HERRAMIENTAS DE PLANIFICACIÓN PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS, ORIENTADA A OBJETIVOS APROXIMACIONES AL SECTOR JUSTICIA Felipe Chacón Tapia [email protected] 1. Introducción. La situación económica del Perú viene cambiando significativamente debido a su mayor apertura internacional, atrayendo capitales extranjeros, firmando tratados de libre comercio con otros países, reduciendo los aranceles a los productos importados, diversificando las exportaciones y participando de una manera más activa en la economía internacional lo cual nos hace más vulnerables ante los efectos de la globalización pero también debe hacernos más competitivos, en este ámbito los servicios públicos deben mejorar en calidad, oportunidad y costos para incrementar la cobertura y el bienestar social de la población, sobre todo de la mas necesitada. El Estado con apoyo de las agencias multilaterales de cooperación técnica y financiera, con el apoyo de otros países, de las organizaciones no gubernamentales, de la empresa privada, de las universidades y de la población en general viene implementando un conjunto de proyectos sociales e todos los sectores económicos y sociales con el fin de lograr el desarrollo nacional. A diferencia de los proyectos de inversión privada cuyo propósito es satisfacer las necesidades de los consumidores a cambio de una rentabilidad económica para los empresarios, los proyectos sociales buscan mejorar la calidad de vida de los ciudadanos mediante acciones que permitan prevenir problemas o mejorar la calidad en la prestación de servicios públicos procurando optimizar los recursos disponibles en beneficio de la población, eso es rentabilidad social. Para que un proyecto social obtenga los impactos esperados es importante que el ciclo del proyecto se cumpla satisfactoriamente: • Bien formulado. (problema, objetivos, ámbito de intervención, estrategia, actores, etc.) • Bien ejecutado. (gerencia, recursos financieros asegurados, compromiso de los actores) 1 • • Bien monitoreado. (verificación de los indicadores, supervisión del desarrollo de las actividades, oportunidad, calidad, costos, retroalimentación, etc.) Bien evaluado. (medición de la variación de los indicadores, análisis causal, impactos obtenidos: deseados y no deseados, lecciones aprendidas) La formulación de proyectos sociales implica: • La identificación del problema principal. • La contribución al desarrollo social a través de la identificación de los objetivos del proyecto. • La identificación de las variables dependientes e independientes y la medición de los indicadores que se pretenden cambiar con el proyecto. • La estrategia de intervención. • La localización o zona geográfica de intervención. • La identificación de los beneficiarios directos e indirectos y sus características. • La identificación de los intermediarios a través de los cuales se implementará el proyecto y la identificación de los aliados estratégicos. • La estimación del plazo de intervención. • La determinación del tamaño de la organización del proyecto. • La estimación de los recursos necesarios a través del presupuesto y las posibles fuentes de financiamiento. La metodología para la formulación de proyectos sociales que permite monitorear y evaluar apropiadamente los logros del proyecto durante su ejecución y al final del proyecto es el Marco Lógico, esta herramienta de planificación es utilizada por los gobiernos centrales y locales, además por agencias internacionales de cooperación técnica y financiera. La aplicación secuencial de este instrumento permite ver con claridad las tareas que deben desarrollarse en las actividades identificadas, así mismo establece la contribución de las actividades para cumplir con los objetivos de los productos que permitirán el logro de los resultados que en el mediano plazo tendrán impactos directos e indirectos en el ámbito intervenido. 2. Planificación de Proyectos, Orientada a Objetivos. CUANDO NO SÉ A DÓNDE IR, CUALQUIER CAMINO SE PUEDE TOMAR 2 Para saber a dónde ir, uno necesita un Objetivo y un plano que muestre el camino y los medios necesarios para poder llegar al Objetivo. El Marco Lógico es un método de planificación que permite visualizar cómo llegar al objetivo deseado de forma muy sistemática respondiendo las siguientes interrogantes: ¿POR QUÉ? se hace el proyecto Objetivos ¿QUÉ? es lo que el proyecto quiere lograr Resultados ¿CÓMO? se van a lograr estos resultados Actividades Además incluye informaciones sobre: ¿CUÁLES? son los factores externos de importancia para el proyecto Supuestos ¿CÓMO? se puede medir el progreso y el éxito del proyecto Indicadores ¿DÓNDE? se encuentran los datos e informaciones para la evaluación del proyecto Fuentes 3. Análisis causal. Separación Analítica y Conexión Planificadora entre: Ejemplo: Análisis de problemas: Ejemplo: Análisis de objetivos: CAUSA - EFECTO ¡Problema! - ¿Qué causas? MEDIO - FIN ¡Objetivo! - ¿Qué medios? 3 Esquema lógico: ¡Objetivos del Proyecto! ¿qué resultados? ¿qué condiciones? ¿qué hipótesis de causación? 4. Análisis de Involucrados. Este análisis es un medio para facilitar una visión del conjunto de los grupos, instituciones e individuos con influencia y con conexión al proyecto. El análisis de participación podría ser estructurado de la siguiente manera: Instituciones y grupos interesados Con participación directa en el proyecto Beneficiario s Participantes Afectados Sin participación directa Con potencial de apoyo Con posibilidad de oposición El grupo de trabajo procede de tal manera que define los interesados y afectados del proyecto, analiza sus puntos de vista de la problemática y determina los criterios para el “análisis de problemas” que es el primer paso metodológico. Sólo una verdadera inclusión acrecienta la identificación, la colaboración y la probabilidad de éxito. 4 5. Árbol de Problemas. El Análisis de Problemas es un método apto para: • Investigar una Situación Actual dentro de una visión compleja. • Identificar el Problema Central de esta situación desde el punto de vista de los interesados. • Visualizar el interrelacionamiento entre Causas y Efectos del problema central y de los problemas correlativos (árbol de problemas). Los justiciables no confían en el sistema de Justicia La justicia en el Perú no es predecible Los procesos judiciales toman demasiado tiempo Falta de calidad en la prestación de los Servicios de Justicia El Poder Judicial no brinda servicios de calidad Falta planeamiento y gestión descentralizada Inadecuada gestión de los RRHH Insuficiente acceso a la Justicia Magistrados que ingresan al sistema no responden al perfil Corrupción Limitada capacidad de gestión administrativa en las cortes Deficiente formación de los magistrados en el sistema Los pobres no pueden Acceder a la justicia Las cortes carecen de recursos para brindar buen servicio Falta integrar la gestión de recursos humanos de la justicia Insuficientes mecanismos de participación de la sociedad civil 5 6. Árbol de Objetivos. El Análisis de es un paso metodológico que facilita: • Describir la Situación Futura que será lograda cuando se resuelvan los problemas identificados anteriormente. • Identificar Alternativas y Objetivos para la realización del proyecto. • Visualizar las relaciones existentes entre Medios y Fines necesarios (árbol de objetivos) para obtener la situación futura deseada. Los justiciables confían en el sistema de Justicia La justicia en el Perú es predecible Los procesos judiciales Culminan en tiempos razonables Mejorar los Servicios del Sector Justicia Mejorar los Servicios de Justicia - PJ Mejorar la administración de los RRHH Mejorar el acceso a la Justicia Planeamiento Estratégico y Gestión Mejoramiento de la selección y evaluación de los jueces Anticorrupción Administración de las cortes y la GG Capacitación de los recursos humanos Servicios de justicia a favor de los pobres Operación de las cortes Gerencia integrada de recursos humanos de la justicia Campañas Participativas y Alianzas Estratégicas 6 7. Análisis de Alternativas: Partiendo del Árbol de Objetivos el análisis de alternativas es el paso decisivo para la formulación del proyecto y que lleva a: • Identificar soluciones alternativas que podrían formar la base para la estrategia del proyecto. • Seleccionar una o varias estrategias. • Determinar la estrategia definitiva para la planificación y realización del proyecto. • Se determina el ámbito de control, el ámbito de influencia y el ámbito que no podemos afectar. 8. La Matriz del Marco Lógico: La Matriz se presenta como una hoja subsidiaria en cuatro columnas verticales y cuatro veces dividida horizontalmente, formando así 16 cuadros. Todos estos cuadros contienen informaciones importantes sobre el proyecto, y entre sí, ellos están relacionados mutua y lógicamente. 7 Objetivos del Proyecto: Hay que precisar qué se pretende exactamente con cada objetivo en cada nivel jerárquico y fijar sus contenidos, para lo cual debe tomarse en cuenta los siguientes aspectos: • • • • • Cuantitativos. Cualitativos. Ubicación geográfica. Grupo social / nivel socio económico. Temporalidad. Por ejemplo: Incremento de la producción judicial: 9 Cantidad de sentencias • Cuantitativamente. 9 Disminuyen las apelaciones • Cualitativamente 9 CSJ de Huaura • Geográficamente 9 Penal • Especialidad 9 Año 2007 • Temporalmente Además se debe precisar cómo deberán ser medidos los diferentes aspectos del contenido del objetivo, es decir la Prescripción de Medida. Objetivo del Proyecto: Incremento de la producción judicial. a) Medida en términos absolutos (conteo, pesaje…) Cantidad de expedientes en giro. b) Medida en términos relativos. Productividad: Número de sentencias / Número de expedientes en giro 8 c) Medida en términos asociados. Nivel de satisfacción: percepción del servicio / expectativa del servicio d) Medida con varios indicadores. Grados de complejidad Costo del proceso Calidad de las sentencias Tiempo de duración de los procesos RESUMEN INDICADORES VERIFICABLES FUENTES DE VERIFICACION SUPOSICIONES IMPORTANTES Objetivo General a lo cual el Proyecto aporta una parte Indicadores para el logro de objetivo general al término del proyecto Fuentes para verificar el logro del objetivo general Suposiciones para garantizar los logros a largo plazo Objetivo del Proyecto Indicadores para el logro del objetivo del proyecto Fuentes para verificar el logro del objetivo del proyecto Suposiciones para lograr el objetivo general Resultados de Proyecto Metas verificables del proyecto en términos de cantidad, calidad, lugar y tiempo Fuentes para verificar el logro de los resultados del proyecto Suposiciones para obtener el objetivo, del proyecto Actividades a realizar por el Proyecto Recursos humanos y financieros necesarios para la realización de las actividades Fuentes para verificar el desempeño de las actividades y del empleo de los recursos Suposiciones para lograr los resultados Los indicadores deben precisar los resultados y objetivos, de tal manera que haga posible medir periódicamente el proceso del proyecto en relación con los recursos empleados Aquí se encuentran las fuentes, estadísticas, relatorioscontrato s, informes, hechos y productos que son la prueba para el logro de los resultados y objetivos. Aquí se encuentra la base de la estrategia del proyecto. Las actividades a realizar para obtener los resultados descritos más arriba y los objetivos a lograr El último espacio contiene presunciones y suposiciones relacionadas con los diferentes niveles del proyecto. Son estos factores muy importantes para el éxito del proyecto sin que 9 9. La Lógica de la Matriz. Tomado en cuenta todos los cuadros de la Matriz: Objetivo General Indicadores Fuentes Supuestos Objetivo del Proyecto Resultados Actividades Recursos Siguiendo el orden numérico (la lógica de la Matriz) presentado a continuación se puede explicar el proyecto de manera clara y objetiva: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 13 14 15 16 9 10 11 12 5 6 7 8 1 2 3 4 Cuando el personal del proyecto realiza las actividades descrita en 1, Usando los recursos humanos y financieros determinados en 2, Lo que se puede verificar en las fuentes respectivas (convenios suscritos, contratos, documentos, etc.) Y supuesto que no hubiera nada inconveniente en el trabajo, Se logre los resultados del proyecto Al tiempo, en el lugar y en calidad y cantidad respectiva a las metas fijados en 6, Este hecho se puede verificar en las fuentes respectivas, Y supuesto que los resultados del proyecto tendrían el impacto previsto sin interferencia negativa externa y ajena, Se logre el objetivo del proyecto 10 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. De manera como fue acordado en términos de calidad y cantidad Esto se puede verificar por medio de las fuentes indicadas en 11, Y supuesto que la situación obtenida por el proyecto, tendría el impacto a niveles más generales, El objetivo general es alcanzado, De acuerdo a los indicadores establecidos en 14, Verificables en las fuentes respectivas Y suponiendo que el impacto no va a ser disminuido por factores externos, el logro del proyecto será garantizado a largo plazo 11 10. Los Supuestos. • Factores importantes / condiciones que están fuera de nuestro control. • Condiciones que deben cumplirse, sí se quiere alcanzar el siguiente nivel de objetivos. • Fijación de las fronteras de responsabilidad de la administración del proyecto. • Enunciado y ponderación de los factores de inseguridad. • Condicionan, en algunos casos, decisiones fundamentales sobre la planificación del proyecto. Resumen Narrativo Indicadores Verificables Objetivamente Fuentes de Verificación Presunciones Importantes Objetivo Superior 5to. Paso 1er. Paso Objetivo del Proyecto 4to. Paso Resultados 3er. Paso 6to. Paso 7o. paso 8o. Paso 9o. Paso Actividades 2do. Paso 12 11. Los Indicadores Verificables Objetivamente. Indicadores: Medida convencional para la concreta descripción y apreciación de una situación (problema, objetivos, presunciones) Por ejemplo: Servicios de Justicia Indicador: Nivel de satisfacción de los usuarios Verificables Objetivamente: Cuando diferentes personas, aplicando las prescripciones de medida, llegan al mismo resultado. Por ejemplo: Nivel de satisfacción de los usuarios Percepción del servicio / Expectativa del servicio Utilidad de los indicadores: • • • • Obligan al examen y precisión de objetivos. Propician la claridad acerca de las magnitudes pretendidas con el proyecto. Constituyen una base para el análisis de éxito o fracaso. Posibilitan el rendimiento de cuentas frente a jefes, contratantes y contrapartes. Cualidades de un buen Indicador: • • • • Esencial.- Cata el componente central del objetivo, explica de lo que realmente se trata. Plausible.- Corresponde a impactos directos del objetivo. Orientado al objetivo.- Representa lo que debe ser alcanzado en un nivel de objetivo, como presupuesto para el siguiente nivel. Independiente.- Se explica por factores del mismo nivel, no por factores de niveles inferiores de objetivos (indicadores no pueden ser los medios o actividades del proyecto) En Justicia: • • • • • Predictibilidad Celeridad Transparencia Descarga procesal Mejora de desempeño 13 12. Fuentes de Verificación. Nos obligan a establecer: • Si es que la información para medir la consecución de los objetivos está disponible. • Cómo podremos obtener la información. Sobre qué bases podemos medir nuestros indicadores: • Las fuentes de comprobación deben ser identificadas para todos los elementos importantes de un indicador. • Debe examinarse la calidad de todos los datos disponibles. • Si para determinados indicadores no existen fuentes de comprobación, deben preverse entre las actividades las correspondientes asignaciones (equipamiento/costos). La fijación de las fuentes de comprobación nos obliga a mayor claridad en la planificación: • Indicadores que no son comprobables, deben ser cambiados. • Fuentes de comprobación que suponen mucho trabajo y costos, deben ser repensadas. 14 13. El Plan Operativo del Proyecto. Tomando en cuenta la Matriz del Marco Lógico del proyecto y reuniones de trabajo se elaborará el plan detallado de acción, que incluye las metas y actividades con respecto a las áreas de intervención a corto plazo. El Plan Operativo es el documento básico para la administración del Proyecto, el contiene: • • • • • • Las metas a ser alcanzadas durante el período determinado por el plan. Las actividades necesarias para alcanzar las metas determinadas. El cronograma detallado para la realización de las actividades y para la presentación de los resultados. La especificación del personal a emplear. Las especificaciones de los recursos financieros y materiales a emplear. Las responsabilidades para la realización de las tareas. 15 14. La calidad del proceso. Para poder obtener productos, es necesario contar con los insumos y pasarlos por un determinado proceso, el factor clave es la calidad del producto, ésta se explicara principalmente por las características que tiene los insumos, la oportunidad en que han sido suministrados y otros aspectos según el caso; el proceso (eficiente: optimiza los recursos y eficaz: se obtiene lo deseado) también es clave para determinar la calidad. INSUMO PROCESO PRODUCTO En el caso de proyectos sociales, a este nivel, por ejemplo, se puede monitorear la gestión de los procesos logísticos a una determinada fecha de corte con indicadores porcentuales o números: INSUMO PROCESO PRODUCTO Nº de TdR esperados. 100 Nº de TdR recibidos a la fecha. 60 % TdR recibidos 60% Nº de TdR recibidos a la fecha. 60 Nº de Procesos logísticos iniciados 50 % Procesos iniciados 83% Nº de Procesos logísticos iniciados 50 Nº de procesos adjudicados 40 % Procesos adjudicados 80% 16 Para el caso de un proceso de capacitación, el esquema funcionaría de la siguiente manera: INSUMO PROCESO PRODUCTO Programado Nº de horas presenciales Nº horas no presenciales Nº de cursos Nº de personas Ejecutado a la fecha Nº de horas presenciales Nº horas no presenciales Nº de cursos Nº de personas % de avances Capacitación culminada Nº de horas presenciales Nº horas no presenciales Nº de cursos Nº de personas % de avances Nº alumnos aprobados % de asistencia Calificación de capacitadores Calificación del curso Como se puede apreciar, los indicadores de producto nos muestran los resultados al final del proceso de capacitación y podrían ser muy alentadores sin embargo es posible validarlos en una instancia posterior representada por el resultado. 17 INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO Programado Nº de horas presenciales Nº horas no presenciales Nº de cursos Nº de personas Ejecutado a la fecha Nº de horas presenciales Nº horas no presenciales Nº de cursos Nº de personas % de avances Capacitación culminada Nº de horas presenciales Nº horas no presenciales Nº de cursos Nº de personas % de avances Nº alumnos aprobados % de asistencia Calificación de capacitadores Calificación del curso Verificación de la aplicación Nº de observaciones Nº de personas que aplican % de personas que aplican Ventajas de la aplicación Problemas en la aplicación Cruce con indicadores de producto El estadío del resultado, es entonces el momento que en el que a través de una visita inopinada y con instrumentos especialmente preparados se observará la adquisición completa de la competencia obtenida por los beneficiarios durante la capacitación así como la pertinencia de la misma, en este momento también se puede verificar y constatar la hipótesis inicial que generó la propuesta de capacitación. Aún en el caso que los resultados encontrados sean satisfactorios y alentadores que demostrarían que en todas las etapas del proceso se dieron con calidad, pertinencia y oportunidad, podría no necesariamente ser así, por ello es necesario ver más allá en la esfera del impacto. 18 INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO IMPACTO Programado Nº de horas presenciales Nº horas no presenciales Nº de cursos Nº de personas Ejecutado a la fecha Nº de horas presenciales Nº horas no presenciales Nº de cursos Nº de personas % de avances Capacitación culminada Nº de horas presenciales Nº horas no presenciales Nº de cursos Nº de personas % de avances Nº alumnos aprobados % de asistencia Calificación de capacitadores Calificación del curso Verificación de la aplicación Nº de observaciones Nº de personas que aplican % de personas que aplican Ventajas de la aplicación Problemas en la aplicación Cruce con indicadores de producto Verificación en el usuario final Medición de la satisfacción Medición del desempeño Medición de las expectativas Tiempos Costos Monitoreo de actividades Evaluación de Producto Evaluación de Resultado Evaluación de Impacto 19 Servicios de Justicia Información de la institución Lo que valoran los usuarios (abogados y litigantes) Calidad de argumentación de las sentencias. Nivel de dedicación hacia su trabajo. La imparcialidad que se muestra al dictar sentencia. Trato amable. Lenguaje simple, no legal. Servicio dado por los magistrados que ven el caso. Nº de jueces por habitante. Nº de expedientes por juez Nº de sentencias dictadas Nº de sentencias revocadas Duración del proceso Servicio dado por el Secretario de Juzgado o Especialista Legal. Nº de secretarios de J. Nº de especialistas legales Perfil de los secretarios y de los especialistas legales Nivel de ética profesional. Dedicación hacia su trabajo. Nivel de conocimiento del expediente. Servicio en Mesa de Partes. Nº de expedientes recibidos por día Nº de mesas de partes Nº de personas que atienden en mesa de partes (CDG) Nº de notificaciones emitidas Nº de notificaciones entregadas Calidad de la información que se brinda. La amabilidad en la atención al público. Nivel de capacitación. Servicio de Notificaciones. Servicio en Lectura de Expedientes. Nº de expedientes en giro Nº de expedientes atendidos por día Infraestructura con la que cuentan las distintas áreas de los servicios de justicia. Nº de juzgados Nº de juzgados con infraestructura adecuada Nº de PCs por juzgado Nº de impresoras Nº de fotocopiadoras Nº de baños disponibles para el público Eficiencia en la entrega de notificaciones (momento y forma). Claridad en la redacción. Falta de espacio. Falta comodidad. Atención lenta. Desorden existente. Contar con una mejor tecnología para la atención. Orden en el archivo de expedientes. Implementación de ambientes privados para audiencias. Existencia de servicios higiénicos en los puntos de atención al público. Mejor iluminación / ventilación en los edificios del PJ. Lo que hace el Proyecto Mejora de los sistemas de selección y nombramiento – CNM Mejora del sistema de capacitación de la AMAG. Capacitaciones directas a través de universidades prestigiosas en temas jurídicos, dirección y administración. Propuesta de organización del potencial humano, evaluación de 360º e incentivos al personal. Capacitaciones directas para adquirir destrezas laborales, atención al público y gestión pública. Mejora de procesos administrativos. Implementación de sistemas de colas. Capacitación en atención al público. Apoyo al desarrollo de sistemas informáticos. Implementación de un sistema de notificaciones electrónicas. Capacitación en redacción. Equipamiento con andamios. Inventario de expedientes en los archivos centrales. Digitación de los expedientes en el sistema. Equipamiento de computadoras, impresoras, fotocopiadoras, escaners y otros equipos. Desarrollo de sistemas informáticos que apoyen la labor judicial y administrativa. Ordenamiento de archivos centrales. Adecuación de espacios para atención al público y para la labor jurisdiccional. 20