Directriz DCN-003-2011 Plazo de conservación de los documentos

Contabilidad
Nacional
República de
Costa Rica
DIRECTRIZ Nº DCN-003-2011
LA CONTADORA NACIONAL
Con fundamento en las potestades conferidas en los artículos 90, 91, 93 y 94 de la Ley de Administración
Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131; así como lo establecido en el Decreto
Ejecutivo número 32988-H-MP-PLAN, publicado en La Gaceta número 74 del 18 de abril de 2006,
denominado “Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos
Públicos” y en la Ley N°6227, “Ley General de la Administración Pública,
CONSIDERANDO
1°- Que el artículo 93 de la Ley N° 8131, Ley de la Administración Financiera de la República y
Presupuestos Públicos, establece el deber de la Contabilidad Nacional de asesorar técnicamente a todas
las entidades del sector público nacional, en las materias de su conocimiento. Asimismo, dicho numeral
establece la obligación de archivar documentalmente o por otros medios, la información originada en las
operaciones de la Administración Central durante un lapso de cinco años.
2°- Que el artículo 130 del Reglamento a la Ley supracitada, establece que el archivo contable documental
resultante de las operaciones contables se mantendrá por 5 años, salvo en el caso de los salarios
devengados por los funcionarios del Gobierno de la República, que se mantendrá por lo menos 50 años,
quedando facultada la Administración para establecer plazos mayores.
3°- Que de la relación de los numerales 4, 5, 18 y 47 de la Ley N°8754, Ley Contra la Delincuencia
Organizada, se concluye que el plazo para conservar documentación es de diez años.
4°- Que en razón de lo indicado en el considerando anterior, mediante oficio DCN-756-2010, la
Contabilidad Nacional, remitió consulta al Archivo Nacional, quien manifestó que: “(…) 1) En nuestro
criterio, lo que dispone la Ley 8754, Ley contra la delincuencia organizada, está por encima de cualquier
otra normativa anterior, (y en particular por supuesto, es de mayor jerarquía que una disposición
reglamentaria). De manera que los documentos de operaciones contables, cuentas, operaciones
financieras, documentos tributarios, etc deben conservarse por lo menos 10 años” (ver artículos 4, 5, 18 y
47, de la supracitada ley). (…)”
Teléfonos (506) 22-58-20-09
(506) 22-58-19-83 FAX: (506) 22-58-18-26
Página web www.hacienda.go.cr/Msib21/Espanol/Contabilidad+Nacional/Bienvenida.htm
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5°- Que adicionalmente, la Contabilidad Nacional solicitó criterio a la Dirección Jurídica del Ministerio de
Hacienda, quien mediante oficio DJMH-0849-2011, manifestó: “(…) esta Dirección ratifica lo indicado por la
Licenciada Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional, mediante oficio DG-712-2010 de
repetida cita, respecto a que el plazo de conservación de los documentos contables debe ser por lo menos
de 10 años.”
Por tanto, emite la siguiente directriz,
DIRECTRIZ
“CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS CONTABLES”
Artículo 1°- Ámbito de aplicación.
La presente directriz es de acatamiento obligatorio para todas las entidades y órganos comprendidos en el
artículo 1 inciso a) de la Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos, los cuales se encuentran
sujetos al Subsistema de Contabilidad Pública.
Artículo 2°- Plazo de conservación de los documentos contables.
Toda documentación originada en las operaciones contables deberá conservarse por un periodo de al menos
diez años. Dichos archivos documentales podrán ser sustituidos por archivos electrónicos al amparo de las
disposiciones legales establecidas. Cuando se cumpla dicho período, cada entidad deberá consultar sobre lo
establecido por la Junta Administrativa del Archivo Nacional sobre la custodia de los documentos públicos.
Artículo 3°- Régimen de responsabilidad.
Aquella entidad que no cumpla con lo señalado en la presente directriz, estará sujeta a la aplicación del
régimen de responsabilidad establecido en el Título X de la Ley de la Administración Financiera de la
República y Presupuestos Públicos N° 8131.
Artículo 4°- Vigencia
Rige a partir de su publicación.
Dado en la Contabilidad Nacional, San José, a las nueve otras horas del catorce de junio del dos mil once.
Msc. Irene Espinoza Alvarado
CONTADORA NACIONAL
Teléfonos (506) 22-58-20-09
(506) 22-58-19-83 FAX: (506) 22-58-18-26
Página web www.hacienda.go.cr/Msib21/Espanol/Contabilidad+Nacional/Bienvenida.htm
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