Sistema de Información integral

Proyecto Estratégico # 8.2:
Implementar un Sistema de Información integral ajustado a las necesidades del
Instituto y sus usuarios, que permita el manejo eficiente de la información y los
procesos en la entidad
Problema que el proyecto busca resolver:
Estado deseado:
La información no responde a las necesidades de los Los usuarios tienen acceso a información de
usuarios
calidad y útil en forma oportuna
Contar con información única, oportuna,
estandarizada, confiable y de fácil acceso.
En el marco de la Estrategia Gobierno en Línea se
busca:
Mejorar la provisión de servicios a los ciudadanos
y las empresas: considera el establecimiento de
nuevas formas de relación gobierno-ciudadano que
permitan al Estado brindar sus servicios en forma
eficiente, eficaz, con calidad y con independencia
de las variables de tiempo y espacio.
Fortalecer la transparencia del Estado y la
participación ciudadana: se concentra en el
fomento y la creación de mecanismos que permitan
al ciudadano jugar un rol activo en el quehacer del
país, abriendo nuevos espacios y formas de
participación ciudadana sustentado en gran parte
por la publicidad de información.
Mejorar la eficiencia del Estado: busca la
concepción y el establecimiento de procesos al
interior de las entidades del Estado que permitan la
integración de los sistemas de los diferentes
servicios, compartir recursos y mejorar la gestión
interna en las instituciones públicas y por
consiguiente la eficiencia del Estado.
Descripción del proyecto:
Garantizar un sistema de información adaptable a los procesos institucionales y cambios tecnológicos, para atender
de manera oportuna y confiable las necesidades de información de los usuarios del Instituto y demás actores del
Sistema MSF. Incluye la implementación de la estrategia gobierno en línea de acuerdo con lo establecido en el
decreto 1151 del 14 de abril de 2008.
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Meta a 2008:
•
•
Fase de Información: Fecha de
(01/06/2008).
Fase de Interacción: Fecha de
(01/12/2008)
Indicador global del proyecto:
cumplimiento
cumplimiento
•
Avance institucional en la Fase de Información.
Avance institucional en la Fase de Interacción.
•
Avance institucional en la Fase de Transacción.
•
Aprobación de auditoría interna de calidad.
Avance institucional en la Fase de Transformación.
Avance institucional en la Fase de Democracia.
Avance general en la implementación de la Estrategia
Gobierno en Línea.
•
Meta a 2009:
Fase de transacción: Fecha de cumplimiento
(01/12/2009).
Meta a 2010:
•
•
•
Generación y difusión de información estandarizada.
Recibo Sistema de Información: (Información
normalizada, migrada, ajustada y prototipos
debidamente probados y ajustados).
Fase de Transformación: Fecha de cumplimiento
(01/06/2010).
Fase de Democracia en Línea: Fecha de cumplimiento:
(01/12/2010).
•
•
•
Meta a 2011:
•
Ofrecer información generada por los procesos
institucionales de manera integral, oportuna y confiable
mediante un sistema de información único
•
Contar
con
información
única,
estandarizada, confiable y de fácil acceso
•
Contratar Personal Calificado
•
Desplazamientos
Adecuación de Infraestructura (Redes, Equipos de
Comunicaciones y equipos de Cómputo)
Servicio de mantenimiento canales dedicados
Servicio de mantenimiento sistema de información
•
•
Número de procesos automatizados / Número de
procesos institucionales
oportuna,
Datos – Requerimientos del Proyecto - Hechos
•
•
Datos – Requerimientos
Suposiciones
del
Proyecto
-
Cómo contribuye el proyecto estratégico al logro de la Visión?
El diseño, puesta en marcha e implementación del Sistema de Información conlleva al rediseño de procesos organizacionales
que garantizan la eficiencia en los trámites internos, así como la obligada actualización y capacitación del Talento Humano,
contribuyendo de ésta manera a la consolidación y posicionamiento de la entidad como una organización líder, moderna, ágil
y eficiente, gracias al diseño de una estructura organizacional eficiente y un talento humano calificado y comprometido con el
desarrollo socioeconómico del país.
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Justificación (económica o social) del Proyecto
La implementación de éste proyecto garantiza que los usuarios tanto internos como externos de la entidad (Actores del
Sistema MSF), cuenten con un sistema de información integral que satisfaga sus necesidades de información, permitiendo
agilidad en los diversos trámites y toma de decisiones en los procesos de comercio, producción y comercialización
•
•
•
•
•
•
Principales amenazas al proyecto:
No contar con los recursos financieros y humanos necesarios
Resistencia al cambio
No hay cultura de aplicar procedimientos
Desactualización del equipo humano de Sistemas
Usuarios no calificados en el uso de tecnologías
Rezago en la definición de procesos frena la implementación del
sistema integral
•
Líder proyecto:
Mario Eduardo Vega Roa
•
Patrocinador:
Andrés Fernández Acosta
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•
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•
Vigencia del proyecto: Permanente
Equipo:
Andrés Merizalde
María Ruth Pérez Pinilla
Carlos Alberto Pinto Hurtado
Milthon
Londoño
(FondelibertadMindefensa)
José Ricardo Briceño Gómez
Fabián Arévalo Salazar
Olga Lucía Díaz Martínez
Sandra Correa
Diego Marulanda
Rodrigo Cely
Las metas y etapas descritas son a 5 años: 2007-2012
Etapa / actividades (no necesariamente secuenciales)
1. Definir los procesos a la luz del Sistema de Calidad:
Determinar para cada uno de los procesos definidos los requerimientos para el manejo de información (Entradas
y salidas): Diciembre de 2007
Ésta etapa se desarrolla simultáneamente para este proyecto y el relacionado con “Implementar, certificar y
sostener un Sistema de Gestión de la Calidad orientado a la efectividad y transparencia en la gestión
institucional”
Líder etapa: Coordinador del Grupo Gestión de la Calidad
Otros actores: Oficina Asesora de Planeación, Grupo de Tecnologías de la Información, Grupo de Gestión de la
Calidad, y líderes de procesos
2. Planificación del Sistema de Información:
Análisis necesidades y Contratación Plan de Consultoría para el diseño y puesta en marcha Sistema de
Información: Primer trimestre de 2008
Diagnóstico y diseño del sistema, formulación y aprobación del Plan de S.I. Elaboración especificaciones
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técnicas Convocatoria Pública S.I. HW y SW: Segundo trimestre de 2008
Líder etapa: Jefe Oficina Asesora de Planeación
Otros actores: Oficina Asesora de Planeación, Grupo de Tecnologías de la Información, Grupo de Gestión de la
Calidad, Grupo de Adquisición de Bienes y Servicios Administrativos y líderes de procesos
3. Contratación del Sistema de Información:
Proceso Licitatorio (Convocatoria Pública, evaluación y adjudicación): Segundo semestre de 2008
Líder etapa: Jefe Oficina Asesora de Planeación
Otros actores: Oficina Asesora de Planeación, Grupo de Tecnologías de la Información y Grupo de Adquisición
de Bienes y Servicios Administrativos
4. Desarrollo e Implementación:
Desarrollo de programas y recibo de prototipos nuevos: Primer y segundo semestre de 2009
Migración de datos, pruebas, ajustes, paralelos y recibo del Sistema de Información: Primer y segundo semestre
de 2010
Puesta en producción, estabilización del sistema, implantación del sistema a nivel nacional, pruebas y puesta en
producción: Primer y segundo semestre de 2011
Líder etapa: Oficina Asesora de Planeación
Otros actores: Grupo de Tecnologías de la Información, líderes nacionales de procesos, Coordinadores
Seccionales, Grupo de Educación y Capacitación, Oficina Asesora de Comunicaciones
5. Capacitación
Capacitación técnica a Ingenieros del Grupo de Sistemas y Usuarios finales: 4 años comprendidos entre el primer
semestre de 2008 y segundo semestre de 2011
Líder etapa: Grupo de Educación y Capacitación
Otros actores: Grupo de Tecnologías de la Información, usuarios finales y Oficina Asesora de Comunicaciones
6. Mantenimiento y Actualizaciones
Reposición y mantenimiento de equipos, periféricos, servidores, equipos de comunicación así como soporte y
mantenimiento de aplicaciones: 4 años comprendidos entre el primer semestre de 2008 y segundo semestre de
2011
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Líder etapa: Oficina Asesora de Planeación
Otros actores: Oficina Asesora de Planeación, Grupo de Tecnologías de la Información y Grupo de Adquisición
de Bienes y Servicios Administrativos
7. Formulación del Plan de Acción de Gobierno En Línea
Reposición y mantenimiento de equipos, periféricos, servidores, equipos de comunicación así como soporte y
mantenimiento de aplicaciones: 4 años
Líder etapa: Oficina Asesora de Planeación
Otros actores: Oficina Asesora de Planeación, Grupo de Tecnologías de la Información y Grupo de Adquisición
de Bienes y Servicios Administrativos
8. Diseño matriz de Seguimiento Gobierno en Línea
Elaborar matriz de seguimiento a las diferentes etapas de la estrategia de Gobierno en Línea.
Líder etapa: Oficina Asesora de Planeación
Otros actores: Oficina Asesora de Planeación, Grupo de Tecnologías de la Información y Grupo de Adquisición
de Bienes y Servicios Administrativos
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