GUÍA PARA LA PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES EN MEDIO

GUÍA PARA LA PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES EN MEDIO MAGNÉTICO ANTE
EL INVIMA
Para radicar solicitudes ante el INVIMA en medio magnético (CD y/o DVD), es
importante tener en cuenta los siguientes aspectos:
1. Organización de Documentos electrónicos:
La información en el CD y/o DVD, de debe organizar de la siguiente manera:
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Crear una carpeta con el nombre formularios que contenga la consignación y los
formularios correspondientes al trámite debidamente diligenciados. En la casilla de
observaciones del formulario, diligenciar una declaración en la que se indique que la
solicitud se realiza en medio magnético, la cantidad de folios y CD´s y/o DVD´s
adjuntos. Los formularios se encuentran disponibles en la página web
www.invima.gov.co, trámites y servicios, formatos. Seleccione el grupo
correspondiente).
Crear una nueva carpeta con el nombre Información_legal e incluir los documentos
correspondientes. (Los requisitos legales se encuentran en los formularios
correspondientes para cada trámite y en la normatividad aplicable)
Crear una nueva carpeta con el nombre Información_técnica e incluir los
documentos correspondientes. (los requisitos técnicos se encuentran definidos en
los formularios pertinentes para cada trámite)
Los documentos deben estar foliados, en el margen superior derecho y guardado en
tipo de archivo PDF preferiblemente.
En caso que los documentos sean escaneados deben tener resolución mínima de
200 dpi y formato PDF.
El tamaño de cada uno de los archivos a adjuntar no debe superar 50 megabytes. Si
los documentos superan este tamaño, se deben organizar más archivos de acuerdo
a la información que corresponda, e identificarlos con el nombre del archivo más un
número
en
orden
secuencial,
por
ejemplo:
Información_legal_1,
información_legal_2, Información_técnica_1, Información_técnica_2, y así
consecutivamente.
Grabar los archivos de los documentos una vez firmados digitalmente, en un CDROM ó DVD que sea de solo lectura.
2. Firmar digitalmente documentos:
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Para poder presentar la documentación en medio magnético (CD y/o DVD) el
solicitante debe tener firma digital.
La firma digital debe ser del representante legal o apoderado la cual es expedida por
alguna de las entidades certificadoras del país. En la actualidad las entidades
certificadoras de firmas digitales son: Certicámara, Andes y GSE. (Esta firma debe
ser abierta tipo P12).
Una vez los archivos estén organizados en el CD o DVD se deben firmar con el
certificado digital.
Para poder firmar digitalmente los documentos se debe realizar los siguientes pasos,
(el instructivo para la firma se encuentra disponible en el software o la página
correspondiente a la entidad certificadora):
 Ingresar al software disponible de la entidad certificadora.
 Realizar el proceso de firma, seleccionando en la ruta correspondiente los
archivos que contienen los documentos soporte.
 Ubicar el certificado digital en la ruta correspondiente y digitar el password del
certificado.
 Dar clic en la opción firmar.
Nota 1: Al escanear, o adjuntar la documentación en formato PDF por favor no incluir
hojas o separadores en blanco, dado que esto afecta la foliación del dossier.
Nota 2: El procedimiento de la Oficina de Atención al Ciudadano no cambia. Debe
solicitar el turno de acuerdo a la revisión del trámite. Al momento de realizar la
radicación el funcionario del INVIMA, deberá entregarle el Sticker con el número de
radicado correspondiente, el cual usted deberá adherir en la copia del formulario.