación
candidato
para
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ACTIVIDAD
PAGINA: 6 DE 11
PA – GH – P02
RESPONSABLE
DE LA
ACTIVIDAD
requisitos
7.
Realizar
evaluación
psicotécnica,
psicológica
y
técnica
8.
Realizar
entrevista por
Competencias
9.
Realizar
entrevista
Técnica
Profesional
de Selección
GRH
Director
Solicitante
Profesional
de Selección
GRH
Director
Solicitante
ELABORO:
PA – GH – P02
REGISTROS
GENERADOS
DESCRIPCION
definir
conjuntamente
las
personas que continúan en el
proceso. Si los candidatos cumplen
con los requisitos continúan con la
actividad 11; si no cumplen, se
citará
al
candidato
para
retroalimentación.
1. Cita a los candidatos a
aplicación
de
pruebas
psicotécnicas
y
psicológicas
requeridas para la vacante.
2. Para el candidato que requiera
evaluación
técnica,
es
responsabilidad
del
director
solicitante del área elaborarla,
entregarla a GRH y calificarla.
3. De acuerdo a resultados de las
pruebas si el candidato pasa,
continua en la actividad 8; si no
cumplen
con
el
proceso
el
profesional de GRH cita vía mail al
candidato para retroalimentación
1.
Realiza
entrevista,
si
el
candidato continua, elabora el
informe de selección y continúa
con la actividad 9. Si no continua
se realiza retroalimentación.
2. Si el concepto es segunda
opción o no se recomienda, el
profesional de GRH cita vía mail al
candidato
para
realizar
retroalimentación.
1. El director solicitante diligencia
formato de entrevista de área y
entrega este registro al profesional
de selección; cuando se considere
necesario
el
candidato
será
entrevistado por el gerente y/o
socio de área utilizando el mismo
formato.
2. El director solicitante informa al
profesional
de
selección
el
concepto
de
los
candidatos
REVISO:
retroalimen
tación por
correo.
Pruebas
Psicotécnica
s
y
psicológicas
.
Evaluación
Técnica.
Correo
electrónico
envío
informe de
selección.
PA-GH-F12
Informe de
Selección
en
el
formato.
Citación
a
candidato
para
retroalimen
tación
PA-GH-F11
Formato de
entrevista
de área.
Citación
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ACTIVIDAD
PAGINA: 7 DE 11
PA – GH – P02
RESPONSABLE
DE LA
ACTIVIDAD
10.
Entregar
proceso
de
selección para
carta
de
nombramiento
Profesional
de Selección
GRH
11. Comunicar
al
jefe
del
candidato
seleccionado
Profesional
de Selección
GRH
PA – GH – P02
REGISTROS
GENERADOS
DESCRIPCION
entrevistados,
especificando
el
candidato
seleccionado,
quien
continúa con la actividad 10.
3. Si el concepto es segunda
opción o no se recomienda, el
profesional de selección cita vía
mail al candidato para realizar
retroalimentación.
1. Entrega al área de nómina los
siguientes documentos y soportes
de la convocatoria, relacionándolos
en el formato de documentos para
contratación.
Formato
de
requisición
de
personal
Hoja de vida
Formato de aplicación a concurso
interno
Pruebas
psicotécnicas
y
psicológicas
Evaluación técnica
Informe de selección
Formato de entrevista de área
Notifica vía mail al jefe del
candidato
que
ha
sido
seleccionado
para
cubrir
la
vacante y este a su vez informa al
candidato la decisión. Con esta
actividad se cierra el proceso.
candidato
para
retroalimen
tación.
PA-GH-F01
Formato de
documento
s
para
contratació
n
Correo
electrónico
notificación
del
candidato.
5.5 Procedimiento de Selección Externa para personal directo
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DE LA
ACTIVIDAD
1. Diligenciar y
entregar
el
formato
de
requisición de
personal.
Jefes
de
proceso:
Gerentes,
Directores
y/o Socios
2.Validar
el
perfil para el
cubrimiento de
la vacante
Profesional
de Selección
GRH
ELABORO:
REGISTROS
GENERADOS
DESCRIPCION
Entrega formato de requisición de
personal a GRH, con las firmas de
autorización
correspondientes,
incluyendo el perfil del cargo y las
características generales para la
contratación.
El profesional de selección se
comunica
con
el
director
solicitante con el fin de ampliar el
perfil solicitado y definir la mejor
opción
de
búsqueda
para
REVISO:
PA-GH-F09
Formato de
Requisición
de
Personal.
N.A.
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FECHA DE EMISION:
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ACTIVIDAD
PAGINA: 8 DE 11
PA – GH – P02
RESPONSABLE
DE LA
ACTIVIDAD
3.Publicar
requerimiento
Profesional
de selección
GRH
4.Revisar
y
preseleccionar
las
hojas de
vida
Profesional
de Selección
GRH
5.Realizar
evaluación
psicotécnica,
psicológica
y
técnica
6.Realizar
entrevista por
Competencias
Jefe
Solicitante
Profesional
de Selección
GRH
Director
Solicitante
Profesional
de Selección
GRH
ELABORO:
PA – GH – P02
REGISTROS
GENERADOS
DESCRIPCION
cubrimiento de la vacante.
Realiza la publicación de la
vacante en las diferentes fuentes
de
reclutamiento
externas:
entidades relacionadas con el
perfil requerido, universidades o
instituciones reconocidas, base de
datos, portales y bolsas de
empleo.
Revisa y preselecciona las hojas
de
vida
recibidas.
Las
que
considera se ajustan al perfil las
envía al jefe del proceso para
confirmar a cuales se les inicia
proceso.
1. Realiza pruebas psicotécnicas y
psicológicas a los candidatos.
2. Cuando se requiera evaluación
técnica, es responsabilidad del
director
del
área
solicitante,
elaborarla y calificarla.
3. De acuerdo a los resultados de
las pruebas si el candidato pasa
continúa en la actividad 6. Si no
continua en el proceso se envía
carta de agradecimiento.
1. Realiza la entrevista, si el
candidato continua, elabora el
informe de selección y continua
con la actividad 7. Si no continua
el profesional de selección envía
correo de agradecimiento.
2. Envía informe de selección de
los candidatos preseleccionados al
jefe solicitante vía mail, quien será
el
responsable
de
citar
al
candidato
Nota: durante los procesos de
selección masiva y para contratos
a término fijo el informe lo
conforman la prueba técnica y el
visto bueno del gerente o socio a
cargo del área solicitante, no se
REVISO:
N.A.
N.A
Resultado
de pruebas
psicotécnica
s y técnicas
(en caso de
ser
requeridas)
.
Carta
de
Agradecimi
ento
PA-GH-F12
Informe de
selección
en
el
formato.
Correo
agradecimi
ento.
APROBO
DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS
SOCIOS DE LA FIRMA
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SELECCION DE PERSONAL
FECHA DE EMISION:
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ACTIVIDAD
7.Realizar
entrevista
Técnica
PAGINA: 9 DE 11
PA – GH – P02
RESPONSABLE
DE LA
ACTIVIDAD
Jefe
de
Proceso:
Gerentes,
Directores
y/o Socios.
8.Verificar
Referencias
Profesional
de Selección
GRH
9.Informar
al
candidato que
fue
seleccionado
Profesional
de Selección
GRH
10.Entregar el
proceso
de
selección
al
área
de
Profesional
de Selección
GRH
ELABORO:
PA – GH – P02
REGISTROS
GENERADOS
DESCRIPCION
genera informe individual.
1. El director solicitante cita a
entrevista y diligencia formato de
entrevista de área y entrega este
registro
al
profesional
de
selección; cuando se considere
necesario
el
candidato
será
entrevistado por el gerente o socio
del área utilizando el mismo
formato.
2. El director solicitante informa al
profesional
de
selección
el
concepto de los candidatos que se
han entrevistado, especificando el
candidato
seleccionado,
quien
continúa con la actividad 8.
3. Si el concepto es segunda
opción o no se recomienda, el
profesional de selección envía
correo de agradecimiento.
Realiza verificación de referencias
en los 2 últimos trabajos del
candidato. Si el candidato se
encuentra
trabajando,
en
el
trabajo actual se podrá realizar
verificación de referencias previa
autorización del candidato.
Si el concepto no es favorable, se
envía correo de agradecimiento y
se retoma el proceso con el
candidato que fue considerado
segunda opción.
Informa a la persona escogida,
que es quien va a cubrir la vacante
y
le
hace
entrega
de
los
documentos requeridos para el
proceso de contratación
Entrega al área de nómina los
siguientes documentos y soportes,
relacionándolos en el formato de
entrega de documentos para
REVISO:
PA-GH-F11
Formato de
entrevista
de área.
Correo
de
agradecimi
ento
o
llamada
telefónica.
Informe de
Verificación
de
Referencias
.
PA-GH-F01
Formato de
Documento
s
requeridos
para
contratació
n
PA-GH-F01
Formato de
Documento
s
APROBO
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SOCIOS DE LA FIRMA
SOCIOS DE LA FIRMA
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Abril 18 de 2012
Abril 18 de 2012
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FECHA DE EMISION:
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ACTIVIDAD
PAGINA: 10 DE 11
RESPONSABLE
DE LA
ACTIVIDAD
Nómina
PA – GH – P02
REGISTROS
GENERADOS
DESCRIPCION
contratación.
-Formato
de requisición de
personal directo
-Hoja de vida
-Pruebas
psicotécnicas,
psicológicas y técnicas
- Informe de selección
- Formato de entrevista de área
-Informe
de
verificación
de
referencias.
requeridos
para
contratació
n
6. DEFINICIONES
•
Documento: Datos que poseen significado y su medio de soporte.
•
Organización: Conjunto de personas e instalaciones
disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones.
•
Infraestructura: Sistema de instalaciones, equipos
necesarios para el funcionamiento de una organización.
•
Ambiente de trabajo: Conjunto de condiciones bajo las cuales se
realiza el trabajo.
•
Evaluación psicotécnica: Es la aplicación de pruebas de aptitudes y de
inteligencia que permiten determinar el nivel de ajuste del candidato a
las competencias exigidas para el cargo.
•
Evaluación Psicológica: Aplicación de pruebas proyectivas de
personalidad y cuestionarios de evaluación de dimensiones de
personalidad que permitan determinar el nivel de ajuste del candidato a
las competencias exigidas para el cargo y por la compañía, realización
de assessment center en caso de ser requerido.
•
Evaluación Técnica: Aplicación de pruebas de conocimiento específicos
para determinar el nivel de conocimientos exigidos por el cargo vacante.
Cuando no exista una prueba de conocimientos especifica, este aspecto
se cubrirá con la entrevista técnica.
ELABORO:
REVISO:
con
y
APROBO
DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS
SOCIOS DE LA FIRMA
SOCIOS DE LA FIRMA
Abril 17 de 2012
Abril 18 de 2012
Abril 18 de 2012
una
servicios
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PROCEDIMIENTO
SELECCION DE PERSONAL
FECHA DE EMISION:
Abril 26 de 2013
PAGINA: 11 DE 11
PA – GH – P02
•
Competencias: Conjunto de conocimientos, habilidades, actitudes,
motivaciones, intereses y conductas que a la firma le interesa atraer,
mantener y desarrollar entre sus empleados.
•
Entrevista por Competencias: Entrevista a profundidad para
determinar el nivel de desarrollo de las competencias del candidato
exigidas por la compañía y por el cargo. Esta entrevista es realizada por
gestión humana.
•
Entrevista Técnica: Entrevista para determinar el nivel de
conocimientos y habilidades técnicas requeridas para el cargo. Esta
entrevista es realizada por un especialista en el tema, el jefe solicitante
del cargo vacante, jefe del área, gerente, director del área o persona
que designe el gerente o socio del área.
CONTROL DE CAMBIOS
DESCRIPCION DEL CAMBIO
FECHA DE
MODIFICACIÓN
Elaboración del procedimiento.
18 abril de 2012
Separación del procedimiento general.
Se actualiza el procedimiento en la
actividad 5.5.6 eincluyendo nueva nota
para procesos de selección masiva.
ELABORO:
16 abril de 2013
REVISO:
REALIZADO POR
Mauricio Gómez
Coordinador de Calidad
APROBADO POR
Pedro Bonilla
Socio a Cargo de Calidad
REALIZADO POR
Mauricio Gómez
Coordinador de Calidad
APROBADO POR
Pedro Bonilla
Socio a Cargo de Calidad
APROBO
DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS
SOCIOS DE LA FIRMA
SOCIOS DE LA FIRMA
Abril 17 de 2012
Abril 18 de 2012
Abril 18 de 2012