Controle los costos

Gestión de Proyectos
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O N A L
Las 12 Reglas de Oro
del Gerente de Proyecto©
Décima regla
Controle los costos
Héctor Sanín - Consultor ILPES
Novena regla
Controle los costos
“En la vida hay que escoger entre
ganar dinero o gastarlo. No hay
tiempo suficiente para ambas
cosas.”
Edouard Bourdet
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Control de costos
Fuentes
DISPONIBILIDAD
DE FONDOS
1
Fondos
2
DESEMPEÑO
DE COSTOS
DESEMBOLSOS
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Control de Costos
CONTROL DE COSTOS
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Evolución de costos
El presupuesto ejecutado del proyecto
hasta la fecha de control es de $8,000
El presupuesto programado hasta la
fecha de control es de de $7,000
¿Cómo ha sido el desempeño de costos?
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Evolución de Costos
Presupuesto ejecutado
Presupuesto programado
=
$8,000
$7,000
Presupuesto ejecutado
Presupuesto programado
=
1.143
¿Qué significa este resultado?
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Índice de Avance de Costos
IAC:
Presupuesto ejecutado
Presupuesto programado
IAC = PE/PP =
1.143.
IAC, también llamado ICC
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Índice de Avance Físico
• AFR es la cantidad de obra ejecutada (avance físico
realizado) al momento del control
• AFP es la cantidad de obra programada (avance
físico programado) hasta el momento del control.
• AFR = 42%
• AFP = 48%
• Hasta el momento de control estaba previsto realizar
el 48% de la obra, pero sólo se ha ejecutado el 42%
¿Cuál es el Índice de Avance Físico?
Héctor Sanín - Consultor ILPES
Índice de Avance Físico
Índice de Avance Físico = IAF
IAF = AFR / AFP
IAF = 42% / 48% = 0.875
¿Qué significa este resultado?
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Índice de Desempeño de Costos
Índice de Avance de Costos: IAC
IAC = PE/PP = 1.143
IAF = AFR/AFP= 0.87.5
IDC = 1.143/0.875 = 1.31
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Índice de Desempeño de Costos
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Índice de Desempeño de Costos
? Si IDC > 1, implica SOBRECOSTO, los costos de
lo ejecutado están superando lo presupuestado.
? Si IDC < 1, implica EFICIENCIA EN COSTOS,
pues hay economía en relación con lo
presupuestado.
? Si IDC ? 1, implica que los costos reales de la obra
se están comportando según lo presupuestado.
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COSTOS
Sistema de control semaforizado (sistema de alertas)
Índice de Desempeño de Costos (IDC)
Escala (%)
100
©
GERENCIAL LTDA
¡Ojo!
¿Hay riesgo de calidad?
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Control de Costos
• Actualización de costos reales
• Estimativo de costos por ejecutar
(inercia actual-i.a)
• Actualización del presupuesto global (i.a.)
• Estimación de la Desviación Presupuestal
• Medidas correctivas
• Reprogramación presupuestal
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Seguimiento gráfico
del avance del proyecto
Desempeño
Momento
del control
Qué significa
cuando el indicador
se encuentra:
1. ¿En la línea de
lo programado?
2. ¿Por encima?
3. ¿Por debajo?
Programado
IAF
IAC = ICC
IDC
Tiempo
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EJERCICIO
Al
final del primer trimestre, el seguimiento
financiero arroja las siguientes cifras para un
proyecto:
Cantidad obra programada: 1,200 m3
Cantidad obra realizada: 1,080 m3
Costos presupuestados para el trimestre: $43,650
Costo real de lo ejecutado: $42,180
? Calcular el IAC
? Calcular el IAF
? Calcular y analizar el resultado del IDC
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Diseño del Sistema de Información y
Seguimiento Gerencial del Proyecto
SISEG
Pautas de diseño
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SISEG - Pautas de diseño 1/3
1. Consideraciones básicas
• EAP (WBS) (Componentes,
Macroactividades) y Organización del
Proyecto
• Definir un esquema de hitos o de eventos
determinantes (Fases, productos parciales,
fechas estratégicas)
• ¿Quiénes son los usuarios relevantes que
requieren información de avance del
proyecto?
• ¿Qué tipo de información requieren?
• Sistema de indicadores y rangos de alerta
• C4
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SISEG - Pautas de diseño 2/3
2. Sistema Interno
Defina un Sistema Interno de Información y
Seguimiento (Para el equipo gerencial del Proyecto)
basado en:
• Objetos de seguimiento y análisis
• Un conjunto básico de Indicadores
• Tipos de informes y frecuencias
• Flujo interno de la información para seguimiento
• Instancias de análisis – decisión (reuniones, comités,
grupos)
• Fuentes internas y externas de información
• Mecanismos y frecuencia de recolección (periódicos
y esporádicos)
• Responsables por la gestión de la información
• Monitoreo de supuestos y gestión de riesgos
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SISEG - Pautas de diseño 3/3
3. Sistema Externo y otros
Piense esencialmente en Indicadores, frecuencias y
tipos de informes para los siguientes involucrados
– Sistema de información Proyecto-Contratista
– Sistema de información Proyecto-Gerencia
Superior (Autoridad Institucional)
– Sistema de información Proyecto-Entidad
financiera (Cooperante, banco)
– Proyecto-Proveedores de recursos de
contrapartida
– Sistema de información Proyecto-Comunidad
– Otro(s) involucrado(s) importantes(s)
Sistema de evaluación de Medio Término
Reuniones Externas de análisis de avance de proyecto
Relaciones con el supervisor (interventor, auditor)
Recomendaciones para
el cierre
de proyecto y el ITP
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Las 12 Reglas de Oro
del Gerente de Proyecto©
Reglas 9 y 10
Controle costos y ejecución
Taller
Seguimiento a la ejecución
Atención a Menores
©
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