Reglamento Interno 5 Sept 2013 Perfil y Responsabilidades del

Reglamento Interno 5
Sept 2013
Perfil y Responsabilidades del Secretario/a Ejecutivo/a
Normas Generales, 26: El Secretario Ejecutivo es nombrado por el Exco, que determina los deberes
y responsabilidades del cargo.
El Secretario Ejecutivo es responsable del Secretariado mundial CVX en Roma. El/ella es miembro
del Consejo ejecutivo Mundial (ExCo). Es también el representante legal de la CVX Mundial. Esta es
una posición privilegiada para estar en contacto con y al servicio de la comunidad mundial.
Las Comunidades Nacionales pueden nombrar candidatos para este cargo, de acuerdo con el perfil
y la descripción que sigue abajo. Sabemos que es difícil encontrar la persona que cumpla con todos
los requisitos, pero preferimos ser exhaustivos en la descripción. Basta tener algunas de estas
características, con la consciencia de las áreas en que la persona necesita mayor apoyo. Nuestras
Normas Generales hablan de un Secretario Ejecutivo. Sin embargo, es posible designar a una
pareja.
A. Perfil requerido
1. Compromiso con CVX como una vocación de vida e identificación con los PG y un estilo
personal de vida que no esté en contradicción con ellos. Sería bueno además que la
persona haya tenido experiencias de CVX internacional (Ej: asambleas mundiales,
encuentros regionales, etc)
2. Una sólida formación CVX que incluya:
a) La experiencia completa de los Ejercicios Espirituales,
b) Un buen conocimiento de la Escritura, de las enseñanzas de la Iglesia, la espiritualidad
ignaciana y la CVX
c) Comprensión de los procesos comunitarios y el proceso DEAE,
d) Liderazgo y experiencia de formación en la comunidad nacional CVX, y/o el campo
profesional, cívico, o en la Iglesia,
e) La capacidad de trabajar en equipo.
3. Una buena relación con su comunidad nacional, con la Iglesia y con la Compañía de Jesús.
4. Suficiente habilidad de trabajar en inglés. Hablar fluidamente una o más de las otras tres
lenguas oficiales (inglés, español, francés) sería un punto positivo. El italiano será requerido
más adelante para facilitar la vida en Roma
5. Competencia en trabajo editorial y familiaridad con ordenadores y con la comunicación a
través de correo electrónico y manejo de sitios web. Habilidades adicionales para los nuevos
medios de comunicación (Facebook, youtube, etc) también sería positivo.
6. Experiencia y habilidad para la administración así como habilidad para tratar temas
financieros.
7. Apertura a otras culturas y alguna experiencia internacional sería una ventaja.
8. Buena salud y flexibilidad para ajustarse a un nuevo ambiente.
9. Disponibilidad para trasladarse a Roma por un período de cinco (5) años.
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B. Responsabilidades principales y Tareas
1. Coordinación y Comunicación.
a) Facilita la comunicación dentro del ExCo mundial, trabajando en íntima colaboración con
el/la Presidente mundial, el Vice-Asistente y la persona(s) designada del ExCo para las
finanzas. Esto puede incluir el fijar agendas, seguimiento de temas, el envío de
recordatorios, proporcionar información, etc.
b) Es responsable del buen y puntual flujo de información desde el World Exco a los
consejos nacionales de las comunidades. Recibe, envía y archiva la correspondencia
oficial, boletines y otras comunicaciones.
c) Asegura la traducción de los documentos oficiales y la correspondencia en las tres
lenguas oficiales. Coordina el equipo de traductores.
d) Es responsable del website. Supervisa los contenidos, asegura las actualizaciones
regulares y el buen funcionamiento. Esto se realizará con un apoyo técnico adecuado.
2.
Trabajo editorial
a) Sirve como editor y director de Progressio, la revista oficial de CVX. Esta se publica dos
veces al año, más un suplemento en tres lenguas.
b) Como editor, define el plan anual, diseña los contenidos, solicita artículos o
monografías, selecciona artículos y fotografías, etc.
c) Como director, asegura regularidad y puntualidad, supervisa la lista de subscritores y los
pagos de cada año, coordina a los traductores, trata con la imprenta, supervisa los
envíos, etc
d) Es responsable de la edición virtual (el archivo de Progressio dentro del sitio web cvx)
b) Responsable de la edición, la impresión y el envío de por correo de los documentos de
trabajo de la CVX mundial en tres lenguas.
3. Formación
a) basado/a en su propias capacidades, es un recurso humano para colaborar con
programas de formación de CVX a nivel internacional
b) está disponible para eventos de formación a nivel nacional o regional
4. Eventos
a) Es responsable de la organización de reuniones internacionales organizadas por la
comunidad mundial, como el encuentro anual del Exco, de la Asamblea General cada
cinco años, y otras actividades internacionales como cursos, encuentros, celebraciones
etc.
b) Apoya los encuentros regionales y otros eventos en cuanto sea necesario
5. Economía y Administración
a) Prepara el presupuesto anual y lo presenta para su aprobación a la reunión anual del
Exco
b) Supervisa otros fondos tales como el fondo de información, fondo de solidariedad, fondo
apostólico y trabaja hacia el manteniendo y la ampliación de esos fondos con el auxilio
de benefactores o con otras fuentes de ingresos.
c) Asegura unos procedimientos adecuados de contabilidad.
d) Presenta la hoja de balance, las estadísticas de entradas y gastos principales y los libros
contables del año anterior en el encuentro anual del Exco, incluyendo notas y consejos.
e) Mantiene correspondencia con las comunidades nacionales en temas financieros,
particularmente para establecer sus obligaciones anuales y asegurar su puntual pago.
f)
Mantiene correspondencia con otras fuentes económicas o con donantes
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g) Es parte del Equipo Financiero, el cual apoya al ExCo y al ExSec en finanzas
6. Participación Eclesial y Relaciones Internacionales
a) Es responsable de las relaciones ordinarias con la Curia de la Compañía de Jesús,
trabajando en colaboración cercana con el Vice-Asistente.
b) Es responsable de las relaciones ordinarias con el Consejo Pontificio para los Laicos,
manteniendo correspondencia y visitas regulares, asistiendo a las reuniones, etc.
c) Toma parte, como representante de CVX, en eventos de la Iglesia según las decisiones
del Exco.
d) Es el enlace oficial del Exco con otras asociaciones o grupos internacionales, tales como
Forum de ONGs Católicas (CiNGO) , los grupos de trabajo en las Naciones Unidas, etc.
7. Administración del Secretariado
a) Contrata o coopta otro personal, tales como secretarios, encargados de limpieza,
webmaster, contador, diseñadores, traductores, etc., según las necesidades y el
presupuesto aprobado y asegura que se cumplan los requisitos según las leyes italianas
para salarios y servicio voluntario. Estas personas no tienen que dar cuentas al Exco,
sino ante el Secretario Ejecutivo.
b) Es el signatario de los cheques bancarios. Da instrucciones al Economato jesuita, trata
con los bancos, etc.
c) Coordina el trabajo de equipo en el Secretariado
d) Mantiene la casa CVX en buenas condiciones
C. Regulación, control y Compensación
a) El cargo tiene que dar cuenta al Exco a través de informes regulares en las áreas
señaladas arriba. Al final de su periodo, debe presentar una evaluación en todas las
áreas mencionadas arriba a fin de ofrecer un reporte comprensivo, señalar algunas
recomendaciones y examinar su propio servicio.
b) Para decisiones y encuentros ordinarios y regulares se mantiene la relación a través
del/de la Presidente u otra persona designada por el ExCo para esto.
c) Buena comunicación y trabajo de equipo con el Vice-Asistente es indispensable.
d) Se ofrece un salario razonable según los estándares locales. El salario se ajusta cada
ano según la ley italiana . Adicionalmente la casa CVX está disponible para él/ella y su
familia.
e) El nombramiento inicialmente es para 5 anos. Sin embargo, cada año hay un proceso de
evaluación. El Exco podría decidir finalizar el acuerdo antes de la fecha límite. Esto se
notificará con 8 meses de antelación.
Esta posición ofrece algunas compensaciones más allá de lo económico. Ante todo, provee
un amplio y profundo conocimiento de la CVX mundial. Además, en vista del carácter
internacional de CVX, abre horizontes para tratar con diversas culturas y realidades. En
breve, extiende la mentalidad y el espíritu y provee contacto con miembros en todo el
mundo.
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