Manual del Usuario Proveedores Proyecto KPI (Key Performance Indicators) Manual del Usuario Proveedores Misión La función de EAN Argentina – CODIGO no está restringida a la sola tarea de asignar códigos a los productos comerciales. La misión encomendada por EAN International a nuestra Organización es la de trabajar día a día en la búsqueda de soluciones globales, promoviendo el uso de herramientas seguras basadas en estándares abiertos, que ayuden a optimizar los procesos involucrados en la administración de la cadena de abastecimiento de diferentes sectores de la industria y el comercio. Ese es nuestro compromiso. 5 Comisión Directiva La Asamblea General Ordinaria de EAN Argentina - CODIGO celebrada el día 24 de abril de 2003 ha elegido a los siguientes representantes para que conformen la Comisión Directiva de la Asociación, en vigencia por los próximos dos años: ING. FEDERICO BRAUN: Presidente ALEJANDRO DONZELLI: Vocal Suplente S.A. IMP. Y EXP. DE LA PATAGONIA CIA. GILLETTE ARGENTINA S.A. HECTOR BONAVITA: Vicepresidente NEIRO PEITIADO: Vocal Suplente PROCTER & GAMBLE DE ARGENTINA FORMATOS EFICIENTES FERNANDO DISTEFANO: Secretario RUBEN CALONICO: Vocal Suplente TOLEDO HNOS. S.A. KRAFT FOODS ARGENTINA S.A. LEONARDO HIRCHSBRAND: Tesorero IGNACIO AMODEI: Revisor de Cuentas REFINERIAS DE MAIZ S.A.C.I.F. JOHNSON & JOHNSON DE ARGENTINA S.A. JORGE TESTA: Vocal Titular ALEJANDRO JUSTINIANO: Revisor de Cuentas TOMAS DE LEON S.A. MARCELO SRBOVIC: Vocal Titular UNILEVER DE ARGENTINA S.A. CARLOS VALENTINI: Vocal Titular COOP. OBRERA DE BAHIA BLANCA LTDA. ALFREDO COTO: Vocal Titular COTO C.I.C.S.A. JUAN DE LAURENTIS: Vocal Titular CENCOSUD S.A. PABLO DEVOTO: Vocal Suplente NESTLE ARGENTINA S.A. SANTIAGO PAIRONE: Vocal Suplente ARCOR S.A. 6 INSTITUTO ARGENTINO DEL ENVASE FERNANDO VAZQUEZ: Revisor de Cuentas Suplente MOLINOS RIO DE LA PLATA S.A. NESTOR SIBAJA: Miembro Honorario CCR ADRIAN RIO: Miembro Honorario AC NIELSEN DE ARGENTINA DANTE LOPEZ: Miembro Honorario CORMORAN S.A. ENRIQUE VITALE: Gerente General EAN ARGENTINA - CODIGO Introducción • Este documento constituye la Guía del Usuario del software “Benchmarking – Indicadores Logísticos” ubicado en la página de internet de EAN Argentina – CODIGO (www.codigo.org.ar) • Por este medio se comunicarán los pasos a seguir para dar de alta una cuenta en el software, cargar los datos en la aplicación y obtener los resultados de los indicadores. • Ante cualquier consulta comunicarse con EAN Argentina – CODIGO: Moira Trigubo [email protected] 4510 – 1700 (int 753) Lucila Ballester [email protected] 4510 – 1700 (int 797) Cecilia Castro [email protected] 4510 – 1700 (int 789) 7 Indice Capítulo I Medir: Requisito para mejorar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 a) Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 ¿Qué es medir? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10 ¿Por qué y para qué medir? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 ¿Cuál es el objetivo de esta cartilla? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 b) Conceptos Básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 ¿Qué es la cultura de la medición? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10 ¿Por qué contar con cultura de medición? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 ¿Qué se debe medir? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 ¿Qué son los indicadores? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 ¿Qué son Indicadores Logísticos? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11 ¿Cuál es su objetivo? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11 ¿Cómo debe iniciarse un proceso de medición? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11 Factores claves de éxito de un proceso de cultura de medición . . . . . . . . . . . . . . . 11 ¿Qué es Benchmarking? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 ¿Por qué trabajar en Benchmarking? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 ¿Por qué Benchmarking en Logística? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Capítulo II Indicadores Logísticos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1. Pedidos Entregados Completos . . . . . . . . . . . . . 1.1 Nivel De Servicio Del Proveedor . . . . . . . . . . 1.2 Nivel De Servicio Del Cliente . . . . . . . . . . . . 1.2.1 Cliente Interno-Entregas Completas . . . . 1.2.2 Proveedor-Pedidos Recibidos Completos . . . . . . . . . . . . 2. Pedidos Entregados a Tiempo . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1 Pedidos Entregados a Tiempo del Proveedor . . . 2.2 Pedidos Entregados a Tiempo del Cliente . . . . . 2.2.1 Cliente Interno-Pedidos Entregdos a Tiempo 2.2.2 Proveedor-Pedidos Recibidos a Tiempo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 14 14 14 14 14 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 3. Días de Inventario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17 3.1 Días de Inventario del Proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 3.1.1 Materiales y Empaque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17 3.1.2 Producto Terminado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 3.2 Días de Inventario del Cliente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 3.2.1 Centro de Distribución del Cliente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17 3.2.2 Sucursal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 4. Ciclo de la Orden de Compra . . . . . . . . . . . . . . 4.1 Lead Time Fabricante . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2 Lead Time Cliente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2.1 Cliente Interno-Ciclo del Pedido Interno . 4.2.2 Proveedor-Ciclo de la Orden de Compra 8 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19 5. Documentación Sin Problemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 5.1 Servicio del Proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 5.2 Servicio del Cliente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 6. Faltantes de Mercadería . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22 6.1 Fuera de Stock del Proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 6.2 Fuera de Stock del Cliente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 6.2.1 Del Centro de Distribución . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22 6.2.2 De la Sucursal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22 Capítulo III Manual del Usuario Proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23 1. Documento de Compromiso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23 2. Alta de cuenta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23 3. Acceso en la web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24 a) Validación de usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24 b) Pantalla principal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25 c) Menú principal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 3.1 Generales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 3.1.1 Subir Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 3.1.1.1 Instrucciones de Uso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 3.2 Indicadores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 3.2.1 Pantalla de ingreso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 3.2.2 Carga de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32 3.2.2.1 Pedidos Entregados Completos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 3.2.2.2 Pedidos Entregados a Tiempo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 3.2.2.3 Días de Inventario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34 3.2.2.4 Ciclo de la Orden de Compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 3.2.2.5 Documentación Sin Problemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 3.2.2.6 Faltantes de Mercadería . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 3.3 Reportes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37 3.3.1 Indicadores Propios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37 Ejemplos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Resultados en formato Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Resultados en forma gráfica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43 3.3.2 Comparar Indicadores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44 Ejemplo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 3.3.3 Empresas por Rubro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Ejemplo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 3.3.4 Empresas por Rango de Facturación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48 Ejemplo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 3.3.5 Totales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Ejemplo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 3.4 Salir de la aplicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51 9 I. Medir: Requisito para mejorar a) Introducción ¿Conoce usted cuántas facturas son generadas con problemas en su compañía anualmente, y cuánto dinero le están representando? ¿Sabe usted cuántos pedidos completos, a tiempo y sin problemas en la documentación entrega su empresa? Si usted no conoce como se comportan estos indicadores en el interior de su empresa y respondió negativamente a la mayoría de las preguntas formuladas anteriormente, preocúpese, necesita emprender estrategias encaminadas a conocer profundamente las operaciones y los resultados que está obteniendo su organización. ¿Cómo obtener esta información? MEDIR ES LA RESPUESTA! De igual modo esta cartilla busca que la empresa desarrolle una cultura de medición que le permita participar en ejercicios de comparación con otras organizaciones, al contar con un proceso de medición diseñado bajo parámetros estándares y un sistema de información que genere datos reales y oportunos. b) Conceptos Básicos ¿Qué es la cultura de la medición? Es la actividad que permite calcular, evaluar, comparar y establecer un punto de partida, de llegada o parámetro sobre cualquier aspecto. Es una estrategia que busca desarrollar en la organización la habilidad de evaluar las diferentes áreas de gestión, con el objetivo de conocer los puntos críticos de desempeño y generar planes de trabajo sobre las debilidades, oportunidades, amenazas y fortalezas. ¿Por qué y para qué medir? ¿Por qué contar con cultura de medición? “LO QUE NO SE MIDE, NO SE ADMINISTRA”. Al medir es posible identificar puntos deficientes, tomar decisiones sobre las prioridades de trabajo y valorar los resultados de las estrategias que ya se han implementado. Adicionalmente si se comparan estas mediciones con las de otros, es posible establecer un paralelo en cuanto a gestión, resultados y niveles de desarrollo, logrando conocer con mayor exactitud las fortalezas y debilidades frente a la industria. En una empresa la cultura de medición permite tener control y entendimiento profundo de cada proceso, producto o servicio, y su contribución a los objetivos de la organización, de esta forma, facilita a la gerencia tomar decisiones más acertadas y precisas. Un proceso continuo de medición permite a las compañías de forma adecuada identificar debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas e implementar estrategias y correctivos que permitan aprovechar al máximo las ventajas competitivas y superar los problemas sin generar mayores contratiempos a la compañía. ¿Qué es medir? ¿Cuál es el objetivo de esta cartilla? El objetivo de esta cartilla es guiar a cualquier persona, equipo u organización en el desarrollo de un sistema de medición para su proceso logístico basado en indicadores de gestión. 10 Para lograr lo anterior aquí encontrará los conceptos básicos de medición, al igual que la descripción de cada indicador con su nombre, definición, forma de cálculo y un ejemplo de aplicación. ¿Qué se debe medir? Se miden aquellos aspectos que permiten valorar qué tan bien se están haciendo las cosas, y qué tan eficiente es la utilización de los recursos para poder hacerlas; así como el resultado de las estrategias y cambios adoptados en cualquier gestión. ¿Qué son los indicadores? Son relaciones de datos numéricos que hacen posible evaluar el desempeño y los resultados en cada componente de gestión clave para la organización. Permiten determinar qué tan cerca se está del cumplimiento de las metas y objetivos trazados. Los indicadores pueden estar expresados en unidades de medida como horas, días, o como un porcentaje. Es indispensable que toda empresa desarrolle habilidades alrededor del manejo de los indicadores con el fin de poder utilizar la información que generan de forma oportuna. ¿Qué son Indicadores Logísticos? Son aquellos indicadores cuantitativos aplicados a la gestión del abastecimiento, incluyendo los procesos de recepción, almacenamiento, inventarios, despacho, distribución, entregas, facturación y los flujos de información entre los socios del negocio. ¿Cuál es su objetivo? Los indicadores logísticos buscan evaluar la eficiencia y eficacia de la gestión logística de la organización, así como la utilización de la tecnología y el manejo de la información, con el ánimo de lograr un control permanente sobre las operaciones, tener un seguimiento del cumplimiento de metas y objetivos y contar con retroalimentación que facilite el mejoramiento general de la cadena de abastecimiento. ¿Cómo debe iniciarse un proceso de medición? 1. Conocer la misión, la visión y los factores críticos de éxito del negocio; así como lo que debe aportar cada área funcional, proceso, pro- yecto o equipo de trabajo a su cumplimiento. 2. Identificar los procesos críticos que al ser mejorados aportan un excelente valor agregado para la empresa y/o los procesos que se deben controlar o evaluar por ser de gran importancia e impacto para la organización. 3. Definir los indicadores que se van a utilizar, de acuerdo con los aspectos que se desean controlar, teniendo en cuenta aquellos que tengan una amplia utilización en el mercado. 4. Establecer los datos necesarios para calcular los indicadores, manteniendo sistemas de medición estándar utilizados por diversos sectores. 5. Determinar el origen de los datos. Si actualmente se cuenta con ellos, establecer la fuente de esta información; de lo contrario, desarrollar mecanismos para que el sistema de información los genere de forma automática. 6. Establecer un cronograma de medición y un responsable para controlar el proceso. Factores claves de éxito de un proceso de cultura de medición Para que un proceso de cultura de medición tenga éxito y produzca resultados al interior de la organización se debe contar con un conjunto de condiciones: • Las políticas, procedimientos y sistemas de medición deben ser estándares a través de la organización y, en lo posible, hacia afuera. • Todo indicador debe ser comparable con los objetivos y metas para establecer niveles de cumplimiento. • El desempeño establecido a través del proceso de medición debe relacionarse con el sistema de evaluación y compensación. • La información obtenida debe ser utilizada para el análisis y generación de planes y acciones. Los funcionarios deben reconocer en el sistema una herramienta de autocontrol y soporte al proceso de toma de decisiones. • Los indicadores utilizados deben ser sencillos y 11 fáciles de entender. • La información generada debe ser útil, oportuna, exacta y no más de la necesaria. ¿Qué es Benchmarking? Benchmarking es el proceso continuo de medición de los indicadores de procesos, productos y servicios frente a los de los competidores o a los de aquellas compañías reconocidas como líderes, permitiendo identificar y adoptar prácticas exitosas. ¿Por qué trabajar en Benchmarking? • Comparar los resultados de la gestión con otras organizaciones. • Realizar un seguimiento a las mejores prácticas y al desarrollo logístico de la industria. • Lograr mayor satisfacción de las necesidades de los clientes, al trabajar en los factores que afectan directamente la calidad del servicio ofrecido. • Obtener una medida real de la productividad, al conocer la relación existente entre la manera en que se esté operando, los costos, el tiempo consumido en los procesos y el servicio percibido por el cliente. • Fijar objetivos y metas de acuerdo con variables medibles y definitivas, acordes con la misión y visión de la organización. • Planear estratégicamente, basándose en información real de la empresa y del mercado. • Definir alianzas estratégicas que permitan el desarrollo y optimización de los procesos compartidos. • Gestionar la recompensa al personal, teniendo en cuenta la calidad de su desempeño. 12 ¿Por qué Benchmarking en Logística? En los procesos logísticos se encuentra concentrada, en gran parte, la respuesta a los objetivos exigentes de satisfacción de los clientes y de la cadena de abastecimiento la reducción de niveles de inventario y de costos operativos, los cuales son ingredientes críticos del mercado competitivo actual. Por lo anterior es indispensable medir y analizar permanentemente los indicadores logísticos con el objeto de emprender las acciones necesarias para mantener la participación de mercado deseada. II. Indicadores Logísticos 1. Pedidos Entregados Completos 2. Pedidos Entregados a Tiempo 3. Días de Inventario 4. Ciclo de la Orden de Compra 5. Documentación Sin Problemas 6. Faltantes de Mercadería Antes de presentar la descripción de cada indicador, es importante hacer una aclaración sobre la expresión “Período X”, la cual es utilizada en varios de los indicadores. El “Período X” hace referencia al período de tiempo sobre el cual se lleva a cabo la medición. Para un estudio de Benchmarking se recomienda, en lo posible, trabajar con períodos de tiempo largos, que contengan picos y bajas en la demanda debidas a eventos y comportamientos propios de algunos meses del año. EAN Argentina – CODIGO, utilizará un período de 1 mes. 13 1. Pedidos Entregados Completos Corresponde al porcentaje de los pedidos efectivamente entregados/recibidos completos sobre el total de líneas y cajas efectivamente solicitadas en el período establecido. # DE LINEAS y CAJAS ENTREGADAS / RECIBIDAS COMPLETAS en el período X # TOTAL DE LINEAS y CAJAS SOLICITADAS en el período X Este indicador se medirá en líneas y cajas. Teniendo en cuenta que es de uso habitual realizar entregas parciales de un pedido, para el cálculo de este indicador, solamente se tomará en cuenta la primer entrega correspondiente a cada pedido, pero debe aclararse que si esa primer entrega se realiza de forma separada en entregas parciales durante el mismo día, será considerada como primer entrega, independientemente si ese primer día de entrega coincide o no con la fecha de entrega originalmente estipulada en la orden de compra. tal de la mercadería y la causa de rechazo haya sido del supermercado por problemas logísticos (ej. espacio físico), igualmente significa una pérdida para el proveedor. *Si el proveedor realiza la entrega del pedido, posterior a la fecha de entrega, pero completo, dentro de este indicador, se considera un 100% de efectividad, porque este indicador hace referencia a cuán completo se entregan los pedidos, y no mide si estos fueron, o no, entregados en el tiempo pactado. 1.1 Nivel De Servicio Del Proveedor 1.2 Nivel De Servicio Del Cliente Mide la entrega de pedidos completos, (en líneas y cajas), por parte del proveedor, a sus clientes. Mide (en líneas y cajas) la recepción de mercadería entregada por el proveedor, en el Centro de Distribución o en la boca, y la entrega de mercadería del Centro de Distribución a las sucursales. Aclaraciones: 1.2.1 Cliente Interno-Entregas Completas *Puede suceder que cuando el proveedor se presenta a entregar la mercadería solicitada, el supermercado rechace una cierta cantidad, ¿Cómo se mide en esta ocasión? Independientemente de la causa, se considera como Pedido no Entregado Completo. Aunque el proveedor se haya presentado con el to- 14 Mide los pedidos entregados completos por el Centro de Distribución a las sucursales. 1.2.2 Proveedor-Pedidos Recibidos Completos Mide los pedidos recibidos completos de sus proveedores. Ejemplo Pedidos Entregados Completos en Líneas: La compañía proveedora Y, recibió 5 pedidos durante el período pasado. A continuación se presenta para cada número de pedidos el número de líneas solicitadas, y el número de líneas entregadas completas. N° de Pedido 1 2 3 4 5 Totales #Líneas Solicitadas 8 6 4 5 10 33 #Líneas Entregadas Completas 4 5 4 2 9 24 La compañía Y tuvo un total de 33 líneas solicitadas para el período estudiado, de las cuales entregó 24 completas. • % de Pedidos Entregados Completos en Líneas = 24 = 73% 33 Ejemplo Pedidos Entregados Completos en Cajas: La compañía proveedora Y, recibió el período anterior 5 pedidos, cada uno de ellos con la siguiente cantidad de cajas: N° de Pedido #Cajas Solicitadas #Cajas Entregadas Completas 1 2 3 4 5 Totales 1.000 2.000 1.500 2.200 1.000 7.700 990 2.000 1.400 2.100 990 7.480 La compañía Y recibió pedidos por un total de 7.700 cajas. Las cajas entregadas en respuesta a estos pedidos fueron 7.480. • % de Pedidos Entregados Completos en Cajas = 7.480 = 97% 7.700 15 2. Pedidos Entregados a Tiempo Corresponde al nivel de cumplimiento del proveedor/centro de distribución, para la entrega/recepción de los pedidos en la fecha o período de tiempo pactado con el cliente o la sucursal. # DE PEDIDOS ENTREGADOS / RECIBIDOS A TIEMPO en el período X # TOTAL DE PEDIDOS SOLICITADOS en el período X 2.1 Pedidos Entregados a Tiempo del Proveedor Ejemplo Pedidos Entregados a Tiempo: Mide la entrega de pedidos entregados a tiempo, por parte del proveedor, a sus clientes. La compañía proveedora Y, recibió durante el período anterior, un total de 150.000 órdenes de compra. De ese total de pedidos, llegaron a las instalaciones de sus clientes, en el período acordado o en las fechas y turno establecido, 115.500 pedidos. 2.2 Pedidos Entregados a Tiempo del Cliente Mide la recepción a tiempo de los pedidos entregados por el proveedor en el centro de distribución o en la sucursal, y la entrega de los pedidos del centro de distribución a las sucursales. • % Entregas a Tiempo = 115.500 = 77% 150.000 El nivel de cumplimento en Pedidos Entregados a Tiempo es del 77% 2.2.1 Cliente Interno-Pedidos Entregados a Tiempo Aclaración: Corresponde a los pedidos entregados por el centro de distribución a la sucursal en la fecha / turno establecida. 2.2.2 Proveedor-Pedidos Recibidos a Tiempo Mide los pedidos recibidos a tiempo de sus proveedores. 16 *Un pedido se considera entregado a tiempo, cuando la mercadería es entregada / recibida en la fecha y horario pactado entre el proveedor y el cliente. Si la misma es entregada antes o después del momento pactado, se considera como un pedido no entregado a tiempo. 3. Días de Inventario Es la relación existente, expresada en días, entre el costo del inventario y el costo total de la mercadería vendida en un período dado. COSTO DEL INVENTARIO en el período X * DIAS DEL PERIODO COSTO TOTAL DE LA MERCADERIA VENDIDA en el período X Esta medición se realiza en días y se debe efectuar por separado para cada categoría de producto. 3.1 Días de Inventario del Proveedor 3.2 Días de Inventario del Cliente 3.1.1 Materiales y Empaque 3.2.1 Centro de Distribución del Cliente Es el costo del inventario de materiales y empaque, dividido el costo de venta total de la mercadería vendida, por los días del período a medir. Es el costo del inventario que posee el centro de distribución del cliente, dividido el costo total de la mercadería transferida a las sucursales, por los días del período a medir. 3.1.2 Producto Terminado 3.2.2 Sucursal Es el costo del inventario del producto terminado, dividido el costo de venta total de la mercadería vendida, por los días del período a medir. El Costo de la Mercadería Vendida, corresponde al Costo del Producto Terminado, para los de fabricación nacional, o el Costo del Producto Nacionalizado en el caso de los importados. En ningún caso incluye el costo de traslado desde la planta productora o desde la aduana al centro de distribución del proveedor si existiese dicho traslado, ni los márgenes de utilidad, impuestos y fletes hacia el cliente. Es el costo del inventario que posee la sucursal, dividido el costo total de la mercadería vendida, por los días del período a medir. El Costo Total de la Mercadería Transferida a las Sucursales y el Costo Total de la Mercadería Vendida, corresponden al Precio de Reposición de la Mercadería, donde el mismo no incluye los márgenes de utilidad, impuestos y bonificaciones. 17 Ejemplo Días de Inventario: Durante el período anterior, la compañía Y registró un costo total de mercaderías vendidas del orden de $1.500 millones de su categoría principal de producto. Al final de cada mes se presentaron los siguientes costos de inventario: Costo de Inventario Enero 31 Febrero 28 Marzo 31 Costo Promedio del Inventario $100.000.000 $150.000.000 $125.000.000 $125.000.000 • Días de Inventario = 125.000.000 *90 = 7.5 días 1.500.000.000 Es decir la compañía Y mantiene 7.5 días de inventario. 18 4. Ciclo de la Orden de Compra Corresponde al promedio de horas que transcurre entre la generación de la orden de compra y la recepción física de la mercadería. Mide la longitud en tiempo de la cadena de abastecimiento, teniendo en cuenta los acuerdos establecidos entre cliente y proveedor. Se mide en horas y no se hace ningún tipo de consideración especial en el tratamiento de los días sábados o domingos. momento en que la sucursal realiza el pedido y el momento en que ésta recibe físicamente la mercadería desde el centro de distribución. La medición se realizará en base a la primer entrega. Este indicador no pretende medir cuán completo o no se entrega el pedido, ni si el mismo, se ha hecho de acuerdo a las fechas pactadas, simplemente pretende indicar el tiempo transcurrido entre la generación del pedido y la recepción de la mercadería. Es el número de horas que transcurre entre la generación de la orden de compra y la recepción física de la mercadería desde el proveedor, ya sea en el centro de distribución o en las sucursales. 4.2.2 Proveedor-Ciclo de la Orden de Compra Ejemplo Ciclo de la Orden de Compra: No incluye los alimentos perecederos. La compañía proveedora Y, presentó en el período anterior, los siguientes ciclos de orden de compra: 4.1 Lead Time Fabricante Es el número de horas transcurridas, desde la recepción de la orden de compra, hasta la entrega física de la mercadería. Puede suceder que el vendedor recoja la Orden de Compra desde las oficinas del cliente; esa situación debe ser considerada como la fecha / hora de inicio para el cálculo del lead time por parte del fabricante. 4.2 Lead Time Cliente 4.2.1 Cliente Interno-Ciclo del Pedido Interno Es el número de horas que transcurre entre el N° de Pedido 1 2 3 4 5 Ciclo de la Orden de Compra 45 48 43 44 44.5 El promedio del Ciclo de la Orden de Compra es de 44.9 horas. Los cinco ciclos de orden de compra presentados en la tabla anterior se calculan siguiendo los mismos parámetros. A manera de ejemplo, a continuación se presenta un caso hipotético que genera el dato del Ciclo de la Orden de Compra relacionado con el último pedido: El cliente realiza una orden de compra el día martes, 15 febrero a las 10:00 am. Luego de 2 horas la orden de compra llega a la compañía proveedora, 19 y se inicia el proceso de aislamiento del producto por un período de 8 horas. Al día siguiente, siendo las 8:00 am el transportador recoge la mercadería e inicia el proceso de transporte. Este último tarda 1 día en hacer la entrega. El pedido llega físicamente a las instalaciones del cliente el día 17 de febrero, a las 6:30 am. • Ciclo de la orden de compra = 44.5 horas. Aclaración: *Las mediciones se realizarán por zona geográfica. Areas geográficas: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 20 Capital Federal GBA Pcia. Buenos Aires (sin GBA) Centro Sur Litoral Región Andina 5. Documentación Sin Problemas Es el porcentaje de facturas cobradas/recibidas sin problemas sobre el total de los mismos documentos cobrados/recibidos en un período dado. # TOTAL DE FACTURAS COBRADAS / RECIBIDAS SIN PROBLEMAS en el período X # TOTAL DE FACTURAS COBRADAS / RECIBIDAS en el período X Mide las facturas cobradas tal como fueron emitidas, independientemente de las fechas, es decir el porcentaje de artículos facturados correctamente. 5.1 Servicio del Proveedor Evalúa la cantidad de facturas cobradas tal cual como fueron emitidas. 5.2 Servicio del Cliente Mide la cantidad de facturas recibidas sin problemas de sus proveedores. Ejemplo Documentación Sin Problemas: La compañía proveedora Y, generó un total de 250.000 facturas en el período anterior. De ese total de facturas, 215.000 no tuvieron ningún problema. • % Documentación sin problemas =215.000 =86% 250.000 Es decir que la documentación en un 86 % no presenta ningún problema. 21 6. Faltantes de Mercadería Corresponde al porcentaje de productos faltantes, en relación al número total de productos que deberían estar disponibles. # DE PRODUCTOS FALTANTES en el período X # TOTAL DE PRODUCTOS QUE DEBERIAN ESTAR DISPONIBLES en el período X 6.1 Fuera de Stock del Proveedor de distribución, dividido el número total de artículos que deberían estar disponibles. Es el número de artículos faltantes en el centro de distribución, dividido el número total de artículos aptos para la venta. 6.2.2 De la Sucursal Es el número de artículos faltantes en la sucursal, dividido el número total de artículos aptos para la venta en esa sucursal. 6.2 Fuera de Stock del Cliente Mide el porcentaje de artículos faltantes, tanto en su centro de distribución, como en sus sucursales. Ejemplo de Faltante de Mercadería: La empresa X, maneja 7 productos. En el seguimiento realizado la semana anterior se encontró lo siguiente: 6.2.1 Del Centro de Distribución Es el número de artículos faltantes en el centro DIAS N° de Productos que presentaron ruptura N° de Productos a los que se hizo seguimiento Resultado Diario (%) 1 2 3 4 5 6 7 2 1 0 0 2 1 3 7 7 7 7 7 7 7 28.57 14.29 0 0 28.57 14.29 42.86 • Faltantes de inventario = 18.37% 22 PROMEDIO 18.37 III. Manual del Usuario Proveedores 1. Documento de Compromiso Es imperativo que toda empresa participante de este proyecto firme el Documento de Compromiso para que sea dada de alta su cuenta en el software. Dicho documento reglamenta lo siguiente: • La carga de la información deberá hacerse, preferentemente, antes del día 15 de cada mes. • La información será totalmente confidencial. Cualquier información y/o documentación que el usuario o EAN Argentina - CODIGO se entreguen recíprocamente a los fines del servicio mencionado en el presente será considerada como "confidencial" y ambas partes se comprometen a mantener dicha información y documentación en el estado de confidencialidad en que fue recibida y solo revelarla dentro de los límites necesarios para el cumplimiento del objeto inmediato del servicio. • El Servicio es totalmente gratuito para toda empresa que sea socia de EAN Argentina – CODIGO. • El Usuario podrá solicitar la baja del Servicio con el único requisito de enviar una comunicación, solicitando la mencionada baja, con una antelación de al menos 30 días a la fecha de la baja. • El Usuario se compromete a suministrar información fidedigna en tiempo y forma. En ningún caso EAN Argentina – CODIGO asume o tendrá responsabilidad alguna en cuanto a la veracidad del contenido de la información que el usuario remita o reciba al o del repositorio central mencionado. • El Usuario contará con asistencia técnica y operativa a los fines del servicio, de lunes a viernes de 9 a 18 hs. brindada por personal de EAN Argentina – CODIGO dentro de los límites y metodología establecida por esta última. 2. Alta de cuenta Posteriormente a la firma del Documento de Compromiso, se le enviarán vía e-mail su número de usuario y contraseña. 23 3. Acceso en la web a) Validación de usuario Para ingresar a la aplicación se deberá acceder a la página web de EAN Argentina – CODIGO: www.codigo.org.ar, y cliquear en el link Indicadores Logísticos, donde le será solicitado su número de usuario y contraseña. Ingresar número de usuario y contraseña 24 b) Pantalla principal Menú principal: Permite navegar a través del programa. Pantalla principal: Brinda información de la herramienta y cliqueando cada indicador se podrá visualizar su concepto. c) Menú princial II) Indicadores Seleccionando cada indicador se accederá a la pantalla de carga respectiva. IV) Salir Seleccione cerrar aplicación para salir de la herramienta. I) Generales Permite verificar los datos de su empresa, modificarlos e importar los datos de los Indicadores desde un archivo Excel. III) Reportes Seleccionando las diferentes opciones podrá acceder a diferentes reportes. 25 3.1 Generales Al seleccionar Datos de la Empresa, podrá observar los datos de su compañía registrados en EAN Argentina – CODIGO. Para realizar modificaciones deberá comunicarse con personal de la organización. El link Modificar Datos le permitirá corregir la información inicialmente ingresada* (rango de facturación, teléfono, email, nombre de contacto, zona/s geográfica/s disponible/s y rubro/s). * Nota: En el primer ingreso a la aplicación se abrirá una ventana por única vez. En ella, se deberán especificar los siguientes datos para comenzar a utilizar la aplicación de Benchmarking: 1) Aclarar si es un Proveedor o Cliente. 2) Elegir el o los rubros en que opera su empresa: ALIMENTOS, BEBIDAS, HIGIENE PERSONAL y/o CUIDADO DEL HOGAR. 3) Seleccionar un rango de facturación anual. 4) Elegir la o las zonas geográficas: Capital Federal, GBA, Prov. de Buenos Aires (sin GBA), Centro, Sur, Litoral y Región Andina. 5) Finalmente se solicita número de teléfono, e-mail y nombre de una persona para contacto. Para discontinuar la medición de un Rubro / Zona Geográfica previamente seleccionado, se deberá solicitar el cambio al personal de EAN Argentina – CODIGO. 26 3.1.1 Subir Excel Con el objetivo de facilitar la carga de datos en la aplicación, se ha creado la opción de importar los datos desde una planilla Excel. Dicho archivo tiene un formato predeterminado y será enviado vía email a cada participante que lo solicite. La importación de los datos desde la planilla Excel al software de la aplicación, requerirá que cada participante ingrese a la herramienta para la correspondiente validación de la infor- mación cargada. A continuación se detallan los pasos a seguir: 3.1.1.1 Instrucciones de Uso En el archivo Excel: • Deberá completar el período a cargar por única vez en la hoja Pedidos Entregados Completos. Esta fecha identificará a todos los datos de los seis indicadores. Complete el Mes y Año correspondientes para los datos que desea cargar. Seleccione el indicador en el que se ingresarán los datos. • Para que el Excel pueda ser ejecutado correctamente deberá guardarse de la siguiente forma: número de usuario.xls (Ejemplo: prov1.xls) Seleccione Si o No para establecer los datos como Definitivos o Parciales respectivamente • La información a cargar para cada indicador es la misma que aparece en las Pantallas de Carga de la herramienta. (Ver páginas 32 a 36) 27 En la aplicación de Benchmarking: • Para importar los datos del documento Excel a la herramienta se deberán seguir los siguientes pasos: 1) Seleccione Subir Excel para acceder a la pantalla de la derecha. 3) Presione Subir una vez seleccionado el archivo. Al aparecer la leyenda “La operación finalizó exitosamente. Ya puede leer sus datos desde la zona de carga de los indicadores” se podrá comenzar a car- 2) Elija Examinar para seleccionar el archivo Excel desde su ubicación. gar la información de cada uno de los indicadores de la siguiente manera: 2) Presione Ejecutar* para importar los correspondientes datos. 1) Seleccione el Indicador al que desea importar los datos desde el documento Excel. 28 * Ejemplo: Los datos ingresados en el documento Excel para el indicador Pedidos Entregados Completos son: Al presionar Ejecutar, se importarán automáticamente los datos del Excel a la Pantalla de Carga: Los datos importados son los mismos que se presentan en el Excel. Al presionar Grabar los datos se almacenarán en la herramienta. Solamente aparecerán como datos definitivos aquellos identificados en el Excel de forma afirmativa (SI). 29 Aclaraciones Importantes: 1. La importación de los datos desde el archivo Excel deberá ser realizada con cada uno de los indicadores. 2. La información podrá o no ser importada en un mismo momento. Es decir, si se disponen de los datos de uno de los indicadores y no de los restantes, estos podrán incorporarse desde el Excel y luego, se podrán importar los restantes indicadores en una o más cargas posteriores. 3. El nombre del archivo deberá ser siempre el mismo. (número de usuario.xls). 4. Cada indicador para un respectivo período, podrá importarse una única vez desde el archivo Excel. Si se tratase de datos parciales, las modificaciones posteriores (en caso de necesitarse) deberán realizarse manualmente a través de la Pantalla de Carga del Software de la aplicación. (Ver páginas 32 a 36). 30 3.2 Indicadores 3.2.1 Pantalla de ingreso Seleccionando cada uno de los indicadores obtendrá una explicación del mismo en la pantalla de la derecha. Seleccionando el mes y el año podrá acceder a la Pantalla de Carga del indicador seleccionado. 31 3.2.2 Carga de datos 3.2.2.1 Pedidos Entregados Completos Corresponde al porcentaje de los pedidos efectivamente entregados completos sobre el total de líneas y cajas efectivamente solicitadas en el período establecido. Pantalla de Carga: Aquí podrá ingresar la información necesaria para el indicador seleccionado. Mide la entrega de pedidos completos, (en líneas y cajas), por parte del proveedor, a sus clientes. Al tildar esta opción los datos serán establecidos como definitivos. El tiempo sugerido para realizarlo es el día 15 de cada mes o el primer día hábil posterior. Hasta que sean señalados como definitivos el usuario podrá hacer los cambios que considere necesarios. 32 Presionando el botón Grabar quedarán registrados los datos. 3.2.2.2 Pedidos Entregados a Tiempo Corresponde al nivel de cumplimiento del proveedor para la entrega de los pedidos en la fecha o período de tiempo pactado con el cliente o la sucursal. Mide la entrega de pedidos entregados a tiempo, por parte del proveedor, a sus clientes. Estos datos deben ser igual a los ingresados en el Indicador “Pedidos Entregados Completos”. 33 3.2.2.3 Días de Inventario Es la relación existente, expresada en días, entre el costo del inventario y el costo total de la mercadería vendida en un período dado. Este indicador mide: • Materiales y Empaque: Es el costo de inventario de materiales y empaque, dividido el costo de venta total de la mercadería vendida, por los días del período a medir. • Producto Terminado: Es el costo del inventa- 34 rio del producto terminado, dividido el costo de venta total de la mercadería vendida, por los días del período a medir. El costo de la Mercadería Vendida, corresponde al Costo Total del Producto Terminado, para los de fabricación nacional, o el Costo del Producto Nacionalizado en el caso de los importadores. En ningún caso incluye el costo de traslado desde la planta productora o desde la aduana al centro de distribución del proveedor si existiese dicho traslado, ni los márgenes de utilidad, impuestos y fletes hacia el cliente. 3.2.2.4 Ciclo de la Orden de Compra cidos entre el cliente y el proveedor. Corresponde al promedio de horas que transcurre entre la generación de la orden de compra y la recepción física de la mercadería. Este indicador evalúa el número de horas transcurridas, desde la recepción de la orden de compra, hasta la entrega física de la mercadería. Mide la longitud en tiempo de la cadena de abastecimiento, teniendo en cuenta los acuerdos estable- No se hace ningún tipo de consideración especial en el tratamiento de los días sábados o domingos. Zonas geográficas analizadas: 35 3.2.2.5 Documentación Sin Problemas Es el porcentaje de facturas cobradas sin problemas, sobre el total de los mismos documentos cobrados en un período dado. 3.2.2.6 Faltantes de Mercadería Corresponde al porcentaje de productos faltantes, en relación al número total de productos que deberían estar disponibles. 36 Este indicador mide: • Las facturas cobradas tal como fueron emitidas, independientemente de las fechas. • El porcentaje de artículos facturados correctamente. Este indicador mide el porcentaje de artículos faltantes en su centro de distribución. Es el número de artículos faltantes en su centro de distribución, dividido el número total de artículos aptos para la venta. 3.3 Reportes Bajo el rótulo de Reportes se podrán realizar cinco consultas: 3.3.1 Indicadores Propios En esta sección se podrán visualizar los indicadores de su empresa. Para ello deberá: 1. Seleccionar el Indicador que desea observar. 2. Elegir la clase de Operación y Ambito (en caso de ser necesario) 3. Determinar el Rango de Fechas que desea consultar. 5. Opcionales: – Obtener los resultados en formato Excel. – Incluir o no los datos NO definitivos. 6. Presionar Enviar para visualizar los resultados de la consulta. 4. Seleccionar el Rubro que desea observar. Nota: En todos los reportes de indicadores propios existe la posibilidad de visualizar los resultados en forma gráfica. Esta opción solo se encontrará disponible cuando se seleccione una única operación, ámbito (en caso de aplicar) y rubro (en caso de comercializar más de uno de ellos). 37 Ejemplos 1) Pedidos Entregados Completos Este símbolo indica que el dato fue establecido como definitivo. 38 2) Pedidos Entregados a Tiempo 39 3) Días de Inventario 40 4) Ciclo de la Orden de Compra 41 5) Documentación Sin Problemas 6) Faltante de Mercadería 42 Resultados en Formato Excel Resultados en forma gráfica Gráfico de Barras Opcional: transformar en gráfico de Torta. Gráfico de Torta Opcional: transformar en gráfico de Barras. 43 3.3.2 Comparar Indicadores Desde aquí puede comparar sus indicadores logísticos con los de otras organizaciones. Los pasos que debe seguir son: 1. Elegir el indicador a consultar. 2. Seleccionar la Operación, Ambito (cuando sea necesario) y Rubro. 3. Se debe elegir el Rango de Facturación de las empresas a consultar. 5. Opcionales: – Incluir o no los datos de su empresa en el promedio. – Obtener los resultados en formato Excel. – Incluir o no los datos No definitivos. 44 6. Para visualizar los resultados de la operación presione Enviar. 4. Establecer el Rango de Fechas que desea observar. Ejemplo: Indicador Operación Período analizado. Rubro Nivel de eficiencia propia empresa. Comparación de Nivel de Eficiencia. Nivel de eficiencia promedio del total de empresas de la muestra. Opcional: resultados en formato Excel. Opcional: Filtrar los datos. Nota: Por normas de confidencialidad, las empresas serán identificadas con la simbología “X1, X2, X3....”; manteniéndose siempre para cada una la misma denominación. De esta forma, se podrán observar los datos sin individualizar a cada compañía con su respectivo resultado. 45 3.3.3 Empresas por Rubro Desde esta sección podrá obtener la Razón Social de todas las empresas que están inscriptas en un Rubro determinado en la aplicación de Benchmarking. 1. Seleccionar el Rubro que desea observar. 2. Presionar el botón Buscar para visualizar los resultados. 46 Ejemplo con el Rubro Higiene Personal 47 3.3.4 Empresas por Rango de Facturación Permite observar únicamente el número total de empresas que participan de la muestra en ese rango de facturación y no el detalle de las mismas. EAN Argentina – CODIGO considera este dato como confidencial y por lo tanto no será visualizado por terceros. 1. Seleccionar el Rango de Facturación del cual desea realizar la consulta. 2. Presionar el botón Buscar para visualizar los resultados. Ejemplo: 48 3.3.5 Totales En esta sección podrá conocer el valor máximo, mínimo y promedio de toda la muestra de datos en la aplicación Benchmarking así como también el valor máximo, mínimo y promedio de su empresa. 1. Seleccionar el Indicador a consultar. 2. Elegir el Rubro que desee visualizar. 3. Opcional: incluir o no los datos definitivos. 4. Para analizar y observar los resultados presione el botón Calcular. 49 Ejemplo Indicador Datos de todas las empresas. Rubro Operación Operación Datos de propia empresa. Operación Operación 50 3.4 Salir de la Aplicación Para Salir de aplicación, por favor, realícelo a través de la opción Cerrar Aplicación. Para Salir de la aplicación presione aquí. 51 Diseño: EAN Argentina - CODIGO Asociación Argentina de Codificación de Productos Comerciales Viamonte 340/42 1º piso (C1053ABH) Buenos Aires - Argentina Tel. (5411) 4510-1700 Fax (5411) 4510-1740 e-mail: [email protected] website: www.codigo.org.ar