Proyecto Estratégico # 8.2: Implementar un Sistema de Información integral ajustado a las necesidades del Instituto y sus usuarios, que permita el manejo eficiente de la información y los procesos en la entidad Problema que el proyecto busca resolver: Estado deseado: La información no responde a las necesidades de los Los usuarios tienen acceso a información de usuarios calidad y útil en forma oportuna Contar con información única, oportuna, estandarizada, confiable y de fácil acceso. En el marco de la Estrategia Gobierno en Línea se busca: Mejorar la provisión de servicios a los ciudadanos y las empresas: considera el establecimiento de nuevas formas de relación gobierno-ciudadano que permitan al Estado brindar sus servicios en forma eficiente, eficaz, con calidad y con independencia de las variables de tiempo y espacio. Fortalecer la transparencia del Estado y la participación ciudadana: se concentra en el fomento y la creación de mecanismos que permitan al ciudadano jugar un rol activo en el quehacer del país, abriendo nuevos espacios y formas de participación ciudadana sustentado en gran parte por la publicidad de información. Mejorar la eficiencia del Estado: busca la concepción y el establecimiento de procesos al interior de las entidades del Estado que permitan la integración de los sistemas de los diferentes servicios, compartir recursos y mejorar la gestión interna en las instituciones públicas y por consiguiente la eficiencia del Estado. Descripción del proyecto: Garantizar un sistema de información adaptable a los procesos institucionales y cambios tecnológicos, para atender de manera oportuna y confiable las necesidades de información de los usuarios del Instituto y demás actores del Sistema MSF. Incluye la implementación de la estrategia gobierno en línea de acuerdo con lo establecido en el decreto 1151 del 14 de abril de 2008. El Nuevo ICA - Plan Estratégico al 2012 Inés de Mosquera, Consultora 1 Meta a 2008: • • Fase de Información: Fecha de (01/06/2008). Fase de Interacción: Fecha de (01/12/2008) Indicador global del proyecto: cumplimiento cumplimiento • Avance institucional en la Fase de Información. Avance institucional en la Fase de Interacción. • Avance institucional en la Fase de Transacción. • Aprobación de auditoría interna de calidad. Avance institucional en la Fase de Transformación. Avance institucional en la Fase de Democracia. Avance general en la implementación de la Estrategia Gobierno en Línea. • Meta a 2009: Fase de transacción: Fecha de cumplimiento (01/12/2009). Meta a 2010: • • • Generación y difusión de información estandarizada. Recibo Sistema de Información: (Información normalizada, migrada, ajustada y prototipos debidamente probados y ajustados). Fase de Transformación: Fecha de cumplimiento (01/06/2010). Fase de Democracia en Línea: Fecha de cumplimiento: (01/12/2010). • • • Meta a 2011: • Ofrecer información generada por los procesos institucionales de manera integral, oportuna y confiable mediante un sistema de información único • Contar con información única, estandarizada, confiable y de fácil acceso • Contratar Personal Calificado • Desplazamientos Adecuación de Infraestructura (Redes, Equipos de Comunicaciones y equipos de Cómputo) Servicio de mantenimiento canales dedicados Servicio de mantenimiento sistema de información • • Número de procesos automatizados / Número de procesos institucionales oportuna, Datos – Requerimientos del Proyecto - Hechos • • Datos – Requerimientos Suposiciones del Proyecto - Cómo contribuye el proyecto estratégico al logro de la Visión? El diseño, puesta en marcha e implementación del Sistema de Información conlleva al rediseño de procesos organizacionales que garantizan la eficiencia en los trámites internos, así como la obligada actualización y capacitación del Talento Humano, contribuyendo de ésta manera a la consolidación y posicionamiento de la entidad como una organización líder, moderna, ágil y eficiente, gracias al diseño de una estructura organizacional eficiente y un talento humano calificado y comprometido con el desarrollo socioeconómico del país. El Nuevo ICA - Plan Estratégico al 2012 Inés de Mosquera, Consultora 2 Justificación (económica o social) del Proyecto La implementación de éste proyecto garantiza que los usuarios tanto internos como externos de la entidad (Actores del Sistema MSF), cuenten con un sistema de información integral que satisfaga sus necesidades de información, permitiendo agilidad en los diversos trámites y toma de decisiones en los procesos de comercio, producción y comercialización • • • • • • Principales amenazas al proyecto: No contar con los recursos financieros y humanos necesarios Resistencia al cambio No hay cultura de aplicar procedimientos Desactualización del equipo humano de Sistemas Usuarios no calificados en el uso de tecnologías Rezago en la definición de procesos frena la implementación del sistema integral • Líder proyecto: Mario Eduardo Vega Roa • Patrocinador: Andrés Fernández Acosta • • • • • • • • • • Vigencia del proyecto: Permanente Equipo: Andrés Merizalde María Ruth Pérez Pinilla Carlos Alberto Pinto Hurtado Milthon Londoño (FondelibertadMindefensa) José Ricardo Briceño Gómez Fabián Arévalo Salazar Olga Lucía Díaz Martínez Sandra Correa Diego Marulanda Rodrigo Cely Las metas y etapas descritas son a 5 años: 2007-2012 Etapa / actividades (no necesariamente secuenciales) 1. Definir los procesos a la luz del Sistema de Calidad: Determinar para cada uno de los procesos definidos los requerimientos para el manejo de información (Entradas y salidas): Diciembre de 2007 Ésta etapa se desarrolla simultáneamente para este proyecto y el relacionado con “Implementar, certificar y sostener un Sistema de Gestión de la Calidad orientado a la efectividad y transparencia en la gestión institucional” Líder etapa: Coordinador del Grupo Gestión de la Calidad Otros actores: Oficina Asesora de Planeación, Grupo de Tecnologías de la Información, Grupo de Gestión de la Calidad, y líderes de procesos 2. Planificación del Sistema de Información: Análisis necesidades y Contratación Plan de Consultoría para el diseño y puesta en marcha Sistema de Información: Primer trimestre de 2008 Diagnóstico y diseño del sistema, formulación y aprobación del Plan de S.I. Elaboración especificaciones El Nuevo ICA - Plan Estratégico al 2012 Inés de Mosquera, Consultora 3 técnicas Convocatoria Pública S.I. HW y SW: Segundo trimestre de 2008 Líder etapa: Jefe Oficina Asesora de Planeación Otros actores: Oficina Asesora de Planeación, Grupo de Tecnologías de la Información, Grupo de Gestión de la Calidad, Grupo de Adquisición de Bienes y Servicios Administrativos y líderes de procesos 3. Contratación del Sistema de Información: Proceso Licitatorio (Convocatoria Pública, evaluación y adjudicación): Segundo semestre de 2008 Líder etapa: Jefe Oficina Asesora de Planeación Otros actores: Oficina Asesora de Planeación, Grupo de Tecnologías de la Información y Grupo de Adquisición de Bienes y Servicios Administrativos 4. Desarrollo e Implementación: Desarrollo de programas y recibo de prototipos nuevos: Primer y segundo semestre de 2009 Migración de datos, pruebas, ajustes, paralelos y recibo del Sistema de Información: Primer y segundo semestre de 2010 Puesta en producción, estabilización del sistema, implantación del sistema a nivel nacional, pruebas y puesta en producción: Primer y segundo semestre de 2011 Líder etapa: Oficina Asesora de Planeación Otros actores: Grupo de Tecnologías de la Información, líderes nacionales de procesos, Coordinadores Seccionales, Grupo de Educación y Capacitación, Oficina Asesora de Comunicaciones 5. Capacitación Capacitación técnica a Ingenieros del Grupo de Sistemas y Usuarios finales: 4 años comprendidos entre el primer semestre de 2008 y segundo semestre de 2011 Líder etapa: Grupo de Educación y Capacitación Otros actores: Grupo de Tecnologías de la Información, usuarios finales y Oficina Asesora de Comunicaciones 6. Mantenimiento y Actualizaciones Reposición y mantenimiento de equipos, periféricos, servidores, equipos de comunicación así como soporte y mantenimiento de aplicaciones: 4 años comprendidos entre el primer semestre de 2008 y segundo semestre de 2011 El Nuevo ICA - Plan Estratégico al 2012 Inés de Mosquera, Consultora 4 Líder etapa: Oficina Asesora de Planeación Otros actores: Oficina Asesora de Planeación, Grupo de Tecnologías de la Información y Grupo de Adquisición de Bienes y Servicios Administrativos 7. Formulación del Plan de Acción de Gobierno En Línea Reposición y mantenimiento de equipos, periféricos, servidores, equipos de comunicación así como soporte y mantenimiento de aplicaciones: 4 años Líder etapa: Oficina Asesora de Planeación Otros actores: Oficina Asesora de Planeación, Grupo de Tecnologías de la Información y Grupo de Adquisición de Bienes y Servicios Administrativos 8. Diseño matriz de Seguimiento Gobierno en Línea Elaborar matriz de seguimiento a las diferentes etapas de la estrategia de Gobierno en Línea. Líder etapa: Oficina Asesora de Planeación Otros actores: Oficina Asesora de Planeación, Grupo de Tecnologías de la Información y Grupo de Adquisición de Bienes y Servicios Administrativos El Nuevo ICA - Plan Estratégico al 2012 Inés de Mosquera, Consultora 5