MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EVALUACIÓN DE INSUMOS PARA LA OBJETIVO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EVALUACIÓN DE INSUMOS PARA LA
PRODUCCIÓN ORGÁNICA
OBJETIVO
Evaluar insumos para programas de producción orgánica.
DEFINICIONES
Insumo:
Agencia de certificación
Muestra
Ingrediente
Inerte
Compatibilidad
Materia prima
Métodos de producción
Declaración Jurada
Confirmación de Compatibilidad
RESPONSABILIDADES
Elaboro: Comité de revisión de Insumos
Revisó: Comité de certificación
Aprobó: Gerente
A. PROCEDIMIENTOS DE EVALUACIÓN
a. Recepción de solicitudes de evaluación de insumos
b. Revisión de la solicitud y anexos
1. Revisión de las especificaciones técnicas del insumo enfocando en ingredientes, origen
de las materias primas, métodos de producción y ámbito de aplicación.
c. Evaluación del insumo con la información
1. Evaluación de la compatibilidad de la información entregada con las normas de la
agricultura orgánica.
2. En caso que haya incompatibilidades con ciertos ingredientes se señalan lineamientos
para modificar la composición del producto para que esté conforme con los requerimientos
de las normas orgánicas.
d. Dictamen
1. Resolución tomada por el Comité de revisión de Insumos
e. Carta de decisión
1.- Documento de sustento de la decisión tomada
f. Emisión de Confirmación de Compatibilidad (“Certificado”).
1. Otorgamiento de una “confirmación de compatibilidad” (CC) como constancia de que
el insumo puede ser utilizado en la agricultura orgánica bajo las normas de la Unión
europea, Estados Unidos y Japón. Esta confirmación es válida para cualquier país y no
es necesario certificar dos veces bajo el mismo registrante.
g. Otros servicios.
1. Inclusión del producto con nombre y dirección de la empresa solicitante en la lista de los
productos evaluados por AGENCIA DE CERTIFICACION. La misma estará disponible al
público en la página web de AGENCIA DE CERTIFICACION
2. Actualización permanente del cliente sobre cambios en las normas de agricultura
orgánica que le podrían afectar de alguna forma.
3. En caso que el resultado de la evaluación sea positivo el producto puede estar marcado
con:
a. El sello de AGENCIA DE CERTIFICACION y/o una indicación que el producto está
avalado para el uso en la agricultura ecológica por AGENCIA DE CERTIFICACION y con
la indicación: “Confirmación de Compatibilidad para el uso de insumos en la agricultura
ecológica..
4. La AGENCIA DE CERTIFICACION garantiza la confidencialidad, imparcialidad e
inexistencia de conflictos de interés en la evaluación respectiva, principios que presenta la
Guía ISO65/EN 45011.
5. Toda la información del solicitante se encuentra protegida a terceras personas y
AGENCIA DE CERTIFICACION se compromete al salvaguardo de la misma y no usará
esta información para fines diferentes a la emisión del documento de confirmación de
compatibilidad.
6. Una vez recibido el formulario correctamente lleno, el tiempo estimado para la emisión
de la confirmación de 30 días hábiles a partir del día en que se recibieron las muestras,
siempre y cuando los análisis de laboratorio se encuentren disponibles. El CC se enviará
vía paqueteria.
7. Para el uso del logotipo de AGENCIA DE CERTIFICACIÓN se le enviarán los
procedimientos y el logo mismo para que pueda ser utilizado por la empresa. No se
autoriza utilizar en la etiqueta las palabras “Certificado” o frases similares bajo el
concepto de “certificación”.
8. Las referencias para enviar información
METODOLOGÍA PARA LA EVALUACIÓN
1. Las evaluaciones para confirmar la compatibilidad de los insumos con las normas de
agricultura
orgánica se realizan en las oficinas de la AGENCIA DE CERTIFICACION
2. El cliente debe de enviar una solicitud. Una vez recibida la solicitud AGENCIA DE
CERTIFICACION enviará al solicitante el Cuestionario (Anexo 1). Con la de este
formulario AGENCIA DE CERTIFICACION le enviará la cotización formal.
3. Si el solicitante acepta la cotización se le enviará el Formulario de Evaluación de
Insumos de la AGENCIA DE CERTIFICACION (Anexo 2). Para que este formulario tenga
validez debe de venir firmado por el representante legal de la empresa. La última hoja con
la firma la puede enviar por fax y la original con el envío de las muestras.
4. También debe de firmarse este documento: “PROGRAMA DE EVALUACIÓN DE
INSUMOS PARA EL USO EN AGRICULTURA ORGÁNICA”. . La última hoja con la firma
la puede enviar por fax o escaneada y la original con el envío de las muestras.
5. Antes de iniciar el proceso de evaluación el solicitante debe de cancelar el total del
monto ofertado
y enviar a las oficinas de AGENCIA DE CERTIFICACIÓN una copia del comprobante del
depósito en su banco. El proceso no se iniciará hasta contar con los datos de
transferencia bancaria o comprobante de pago.
6. La información que se incluye en el cuestionario de uso exclusivo para estudiar la
equivalencia de marcas comerciales con la lista genérica de materiales de la norma
respectiva
7. De ser necesario, el solicitante debe de enviar una muestra comercial de un mínimo de
250 gramos o 250 ml de cada producto para realizar el respectivo análisis y una copia
de la etiqueta comercial del producto final. El costo de los análisis corre por cuenta del
cliente.
8. La validez de la confirmación de compatibilidad es de un año. Un mes antes del
vencimiento anual de la confirmación de compatibilidad el cliente debe cancelar la cuota
de renovación, completar la carta de renovación (Anexo 3) y cualquier otra información
solicitada por AGENCIA DE CERTIFICACION. se reserva el derecho de solicitar nuevas
muestras, volver a repetir los análisis correspondientes y solicitar declaraciones
adicionales.
B. CONDICIONES
1. El envío de la información en el formulario de solicitud por parte del solicitante no
garantiza la emisión de la confirmación de compatibilidad del insumo y el monto definido
en la cotización corresponde al proceso de evaluación y es independiente del resultado
final de la evaluación (no se reintegra dinero).
2. La evaluación es realizada con base en la información aportada por el solicitante en
este formulario y firmada bajo declaración jurada. Cualquier error en esta evaluación
causado por información falsa, incompleta, faltante o confusa es responsabilidad del
representante de la empresa solicitante
3. AGENCIA DE CERTIFICACION sólo evalúa el insumo bajo el uso señalado por el
solicitante siempre y cuando el insumo cumpla con las referencias de uso que las normas
señalen.
4. AGENCIA DE CERTIFICACION se reserva el derecho de solicitar información adicional
a la que aparece en el formulario en caso de que sea necesario para refererir la
compatibilidad bajo las normas correspondientes.
5. La “Confirmación de Compatibilidad” no suplanta las reglamentaciones ni las
decisiones de las autoridades de control de cada país.
6. Si hay evidencia de que el insumo autorizado incumple posteriormente con los
requisitos de la evaluación, les será retirado de inmediato la autorización respectiva.
7. Todas las solicitudes, sugerencias y quejas del cliente deberán hacerse directamente a
la Oficina de la AGENCIA DE CERTIFICACIÓN.
8. Cualquier cambio en la formulación y/o presentación del insumo debe ser
previamente autorizada por AGENCIA DE CERTIFICACION . En caso de que estos
cambios ocurran y no se informen a la AGENCIA DE CERTIFICACION , la “Confirmación
de Compatibilidad” quedará automáticamente anulada.
9. AGENCIA DE CERTIFICACION se reserva el derecho de autorizar o no cambios en la
información presentada en el formulario de aplicación ya sea de forma o de contenido para
poder autorizar el insumo de acuerdo a las especificaciones señaladas.
10. AGENCIA DE CERTIFICACION puede solicitar información adicional o aclaraciones
por escrito en cualquier momento y sin previo aviso al solicitante. Rehusar en responder la
solicitud es motivo suficiente para suspender la confirmación de compatibilidad.
11. Después de vencida la Confirmación de Compatibilidad, el solicitante NO podrá
comercializar el producto bajo el logo de AGENCIA DE CERTIFICACION ni utilizar el
nombre de la agencia. Ante un incumplimiento, las consecuencias legales serán
responsabilidad del cliente.
12. AGENCIA DE CERTIFICACION puede realizar visitas in situ al sitio de producción del
insumo, ya sea con aviso previo o no, para garantizar que la información aportada es
congruente a la realidad y se reserva el derecho de ubicar en el mercado los productos
evaluados y realizarles los respectivos análisis para corroborar la equivalencia de la
información aportada inicialmente. En caso de que esta situación ocurra los costos
serán cubiertos por el cliente.
13. AGENCIA DE CERTIFICACION dará un plazo de 30 días antes de cancelar la
“Confirmación de Compatibilidad” si la solicitud de renovación no llega antes de la fecha
de vencimiento. En este caso el nombre de la empresa y del insumo de la lista oficial de
insumos de AGENCIA DE CERTIFICACION que aparece en su sitio web.
14. Si el cliente demora más de 60 días hábiles en responder las consultas de AGENCIA
DE CERTIFICACION luego de iniciado el proceso de evaluación el proceso mismo se dará
por terminado y AGENCIA DE CERTIFICACION enviará una carta de decisión negativa al
cliente a no ser que antes de este plazo el cliente solicite explícitamente la ampliación de
este período.
15. Si ocurren cambios en las normas orgánicas de referencia la AGENCIA DE
CERTIFICACION procederá a hacer una nueva revisión de los insumos que pueden estar
afectados por tales cambios y puede suspender sin previo aviso la autorización hasta que
el insumo se ajuste a los lineamientos normativos correspondientes. Se notificará al
cliente las razones de esta suspensión y las alternativas para solucionar la situación.
16. La tabla de tarifas se anexa al presente documento (Anexo 3) y la AGENCIA DE
CERTIFICACION se reserva el derecho de modificarla previa notificación al cliente.
17. Comentarios con relación a la tabla de tarifas:
− El costo de la evaluación por insumo disminuye a medida que se solicitan más
evaluaciones.
− Si se envían los insumos en fechas separadas se considerará cada uno como cotización
independiente.
− El costo de la renovación de la confirmación de compatibilidad es del xx % del costo
original.
− Para empresas en Europa el costo puede variar en dependencia del tipo de cambio con
el
dólar estadounidense.
− Estas tarifas no incluyen los análisis de laboratorio, los costos de envío de muestras y
de desalmacenaje en aduana, los costos de transacción bancaria, los costos de envío de
los CC por paquetería ni los impuestos de venta u otro tipo de impuesto que se estipulen
en cada país.
− Se emite un solo documento de confirmación de compatibilidad por la cantidad de
insumos solicitada. Si el cliente desea un certificado para cada insumo se cobra un monto
adicional de US$ xx .00 por cada documento.
− Si el cliente solicita cambios en el documento ya emitido y que no se deben a errores de
AGENCIA DE CERTIFICACION, se cobra un monto adicional de US$ xx .00.
− Si el cliente desea colocar diferentes nombres comerciales a un mismo insumo, se cobra
un monto adicional de US$ xxx.00.
− En el caso de Chile los costos de la evaluación son ligeramente mayores a la tabla por la
obligación de evaluarlos de acuerdo a la norma de agricultura orgánica de Chile.
D. AREA DE EVALUACIÓN DE INSUMOS
Las solicitudes son turnadas al área de evaluación de insumos que son los responsables
E. FORMATOS





Solicitud
Cuestionario
Contrato
Ficha de pago
Carta de decisión
F. REFERENCIA
Regulaciones orgánicas:
 NOP
 JAS
 EU 2092/91
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE EVALUACIÓN DE INSUMOS
Recepción de la solicitud
Revisión de la solicitud y
anexos
Área de Evaluación
Evaluación del insumo
Comité de Evaluación
Dictamen
NOP, UE 9092/91, JAS
Carta de Decisión
Dictamen negativo
Gerencia
Solicitante
Emisión de Confirmación de
Compatibilidad