Gestión Administrativa para la sostenibilidad de

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Gestión Administrativa
para la sostenibilidad de
las OCSAS
Módulo 4
“Fortalecimiento de capacidades de Organizaciones Comunitarias Prestadoras de Servicios de Agua y
Saneamiento (OCSAS) en América Latina”
Logotipo a dos colores
En la construcción del Programa Regional de
Fortalecimiento de Capacidades han participado las
siguientes organizaciones y personas:
Fundación Avina:
Paula Burt, Paraguay
Paola Cubides, Colombia
Lil Soto, Costa Rica
Rafael Luna, Costa Rica
Cynthia Shiffman, Argentina
Personajes guías
CARE:
Pedro Carrasco, Ecuador
Consuelo Álvarez, Perú
CARE Internacional en el Ecuador
AQUACOL
Luis Velasco, Colombia
Av. Al Parque s/n y Alonso Torres, Galerías
del Bosque Planta Baja - local 10. T.
+593.2.2.253-615
Quito - Ecuador
www.care.org.ec
AGUA TUYA
Marie Claude Arteaga, Bolivia
AHJASA
Omar Núñez, Honduras
Fundación Avina
Consorcio CAMAREN
Fernando Larrea, Ecuador
Soledad Aguirre, Ecuador
Calle Evelio Lara, Casa N°131-B
Ciudad del Saber, Clayton
Panamá, República de Panamá
Tel: +[507] 317 3408
www.avina.net
EPILAS
Gaspar Méndez, Perú
Para citar la fuente:
Sistematización y compilación:
Rolando Marín, Costa Rica
“CARE Internacional-Avina. Programa
Unificado de Fortalecimiento de Capacidades.
Módulo 4: Gestión Administrativa
Revisión metodológica y educación de adultos:
Fernando Solíz Carrión
Cuenca, Ecuador, Enero de 2012.
Revisión equidad de género e interculturalidad:
Nubia Zambrano, CARE - Ecuador
Revisión comunicacional:
Giovanna Tipán Barrera
Logotipo a dos colores
Diseño y diagramación:
Joaquín Pérez e Iván Pérez
Fotografías:
Care / Avina
Logotipo a un color
El presente módulo forma parte del Programa Unificado de Fortalecimiento de Capacidades dirigido a los prestadores de servicios
de agua potable y saneamiento comunitarios , es resultado de un proceso de compilación de propuestas y experiencias de
capacitación impulsado y financiado en el marco del convenio entre CARE y Avina. Forma parte de una iniciativa amplia para el
desarrollo de procesos de formación comunitaria en la región latinoamericana que contribuya a la gestión sostenible y equitativa
de servicios de agua y saneamiento y el ejercicio de derechos. Al ser este un producto de conocimiento colectivo, se espera que
pueda ser ampliamente compartido, debatido y usado.
Personalización
Nombres:_____________________________
Apellidos:_____________________________
Dirección:_____________________________
Teléfono:______________________________
Celular:_______________________________
Ocupación:____________________________
Ciudad:_______________________________
3
Mapa de la estructura curricular
Módulo 1
Trabajando el futuro
ro
de mi OCSAS.
d
La OCSAS óptima
Módulo 5
4
Módulo 2
Educación
para adultos
Módulo 6
Operación y
M
Mantenimiento
de sistemas de
agua potable
Sistemas de
saneamiento
ambiental
Módulo 9
Gestión Integral
de Residuos
d
Sólidos (GIRS)
Comunicación
C
e Incidencia
Módulo 10
Módulo 4
Módulo 3
Organización
O
Comunitaria
Módulo 7
Educación
sanitaria, higiene
y prevención
Gestión
Administrativa
para la sostenibilidad
de las OCSAS
Módulo 8
Ge
Gestión
Integrada
del Recurso Hídrico
o
(GIRH)
Mapa del módulo
Módulo 4
Gestión administrativa
para la sostenibilidad
de las OCSAS
Unidad 1
Herramientas
para los procesos
administrativos
Unidad 2
Herramientas
para los procesos
financieros
Unidad 3
Herramientas
para los
procesos
técnicos
Unidad 4
Vigilancia y control
5
Tabla de Contenido
Unidad 1. Herramientas para los procesos administrativos
1.1 Documentos administrativos
1.1.1
1.1.2
1.1.3
1.1.4
1.1.5
1.1.6
1.1.7
1.1.8
El plan de trabajo
Registro o catastro de usuarios y usuarias
Registro individual por usuario y usuaria
Solicitud de conexiones
Citación a usuarios y usuarias
Inventario: cuaderno de control de bodega
Notificación a los/as usuarios/as
Convocatoria y realización de asambleas
Unidad 2. Herramientas para los procesos financieros
2.1 Contabilidad y administración
2.2 Documentos contables o financieros para la ocsaS
2.3 Las tarifas
p.9
p.12
p.12
p.13
p.16
p.17
p.19
p.20
p.20
p.21
p.26
p.29
p.32
p.44
Unidad 3. Herramientas para los procesos técnicos
p.58
3.1 El proceso técnico de inspección preventiva y correctiva
3.2 El proceso técnico de cloración
p.61
p.64
Unidad 4. Vigilancia y control
4.1 ¿En qué consiste un plan de vigilancia y control?
4.2 Componentes e indicadores de un plan de vigilancia y control
4.3 Proceso del funcionamiento de un plan de vigilancia y control
p.70
p.73
p.78
p.88
Bibliografíap.96
6
Objetivos del módulo
Objetivos específicos
Al finalizar el módulo, los y las participantes deben saber:
• Identificar los documentos necesarios para llevar una gestión administrativa eficiente
de su OCSAS, en los tres procesos clave: administrativo, contable financiero y
técnico, así como referir su importancia.
• Realizar un plan de trabajo, un cálculo de tarifa y un plan de operación.
Deben promover cambios a través de:
• Identificar en sus respectiva OCSAS los documentos que no se implementan y
sugerir su aplicación.
Deben adquirir la siguiente destreza:
• Completar los formatos y registros propuestos en los procesos administrativo,
contable – financiero y técnico.
7
Resumen general del módulo
El módulo Gestión administrativa contiene un conjunto de herramientas organizadas
sobre la base de los tres grandes procesos internos estudiados en el módulo
Organización comunitaria que la OCSAS debe poner en marcha:
1. El Proceso Administrativo;
2. El Proceso Financiero – Contable;
3. El Proceso Técnico – Operativo.
En cada uno de estos procesos se proponen herramientas específicas, así:
• Para el proceso administrativo se requiere contar con el plan de trabajo, el
registro de las y los usuarios, y el registro individual de las y los usuarios. Para
el cobro de tarifas se precisa un conjunto de instrumentos desde la solicitud
de conexiones, citación a usuarios y usuarias en mora, cuaderno de control
de bodega (inventario) y notificaciones; y para la realización de asambleas se
desarrollan modelos de convocatorias y actas.
• Para el proceso financiero – contable se requiere del manejo de libros
contables y financieros, y sobre todo de un plan tarifario para lo cual se
propone un método muy práctico de cálculo. Entre los documentos de índole
financiera más importantes se proponen: hoja de lectura de medidores, cuenta
del usuario y la usuaria, factura de cobro, planilla de cobro, comprobante
de egreso, comprobante de ingreso, registro de ingreso, registro de egreso,
movimiento de caja (mensual) e informe económico.
• Para el proceso técnico – operativo se desarrollan principalmente herramientas
para que el operador del sistema pueda realizar el mantenimiento preventivo y
correctivo así como la cloración.
Finalmente, se presenta el tema de control y vigilancia, la importancia de contar
con un plan que articule y defina claramente el rol de los diversos actores en el
plan, así como sus distintos componentes y las condiciones necesarias para su
implementación.
8
Unidad 1:
Herramientas para los procesos
administrativos
I. Introduciéndonos en el tema
Resumen:
En esta unidad se presentan las herramientas y documentos dentro de los procesos
administrativos internos que deben llevar las OCSAS para lograr una adecuada
gestión de los servicios.
Objetivo pedagógico:
Se espera que la persona a capacitar, al final de esta unidad:
• Conozca los recursos y documentos necesarios para lograr la eficiente
administración de una OCSAS.
9
Mapa de la unidad
Unidad 1
Herramientas
para los
procesos
administrativos
El plan de
trabajo
10
Unidad 2
Herramienta
s para los
procesos
financieros
Registros de los
y las usuarias
Unidad 3
Herramientas
para los
procesos
técnicos
Solicitud de
conexiones
Unidad 4
Vigilancia y
control
Cuadernos de
control de
bodega
Notificaciones y
convocatorias
bodega
II. Desde mi experiencia
Prueba de entrada - Unidad 1
Marque X si su respuesta es SÍ o NO y redacte un breve resumen en las preguntas
3, 4 y 5.
UNIDAD 1:
LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SÍ
NO
1. Utiliza documentos administrativos su OCSA
2. Su OACSA ¿tiene
catastro de usuarios
?
3. ¿Qué documentos administrativos llevan las comunidades?
4. ¿Quién lleva las convocatorias y el libro de actas de las asambleas?
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
5. Enliste cinco problemas que encuentran en la administración de los sistemas de agua de su comunidad.
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
11
III. Conceptualizando
1.1. Documentos administrativos
Para facilitar los procedimientos administrativos, una organización debe contar con
los formatos que les permitan registrar los datos y avanzar en el proceso de forma
ordenada.
Entre los documentos administrativos más importantes se encuentran:
a) el plan de trabajo
b) registro de las y los usuarios
c) registro individual de las y los usuarios
d) solicitud de conexiones
e) citación a las y los usuarios en mora
f) inventario: cuaderno de control de bodega
h) notificaciones
i) convocatoria y libro de actas de la realización de asambleas
Para tener en cuenta:
La utilización adecuada de documentación y formularios, por parte de la OCSAS,
le permite administrar correctamente el sistema y garantizar una buena imagen,
cuestión importantísima para lograr la confianza y aceptación de todos los usuarios.
Es muy importante usarlos en forma correcta, para contar con información oportuna
precisa y confiable, en todo momento, insumo fundamental para la rendición de
cuentas.
a. El plan de trabajo1
Para cada asamblea general de las y los asociados, la Junta Administrativa debe
preparar una propuesta listando las diferentes actividades que se van a realizar
durante el próximo año mencionando fechas y responsables de cada actividad.
El plan de trabajo nos permite ser ordenados, anticipar y programar las actividades,
así como otorgar responsabilidades para cada actividad e identificar el presupuesto
que se requiere para ejecutar cada acción.
1 “Guía para organización y trabajo de las JASS. Materiales Educativos”, Tema Agua y Saneamiento N° 2. CARE – Perú, 2001.
12
Por ejemplo:
Plan anual de trabajo
Actividades/tareas
Cobro
Limpieza y
Desinfección del
Sistema
Cloración
Medición
Análisis
Reunión de junta
Ampliación del
Sistema
Asamblea de
Asociados
Programación de
Gastos
Elaboración del
Plan de trabajo
Compra de
Insumos,
Capacitaciones
Periodic
Idad
Cada
Mes
Cada
Mes
E F M A M J
J
A S O N D
Cada día
Cada
Mes
Cada 4
Meses
2 veces
Por mes
ABril
X X X X X X X X X X X X
X X X X X X X X X X X X
REsponsable
X X X X X X X X X X X X
Tesorero/a
X X X X X X X X X X X X
Operario/a y
Asociados
Organizados
Operario/a
Operario/a
X
X
X
X
Junta
Administradora
Presidente/a
X X X X X X X X X X X X
2 veces X
Por año
Cada
Año
Cada
Año
Cuando
Se
Necesite
Según X
Program
A
X
Presupuesto
X
Operario/a Y
Asociados
Organizados,
Junta
Administradora
Junta
Administradora
X
X
X
Junta
Administradora
Junta
Administradora
X
X
X
X
X
Junta
Administradora
Monto total general
b) Registro o catastro de usuarios y usuarias
Para tener registrados a todos los usuarios del sistema a cargo de la OCSAS, es
muy importante contar con un catastro de usuarios y usuarias. Con este catastro
sabemos claramente a cuántos usuarios atendemos y la ubicación de cada uno, y
de esta manera tenemos un mejor control del servicio que brinda la OCSAS. Para
elaborar el catastro, primero se le asigna a cada usuario un número o código.2
En el caso de poblaciones dispersas y rurales se puede utilizar un número, asignado
a cada conexión o medidor (hidrómetro), al momento de ingresar el sistema, y así
tener certeza del número de abonados o usuarios del sistema. Esto también permite
llevar un mejor control para las lecturas de los medidores y la gestión de cobro.
2 Catastro y Gestión Comercial. Cartilla. Colombia.
13
Cuando se trata de comunidades más aglomeradas, urbanas o peri-urbanas, puede
diseñarse un código específico para cada usuario o usuaria, así:
1. Tres primeros dígitos para indicar el nombre de la calle, puede ser en número
o letras
2. Tres dígitos siguientes para identificar la cuadra, puede ser en número o
letra
3. Los últimos cuatro dígitos para identificar al usuario/a. Cada nuevo usuario/a
recibe un número de serie a tiempo de ingresar el sistema.
Por ejemplo:
3
.
3 Catastro y Gestión Comercial. Cartilla. Colombia
14
Para registrar la información de los y las usuarias se puede usar la siguiente tabla:
Catastro de u suarios
Nombre de la OC SA:
Presidente /a :
Responsable:
№
Código
o
dirección
Apellidos y
Nombres
C.I.
*
Fecha
Ingreso
Tel.
№ de
medidor
Categoría
Estado
№ miembros
en la
familia
Comercial
Domicili ar
Activo
Pasivo
* C.I.: Carta de Identidad o documento de identidad.
Fuente: Adaptado de Catastro y Gestión Comercial. Cartilla. Colombia.
La tabla nos muestra cómo completar la información, así:
• Fecha: día en el que un nuevo usuario ingresó a la OCSAS.
• Categoría: comercial y domiciliaria, en caso de que la OCSAS haya
determinado diferentes categorías en su estructura tarifaria.
• Estado: activo o pasivo. En algunos casos las familias se trasladan por
mucho tiempo a otras zonas del país y dejan sus viviendas deshabitadas, por
lo que son socios pasivos. Por otro lado, aunque no estarían consumiendo
agua (inactividad), algunas OCSAS seguramente cobrarán un monto fijo por
mantenimiento. Ya cuando regresan a habitar su domicilio solicitan nuevamente
ser socios activos.
• Número de miembros de la familia: para conocer el consumo por familia.
Esta información puede ser muy útil, puesto que con base en ello se calcula el
caudal que se necesita para proveer de agua a todo el sistema.
Junto al catastro de las y los usuarios la OCSAS debe ocuparse de elaborar un plano
en el que figure la distribución comunal de barrios, calles y cuadras que atiende el
sistema, identificando la red y las acometidas de cada vivienda o establecimiento.
15
Por ejemplo:
c) Registro individual por usuario y usuaria
Este documento compila todos los datos de cada usuario y registra su accionar con
respecto a la OCSAS y los servicios que brinda. Nos sirve para conocer mejor a las y los
usuarios, darles reconocimiento, o bien identificar problemas para resolver a tiempo. Nombre del usuario:
CÓDIGO:
Meses
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
16
Lectura
(Apellido Paterno)
Consumo
en m3
(Apellido Materno)
Monto a
cobrar
Año:
(Nombre)
NÚMERO DE MEDIDOR:
Multa
Desconexión y
reconexión
Total
de
pago
Fecha
de
pago
№
Observaciones
Recibo
y
de pago mantenimiento
d) Solicitudes de conexiones
Este documento lo utiliza cada miembro de la comunidad que necesita obtener los
servicios de la OCSAS.
El o la usuaria debe llenar el formulario y presentarlo a la Junta Administradora
aceptando las condiciones y los valores que se le piden por el derecho de conexión
y tarifa. La solicitud se envía ante la junta directiva que se encarga de aprobar y
autorizar a la presidenta o presidente a firmar aceptando la solicitud.
El usuario y la usuaria hace el pago correspondiente, luego de lo cual se autoriza al
operador para que realice la instalación.
Por ejemplo:
17
Organización comunitaria prestadora de servicios de agua y saneamiento
Provincia
Nombre del solicitante
Direccion
Solicitud para conexión de agua potable Nro
canton
Comunidad
CI
Tipo de Instalación
Comercial:
Industrial:
Reconexion:
Público:
Residencial:
Nuevo:
Informe
Negado
Aceptado
Fecha:
Derecho de instalación
Medidor
Materiales
Mano de Obra
De contado
A plazos
Jornales mingas
Costo de la Conexión
$
$
$
$
Total
$
Forma de Pago
$
$
$
Total
$
El valor a plazos lo abonara en ….. Dividiendolos en $.............por mes
Valor de la tarifa
Residencial
Comercial
Industrial
Público
………….M3$
………….M3$
………….M3$
………….M3$
………………………………
………………………………
………………………………
………………………………
Exceso
Exceso
Exceso
Exceso
………….M3$
………….M3$
………….M3$
………….M3$
………………
………………
………………
………………
Aceptación: El solicitante acepta sujetarse a lo dispuesto en la Ley y Reglamento de las Juntas
Administradoras de agua y se compromete a observar las damas disposiciones de la JASSA y en
común acuerdo suscriben este documento
En ………………………….
a……………. de…………………………… de………….. 20…………..
……………………………………………..
……………………………………………..
Solicitante
Presidente de la Junta
4
4 “Administración de un sistema de agua potable”. Cornelio Cajas y Jaime Maldonado. Universidad de Cuenca. CAMAREN. Quito – Ecuador, 2002. 18
e) Citación a usuarios y usuarias en mora
Este formulario lo envía firmado el o la presidena de la junta al usuario o usuaria
que se hubiere atrasado en su pago después de la fecha límite mensual. Sirve como
citatorio, en el cual se le advierte al abonado que tiene un determinado número de
horas, de acuerdo con lo que se disponga en el reglamento interno, para pagar su
deuda. A quienes no cancelen la mora se les suspenderá el servicio.
Citación a usuarios y usuarias en mora
Estimado señor / Estimada señora,.........................................................
La Junta Administradora de la Organización Comunitaria de Agua Potable
y Saneamiento de............................................................., hace de su
conocimiento, que se encuentra atrasado en el pago de su mensualidad por
consumo de agua potable, por un monto de…………………..
Por este medio le notificamos que tiene................ días para cancelar ese
monto adeudado.
En caso de no hacer el pago en el tiempo previsto, nos veremos en la obligación
de suspenderle el servicio.
Fecha..............................................
Atentamente,
.........................................................
19
f) Inventario: cuaderno de control de bodega
La Junta Administradora de la OCSAS tiene la responsabilidad de vigilar los
documentos de propiedad de la organización, así como velar que se ejecuten todas
las obras de agua potable y saneamiento. Para ello es fundamental contar con un
cuaderno de inventario donde se apunten todas las compras, lo que se deja de usar,
lo que se recibe como donación y quién realiza la donación.
CUADERNO DE INVENTARIO
1
2
3
4
5
6
Fecha
№ de
Cosas que se compran
En uso
No se usa
¿Dónde está o
boleta o
o reciben
quién lo usa
actualmente?
recibo
g) Notificación a los/as usuarios/as
La Junta Administradora de la OCSAS puede hacer notificaciones cuando un
asociado o asociada no esté cumpliendo con las normas contenidas en el estatuto
de la OCSAS.
Motivo de notificación: Situación anómala cometida por el o la asociada por el
atraso en el pago, conexión ilegal, destrucción malintencionada de infraestructura
de la OCSAS, manipulación o alteración de dispositivos de medición, etc.
La notificación debe ser entregada en duplicado y ser firmada por el o la usuaria. Se
guarda una copia en los archivos de la OCSAS para evitar problemas posteriores o
malos entendidos.
Notificación a usuarios/as
Nombre de la usuaria o usuario.....................................................................
Dirección ..................................................................................................
Motivo de Notificación ...............................................................................
Fecha de Notificación .................................................................................
Firma del Presidente/a de la OCSAS:...............................................................
Firma del usuario o usuaria:..........................................................................
20
h) Convocatoria y realización de asambleas5
Para lograr una buena participación es las asambleas es necesario:
• Preparar la agenda en forma anticipada en la Junta Administradora. Pensar el
horario más adecuado para que los y las usuarias puedan asistir sin problemas.
• Programar temas de interés para el asociado y la asociada.
• Preparar y enviar con anticipación a cada asociado y asociada una invitación
formal señalando fecha, hora, lugar y temas de la agenda. Lo recomendable
es que esta invitación formal llegue con al menos ocho días de anticipación y
directamente al domicilio de la socia o socio y que deberá firmar un recibido.
• Informar e invitar a la población en general sobre la realización de la asamblea
a través de avisos impresos en lugares públicos, visibles y concurridos de
la comunidad como la tienda, puestos de salud, iglesia, etc., o en eventos
deportivos, comunales o religiosos. También es importante echar mano de
recursos radiofónicos como avisos radiales o perifoneo. Otra opción es enviar
la invitación mediante las niñas y niños de la escuela o colegio.
• Recordar a los asociados y asociadas, la importancia de asistir a estas
asambleas puesto que la OCSAS le pertenece a la comunidad.
5 Guía para organización y trabajo de las JASS. Materiales Educativos, Tema Agua y Saneamiento № 2. CARE – Perú, 2001. 21
IV. Recreando conocimientos
VI. Aplicando conocimientos
a) Diálogo con los participantes
Esta unidad presenta herramientas muy concretas, algunas de las cuales ya son
manejadas por las OCSAS. Por ello se sugiere que desde la facilitación se inicie
con un diálogo sobre cada una de las herramientas, orientado en custiones como:
¿cómo manejan en la actualidad la OCSAS?, ¿cuál es el nivel de familiaridad con los
documentos?, ¿cuáles son los problemas que enfrentan?, ¿cómo los han resuelto?,
¿por qué es necesario llevar ordenadamente todos los documentos?
b) Al final de la unidad se pedirá a los participantes realizar los siguientes
ejercicios:
1. Elaborar cartulinas de un color para cada responsable de llenar alguno de
los documentos estudiados y cartulinas de otro color con los nombres de los
documentos.
2. En plenaria se pedirá que unan con líneas los distintos documentos con los
responsables de llevar estos documentos:
RESPONSABLE
Tesorera o tesorero
Presidenteo presidenta
Operadoro operadora
Secretaria o secretario
Vocales
Fiscal
Asamblea
La junta administradora (JAAP)
Usuarioso usuarias
Bodegueroo bodeguera
DOCUMENTOS
Libro de actas
Plan de trabajo anual
Catastro de usuarios
Solicitud de conexiones
Registro individual por usuario
Convocatoria a asambleas
Citación a usuarios en mora
Libro de actas
Notificaciones a usuarios
Cuaderno de control de bodega
c) Completar el siguiente cuadro con las actividades o tareas
programadas para el año y las personas responsables de cada una de
ellas. Colocar una X en los meses correspondientes a cada actividad,
según las veces o frecuencia.
22
PLAN ANUAL DE TRABAJO
1
2
ACTIVIDADES/
TAREAS
CADA
CUANTO
TIEMPO
3
E F M A
M J
J
4
A
S
O
N
D
5
RESPONSABLE
MONTO
TOTAL
MONTO TOTAL GENERAL
d) Complete el siguiente cuadro con el inventario de su OCSAS
1
2
Fecha
№ de boleta o
recibo
CUADERNO DE INVENTARIO
3
4
5
Cosas que se compran o
reciben
En uso
No se usa
6
¿Dónde está o quién lo us
actualmente?
e) Recursos
Se entregará un juego completo de los documentos y formularios sugeridos en este
módulo como material anexo.
23
V. Sintetizando
EN POCAS PALABRAS...
UNIDAD 1
Los documentos que la OCSAS debe llevar para tener una
administración eficiente son:
• El plan de trabajo anual elaborado por la directiva o la JAAP y
aprobado por la asamblea
• Registro de usuarias y usuarios llevado por la secretaría
• Registro individual de usuarias y usuarios llevado por el o la
operadora y tesorero o tesorera
• Solicitud de conexiones realizada por los y las usuarias
• Citación a usuarios en mora, realizada por la secretaría
• Realizar el inventario de control de bodega llevado por el o la
bodeguera o, si no existiera, el operador u operadora
• Notificaciones realizadas por la secretaría
• Convocatoria para la realización de asambleas, realizada por la
secretaria
• Libro de actas llevado por el/la secretario/a
24
VI. Aplicando conocimientos
Cuestionario de autoevaluación - Unidad 1
En base en los conocimientos adquiridos en esta unidad, responda las siguientes
preguntas:
UNIDAD 1: PROCESOS ADMINISTRATIVOS
1. ¿Cómo se elabora un plan de trabajo para la OCSA?
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
2. ¿Cómo preparar una asamblea?
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
3. Enl iste los documentos administrativos necesarios para una correcta administración
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
25
Unidad 2:
Herramientas para los procesos
financieros
Resumen:
En esta unidad se presentan los principales aspectos relacionados con los procesos
de contabilidad y administración en una OCSAS y su importancia en la gestión eficaz
de la organización y en la prestación de servicios.
Se presentarán los principales documentos o formularios contables y financieros
imprescindibles para la OCSAS, así como el proceso o el método para poder fijar
tarifas apropiadas para lograr la sostenibilidad de los servicios.
Objetivo pedagógico:
Se espera que la persona a capacitar, al final de esta unidad:
• Conozca y pueda aplicar los principios básicos de la contabilidad y la
administración que puedan beneficiar y lograr una gestión eficaz de una
OCSAS.
• Conozca y pueda aplicar los principales documentos contables y financieros
necesarios para la gestión de una OCSAS.
• Conozca y pueda elaborar una política tarifaria que le permita a la OCSAS la
sostenibilidad en sus servicios.
26
Mapa de la unidad
Unidad 1
Herramientas
para los
procesos
administrativos
Contabilidad y
administración
Unidad 2
Herramienta
s para los
procesos
financieros
Documentos
contables y
financieros para
la OCSA
Unidad 3
Herramientas
para los
procesos
técnicos
Unidad 4
Vigilancia y
control
Las tarifas
27
II. Desde la experiencia
Prueba de entrada - Unidad 2
Marque X si su respuesta es SÍ o NO y redacte un breve resumen en las preguntas
3, 4 y 5.
UNIDAD 2. LOS PROCESOS CONTABLES Y FINANCIEROS
1.
¿Lleva su OCSA libro de contabilidad
2.
¿Cobra su OCSA tarifas por el servicio de agua de consumo
3.
¿Qué se necesita para el cobro de tarifas en la comunidad?
SÍ
NO
?
?
……………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………
…………………….
4.
¿Qué documentos lleva la comunidad que posibilita el pago de las tarifas ?
……………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
5.
¿Quién realiza la lectura de medidores y quién el cálculo de la tarifa?
……………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………
28
III. Conceptualizando
Como en toda empresa, uno de los procesos más importantes es, sin duda, el proceso
contable y de finanzas, pues de la oportuna disponibilidad económica depende en
buena medida la administración, operación y mantenimiento de un sistema de agua
potable y saneamiento.
Este proceso maneja todo lo referente a los aspectos económicos y como una de sus
actividades más importantes tiene que llevar en forma adecuada:
• Todos los libros
• Las cuentas bancarias; y,
• otros documentos contables.
En la medida en que este manejo sea transparente podrá lograrse la confianza de
las y los abonados o socios del sistema lo cual permitirá actuar para facilitar la
“gobernabilidad” que se requiere para una administración eficiente.
Por las delicadas funciones que cumple el o la tesoreroa y por el grado de
responsabilidad, la persona responsable de la ejecución de este proceso debe ser
previamente capacitada.
Para los sistemas de abastecimiento donde existan un número significativo de
usuarios y usuarias (más de 150 conexiones domiciliarias) deberá disponerse de
personal de apoyo para la realización de las tareas de manejo económico: oficinista,
recaudador, etc...
2.1 Contabilidad y administración6
Como en toda empresa, el correcto manejo económico en los sistemas comunitarios
de agua potable y saneamiento tiene especial importancia para su funcionamiento,
pues de ello depende su cumplimiento, éxito y vida útil.
La administración, operación y mantenimiento dependen, principalmente, de la
disponibilidad económica. Y la disponibilidad económica depende del cobro de las
tarifas por la prestación del servicio.
Para llevar con exactitud las cuentas, las empresas utilizan la contabilidad, es
decir, registran el dinero que reciben y el que gastan, para saber los recursos y su
disponibilidad.
6 “Administración de un sistema de agua potable”. Cornelio Cajas y Jaime Maldonado. Programa de capacitación a promotoras y promotores
campesinos. Eje Temático: Agua para el consumo humano. Institución Coordinadora: Universidad de Cuenca. CAMAREN. Quito – Ecuador, 2002.
29
En las OCSAS, el o la presidenta y el o la tesorera son los principales
responsables del manejo administrativo y económico. Por lo tanto, la
capacitación en asuntos financieros, contables y en la prestación de los
servicios debe ser un proceso permanente.
Igualmente, una de las obligaciones más importantes de la OCSAS es la de
mantener informados a los y las usuarioss sobre el movimiento económico
y de inversiones que se realiza. Este informe tiene que ser justificado o
respaldado con documentos. De ahí la importancia de llevar correctamente el
registro en los respectivos formularios.
De igual modo, la OCSAS debe someterse a auditorías de las instituciones
responsables de los sistemas: asamblea de usuarios, usuarias y entidades
rectoras, financieras o de control a nivel nacional, que pueden de vez en
cuando hacer una visita para revisar los libros y saber cómo se está realizando
el manejo del sistema por lo que los documentos contables deben estar en
perfecto orden.
30
Secuencia de los procesos de facturación, cobro, registro de pagos
y elaboración de informes
ASUNTO
FORMULARIO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Hoja de lectura de
Lectura de losmedidores y
Operador o
los medidores
entrega a tesorería dentro
operadora
de los tres días hábiles del
mes posterior.
FACTURACIÓN,
Cuenta del/la
Establecimiento
COBRO Y
usuario/a
mensual de la
REGISTRO
Tesorero o tesorera
información desde
"lectura anterior"
hasta
"valores adeudados” en el
cuarto día hábil del mes
posterior.
Facturas de cobro
Elaboración mensual de las
Tesorero o tesorera
facturas de cobro para
cada usuario o usuaria, en
el 5° y 6°día hábil del mes
posterior, utilizando la
información de la "cuenta
", columnas:
1, 2, 3, 4, 9, 10, 11.
Cobro de facturas:
A partir del 7° día hábil del
mes posterior.
Registro de ingresos
Registro diario de los
Tesorero o tesorera
valores recaudados y
establecimiento mensual
de los totalesregistrados
por cada concepto.
Estado de cuenta del
Registro diario de los
usuario/a
cobros y
Tesorero o tesorera
establecimiento de los
saldos adeudados,
utilizando
la información de
"Registro de ingresos".
ASUNTO
FORMULARIO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
PAGOS
Comprobante de
Elaboración de los
Tesorero o Tesorera
egreso
comprobantes de egreso,
previo al pago de los
gastos realizados por la
ELABORACIÓN DE
INFORMES
Movimiento de caja
Elaboración mensual del
movimiento de caja:
ingresos, egresos y
Tesorero o tesorera
31
por cada concepto.
Estado de cuenta del
Registro diario de los
usuario/a
cobros y
Tesorero o tesorera
establecimiento de los
saldos adeudados,
utilizando
la información de
"Registro de ingresos".
ASUNTO
FORMULARIO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
PAGOS
Comprobante de
Elaboración de los
Tesorero o Tesorera
egreso
comprobantes de egreso,
previo al pago de los
gastos realizados por la
ELABORACIÓN DE
Movimiento de caja
INFORMES
Elaboración mensual del
Tesorero o tesorera
movimiento de caja:
ingresos, egresos y
saldos, dentro de los dos
días siguientes del mes
posterior al del informe.
Revisión y presentación de
Presidente o
la información a la
presidenta
asamblea y a la junta,
cuando así se requiera.
Adaptado de:
Administración de un sistema de agua potable. Cornelio Cajas y Jaime Maldonado. Universidad de
Cuenca. CAMAREN. Quito–Ecuador, 2002.
2.2 Documentos contables o financieros para la OCSAS
Para facilitar los procedimientos financieros, una organización debe contar con
algunos formatos de documentos que les permita registrar los datos que necesitan
y avanzar en el proceso de forma ordenada.
Entre los documentos de índole financiera más importantes están:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Hoja de lectura de medidores
Cuenta del usuario/a
Factura de cobro
Planilla de cobro
Comprobante de egreso
Comprobante de ingreso
Registro de ingreso
Registro de egreso
Movimiento de caja, de preferencia mensual
Informe económico
Hoja de registro de lectura de medidores
Esta hoja de lectura de medidores se desglosa en metros cúbicos (m³). El formulario
es para uso exclusivo de o la operadora. Allí anota los metros cúbicos (m³) de agua
que gasta mensualmente cada familia.
32
La lectura de los medidores la realizará entre el 25 y 26 de cada mes, para que del
27 al 30, la oficinista o tesorero procese la información y desde el primero del mes
siguiente la Junta Administradora esté con sus documentos listos para realizar las
recaudaciones.
ORGANIZACIÓN COMUNITARIA DE LOS SERVI CIOS DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO
HOJA DE REGISTRO DE LECTURA DE MEDIDORES
OPERARIO/ OPERARIA
:
Código de o la
Usuario/a
Apellidos y Nombres
del usuarioo usuaria
DÍA
№de
medidor
Lectura
m³
MES
Hora
AÑO
Observaciones
Estado de cuenta o ficheros de usuarios o usuarias
Es el documento que individualiza las cuentas de cada abonado o abonada. En él se
registran los consumos de agua y la suma de dinero que debe pagar mensualmente
cada familia. En este formulario, que es personal de cada abonado, se registra
información de enero a diciembre de cada año.
33
Factura de cobro
Este formulario se llena utilizando los datos que contiene el estado de cuenta de
cada usuario o usuaria, en el cual constan los m³ consumidos por el o la abonada
y el valor mensual a pagar. Además, considera el gasto por consumo básico y por
exceso, y de igual manera los costos del consumo de agua.
Este documento se hace en original y copia. El original se entrega a la o el abonado
una vez cancelada su deuda, la copia pasa al archivo de la Junta.
En los países latinoamericanos existen maneras diferentes de
facturar el cobro por los servicios que brindan las OCSAS. A
continuación se brindan dos ejemplos de este tipo de documento
tan importante para el funcionamiento de la OCSAS. El primer
ejemplo es de las JASS de Perú (Juntas Administradoras de
Servicios de Saneamiento). El segundo es de las EPSAs de
Colombia (Empresas Públicas de Servicios de Agua).
34
Talonario de Recibos
Talonario de recibos
Recibo Nro:………………
Recibo Nro:………………
Junta administradora de servicios
Junta administradora de servicios
de saneamiento de…………………………………………… de saneamiento de……………………………………………
Recibi del Sr;……………………………………………………Recibi del Sr;……………………...………………………………………………………………………
Nro: de orden de asociado ……………………………………
Nro: de orden de asociado ……………………………………
Por concepto de ……………………………………………… Por concepto de ………………………………….………………………………………………………..
……………………………………………………………………
………………………………………………………………………….………………………………………………
Cuota familiar
Derecho de conexión
Multas, moras, otros
Monto total
Correspondiente a
Fecha………………….,…………….,……………
Firma del tesorero
Cuota familiar……………………………………………………………………………………………………
Derecho de conexión ……………………………………………………………………………………………
Multas, moras, otros ………………………………………………………………………………………………
Monto total …………………………………………………………………………………………………………
Correspondiente a …………………………………………………………………………………………………
Fecha………………….,…………….,……………
Firma del tesorero
Aviso de cobranza
Nombre de la EPSA
Aviso de Cobranza
Mes:
Año:
Nombre de o la usuaria
Código del usuario:
Lectura anterior (m3)
Lectura actual ( m3 )
Consumo ( m3 )
Total adeudado ( Bs )
Otros
Por concepto:
Notas:
35
Planilla de cobro
La planilla de cobro es el formulario que resume todos los ingresos que en un día
recauda la Junta. Este documento se llena con la información que tiene el formulario
“factura de cobro” en lo que se refiere a:
• Nombre del/la usuario/a
• Período de pago
• Valor y fecha de cancelación.
En este documento se totalizan las recaudaciones por día. Es el soporte para realizar
la contabilidad de la Junta.
Planilla de cobro
Planilla de cobro
1. Pago correspondiente al mes de…………………………………………………
200
2. Fecha de cierre de esta planilla …………………………………………………
200
3. Realizada por …………………………………………………………………………
200
Comprobante
No.
Tottal:
36
No
Conexión
Nombre de Usuario
Concepto
Valor Recibido
Feca de Pago
Comprobante de egreso
Comprobante de egreso
Por:
Pagado a :……………………………………………………………………………………………………………….
La suma de :……………………………………………………………………………………………………………
Efectivo $:……………………………………………………………………… Cheque:…………………………………
Por Concepto de :………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………..
Recibi conforme
Presidente
Tesorero
Comprobante de ingreso de caja
Ingreso de caja
No:
Fecha:
Valor:
Hemos recibido de :……..…………………………………………………………………………………………….
La cantidad de :::::::::………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
Por Concepto de :………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………..
Fecha:…………………………………………………………………
Firma Entrega
Firma recepción
37
Registro de ingreso
Registro de Ingresos
Fecha
Comprobante No:
Nombre del Usuario
Tarifas 1
Derecho de
Instalacion 2
Conexión
Domiciliaria 3
Multa de
Intereses
Otros
5
Total
6
Total del Mes
Registro de egreso
Registro de Egresos
Fecha
Comprobante No:
Total del Mes
38
Beneficiario
Sueldos 1
Productos
Quimicos 2
Energia 3
Accesorios
Materiales 4
Gastos de
Administración 5
Otros
Gastos 6
Total
7
Por ejemplo:
JUNTA DE AGUA SABANALARGA, HONDURAS
COLUMNAR DE EGRESOS
(Expresado en Lempiras)
CUENTAS CONTABLES
Fecha
Sueldos
y
Salarios
Detalle
02/02/2010
03/02/2010
Compra de cloro,
Compra de materiales
para la oficina
04/02/2010
Consumo de energía
eléctrica
Viáticos presidente/a
de la Junta de Agua
Planilla del personal de 1.500.00
la Junta de Agua
Entrega de una bolsa d
cemento para el centro
comunitarios
Planilla del personal de 1.500.00
la Junta de Agua
3.000.00
07/02/2010
15/02/2010
20/02/2010
31/02/2010
Material
de
oficina
Energía
Viáticos
eléctrica
Cloro
Otros
600.00
Total
Egresos
600.00
150.00
150.00
750.00
750.00
300.00
300.00
1,500.00
100.00
100.00
1.500.00
150.00
750.00
Firma Presidente
300.00 600.00 100.00 4.900.00
Firma Tesorero
----------------------------Firma Fiscal
39
Movimiento de caja o balance del mes
En este documento se resume la información contable del mes. Se transcribe el
balance mensual que consta en el libro de contabilidad. Se hace por duplicado: una
copia se la envía a la entidad responsable (institución rectora o financiera nacional)
y la otra copia es para el archivo de la Junta.
40
Informe económico
41
Libro de contabilidad
El libro de contabilidad es un documento sencillo, de fácil interpretación y realización.
En él se registra todo el movimiento financiero de la OCSAS, en un mes determinado.
Tiene cinco casilleros tanto para los ingresos o cobros, como cinco casilleros también
para los egresos o gastos por diferentes conceptos. Este es un libro que debe llevar
el o la tesorera y que tiene que ser legalizado por un notario público.
Para mayor facilidad, el tesorero o la tesorera deberá especificar en cada columna
los encabezamientos correspondientes. Los ingresos o cobros se anotan en la hoja
de la izquierda del libro de caja (a esta hoja se le llama DEBE) y los egresos o gastos
se anotan en la hoja de la derecha, que se le llama HABER.
El saldo es igual a los INGRESOS menos los EGRESOS.
Los ingresos se sustentan con recibos numerados y sellados por la OCSAS y los
egresos se sustentan con boletas de venta o recibos. Después de registrar los
ingresos y los egresos mensualmente, el libro de caja debe ser firmado por la Junta
Administradora o el presidente o presidenta y el o la tesorera.
DEBE ( Ingresos)
1
Fecha
42
HABER ( Egresos)
2
3
4
5
6
7
8
Tipo de Cobro
No de …
que paga
Costo Unitario
Costo total
Fecha
Tipo gasto
No
9
Gasto un
ngresos)
…
aga
HABER ( Egresos)
4
5
6
7
8
9
10
Costo Unitario
Costo total
Fecha
Tipo gasto
No
Gasto unitario
Gasto total
Para no olvidar:
Esta información debe elaborarse mes a mes y debe estar disponible para
su presentación y verificación tanto a la Junta Administradora como a la
asamblea.
43
2.3 Las tarifas 7
Las tarifas son el precio establecido que debe pagar cada usuario o usuaria por los
servicios que brinda la OCSAS.
Para no olvidar:
Una OCSA se mantiene con las tarifas que pagan los o las usuarias.
Un problema serio
La falta de adecuados programas de fortalecimiento de capacidades a las personas de
las OCSAS ha inducido a una deficiente administración, operación y mantenimiento
en el sector del manejo comunitario de los servicios de agua y saneamiento. Esto,
junto a la aplicación de bajas tarifas, ha ocasionado el deterioro y mal funcionamiento
de las OCSAS.
Una posible solución
La aplicación de tarifas actualizadas, en forma oportuna, permitirá
conseguir el fortalecimiento económico de las OCSAS, lo cual a su
vez permitirá atender oportunamente las acciones de administración,
operación y mantenimiento del sistema, con beneficio para todos
los usuarios y usuarias.
Las políticas tarifarias en las OCSAS
Las políticas o líneas de acción en el tema tarifario dentro de las
OCSAS debe guiarse por tres principios básicos:
1. El autofinanciamiento de la administración, operación y mantenimiento
2. La equidad distributiva
3. La simplicidad administrativa
7 “Administración de un sistema de agua potable”. Cornelio Cajas y Jaime Maldonado. Universidad de Cuenca. CAMAREN. Quito – Ecuador,
2002.
44
1. El autofinanciamiento de la administración, operación y mantenimiento
Se plantea porque es necesario recuperar, a través de las tarifas, los costos que
ocasionan:
• La administración, operación y mantenimiento del sistema; y,
• La formación de un fondo de capitalización, que sirva para las reposiciones de
las unidades del sistema, así como para reparaciones mayores, ampliaciones del
servicio y otros proyectos como protección de fuentes, obras de saneamiento,
campañas educativas, prevención de riesgos, etc.
2. Equidad distributiva
Obedece a la necesidad de considerar que el plan tarifario debe pensarse teniendo
en cuenta la capacidad económica de la localidad. Desde este punto de vista, los
esquemas tarifarios deben, en primer término, conocer la capacidad de pago del
usuario. Las tarifas aumentan cuando aumenta el consumo de agua.
3. Simplicidad administrativa
Este aspecto se consigue simplificando: haciendo que los formularios sean lo más
sencillos posibles y aplicando procedimientos técnicos, administrativos y financieros
adecuados.
¿Cómo se hace un cálculo tarifario?
Se aplica un método destinado a favorecer la capacidad técnica y económica de las
OCSAS, para cubrir los costos necesarios de:
• Operación, mantenimiento, administración y,
• Fondo de capitalización
¿Qué es un método?
Un método es un camino elegido para hacer algo, una manera especial de hacer algo
que se ha probado y da buenos resultados. El método que se usa para el cálculo
tarifario se basa en el presupuesto de gastos. Es un método práctico surgido de la
experiencia.
Veamos de qué se trata…
Para realizar el cálculo tarifario por el método de estructuración del presupuesto
de gastos, necesitamos conocer o determinar los diferentes gastos que hay que
hacer, para lograr la administración, operación y mantenimiento del sistema. Esos
45
gastos se agrupan en lo que se conoce como rubros: sueldos, productos químicos,
herramientas y materiales, etc...
Al igual que en cualquier empresa de servicios, los principales rubros que se requieren
cubrir en la OCSAS son:
• Remuneraciones: se refiere a todos los gastos que se deban hacer para
cubrir los sueldos del personal permanente y temporal.
• Materiales y accesorios: contempla los gastos necesarios para el
funcionamiento del sistema, como compra de válvulas, tuberías, accesorios,
herramientas, etc.
• Insumos y productos químicos: para la adquisición de sustancias necesarias
para la potabilización del agua.
• Energía: se refiere al suministro de energía eléctrica. Este rubro es importante
sobre todo en los sistemas de agua en donde se dispone de estaciones
eléctricas de bombeo.
• Gastos administrativos: incluye los gastos que se pueden hacer en el proceso
de la administración misma del sistema, como papelería, recibos, materiales
de oficina, equipos de oficina, etc..
• Fondo de capitalización: que permita a la OCSAS financiar los gastos de
reposición de las unidades del sistema, así como las reparaciones mayores,
ampliaciones del servicio y otros proyectos como protección de fuentes, obras
de saneamiento, campañas educativas, prevención de riesgos, etc.
Para realizar el cálculo de los rubros antes indicados es necesario conocer previamente
alguna información tanto general y técnica sobre sistema:
• Datos generales: son aquellos relacionados con la ubicación, localidad,
parroquia, cantón, provincia a la que pertenece el sistema, número de viviendas
en la comunidad, cantidad de conexiones domiciliarias, población, etc.
• Datos técnicos del sistema:
a. En la captación: caudal, tipo, accesorios, válvulas, etc.
b. En conducción y distribución: longitud, tipo de tubería, diámetro, accesorios
y válvulas
c. Tanques de almacenamiento y rompe-presiones: válvulas, accesorios, etc.
46
¿En qué consiste el método para calcular las tarifas de una OCSAS?
Consiste en hacer un presupuesto aproximado de los gastos que necesite la OCSAS
para la administración, operación y mantenimiento de los sistemas a su cargo. Para
ello se considera un valor que permita ahorrar o capitalizar para ser utilizado, cuando
haga falta, en reparaciones mayores, ampliaciones en la cobertura de los servicios,
reposición de las unidades dañadas y otros proyectos como protección de fuentes,
obras de saneamiento, campañas educativas, prevención de riesgos, etc..
Los principales rubros indicados y su detalle, se dan a conocer en el formato N° 1
(F1)8 detallado a continuación:
8 “Administración de un sistema de agua potable”. Cornelio Cajas y Jaime Maldonado. Universidad de Cuenca. CAMAREN. Quito – Ecuador,
2002
47
Procedimiento
El método de cálculo por presupuesto se aplica localmente en cada comunidad. Para
ello, antes se convoca a una asamblea comunitaria y frente a toda la comunidad se
aplica el método, explicando paso a paso el proceso del cálculo.
Para realizar con éxito este trabajo hay que disponer de la información suficiente que
facilite el desarrollo de la reunión.
Para explicar mejor el procedimiento de cálculo vamos a usar como ejemplo el cálculo
tarifario real de una comunidad azuaya ecuatoriana: la comunidad de El Rodeo:
Con todos esos datos generales se van desglosando y completando los puntos
requeridos en formularios específicos, lo cual permite ir calculando y conociendo los
costos en los que incurre la OCSAS. Esos cálculos de los gastos se hacen de manera
mensual.
48
Remuneraciones
Se consideran los sueldos, salarios o bonificaciones que reciben:
• Los operadores que han sido capacitados para esa labor.
• El tesorero u otros miembros de la Junta Administradora (como dietas o
bonificaciones).
• El personal de apoyo, si fuere necesario, para sistemas con más de 150
usuarios y usuarias.
En el ejemplo de la comunidad de la OCSAS de El Rodeo es:
Personal
Operador u operadora
Tesorero u tesorera
Peón
Bonificación mensual
USD. $25
USD. $5
USD. $2,5
Materiales y accesorios
Se realiza el cálculo empírico de las tuberías que se podrían llegar a romper en la
operación del sistema. Se recomienda que este cálculo se realice considerando que
el 1% de la tubería existente se va a dañar o tendrá que reponerse en el año.
Para el ejemplo de la OCSAS de El Rodeo, el 1% de la tubería de 63 mm (7 km) son
70 metros, lo que calculando a partir de los tubos de 6 metros que se comercializan
en el mercado, equivalen a unos 12 tubos. Con el mismo criterio, se calculan 2
tubos para cada una de las tuberías de 50 y 32 mm de diámetro y 1km de largo.
49
Tuberías
Para el cálculo de las válvulas consideramos que es más probable que se dañen las
que hay en mayor cantidad.
Accesorios
Para el cálculo de los accesorios, se recomienda tomar entre el 10 y el 20% del valor
de las tuberías. Para el caso de la OCSAS de El Rodeo será:
Insumos
Hay que calcular, por ejemplo, el valor del cloro necesario por mes. Para esto usamos
la siguiente fórmula:
50
En donde…
Cg = Cantidad de cloro necesario por día, en gramos.
C = Concentración que queremos obtener en miligramos por litro (mg/lit.) (en este
caso 1 mg/lit.).
Q = Caudal que se trata o que llega a la planta en litros por segundo (lit./seg.).
R = Rendimiento en % (para el caso de la OCSAS de El Rodeo, 65%).
Aplicando los datos y calculando con exactitud tendremos:
Cg = (1 x 1) x 86,4: 0,65 = 132,92 o sea 133 gramos por día
Cg = 133 x 30 = 3.990 gramos por mes (g /mes) = 4 Kg. Mes
El cloro cuesta $ 3,5 el Kg.
Costo de cloro = 4 x 3,5 = 14 US al mes.
Para no olvidar:
La práctica aconseja usar 100 gramos de cloro por día, esto es 4
onzas, para un caudal de 1 litro por segundo.
Energía
Este rubro corresponderá al pago por servicio de electricidad y tiene
importancia para aquellos sistemas de agua que utilizan bombeo.
Gastos administrativos
Se pueden usar algunos criterios para su cálculo. Uno de ellos puede ser considerar
esos gastos como un 50% del costo de las remuneraciones.
Para el caso de la OCSAS de El Rodeo se consideran los gastos de:
• Papelería/recibos en US$ 5
• Materiales de oficina US$ 2,5
• No hay gastos de arriendo
51
Fondo de capitalización
Aquí se consideran los fondos reservados para cubrir los costos que se ocasionen
por las reparaciones mayores del sistema, así como los costos por ampliaciones del
servicio y reposiciones de las unidades.
Se recomienda para este rubro considerar de 20 a 30% de la suma de los puntos
o aspectos antes calculados. Por tanto, si calculamos un 25%, daría los siguientes
resultados:
Fondo capitalización = 25 x 81,21: 100 = US$ 20,30
Entonces, en base a todos los cálculos anteriores, el presupuesto total de gastos de
la OCSAS de El Rodeo sería de:
Costo total = US$ 101,51
Tarifa básica calculada (TBC)
La tarifa básica calculada (TBC) se obtiene al dividir el costo total del sistema por
el número de abonados y abonadas o socios o socias. El resultado que se obtenga,
será la tarifa básica (TB) que cada socio o socia deberá pagar por el consumo.
La TBC se establece de acuerdo con las condiciones propias del sistema:
Consumo Básico (CB) = 10 m³, 15 m³, etc.
TBC = costo total (US$ 101,51) dividido la cantidad de usuarios (100).
US$ 101,51:100 = US$ 1,00 (1 dólar).
TARIFA BÁSICA ADOPTADA = US$ 1
En la siguiente tabla, observar las dos últimas columnas:
• La primera corresponde al VALOR en la moneda del país
• La segunda es el porcentaje que el rubro representa frente al gasto total
Por ejemplo:
52
53
54
IV. Recreando conocimientos
El o la facilitadora iniciará dialogando sobre la práctica de los participantes en el
manejo de los asuntos contables y financieros. Se propiciará que los y las participantes
expresen los problemas que se presentan en las comunidades.
A continuación, se formarán grupos a los que se les entregará el paquete de
documentos contables y se pedirá que los llenen. Para ello se partirá de un ejemplo
modelo donde se presentará la información con los datos generales de un sistema
sobre los que se llenarán los documentos contables y tarifarios de manera colectiva.
A continuación se realizará una plenaria donde cada grupo presentará los cuadros
llenados, se reforzarán y aclararán conceptos y dudas existentes.
RECURSOS
Cada participante recibirá un paquete de material con los formatos de los distintos
documentos y el ejemplo modelo del sistema sobre el que se trabajará el ejercicio.
55
V. Sintetizando
En pocas palabras...
Unidad 2
Indudablemente, el llevar documentos garantiza una administración eficiente.
Esos documentos le permiten a la OCSA, entre otras cosas:
• Disponer de información oportuna y actualizada
• Tomar decisiones y planificar acciones
• Generar confianza en la comunidad e instituciones de control
• Facilitar el manejo económico
• Recuperar la cartera y disponibilidad económica
Sin ese tipo de documentos o sistematización de información difícilmente se
puede administrar una OCSA.
Todos los documentos son herramientas de apoyo que facilitan el desarrollo de
cada uno de los procesos (técnico, administrativo y financiero) y permiten una
mejor y eficiente administración.
Por otro lado, la experiencia ha demostrado que la sostenibilidad y el buen
funcionamiento en una OCSA dependen de la aplicación de pliegos tarifarios
actualizados y reales. Estos términos permiten fortalecer económica y
oportunamente a las OCSAS y cubrir las necesidades de la administración,
operación y mantenimiento de sus sistemas.
Disponer de una metodología de cálculo permitirá que la Junta Administradora
de la OCSA pueda actualizar cada año, o cuando las condiciones económicas
así lo exijan, las tarifas sin necesidad de apoyo externo.
56
VI. Aplicando conocimientos
Cuestionario de autoevaluación - Unidad 2
En base a los conocimientos adquiridos en esta Unidad, le recomendamos responder
las siguientes preguntas:
UNIDAD 2:
LOS PROCESOS FINANCIEROS
1. Enumere los tres elementos básicos de una política tarifaria y explique en pocas
palabras en qué consiste.
a)
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
b)
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
c)
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
2. ¿Qué es un pliego tarifario?
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
3. Enumere los elementos que debe contemplar un cálculo de tarifas para su comunidad
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………
……………………………………………………………………………………………………………
57
Unidad 3:
Herramientas para los procesos
técnicos
I. Introduciéndonos en el tema
Resumen:
En esta unidad se presentan los principales procesos técnicos que se deben llevar a
cabo en una OCSAS, de manera de hacer una inspección preventiva y correctiva de
las obras y de la red que asegure la cantidad, la calidad y continuidad de los servicios.
Se presentará igualmente todo el procedimiento básico para que los miembros de la
OCSAS y el operador u operadora puedan realizar un proceso técnico de cloración,
aspecto fundamental en la calidad de los servicios que se brindan a una comunidad.
Objetivo pedagógico:
Se espera que la persona a capacitar, al final de esta unidad:
• Conozca y aplique en su OCSAS los principales procesos técnicos que
permiten una inspección preventiva y correctiva de las obras y la red con la
que se cuenta.
• Conozca y aplique los procedimientos básicos para la cloración del agua,
aspecto fundamental para asegurar la calidad de los servicios que se brindan
a la comunidad.
58
Mapa de la Unidad
Unidad 1
Herramientas
para los
procesos
administrativos
Unidad 2
Herramienta
s para los
procesos
financieros
El Proceso
Técnico de
Inspección
Preventiva y
Correctiva
Unidad 3
Herramientas
para los
procesos
técnicos
Unidad 4
Vigilancia y
control
El Proceso
Técnico de
Cloración
59
II. Desde la experiencia
Prueba de entrada - Unidad 3
Marque X si su respuesta es SÍ o NO y redacte un breve resumen en las preguntas
3 Y 4.
UNIDAD 3: LOS PROCESOS TÉCNICOS
SÍ
NO
1. ¿Tiene su OCSA una persona responsable de la operación ?
2. Su OCSA ¿cuenta con un sistema de cloración del agua?
3. ¿Cuáles son las partes que conforman un sistema de agua potable?
…………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
4. ¿Qué actividades realiza el operador?
………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
5. ¿Qué dificultades ha tenido su OCS A en la operación y mantenimiento del sistema?
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
………………………………….
60
III. Conceptualizando
Este proceso, uno de los más importantes, se refiere a todo lo relacionado con la
operación y mantenimiento de todas las unidades que conforman el sistema de agua.
La persona encargada de ejecutar las acciones de operación y mantenimiento del
sistema es el o la operadora (fontanero o plomero), que es contratado por la OCSAS
y recibe una bonificación o salario como pago por los servicios que presta.
El o la operadora debe ser una persona capacitada en cómo se deben manejar los
diferentes equipos, accesorios y válvulas de control de manera que:
• Todos los usuarios reciban el servicio.
• El servicio sea continuo: las 24 horas del día, los 365 días del año.
• La cantidad de agua que recibe cada usuario/a sea suficiente para cubrir sus
necesidades.
• Se reciba agua de buena calidad, apta para consumo humano para lo cual
debe cumplir con las normas establecidas por los organismos de control.
3.1 El proceso técnico de inspección preventiva y correctiva
La inspección consiste en hacer una revisión de los diferentes componentes de
un sistema de abastecimiento, como la captación, el tanque de almacenamiento o
de distribución, la red, entre otros, para identificar posibles problemas y tomar las
medidas correctivas.
La inspección sanitaria involucra dos aspectos básicos:
a) Mantenimiento preventivo: es el que se efectúa con el fin de evitar problemas
en el funcionamiento de los componentes de un sistema.
b) Mantenimiento correctivo: tiene en cuenta las acciones de reparación de
daños causados por deterioros normales del uso de los sistemas o por acciones
extrañas o imprevistas.
Estas actividades de mantenimiento preventivo y correctivo son realizadas por un
o una operadora, responsable de la adecuada operación y mantenimiento de los
servicios con la colaboración de la comunidad.
61
Protocolo de actividades de mantenimiento y preventivas
Componente
Fuente
Actividad
Actividad periódica o
usual
permanente
Instrumentos de apoyo
Recomendaciones
Inspección general; inspección de
Operador ,
cambios de uso del suelo y
capacitados; capacitación
preventivo:
proximidades
erosión, de vertidos de aguas
y
permanen te.
y
negras
comunidad;
cuenca
y
limpiez a
natural
y
residuales
y
de
operadora
Mantenimiento
Inspección de
la
compromiso
de
la
Mantenimiento
levantamiento y registro
correctivo:
análisis de la calidad del agua;
de
ocurrencia.
ejecución de obras de protección
(diagnósticos); consulta y
aplicación
de
la
de
agroquímicos;
cuenca
(prevención
mitigación);
velar
cumplimiento
de
por
y
el
normas
de
información
realización de estudios;
medición y registro de
caudal
(mínimos
máximos,
ordenamiento territorial.
según
época
época
y
seca,
lluviosa);
comportamiento
del
caudal (turbiedad, acidez,
etc.).
Movimientos
Manejo de accesorios; revisión
Operador ,
y/o pozo
de válvulas y
de
capacitados; registro de
preventivo:
compuertas,
funcionamiento; verificación de
información
limpieza
limpieza
funcionamiento
bitácoras o formularios;
apropiada.
Mantenimiento
de
estado
físico
y
y
de
lectura
de
operadora
Mantenimiento
Captación
en
libros,
rejilla;
macro-hidrómetro; limpieza de
herramienta
menor
verificación y
obras o dispositivos, caja de
(palas,
etc.)
llaves,
y
correctivo:
según
9
Protocolo
actividades
de mantenimiento
y preventivas
ocurrencia.
equipos.
caja de derivación
abastecimientdeválvulas,
(retiro de sedimentos );
o de bomba
pintura
de accesorios.
Desarenador
Retiro
Inspección
de
sedimentos
(por
Operador ,
operadora
Mantenimiento
preventivo:
manejo de válvulas, accesorios y
capacitado; registro de
movimiento
manual); limpieza de estructura
información
de válvulas.
(interna y externa); revisión de
bitácoras o formularios;
limpieza
estado físico y de funcionamiento
herramienta
menor
estructura.
(caudal,
(palas,
cepillos
Mantenimiento
visual
y
volumen
de
agua,
en
llaves,
libros,
rebose, fugas, etc.); pintura y
metálicos,
materiales
lubricación de accesorios.
como postes, mallas o
semanalmente
de
correctivo:
periódicamente .
alambres
para
cercamiento
área
de
del
localización,
estructura, etc.).
Aducción/
Recorrido de
Inspección
Conducción
línea; limpieza
válvulas de purga, ventosas y
capacitado;
de
otras estructuras (cámaras de
sensibilización,
quiebre de presión); revisión de
capacitación
fugas; evaluación de estabilidad
compromiso
de terreno; protección contra la
comunidad;
válvulas de purga
intemperie
levantamiento y registro
cuando se detecte
caja
válvulas.
de
y
operación
(tubería
en
de
pasos
Operador
o
operadora
Mantenimiento
preventivo:
Inspección
de
diaria
y
de
la
red,
la
operación
de
elevados, pendientes, quebradas,
de información en libros,
una
puentes,
bitácoras o formularios;
de caudales.
herramienta
Mantenimiento
etc.);
presiones
inspección
clandestinas.
control
(mediciones)
de
de
e
conexiones
(picos,
menor
palas,
contratación
disponibilidad
accesorios
de
etc.);
obras;
disminución
correctivo:
periódicamente.
de
(codos,
válvulas, uniones, etc.) y
tuberías;
cumplimiento
de normas técnicas de
diseño y construcción.
9 “Tecnologías apropiadas en agua potable y saneamiento básico. Guías Básicas”. Ministerio de Desarrollo Económico, Organización
Panamericana de la Salud, Banco Mundial. Segunda Edición. 2000. Colombia.
62
Protocolo de actividades de mantenimiento y preventivas
Control de vibraciones y ruidos;
Operadores
tratamiento
floculadores,
revisión
libros
o purificación
sedimientado
equipos; lubricación y limpieza de
calidad;
res,
partes;
mantenimiento;
Planta
de
Limpieza
de
filtros,
de
conexión
entre
control
y
planta;
Mantenimiento
de
preventivo: diario,
manuales
de
mensual o anual,
programas
según elemento o
de
salud
estructura.
aplicación de
sobrecalentamiento
insumos
eléctricas; revisión de motores;
ocupacional (control de
químicos.
control de fugas; aplicación de
riesgos en la salud de los
correctivo:
pintura a estructuras y equipos;
operarios);
ocurrencia.
revisión
de
de partes
de
control
de
instrumentos
controladores;
pruebas
planes
y
operaciones
de
emergencia,
según
de
aislamiento; mantenimiento de
disponibilidad
aireadores,
mezcladores,
elementos,
equipos,
sedimientadores,
accesorios,
repuestos,
floculadores,
Mantenimiento
de
filtros, tanques de aguas claras,
etc.);
dosificadores.
contratación de servicios
señalización;
con
terceros;
cumplimiento de normas
técnicas de calidad del
agua.
Almacena-
Cierre
mien to
apertura
y
de
válvulas
(entrada
y
salida);
Operador/a capacitado/a;
Mantenimiento
operación de lavado debe ir
herramienta
preventivo: lavado
seguida de una desinfección. Las
insumos
paredes
registro de información.
Lavado
y
desinfección;
y
el
piso
cada
deben
menor;
químicos ;
tanque,
mínimo
una vez al año o
desinfectarse con una solución de
según estado de
control
de
hipoclorito de sodio; con una
los sedimentos.
llenado
y
concentración de 50ppm (partes
Mantenimiento
por millón) de cloro, en contacto
correctivo:
durante
periódico.
vaciado;
retiro
de
sedimentos.
24
hor as.
Mantenimiento de válvulas
y
accesorios (pintura, lubricación);
revisión de flotadores (si existen),
tuberías de rebose y lavado;
revisión de niveles en el tanque;
detección
y
control
de
filtraciones;
impermeabilización
con productos autorizados por el
Ministerio de Salud; protección
de estructura (cerramiento).
Redes
de
distribución
Operación por
Localización y clasificación de
sectores;
Personal
técnico
calificado;
fugas; control de contaminación
información (clasificación
mensualmente
de
de redes; reparación de daños;
de daños); catastro de
purga de la red en
válvulas;
renovación de tuberías (por edad
red (planos actualizados);
horas
registro,
o estado de funcionamiento);
manuales
consumo (noche).
revisión de hidrantes; verificación
mantenimiento
mantenimient
y
equipos,
accesorios);
correctivo:
según
o general.
(terreno cedido o servidumbre;
planos o esquemas de
frecuencia
de
conexiones
esquinas,
ocurrencia.
apertura
presión
y
funcionamiento
no
instalaciones
medidores
de
la
red
utilizadas,
clandestinas,
alterado s,
válvulas
(operación
de
preventivo:
daños; detección y control de
y
cierre
registro
Mantenimiento
y
de
normas
técnicas de construcción;
equipos
y
herramienta
trabadas, falta de manijas, cajas
menor (llaves de tubo,
inundadas
registros
o
con
sedimento,
escapes en uniones, tornillería
y
acoples,
alicates, martillos, marcos
de
bajo
Mantenimiento
63
tuberías de rebose y lavado;
revisión de niveles en el tanque;
detección
y
filtraciones;
impermeabilización
control
de
con productos autorizados por el
Protocolo de actividades
de mantenimiento
y preventivas
Ministerio de Salud;
protección
de estructura (cerramiento).
Redes
de
distribución
Localización y clasificación de
Personal
sectores;
daños; detección y control de
calificado;
y
fugas; control de contaminación
información (clasificación
mensualmente
de
de redes; reparación de daños;
de daños); catastro de
purga de la red en
válvulas;
renovación de tuberías (por edad
red (planos actualizados);
horas
registro,
o estado de funcionamiento);
manuales
consumo (noche).
cierre
apertura
técnico
Mantenimiento
Operación por
registro
(operación
revisión de hidrantes; verificación
mantenimiento
mantenimient
y
equipos,
o general.
presión
y
de
y
de
preventivo:
de
bajo
Mantenimiento
accesorios);
correctivo:
según
(terreno cedido o servidumbre;
planos o esquemas de
frecuencia
de
conexiones
esquinas,
ocurrencia.
funcionamiento
no
instalaciones
medidores
de
la
red
utilizadas,
clandestinas,
alterado s,
válvulas
trabadas, falta de manijas, cajas
inundadas
o
con
sedimento,
normas
técnicas de construcción;
equipos
y
herramienta
menor (llaves de tubo,
registros
y
acoples,
escapes en uniones, tornillería
alicates, martillos, marcos
suelta, etc.); drenaje y limpieza
y
de cajas; engrase de mecanismos
flexómetro, terraja, etc.);
de operación.
disponibilidad de tuberías
seguetas,
mechero,
y accesorios; equipos de
detección y control de
fugas; información a los
usuarios sobre las zonas
afectadas
(boletines,
medios
de
comunicación).
3.2 El proceso técnico de cloración
10
Muchos de los sistemas de agua potable de las OCSAS utilizan la desinfección,
que es un proceso que se realiza colocando cloro al agua. Por eso es imprescindible
capacitar a el o la operadora en la tarea de dosificación de cloro.
La cloración debe ser una actividad diaria y prioritaria para él o la operadora. De él o
ella depende la calidad del agua y por lo tanto la salud de la población.
Si la dosificación es menor a lo indicado no se garantiza la potabilidad del agua y la
gente puede enfermarse. Si la cantidad de cloro en el agua es mayor que la indicada
la gente se enferma presentando problemas gastrointestinales.
Para no olvidar:
Una de las acciones más importantes que deberá efectuar la OCSA es
el control de la calidad del agua suministrada. Para esto, la cloración o
desinfección es uno de los aspectos más importantes.
10 “Administración de un sistema de agua potable”. Cornelio Cajas y Jaime Maldonado. Universidad de Cuenca. CAMAREN. Quito – Ecuador,
2002.
64
El o la operadora tiene que comprobar la cantidad de cloro que permanece en el agua
de la red para controlar que la desinfección se haga correctamente.
Normalmente realizan tres lecturas:
1. En el tanque de almacenamiento o de reserva
2. En un extremo de la red
3. En la parte central de la población
Para ello se usa el comparador de cloro que permite conocer la cantidad de cloro
existente en PPM (Partes Por Millón o miligramos por litro). Los resultados y fechas
de las lecturas, se anotarán en el parte diario, llamado registro de cloración, que
elabora el/la operador/a.
El o la operadora analizará los resultados con la Junta Administradora de la OCSAS
y hará las correcciones, si el caso lo amerita.
65
Algunos otros procesos técnicos tienen que ver, por ejemplo con:
• Verificación o supervisión de obras e infraestructura
• Verificación o supervisión domiciliaria.
Ambos procesos tienen que ver con prácticas sobre todo preventivas en las que, de
manera frecuente y periódica, se está verificando el estado de las obras, infraestructura
y algunas inspecciones domiciliarias. Este es un protocolo que deberían sostener
todas las OCSAS con el fin de conocer a ciencia cierta el estado o las condiciones
de los sistemas y prevenir cualquier avería o incidente.
VERIFICACIÓN O SUPERVISIÓN DE OBRAS E INFRAESTRUCTURA
OPERADOR/A:
FECHA
OBRA O INFRAESTRUCTURA
SUPERVISADA
CONDICIÓN
OBSERVACIONES O
RECOMENDACIONES
12 de
marzo de
2011
Tanque de
almacenamiento
Dos fugas detectadas
Vaciar el tanque la semana
próxima y proceder a
colmatar las fugas
Ejercicio: Complete el siguiente cuadro con base en el
caso de su OCSAS.
VERIFICACIÓN O SUPERVISIÓN DE OBRAS E INFRAESTRUCTURA
OPERADOR/A:
66
FECHA
OBRA O INFRAESTRUCTURA
SUPERVISADA
CONDICIÓN
OBSERVACIONES O
RECOMENDACIONES
12 de
marzo de
2011
Tanque de
almacenamiento
Dos fugas detectadas
Vaciar el tanque la semana
próxima y proceder a
colmatar las fugas
La verificación o supervisión domiciliaria es una actividad considerada dentro del
plan de trabajo anual de la OCSAS y puede registrarse de la siguiente forma:
VERIFICACIÓN O SUPERVISIÓN DOMICILIARIA
FECHA
30- 32011
DOMICILIO
VISITADO
Lote 10
¿QUÉ SE ENCUENTRA?
Dos fugas en grifos
OBSERVACIONES O
RECOMENDACIONES
Proceder al cambio
de ambos grifos.
PRÓXIMA
VISITA
7-4-2011
FIRMA DEL
USUARIO/A
Marta Guérrez
FIRMA DEL
OPERARIO/A
Carlos Prado
Ejercicio: Complete el siguiente cuadro con base en el
caso de su OCSAS.
VERIFICACIÓN O SUPERVISIÓN DOMICILIARIA
FECHA
DOMICILIO
VISITADO
¿QUÉ SE ENCUENTRA?
OBSERVACIONES O
RECOMENDACIONES
PRÓXIMA
VISITA
FIRMA DEL
USUARIO/A
FIRMA DEL
OPERARIO/A
67
IV. Recreando conocimientos
Para introducir al tema se realizará la dinámica del juego de roles. Cada participante
debe elegir una parte del sistema de agua: fuente, tanque de cloración, caja de aire,
tanque de reserva, domiciliaria, etc.
A continuación el o la facilitadora cuenta una historia acerca de la operación de un
sistema inventado y va nombrando las partes. La persona que lleva ese nombre deberá
ponerse de pie y cuando se diga “sistema de agua” todos deberán ponerse de pie.
Se concluye reflexionando sobre la importancia de conocer todo el sistema así como
la operación del sistema para su correcto funcionamiento.
A continuación se entregan tarjetas con los nombres de las partes del sistema de
agua y se pide que colectivamente se escriban al lado las actividades principales de
operación y mantenimiento que deben realizarse.
Finalmente se refuerza con los contenidos de la unidad.
Recursos
Tarjetas con los nombres de las partes del sistema y un dibujo que ejemplifique cada
parte
68
V. Aplicando conocimientos
Cuestionario de autoevaluación - Unidad 3
En base a los conocimientos adquiridos en esta Unidad, responda las siguientes
preguntas:
UNIDAD 3: LOS PROCESOS TÉCNICOS
1. ¿Qué significa el mantenimiento preventivo del sistema?
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………
…………………
………………………………………………………
2. ¿Qué significa el proceso técnico de cloración?
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………
……………………………………………………………………
3. Señale una actividad que debe realizarse rutinariamente en cada una de las siguientes
partes del sistema:
a) Fuente
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………
…………………………………………………………
……………………
b) Captación y/o pozo
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
c) Desarenador
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
d) Planta de tratamiento o purificación
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
e) Almacenamiento
………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………
……………………………………………………………………
f)
Redes de distribución
………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………
………………………………………………………………………
69
Unidad 4:
Vigilancia y control
I. Introduciéndonos en el tema
Resumen:
En esta unidad se presentan los principales aspectos de un plan de vigilancia y
control para los diferentes procedimientos que se realizan en la OCSAS. Por tanto,
se verán cuáles son los principales componentes de ese tipo de planes.
Se presentarán igualmente el proceso que se debe seguir para lograr el funcionamiento
de un Plan de Vigilancia y Control de la gestión de la OCSAS y de los servicios que
brinda.
Objetivo pedagógico:
Se espera que la persona a capacitar, al final de esta unidad, pueda:
• Conocer el concepto e importancia de un plan de vigilancia y control para
una OCSAS y las personas responsables,
• Conocer los componentes de un plan de vigilancia y control; y,
• Aplicar el proceso para su implementación en una OCSAS
70
Mapa de la Unidad
Unidad 1
Herramientas
para los
procesos
administrativos
Unidad 2
Herramienta
s para los
procesos
financieros
¿En qué consiste
un Plan de
Vigilancia y
Control?
Unidad 3
Herramientas
para los
procesos
técnicos
Unidad 4
Vigilancia y
control
Componentes e Indicadores de
una Plan de
Vigilancia y
Control
Proceso de
Funcionamiento de
un Plan de
Vigilancia y
Control
71
II. Desde la experiencia
Prueba de entrada - Unidad 4
Marque X si su respuesta es SÍ o NO y redacte un breve resumen en las preguntas
3, 4 y 5.
UNIDAD 4: VIGILANCIA Y CONTROL
SÍ
NO
1. ¿Conoce el ente responsable de la administración del sistema de
agua?
2. ¿Conoce el ente regulador del sector agua potable?
3. ¿Qué significa para usted vigilancia del sistema de agua?
………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
4. ¿Qué significa control del sistema?
………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
5. ¿Quién debe asesorar a la OCSA en temas como la calidad del servicio?
………………………………………………………………………………………
…………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
72
III.Conceptualizando
Las comunidades11 y sus OCSAS, encargadas de la administración y gestión de los
servicios de agua y saneamiento, generalmente no tienen un programa adecuado
y sostenible de asistencia técnica y acompañamiento por parte de las instituciones
responsables en el nivel local y nacional y en muchas ocasiones el apoyo oficial es
débil.
Esto repercute en la invisibilidad del sector y de los esfuerzos y cometidos que lleva
a cabo en las comunidades. También repercute en un gran vacío en el tema de
fortalecimiento de capacidades, provocando que muchas OCSAS operen de manera
empírica, deficiente y no sostenible.
Por lo general, a los procesos de implementación de proyectos de agua y saneamiento
se les hace un seguimiento muy corto, debido a la falta de financiamiento o porque no
existe una institución rectora, o porque la existente no se ocupa de liderar procesos
participativos y permanentes de fortalecimiento de capacidades, seguimiento y
asesoría.
Bajo ese contexto se hace fundamental para cada OCSAS elaborar un plan para
la vigilancia y control que contribuya a asegurar el buen funcionamiento de la
organización y de los servicios fundamentales que brinda a su comunidad.
4.1 ¿En qué consiste un plan de vigilancia y control?
Fundamentalmente, consiste en hacer un seguimiento que acompañe y asesore a la
administración de la OCSAS.
Dentro de un programa de vigilancia y control se deben distinguir dos entidades que
tienen tareas específicas, bien definidas y complementarias:
• El ente administrador, y
• El ente de vigilancia o supervisor.
Ente administrador: realiza el seguimiento rutinario o de control de calidad en lo
que refiere a la prestación de los servicios. Este es la OCSAS misma, su Junta
Administradora y los o las operarias con los que cuente.
Ente de vigilancia o supervisor: normalmente es una entidad del Estado, tiene que
hacer la supervisión periódica de los servicios que presta la OCSAS, de manera que
se garanticen los servicios de calidad a la comunidad y se vele por la salud pública.
11 “Administración de un sistema de agua potable”. Cornelio Cajas y Jaime Maldonado. Universidad de Cuenca. CAMAREN. Quito – Ecuador,
2002.
73
Es importante cuidar que el ente supervisor o entidad del Estado NO se convierta en
juez y parte del proceso, lo cual no resultaría de ninguna manera conveniente para
la OCSAS ni para sus usuarios y usuarias.
En el marco de la descentralización, se pretende que sea la comunidad quien
asuma un rol protagónico, en el proceso de su propio desarrollo, por lo que resulta
fundamental que el proceso de supervisión sea participativo.
Se trata de que el ente supervisor asuma el rol de agente de cambio, de asesor de
calidad, para que la entidad prestadora del servicio, pueda desempeñarse de manera
eficiente en sus funciones.
Por otro lado, es importante que se diseñe el plan de vigilancia y control y se definan
los roles para todas las organizaciones que participan de modo que las cosas estén
claras. No existan ambigüedades ni se generen conflictos.
Definición de plan de vigilancia y control
Según la Organización Mundial de la Salud, OMS, un plan de vigilancia y control es
“la evaluación y supervisión pública y continua de la seguridad y aceptabilidad de los
servicios de abastecimiento de agua”.
¿Cuáles son las características principales de un plan
de vigilancia y control?
Un programa de vigilancia y control debe ser:
• Integral
• Participativo
• Concertado
• Multidisciplinario
• Permanente
• Asesor
Integral: es decir debe abarcar todos los aspectos relacionados con la prestación de
los servicios de agua y saneamiento: gestión administrativa, comercial y financiera
del sistema de agua y saneamiento, calidad del agua, etc.
Participativo: porque resulta fundamental la participación de la comunidad y el
Estado para resolver, concertadamente, los diferentes aspectos relacionados con la
prestación de los servicios.
74
Multidisciplinario: porque si partimos de la idea de mantener la integralidad, resulta
de especial importancia el aporte de distintas especialidades para lo técnico,
administrativo, social, etc.
Permanente y continuo: es decir que se ejecute durante todo el tiempo, si se quiere
alcanzar sostenibilidad.
Para no olvidar:
En ningún caso el proceso de vigilancia y control debe convertirse en un
fiscalizador que juzga y castiga.
Es una labor preventiva, de investigación y acompañamiento, que presta
asistencia técnica oportuna para lograr un buen servicio.
La vigilancia
Es una labor regular, investigativa y preventiva.
Por lo general, la vigilancia la realiza una entidad del Estado, que según cada país
puede ser el Municipio, la Empresa Municipal de Agua, el Ministerio de Salud,
la Autoridad Rectora del Agua y Saneamiento, etc. Esta entidad debe hacer una
vigilancia periódica de manera que se garanticen servicios de calidad a la comunidad
y se vele por la salud pública.
La visita es una tarea que se realiza al azar a una OCSAS de una determinada
comunidad. Su objetivo no es sancionar por incumplimiento de normas sino realizar
una evaluación permanente, que permita identificar los principales problemas que
atenten contra la sostenibilidad y eficiencia en los servicios y orientar su resolución.
75
Para tener en cuenta.
No debe entenderse vigilancia como fiscalización. Es una actividad de apoyo y
asistencia técnica oportuna y preventiva, capaz de detectar los posibles problemas
que pueden incidir en la sostenibilidad de los sistemas. Una vez identificados esos
problemas se analizan en forma coordinada y conjunta con el ente administrador
para buscar la solución más adecuada y posible.
El control
Es el rol que le corresponde al ente administrador y consiste en el seguimiento
rutinario o control de calidad de la prestación de los servicios.
El ente administrador del sistema es el responsable del control, esto es la OCSAS y
su Junta Administradora. El control busca la prestación de los servicios básicos con
garantías para la salud ciudadana, dentro de lo que establece la Ley.
Los indicadores o índices de calidad son aspectos que indican cómo están las cosas.
En la prestación de los servicios estos indicadores deben ser concertados con los y
las beneficiarias y los entes de vigilancia.
Por ejemplo:
Si no hay demoras en el pago de tarifas, eso “muestra o indica” que los usuarios y
usuarias están conformes con el sistema y su administración. Entonces, un indicador
de la buena gestión administrativa es el “pago puntual de las tarifas”.
El proceso de vigilancia y control debe ser tan dinámico que permita la incorporación
de nuevos elementos en el desarrollo del sector y promueva una gestión comunitaria
con proyección de futuro. No debe conformarse con operar y mantener el sistema
sino que debe buscar la proyección y ampliación de los servicios hacia otras áreas
de salud como el saneamiento ambiental, los residuos sólidos, la higiene personal y
comunitaria, etc..
Este plan de vigilancia y control abre un espacio para poner en marcha la gestión
comunitaria.
76
77
4.2 Componentes e indicadores de un plan de vigilancia y control
Un plan de vigilancia y control está integrado por tres componentes:
• Técnicos
• Sociales
• Ambientales
Componentes técnicos
Son todos aquellos aspectos relacionados con el funcionamiento del sistema de
agua y saneamiento de los cuales depende la calidad del servicio:
• Calidad del agua suministrada
• Cantidad
• Cobertura del sistema
• Continuidad del servicio
• Costos
• Las tecnologías apropiadas que se relacionan con la operación y mantenimiento
La calidad
Es un factor fundamental para la salud pública y por eso para la aceptación, operación
y mantenimiento de los sistemas manejados por una OCSAS. El agua de suministro
debe estar libre de substancias químicas y de microorganismos que puedan causar
rechazo o enfermedades en los y las usuarias.
Cada país tiene sus propias normas sobre la calidad del agua que deben ser cumplidas.
Aún así, por norma general, existen guías publicadas por la Organización Mundial
de la Salud (OMS) o la Organización Panamericana de la Salud (OPS) que pueden
brindar pautas o parámetros a seguir con respecto a la calidad del agua.
De hecho, la OMS está impulsando la adopción de un nuevo enfoque que se denomina
plan de seguridad del agua (PSA)12 , el cual tiene que ver con poner en marcha un
programa para la vigilancia y control integral tanto de la prestación del servicio
como de la calidad del agua. El análisis de muestras de agua es y será siempre parte
importante de la producción de agua segura. Sin embargo, se necesita un enfoque
diferente para reducir, en primer lugar, el riesgo de entrada de contaminantes a los
sistemas de abastecimiento de agua.
Este enfoque de seguridad del agua está basado en la gestión preventiva del riesgo.
Bajo ese enfoque, los riesgos para la seguridad del agua son identificados, priorizados
y manejados para proteger la calidad del agua para consumo antes de que ocurran
los problemas. El enfoque es desarrollado y documentado en un plan de seguridad
de agua.
78
12 Manual sobre Planes de Seguridad del Agua para sistemas comunales de agua. Versión en español del “Water Safety Plan Manual for Small
CommunityWaterSupplies” de la OMS (Organización Mundial de la Salud), octubre 2009.
Aquí conviene señalar que una de las formas más frecuentes de contaminación
del agua en países latinoamericanos son los excrementos humanos y animales que
contribuyen con una gran variedad de virus y bacterias. Fallas en la protección de
las fuentes o en el tratamiento del agua, ponen a la comunidad en riesgo de sufrir
enfermedades por esta razón.
¿Cómo se sabe cuándo el agua es de calidad?
Su calidad se establece según la ausencia de sustancias químicas y microorganismos
que puedan causar enfermedades. Para determinar la calidad se realizan análisis en
el laboratorio.
La OMS principalmente señala los elementos mínimos (parámetros básicos) que hay
que tener en cuenta para analizar la calidad del agua.
Considerando las limitaciones de infraestructura y gestión de las comunidades
-sobre todo rurales y peri-urbanas- así como pequeños municipios, y la naturaleza
principalmente microbiológica de los riesgos sanitarios asociados con sus sistemas
de agua potable, la OMS recomienda el uso de unos pocos parámetros básicos para
establecer la calidad del agua.
Es fundamental determinar:
1.
2.
3.
4.
Si aparecen E. Coli, es decir coliformes fecales
Si hay cloro residual, en caso de que se aplique cloro
Cómo se aplica cloro (PH); y,
Si el agua se ve turbia (turbiedad).
En la siguiente tabla, se incluyen las guías para E. Coli y turbiedad, junto con otras
indicaciones de importancia para que los y las usuarias acepten el servicio de agua
y también para la aplicación de las tecnologías de filtración y desinfección.
¿Qué quiere decir…?
< = menos de....
> = más de...
79
La cantidad
La cantidad de agua que llega a la casa debe ser la suficiente para cubrir las
necesidades básicas: beber, cocinar, para el aseo personal y de la vivienda.
OJO
En caso de disponer del recurso en forma suficiente, se puede discutir con la
comunidad el uso en otras actividades, siempre y cuando se analicen las consecuencias
socioeconómicas y ambientales que ello provocaría.
80
La cantidad de agua es un factor importante para la salud y mejoramiento de la
calidad de vida de las personas porque posibilita un mayor y mejor aseo personal, el
lavado de alimentos y el ahorro de tiempo de acarreo, especialmente para mujeres,
niños y adolescentes.
Una aproximación de la cantidad de agua que se está suministrando a la comunidad
puede ser definida a partir de la relación entre el consumo diario (medido en el
tanque de reserva) y el número de usuarios que se abastece. Sin embargo, debe
considerarse que este consumo será mayor que el consumo por persona debido a
que generalmente hay pérdidas en el sistema, que muchas veces son imperceptibles.
La cantidad suministrada será analizada con mayor precisión a través de las lecturas
de los medidores. Este proceso se llama micro-medición.
Otro aspecto fundamental en un servicio sostenible es la relación entre el volumen
de agua suministrada para consumo y la capacidad de la fuente. Esta relación debe
ser menor a uno (1).
Por ejemplo:
1. El volumen del agua suministrada al sistema de agua potable es de 1 litro
por segundo (1 l/s)
2. La fuente de agua nos da 2 litros por segundo (2 l/s)
3. Si dividimos 1 (lo que gastamos) para 2 (lo que tenemos) nos da 0.5 que
es menor que 1.
Para no olvidar:
Mientras menor sea el valor de la relación más ventajoso para la fuente
La cobertura
Se entiende por cobertura el acceso que la comunidad tiene al servicio de
abastecimiento de agua dentro del área de servicio del sistema.
La OCSAS de la comunidad El Rodeo cubre toda la comunidad y el 75% de la
población dispersa de los alrededores, es decir sirve a más de la mitad de la población.
81
Hay que tratar siempre que el mayor número de usuarios/as posible disponga del
servicio. La cobertura se expresa como el porcentaje de viviendas habitadas de la
comunidad que disponen del servicio.
Cobertura = Nro de casas con servicio / Nro total de casas
Esto quiere decir que si hay 40 casas en la comunidad y 29 de ellas tienen agua
potable, el sistema cubre el 72% de la población, es decir, casi las tres cuartas
partes de las familias de la comunidad.
Para obtener el porcentaje hacemos el siguiente razonamiento:
40 casas = 100% de las casas de la comunidad.
Si queremos conocer el porcentaje de 29 casas, la operación es la siguiente:
29 casas que corresponde a nuestro universo de estudio multiplicadas por 100%
(porcentaje total) y dividimos por 40 casas, que es el total de las viviendas de la
comunidad. Eso nos da un total de: 72,5%
En pocas palabras
29 X 100: 40 = 72,5%
La cobertura puede ser un indicador de gestión pues medirá en el tiempo si la OCSAS
mantiene el número de conexiones iniciales o se incrementaron.
La continuidad
Es la disponibilidad del servicio durante la mayor cantidad de tiempo en el año. Lo
ideal es disponer del servicio durante las 24 horas del día, los 365 días del año.
La continuidad en la prestación del servicio evita los riesgos de contaminación del
agua, debido a que hay almacenamientos inadecuados en los domicilios o en el
mismo sistema.
Los diseños de las unidades de tratamiento, almacenamiento y distribución de un
sistema de agua potable (SAP) tienen que permitir realizar las actividades normales
de operación y mantenimiento, sin tener que suspender el servicio.
Cuando no hay disponibilidad suficiente de agua se deben evitar los riesgos de
contaminación por acumulación. Esto se puede hacer especificando horarios
precisos de servicio y por supuesto, cumpliéndolos con exactitud. En este caso,
hay que informar oportunamente a la comunidad sobre las medidas preventivas
correspondientes.
82
La continuidad se puede evaluar sobre la base del número de veces que se suspende
el servicio, específicamente, por el número de horas sin suministro por día en períodos
representativos del año, por ejemplo en verano.
Para no olvidar:
La continuidad debe ser concertada con la comunidad.
El costo
Está determinado por los niveles de riesgo y contaminación de las fuentes así como
por las características geográficas de la comunidad, por ejemplo la dispersión.
En todo caso, la solución del abastecimiento debe guardar relación con las condiciones
socio-económicas de la comunidad así como con su voluntad de pago.
El sostenimiento económico de un sistema depende de la prestación eficiente y
confiable del servicio que tiene que responder a las expectativas y necesidades de
los y las usuarias.
Para tener en cuenta.
La usuaria o usuario valora la calidad del servicio y está dispuesto a pagar por él
siempre que lo considere confiable y sobre todo, disponible.
Los costos deben ser recuperados a través de las tarifas que se establecen sobre la
base de cuatro criterios que recomienda la Organización Mundial de la Salud (OMS):
1.
2.
3.
4.
Equidad
Autonomía
Eficiencia; y,
Expansión del servicio.
Para lograr “viabilidad financiera” se requiere que la tarifa promedio garantice que
las necesidades del funcionamiento sean cubiertas totalmente y además, se deje
una reserva para lograr consolidar el sistema que es el capital para la inversión.
83
Para tener en cuenta
A nivel internacional se considera que la tarifa no debe superar del 3 al 5% de los
ingresos promedio mensuales de los/as usuarios/as.
Como indicador de la voluntad de pago, se puede utilizar la morosidad, expresada
como el porcentaje de usuarios y usuarias que adeudan los últimos 2, 3 o 4 meses
de servicio.
Ejercicio:
Juan Fernández gana 46 dólares mensuales.
¿Cuánto debería pagar, como máximo, por el servicio de agua
potable de su comunidad?
Componentes sociales
Son todos aquellos aspectos relacionados con la administración, gestión e impacto
de un sistema de agua y saneamiento, en relación directa con el bienestar de los y
las usuarias.
Los componentes sociales consideran:
• La gestión comunitaria en la proyección de servicios de calidad está reflejada
en la correcta administración de los bienes y en el trato con los y las usuarias,
ofreciendo beneficios para la salud de los habitantes a través de los servicios.
• El uso adecuado del recurso por parte de los y las socias y los hábitos y
comportamientos de la comunidad con su entorno: uso efectivo, cuidado de
fuentes, educación sanitaria, etc.
Indicadores para comprobar si se aplica bien el componente social
Un indicador es un aspecto que ayuda a revelar las características ciertas de una
situación. Los indicadores pueden ser directos o indirectos.
84
Directos: se pueden comprobar en el desempeño de la OCSAS. Estos indicadores
pueden basarse en:
•
•
•
•
•
La cantidad de inspecciones realizadas al sistema
El cumplimiento del reglamento interno
La presentación de cuentas o informes económicos rendidos a usuarios
La búsqueda de soluciones a reducir el alto porcentaje de morosidad
La capacitación ofrecida, etc.
Indirectos: son los indicadores que pueden darse o no. Algunos ejemplos son:
• La experiencia y capacitación de los directivos
• La participación de hombres y mujeres en la toma de decisiones
• La cantidad de reuniones de la OCSAS
• La frecuencia y calidad de la comunicación entre la OCSAS y los y las
usuarias por medio de asamblea, socios, entidades locales
• La frecuencia y calidad de la supervisión del trabajo de los y las operadoras
• La calidad de atención a los y las usuarias.
• El tiempo en atender reclamos, cantidad de reclamos atendidos, tipo de
atención requerido, etc.
• La frecuencia y calidad de las actividades de control y vigilancia.
Componentes ambientales
Son todos aquellos aspectos relacionados con el uso eficiente del agua, su protección
y manejo de las cuencas hídricas por parte de los y las beneficiarias.
Pueden estar relacionados con:
•
•
•
•
•
Riego de huertas o jardines
Cuidado de animales
Grifos permanentemente abiertos
Mantenimiento de conexión y accesorios intra domiciliarios
Inexistencia de un plan de manejo para la cuenca hídrica.
Resaltando experiencias
Indicadores para los tres componentes
Desde el inicio de un proyecto es importante definir metas, indicadores y niveles que
se quieren cumplir. Esto debería hacerse a través de reglas o normas que deben ser
específicas para las diferentes comunidades considerando sus particularidades.
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Los indicadores y sus niveles de cumplimiento deben ser acordados o compartidos
por los diferentes actores que están involucrados en la implementación del proyecto:
instituciones, OCSAS, comunidades.
El establecimiento de los indicadores debe ser claro y creativo.
Los que siguen son algunos indicadores adaptados de experiencias de evaluación
participativa sobre sostenibilidad realizadas en Ecuador y Bolivia. Los niveles
deseados que aparecen en la última columna, deben ser vistos solo como ejemplos.
En la realidad deben ser discutidos y concertados por cada OCSAS.
86
87
4.3 Proceso del funcionamiento de un plan de vigilancia y control
Sistema de información: catastro integral
Lo primero es realizar el catastro integral del o los sistemas existentes para disponer
de toda la información que permita tomar decisiones.
Esta tarea se realiza en la actualidad usando los recursos que ofrece la tecnología.
La información del catastro, que es un registro de datos, debe ser integral y abarcar
los aspectos técnicos, sociales y ambientales del sistema.
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Para lo técnico
Se requieren:
• Catastros del sistema de agua potable especificando cada una de las
unidades que lo conforman, incluyendo los componentes y accesorios de cada
una de ellas, como: captación, conducción, tratamiento, reservas, redes de
distribución, conexiones domiciliarias, tipo de válvulas, tuberías, accesorios,
materiales, diámetros, longitudes, número, ubicación. Además, se requiere
información sobre cada socio y socia y los detalles de la conexión domiciliaria
• Catastro de saneamiento es la disponibilidad de letrina o servicio sanitario,
disposición de residuos, tratamiento de aguas residuales.
Para lo social
En gestión y administración se deberá recabar información respecto a:
• Conformación de la OCSAS: nombre de sus miembros, cargos, fecha de
elección y capacitación recibida por cada persona.
• Disponibilidad de reglamento interno, contenidos del reglamento, manual de
operación y mantenimiento, plan tarifario con metodología de apoyo, programa
de educación sanitaria a la comunidad.
• Sistema de comunicación con los y las usuarias e instituciones.
• Participación de la mujer en cargos directivos y toma de decisiones.
•Documentos que se llevan: Administrativos (solicitud de nuevos y nuevas
socias, citación a usuarios y usuarias en mora, etc.), técnicos (control de cloro
residual, entre otros) y financieros (libro de contabilidad, recibos, etc.).
• Proyección de los servicios hacia otras áreas como saneamiento, residuos,
etc.
• Impacto: información relacionada con el cambio en las actitudes y en los
hábitos de comportamiento para la higiene personal, familiar y comunitaria.
• Uso adecuado del agua por parte de los y las usuarias en riego, almacenamiento,
etc.
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Para lo ambiental
• Se deberá recoger información principalmente sobre el cuidado y preservación
de la fuente. Disponibilidad del plan de manejo de la microcuenca, protección
sanitaria, obras físicas de protección como reforestación, diques, muros secos,
cunetas, etc.
• Ofrecer la capacitación del personal comunitario: OCSAS, operadores,
comisiones, comunidad en aspectos ambientales, área de protección, eventos
desarrollados, etc.
Aplicación de programas de vigilancia y control
Al aplicar el plan de vigilancia y control en realidad se está evaluando la ejecución de
los procedimientos para que la OCSAS funcione como debe ser y ofrezca un servicio
de calidad. La evaluación se hace a través del cumplimiento de los indicadores.
El catastro se realiza mientras se ejecuta la evaluación participativa en la que
enfocamos en forma integral y multidisciplinaria los aspectos relacionados con:
•
•
•
•
•
•
La administración
Operación y mantenimiento
Gestión
Educación sanitaria y ambiental
Capacitación
Cuidado y manejo de las fuentes, etc.
La evaluación es labor continua, integral, investigativa y preventiva, pues lo que
hace es tipificar, caracterizar los problemas que se presentan o los que podrían
presentarse en el futuro para poder evitarlos o superarlos, a través de una labor
conjunta con el ente administrador.
En esta evaluación se determinan los indicadores y se comparan con los indicadores
básicos de referencia. Si los indicadores están cumpliendo con los básicos se hace la
actualización del catastro. En cambio, si eso no se cumple, es necesario determinar
los temas en los que habrá capacitación específica.
Por ejemplo:
Si la evaluación determina que se requiere mayor cuidado en las fuentes de agua,
tendremos que pensar en capacitar a los y las funcionarias y a las personas de la
comunidad en el cuidado de la microcuenca.
90
Programa de intervención
Una vez determinados los problemas y necesidades de capacitación y asistencia
técnica, se realizan los refuerzos respectivos en el área que se requiera, según el
plan de implementación elaborado.
OJO
En necesario agotar todos los esfuerzos para diseñar y aplicar un plan de vigilancia y
control que permita asegurar, sin ninguna duda, un servicio de agua potable eficiente
para la comunidad, lo cual significa también colaborar en gran medida a mantener la
salud y el bienestar de las personas.
91
92
V. Sintetizando
EN POCAS PALABRAS...
UNIDAD 2
La vigilancia y control son actividades que tienen por objetivo asegurar la
prestación eficiente y confiable de los servicios de agua y saneamiento
fortaleciendo permanentemente al ente administrador y generando un espacio
para el trabajo en equipo.
Un programa de vigilancia y control debe ser:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Integral
Participativo
Concertado
Multidisciplinario
Permanente
Asesor
Es un espacio para evaluar participativamente y en forma continua para que
los sistemas de agua brinden un servicio seguro y que la Junta Administradora
tenga la aceptación de la comunidad.
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VI. Recreando conocimientos
En esta unidad se partirá con una lluvia de ideas donde él o a facilitadora introducirá
el tema de qué significa vigilancia y control. En tarjetas se escribirán estas dos
palabras claves.
Se pedirá que los y las participantes diferencien entre vigilancia y control. Escribirán
en un papelote las distintas ideas que se expresen.
A continuación se pedirá que los participantes señalen quiénes pueden estar
involucrados en procesos de vigilancia y control del funcionamiento del sistema.
Se pedirá también que señalen si han realizado o conocen procesos de vigilancia y
control realizados en relación con los sistemas de agua de las OCSAS.
Bajo las palabras vigilancia y control se detallará quiénes deben hacer cada una de
estas tareas y se reforzará la diferencia entre las dos.
De la misma manera, para el plan de vigilancia se contará con tarjetas que indiquen
los componentes del plan: técnicos, sociales y ambientales. Bajo éstos se colocarán
-también con tarjetas- los indicadores a considerar en cada componente, los que
serán explicados por el o la facilitadora.
Se concluirá la explicación con un panel donde participen 4 delegados o delegadas
de los participantes que debatirán sobre el tema.
94
VII. Recreando conocimientos
Recursos
Tarjetas, marcadores, papelotes
En base en los conocimientos adquiridos en esta unidad, responda las siguientes
preguntas:
UNIDAD 5: VIGILANCIA Y CONTROL
1. ¿Cuál es la diferencia entre vigilancia y control?
…………………………………………………………………………………………………………………………
……
…………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………
………………………………………………………………………
2. ¿Quién realiza la vigilancia del sistema del agua? ¿Quién el control del sistema de agua?
…………………………………………………………………………………………………………………………
………
…………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………
………………………………………………………………………
3. Señales los 3 elementos claves de un plan de vigilancia
1.………………………………………………………………………………………………………………………
2………………………………………………………………………
………………………………………………………………
3………………………………………………………………
……………………………………………………………………
4. ¿Qué miden los indicadores de un plan de control y vigilancia?
…………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………
……………
…………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………
5. Ponga un ejemplo de indicador:
Técnico:………………………………………………………………………………………………………………
Social:……………………………………………………………………………………………………………
…………………………
Ambiental ……………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………
95
Bibliografía
• Cajas, Cornelio y Maldonado, Jaime. 2002. Administración de un sistema
de agua potable. Programa de capacitación a promotoras y promotores
campesinos. Eje Temático Agua para el consumo humano. Institución
Coordinadora Universidad de Cuenca. CAMAREN. Quito – Ecuador.
• CARE. 2001. Guía para organización y trabajo de las JASS. Materiales
Educativos, Tema Agua y Saneamiento № 2. CARE.
• Catastro y Gestión Comercial. Cartilla. Colombia.
• Ministerio de Desarrollo Económico, Organización Panamericana de la Salud,
Banco Mundial. 2000. Tecnologías apropiadas en agua potable y saneamiento
básico. Guías Básicas. Segunda Edición. Colombia.
• OMS (Organización Mundial de la Salud). 2009. Manual sobre Planes de
Seguridad del Agua para sistemas comunales de agua. Versión en español del
“Water Safety Plan Manual for Small Community Water Supplies”.
Las organizaciones responsables de la elaboración del módulo que tiene en sus manos trabajan bajo un enfoque de inclusión y equidad de género.
Para fines de redacción y agilidad en la lectura en algunos casos se empleará el género masculino para referirse a hombres y mujeres.
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