memorando de planeación auditoría integral especial a la

CONTRALORÍA
GENERAL DEL
RISARALDA
Control Fiscal con Responsabilidad Social
MEMORANDO DE PLANEACIÓN
AUDITORÍA INTEGRAL ESPECIAL
A LA CONTRATACIÓN DE LA ESE
HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN JORGE
VIGENCIAS FISCALES 2010-2011
MUNICIPIO DE PEREIRA
JOSÉ FREDY ARISTIZÁBAL
CONTRALOR GENERAL DEL RISARALDA
PEREIRA, ABRIL DE 2011
CONTRALORÍA
GENERAL DEL
RISARALDA
Control Fiscal con Responsabilidad Social
AUDITORÍA INTEGRAL ESPECIAL
A LA CONTRATACIÓN DE LA ESE
HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN JORGE
VIGENCIAS FISCALES 2010-2011
MUNICIPIO DE PEREIRA
CONTRALOR GENERAL
DEL RISARALDA
SECRETARIA GENERAL
JOSÉ FREDY ARISTIZÁBAL
ANA LUCÍA CÓRDOBA VELÁSQUEZ
EQUIPO DE AUDITORÍA
COORDINADOR
ALEJANDRO ISSA GUTIERREZ
AUDITORES
NIDIA ESPINOSA GIRALDO
JUAN ALBERTO GRISALES ARANGO
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MEMORANDO DE PLANEACIÓN
AUDITORÍA INTEGRAL ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN
DE LA ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN JORGE
VIGENCIAS FISCALES 2010-2011
MUNICIPIO DE PEREIRA
INTRODUCCIÓN
La Administración Pública tiene por objeto la satisfacción de las necesidades
generales de la sociedad, de conformidad con los principios, finalidades y cometidos
consagrados en la Constitución Política. Resulta, por tanto, necesario que los
procesos relacionados con el desempeño de la administración pública garanticen el
adecuado y oportuno cumplimiento de su objeto, tendiente al aseguramiento de
mejores niveles de bienestar público, equidad, justicia social, sostenibilidad
ambiental y calidad de vida.
Teniendo en cuenta que los Hospitales son entidades prestadoras de servicios, cuyo
principal propósito misional es la prestación de servicios de salud en el ámbito
municipal, dando servicios especializados a diferentes grupos poblacionales, con
énfasis en la población pobre y vulnerable; dicha prestación de servicios debe
brindarse bajo criterios de calidad, cobertura y continuidad de tal forma que se logre
la plena satisfacción de los usuarios del servicio.
En el logro de este propósito, las Instituciones de Salud deben construir un
adecuado sistema administrativo, comercial, financiero, tecnológico y de prestación
del servicio así como de control y calidad que les permita una óptima y transparente
utilización de los recursos así como una atención al usuario caracterizada por la
oportunidad, eficacia y eficiencia. En este orden de ideas, la Contraloría General del
Risaralda, en cumplimiento del Plan General de Auditoría para la actual vigencia,
practicará Auditoría Integral Especial a la contratación realizada en las vigencias
2010 y 2011 del Hospital Universitario San Jorge del Municipio de Pereira. La
auditoría se realizará, de acuerdo a los criterios y metodologías determinadas en la
Guía de Auditoría 4.0 adoptada por este Organismo de Control Fiscal, a objeto de
ejercer control y vigilancia a la gestión institucional, encaminada a determinar el nivel
de cumplimiento de las responsabilidades delegadas por la Constitución y la Ley.
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1. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA Y ALCANCE
Las Empresas Sociales del Estado, en materia contractual, se regirán por el derecho
privado, es decir, se regirán por los lineamientos establecidos en el manual de
contratación de la entidad.
1.1 OBJETIVO GENERAL
Ejercer vigilancia sobre la gestión y los resultados institucionales de la ESE Hospital
Universitario San Jorge, relacionada con el proceso contractual y el acatamiento de
la normatividad que la rige en dicha materia, con el fin de conceptuar sobre el
cumplimiento en lo referente principalmente al objeto contractual y manejo de los
recursos.
1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Establecer si el objeto a contratar está acorde con las políticas, planes y
programas que permitan cumplir los fines institucionales de la entidad.
 Verificar y analizar si la gestión efectuada por la administración se realizó
conforme a los principios de transparencia, economía y responsabilidad que
condujeron al deber de selección objetiva.
 Verificar y analizar si la entidad dio cumplimiento a las obligaciones que le
competen en virtud de la aplicación de la normatividad del Sistema de
Información para la Vigilancia de la contratación Estatal SICE.
 Establecer si las partes involucradas en el proceso contractual actuaron con la
debida gestión, permitiendo el cabal cumplimiento de las cláusulas pactadas y
las disposiciones legales que la reglamentan.
 Verificar si los pagos efectuados obedecieron a lo pactado y aseguraron que
el objeto contractual y el plazo cumplieron los fines o propósitos que dieron
origen a su contratación.
 Analizar si los responsables de la ejecución contractual, adoptaron las
medidas pertinentes para ejercer control oportuno sobre el desarrollo del
proceso contractual.
 Establecer si los saldos por pagar registrados en el Sistema Integrado de
Información Financiera, corresponden a las obligaciones contractuales
pactadas y pendientes de pago.
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 Establecer si el objeto contratado alcanzó los fines previstos para satisfacer
las necesidades de la administración.
 Comprobar si la terminación y liquidación del contrato se realizó dentro de los
términos pactados.
1.3 ALCANCE
Teniendo en cuenta que la ESE Hospital Universitario San Jorge realizó durante la
vigencia 2010, un total de 321 contratos por valor de $53’910.856.824, y deben
incorporarse al proceso auditor 10 contratos de la vigencia 2011, como producto de
queja instaurada en esta departamental, además de establecerse que el tiempo y
recursos humanos para adelantar el proceso de revisión contractual no es suficiente
para ejecutar una auditoría amplia en cobertura, se ha determinado destinar los
recursos existentes para cumplir no solo con la resolución oportuna de la queja, sino
también para lograr un examen eficiente que demuestre la trasparencia y eficacia del
proceso contractual en la entidad hospitalaria.
Frente a lo anterior, se tendrán en cuenta las etapas (precontractual, contractual y
postcontractual) involucradas en el proceso, pero con énfasis principalmente en la
efectiva ejecución del objeto contractual en los términos previstos y en que los
desembolsos realizados estén acordes con lo inicialmente pactado.
MARCO NORMATIVO

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



Constitución Nacional, artículos 48,49.
Decreto 2474 de 2008.
Ley 100 de 1993, artículo 195 numeral 6 y sus reglamentarios.
Manual de Contratación de la entidad.
Manual de Interventoría.
Ley 1150 de 2007, artículo 13
Ley 489 de 1998, artículo 83.
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2. PLAN DE TRABAJO O ESTRATEGIA DE AUDITORIA
LÍNEA DE AUDITORIA
Evaluar el proceso de contratación
A través de una muestra estadística se evaluará el proceso contractual con el fin de
determinar el grado de conveniencia, oportunidad, legalidad y necesidad, así como
la aplicación de los recursos que permitan determinar la eficiencia y economía en
provecho de los intereses institucionales.
2.1 PROGRAMAS DE AUDITORÍA
CRITERIOS

En materia contractual, las Empresas Sociales de Salud se someterán o regirán
por el derecho privado, pero podrán discrecionalmente utilizar las cláusulas
exorbitantes previstas en el estatuto general de contratación de la administración
pública. (Numeral 6 articulo 195 de la Ley 100 de 1993).

No podrá contratar con ninguna entidad estatal quien aparezca como deudor en
mora en las bases de datos de la DIAN y en aquellas bases de datos que las
entidades territoriales establezcan a través de sus organizaciones gremiales.

Las cuentas o pagos deben corresponder a los términos establecidos en las
obligaciones contractuales pactadas. (Plazos contractuales y cronogramas de
actividades)

El contratista y el contratante deben cumplir con los requisitos exigidos para
efecto de los pagos correspondientes (actas, informes de interventoría,
certificaciones, entre otras).

Las cuentas canceladas o pagos efectuados deben afectar el correspondiente
registro presupuestal y el rubro respectivo que ampara la obligación contractual.

Las cuentas canceladas o pagos deben estar soportados conforme a los
procedimientos establecidos por la administración para tal efecto y a la
naturaleza de los contratos.
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
El contratista debe informar a los diferentes responsables de la ejecución
contractual oportunamente, las dificultades o imprevistos para el debido
cumplimiento del contrato.

La entidad contratante debe adoptar oportunamente las medidas correctivas que
permitan garantizar la normal ejecución del contrato.
PROCEDIMIENTOS:
Etapa Preparatoria y/o Precontractual
 Verifique que el procedimiento utilizado para la celebración del contrato, se ajusta
al procedimiento establecido en el manual de la entidad.
 Constate la existencia de análisis de conveniencia, estudios de pre-factibilidad o
factibilidad.
 Verifique si existe justificación del proceso de selección con fundamentos
jurídicos.
 Confirme la existencia del certificado de conveniencia y oportunidad.
 Evidencie la elaboración de los pliegos de condiciones o términos de referencia.
 Compruebe si previo a la contratación, se elaboraron los certificados de
disponibilidad correspondientes.
 Verificar si la entidad realizó las correspondientes consultas de los CUBS para
identificar los bienes y servicios, oferentes y precios en la página del SICE.
Etapa Contractual
 Constate el número del contrato, objeto, fecha de iniciación y terminación,
constitución y aprobación de la garantía única contractual, la existencia del
registro presupuestal, requisitos necesarios para iniciar su ejecución.
 Verifique que previa a la ejecución del contrato se haya aprobado la garantía y
existan las disponibilidades presupuestales correspondientes. Salvo que se trate
de la contratación con recursos de vigencias fiscales futuras de conformidad con
lo previsto en la Ley orgánica de presupuesto.
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 A través del Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF – o de la
información obtenida directamente de las entidades, verifique que las cuentas
correspondientes a los pagos originados por los contratos, correspondan a la
forma y plazo contenidos en sus cláusulas y establezca si estos aseguran el
cumplimiento del objeto contratado.
 Determine mediante cotejo, entre lo pactado en el contrato y la entrega de
anticipos o pagos anticipados dependiendo de lo pactado, si éstos han sido
cancelados en el porcentaje establecido en el contrato y para el caso del primero,
si se ha amortizado de acuerdo con los avances parciales de obra, bienes o
servicios prestados. Igualmente constate que no excedan el cincuenta por ciento
(50%) del valor del contrato.
 Mediante inspección física, verifique si las cantidades y calidad de los bienes y
servicios previstos, están acordes con las normas técnicas y si se ajustan a las
pactadas.
 Verifique en los comprobantes de pago, si éstos obedecen a los valores
estipulados en el contrato, en caso contrario establezca las razones de las
diferencias.
 Analice en los pagos o cuentas canceladas por mayor valor, las razones que le
dieron lugar y verifique los mecanismos adoptados por la entidad para asegurar
los correspondientes ajustes en los pagos posteriores.
 Verifique si se dio cumplimiento al contrato o, por el contrario, hubo alguna
circunstancia que afectara su ejecución y haya sido necesario utilizar las
cláusulas excepcionales o poderes exorbitantes que la Ley ha dado a la
administración contratante para interpretar, modificar y/o terminar unilateralmente
el contrato.
 Establezca, mediante prueba documental si se han presentado modificaciones,
adiciones o prórrogas en el desarrollo del proceso contractual; en tal caso,
compruebe que estén debidamente justificadas y motivadas y que tales adiciones
si son en valor, no superen el cincuenta por ciento (50%) del valor inicialmente
pactado en el contrato. Igualmente si la entidad pactó entrega de anticipos o
pago anticipado, verifique que no exceda del cincuenta por ciento del valor del
contrato.
 Mediante inspección y análisis de los registros presupuestales establezca, si las
actuaciones indicadas anteriormente, están soportadas por la disponibilidad
presupuestal respectiva (adiciones en valor) y si se ha dado la ampliación de la
cobertura de la garantía única de cumplimiento
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 Verifique que durante la ejecución del contrato se hayan observado las
condiciones técnicas, económicas y financieras, teniendo en cuenta los
mecanismos de ajuste y revisión de precios por parte de la entidad estatal.
 Verifique si la entidad expidió al proveedor un certificado de recibido de
conformidad respecto de los bienes y servicios que recibió.
 Verifique que el contrato se haya realizado en las fechas estipuladas en las
cláusulas contractuales, previo cumplimiento de lo dispuesto por Ley.
 Verifique que el jefe o representante legal de la entidad en virtud de la delegación
cumpla con su deber de selección y vigilancia de la actividad contractual.
 Cuando haya lugar a cesión del contrato, ésta debe estar debidamente
autorizada por escrito por la entidad contratante. Cabe la observación que la
cesión no modifica el contrato estatal, ni la naturaleza del mismo.
 Verificar la existencia de asignación de Interventoría.
 Revisar que el contratista haya cumplido con los pagos a la seguridad social.
 Comprobar la existencia de actas de avance e interventoría.
Etapa Postcontractual
 Determine mediante el análisis de actas de interventoría o supervisión, informes
y certificaciones, la oportunidad en la ejecución y terminación del contrato.
 Verifique que se hayan adelantado las revisiones periódicas de las obras
ejecutadas, servicios prestados o bienes suministrados, para evaluar el
cumplimiento de las condiciones de calidad ofrecidas por los contratistas, y que
se hayan iniciado las acciones de responsabilidad contra éstos y sus garantes
cuando dichas condiciones no se cumplan.
 Verifique que las revisiones periódicas se hayan realizado por lo menos una vez
cada seis (6) meses durante el término de vigencia de las garantías.
 Establezca si hubo ajustes y revisión de precios, determine su razonabilidad y las
causas internas y externas que los ocasionaron y sus efectos.
 Establezca a través del análisis de actas si la terminación o liquidación del
contrato se dio de manera normal o anormal. Sí la terminación fue anormal
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analice y compruebe los motivos que la originaron y establezca los mecanismos
adoptados por la entidad para la aplicación de las sanciones pecuniarias y
garantías o indemnizaciones a que haya lugar.
 Verifique que se haya respetado a los contratistas el derecho de presentación de
salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo.
 Verifique, en caso de liquidación unilateral, si se agotó por parte de la Entidad la
posibilidad de hacerlo por mutuo acuerdo y las razones que llevaron a tomar esta
decisión y si el acto administrativo adoptado por la administración está
debidamente motivado y cumple el lleno de los requisitos legales.
 A través de entrevistas a los usuarios, en los cuales recayó el beneficio del objeto
contratado, verifique la satisfacción de éstos.
 Verificar que una vez culminado el proceso contractual, se halla elaborado el acta
final y de liquidación dentro de los términos previstos.
3. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA LAS FASES DE EJECUCIÓN E
INFORME
El Cronograma de Actividades o Plan de Trabajo para las fases de Ejecución e
Informe se presenta anexo y hace parte de este Memorando de Planeación.
4. REQUERIMIENTOS Y LIMITACIONES
La etapa precontractual no será evaluada en el cumplimiento de todos sus
requisitos puesto que el equipo auditor no dispone del apoyo de un profesional
en derecho. Así mismo, el tiempo asignado y el recurso humano disponible, son
limitantes para no tener una cobertura más amplia en la muestra determinada.
5. DETERMINACIÓN DEL TAMAÑO DE LA MUESTRA
El Equipo Auditor deberá tener presentes los siguientes criterios generales para
la selección de los actos contractuales:
 Teniendo en cuenta que nuestra entidad es un organismo técnico, el tamaño
de la muestra se determinará mediante fórmula estadística, la cual contiene
un nivel de confianza, un margen de error y probabilidad de ocurrencia.
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 Valor del Contrato: Se revisarán todos aquéllos contratos cuya cuantía sea
igual o superior a $167.946.594, hasta completar el total de la muestra
determinada para la vigencia 2010.
 Para la vigencia 2011, se procederá a revisar los contratos aportados por el
ciudadano que instauró la respectiva queja.
Determinación de la muestra:
El universo (N) de la contratación celebrada en la vigencia 2010 (según rendición
mensual realizada a través del SIA), ascendió a 321 contratos, a los cuales se les
aplica la siguiente fórmula estadística para determinar el tamaño de la muestra:
N x Z2 x p x q
n =
d2 x (N-1) + ( Z2 x p x q)
Donde:
N= Total de la población o universo
Z2 = Nivel de confianza
p= probabilidad u ocurrencia
q= (1-p), no ocurrencia
d= margen de error
n= tamaño de la muestra
Se estableció un nivel de confianza (Z) a priori del 98% cuyos valores
corresponden a 2.326. La probabilidad (P) se estableció en 0,5 con un margen de
error (d) de 0,177.
321 x (2,326)2 x 0,5 x 0,5
n =
(0,1772 x (321-1)) + ((2,326)2 x 0,5 x 0,5))
434,17
n = 11,38 = 38
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7. ADMINISTRACIÓN
La Auditoría ha sido encomendada a los funcionarios Nidia Espinosa Giraldo
(Técnico Operativo) y Juan Alberto Grisales Arango (Profesional Universitario),
bajo la coordinación de Alejandro Issa Gutiérrez (Profesional Universitario 21911).
NIDIA ESPINOSA GIRALDO
Técnico Operativo
JUAN ALBERTO GRISALES A
Profesional Universitario