guía para el uso de la herramienta de cálculo de la

GUÍA PARA EL USO DE LA HERRAMIENTA DE CÁLCULO DE
LA PLANILLA PATRONAL
La Legislación laboral costarricense establece que todo patrono debe de cumplir con el
pago de las garantías sociales tanto para protección al trabajador, como para apoyo de
las instituciones de bien social.
Todo patrono debe registrar en la Caja su nombre o razón social con su firma o la de sus
representantes legales, según sea el caso.
Dicho trámite debe realizarlo tan pronto como inicie su empresa, construcción o
negocio: aunque éste sea sin fines de lucro, como en el caso del servicio doméstico.
El patrono debe solicitar el Aseguramiento de sus Trabajadores y su incorporación en el
Registro de Patronos en el Departamento de Inspección en San José, o en la Sucursal o
Agencia de la Caja de su localidad, dentro de los 8 días siguientes a la fecha de ingreso
de sus trabajadores. Para tal efecto, debe suministrar la información que contempla el
trámite de Inscripción Patronal y mensualmente se le hará llegar la planilla con la
nómina completa de sus trabajadores, con los salarios reportados, el aviso de cobro y la
comprobación de derechos.
La carga impositiva en materia de garantías sociales, en la actualidad se puede dividir
en tres rubros:
1. Pago del seguro de enfermedad y maternidad (SEM), así como de invalidez,
vejez y finalmente el de muerte (IVM) al trabajador. Este pago se hace a la Caja
Costarricense del Seguro Social (CCSS).
2. Pago de cuotas al Fondo de Asignaciones Familiares, al Instituto Nacional de
Aprendizaje (INA), al Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS) y al Banco Popular y
de Desarrollo Comunal (BP).
3. Aportes al régimen de Protección al Trabajador
La Caja Costarricense del Seguro Social, se encarga de recoger estos pagos y los
traslada a las instituciones correspondientes.
Dichas cargas se dividen en un aporte que debe pagar el trabajador y otro aporte mayor
que debe de pagar el patrono.
Porcentajes de Cotización Planilla Patronal
A continuación se presenta una tabla donde se muestra la distribución porcentual de las
cotizaciones dentro de los tres grandes rubros de cargas impositivas:
Institución
Patrono Trabajador
CCSS
Salud
9.25%
5.50%
IVM
4,92%
2,67%
Banco Popular
0,50%
1,00%
INA (*)
1,50%
—
IMAS
0,50%
—
ASFA
5,00%
—
F. Capitalización. L.
3.00%
—
Pensión Complementaria 1,50%
—
Total
26.17%
9.17%
(*) La cotización del INA es un 1.5% sobre el total de salarios para las planillas con 5 ó
más trabajadores; 0.50% para planillas en actividad agropecuaria con más de 10
trabajadores.
La herramienta presentada ya contempla el porcentaje a aplicar al INS (1%) según la
Ley de Protección al Trabajador.
Por otro lado, los cálculos se hacen sobre los salarios reportados por el patrono. Sin
embargo para el cálculo de las cargas de IVM y SEM, la CCSS fija una cotización
mínima para dicho cálculo, si el patrono reporta un salario mensual menor al anterior, la
CCSS utiliza la cotización mínima establecida para calcular los montos a pagar por el
concepto de IVM y SEM.
¿Cómo realizar el cálculo?
La realización del cálculo es sumamente sencilla.
Luego de digitar el número de identificación y el nombre de cada trabajador de digite en
la columna de "Salario Devengado" el salario bruto mensual (en colones) de cada
trabajador. El sistema automáticamente calcula cada uno de los valores, arrojando los
totales, e indicando el salario neto una vez rebajadas las cargas sociales.
Para mayor comodidad se adjuntan varios espacios para que se pueda realizar el
cálculo de la planilla de todos los trabajadores.
Manejo y cambios en la planilla
Hay algunos aspectos muy importantes que debe tener presentes cuando presenta la
planilla ante la CCSS:
1. Las planillas se presentan a la Caja en los 3 primeros días hábiles de cada mes,
con la información del mes anterior.
2. El pago de la planilla debe efectuarlo, a más tardar, en la fecha que indica el
comprobante de pago, con esto evitará el pago de recargos y el cobro de
prestaciones otorgadas a los trabajadores.
3. No debe confundir la fecha de pago de la planilla con el período para presentarla,
porque no necesariamente estas fechas coinciden.
4. Debe entregar puntual y oportunamente a sus trabajadores la "Comprobación de
Derechos" (Orden Patronal), que entrega la Caja al cancelar su planilla (una por
cada trabajador).