instructivo para la selección, evaluación y reevaluación de

PROCESO CONTRATACIÓN
INSTRUCTIVO PARA LA SELECCIÓN,
EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE
PROVEEDORES
Revisó:
Profesional Planeación.
Director Contratación.
Aprobó:
Rector
Código: ICO.01
Versión: 06
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Fecha de Aprobación:
Febrero 27 de 2008
Resolución Nº 293
1. OBJETIVO
Definir los lineamientos necesarios para que las unidades académico-administrativas puedan llevar a
cabo la selección, evaluación y reevaluación de los proveedores de la Universidad, siguiendo los
requisitos contemplados en el Sistema de Gestión de la Calidad de los procesos de apoyo a la
docencia, la investigación y la extensión en la Universidad Industrial de Santander.
2. ALCANCE
Aplica para la etapa de selección, evaluación y reevaluación de todos los proveedores de bienes y
servicios con los que contrate la Universidad Industrial de Santander.
3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
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
Producto: Aquellos bienes y/o servicios tangibles o intangibles que son adquiridos por las
diferentes unidades académico-administrativas para el desarrollo de sus actividades y
proyectos.
Factor: Aspecto relevante que incide en la calidad de un proceso contractual, un producto
o un servicio.
Unidad de Soporte: Unidad especializada en las características de calidad que deben
cumplir los diferentes bienes o servicios adquiridos por las unidades académicoadministrativas. Son unidades de soporte: División de Mantenimiento Tecnológico, División
de Servicios de Información y División de Planta Física.
Instructivo: Descripción escrita y detallada sobre cómo efectuar las actividades y procesos
de manera coherente, llegando a un nivel de detalle amplio.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Proceso: Conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transforman elementos
de entrada en resultado.
Proveedor: Persona jurídica o natural que suministra alguno o algunos bienes y/o servicios
a una o varias Unidades Académico-Administrativas que integran la Institución.
SGC: Sistema de Gestión de la Calidad.
Inconformidad: Incumplimiento de una obligación o requisito contractual, comunicado
por escrito por el interventor al contratista.
SMLMV: Salario mínimo legal mensual vigente.
UAA: Unidad Académico-Administrativa.
Calificación: Valoración cuantitativa que mide el nivel de cumplimiento de los proveedores
en cada uno de los factores de evaluación, tales como especificaciones técnicas, aspectos
administrativos y de calidad.
Selección de Proveedores: Proceso mediante el cual se elige un proveedor con base a
unos criterios de selección específicos.
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PROVEEDORES
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4.
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Evaluación de Proveedores: Método mediante el cual se determina el cumplimiento de
los aspectos técnicos, administrativos y de calidad de un proveedor, durante la ejecución
del contrato.
Reevaluación de Proveedores: Proceso mediante el cual se vuelve a evaluar a un
proveedor y se le realiza seguimiento al contrato.
Recalificación: Solicitud que hace el proveedor para corregir el resultado de la calificación
INCUMPLE, obtenida en la evaluación de proveedores.
Precio del Mercado: Precio promedio de consulta a varios proveedores diferentes.
Precio de consulta que tiene la Universidad para artículos comprados anteriormente, en la
base de datos del sistema de información financiero.
RUP: Registro Único de Proponentes. Registro de creación legal, en el cual, se inscriben en
la Cámara de Comercio las personas naturales o jurídicas, que aspiran a celebrar contratos
de obra, consultoría, suministro y compraventa de bienes muebles, con entidades estatales.
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
4.1 SELECCIÓN DE PROVEEDORES CUANTÍA MENOR A 50 SMLMV
Para la contratación de bienes y/o servicios por cuantías menores a 50 SMLMV, se debe tener en
cuenta el precio del mercado y tomar como referencia el documento PCO.01 Contratación de
bienes y servicios cuantía menor a 50 SMLMV.
La selección de proveedores para la adquisición de bienes y/o servicios por cuantías menores a 50
SMLMV es responsabilidad del ordenador del gasto de la unidad gestora, quien al momento de
adjudicar y generar las órdenes de contratación deberá tener en cuenta los siguientes aspectos para
la selección de proveedor:

Precio más favorable: El proveedor cuenta con la oferta más económica que satisface
plenamente los requisitos establecidos para la adquisición del bien o servicio.

Proveedor único: El proveedor es persona natural o jurídica que tiene la exclusividad o es el
único en el mercado con capacidad de prestar u ofrecer un bien y/o servicio específico en la
institución.

Buena experiencia: El proveedor cuenta con experiencia como persona natural o jurídica en
la ejecución de contratos con la Universidad con similares o las mismas características de
los bienes y/o servicios que se desean adquirir.

Oportunidad del servicio: El proveedor ofrece dar respuesta en el tiempo requerido por la
unidad gestora al momento de solicitar el bien y/o servicio.

Licitación Pública (Adjudicación parcial): Existe en el momento un proceso público de libre
participación, en el cual, por medio del Pliego de Condiciones se formulan requerimientos
de bienes y/o servicios con las mismas características de la necesidad a suplir, en que se
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seleccionará la propuesta más conveniente y la que cumpla con los requisitos establecidos,
por lo que la unidad gestora deberá sumarse a este proceso.

Convocatoria Pública (Adjudicación parcial): Existe en el momento un proceso público de
libre participación, en el cual, por medio de los Términos de Referencia se formulan
requerimientos de bienes y/o servicios con las mismas características de la necesidad a
suplir, en que se seleccionará la propuesta más conveniente y la que cumpla con los
requisitos establecidos, por lo que la unidad gestora deberá sumarse a este proceso.

Otros: Los demás aspectos que a criterio del ordenador del gasto justifiquen la selección
apropiada del proveedor y la conveniencia institucional de celebrar contratos con él.
El ordenador del gasto deberá abstenerse de contratar con los proveedores que la Universidad
descubra durante la evaluación documental de los procesos de Licitación y Convocatoria Pública en
intento de fraude o engaño a la entidad o a los demás participantes o que hayan sido denunciados
por la UIS ante las autoridades competentes por presunta presentación de documentación no
ajustada a la realidad o falsa. En los casos anteriores la Dirección de Contratación y Proyectos de
Inversión se encargará de informar a través de correo electrónico a los ordenadores del gasto para
que se abstengan de contratar con los proveedores que se señalen y realizará solicitud escrita a la
División financiera y a la División de Servicios de Información para que se impida la selección del
proveedor por parte de las U.A.A. para la adjudicación de contratos así como su registro en el
Sistema de Información Financiero de la Universidad.
Una vez seleccionado el proveedor, es necesario verificar que se encuentre registrado en la base de
datos de proveedores de la UIS antes de realizar la orden, en caso contrario, se debe solicitar su
registro en el sistema de información Financiero, mediante el documento FCO.01 Registro de
Proveedores de Bienes y Servicios.
Para la adquisición de los bienes y/o servicios con características técnicas uniformes contemplados
en el Sistema de Contratación en Línea de la Universidad Industrial de Santander, el ordenador del
gasto deberá hacer uso del sistema para la selección del proveedor, selección que se realizará
automáticamente teniendo en cuenta el menor costo total para la Universidad.
4.2 SELECCIÓN DE PROVEEDORES CUANTÍA MAYOR O IGUAL A 50 SMLMV
Para realizar la contratación de un bien y/o servicio para cuantías mayores o iguales a 50 SMLMV se
toman como referencia los documentos PCO.02 Contratación de bienes y servicios cuantía mayor
o igual a 50 y menor a 500 SMLMV, PCO.03 Contratación de bienes y servicios cuantía igual o
mayor a 500 SMLMV (Licitaciones), PCO.04 Contratación Intuito Personae.
La Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión será la responsable de velar por la adecuada
selección de contratistas para dichos montos. Estos procesos se realizan teniendo en cuenta los
Pliegos de Condiciones para las Licitaciones Públicas o los Términos de Referencia para las
Convocatorias Públicas, en los cuales se define el objeto del contrato, las especificaciones que
corresponden al valor estimado, las condiciones de participación, y los requisitos de la propuesta.
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Los requisitos generales de selección corresponden a:

No estar impedido por causa de inhabilidades o incompatibilidades para contratar,
especialmente por las establecidas en la Constitución Política y en la Ley 80 de 1983.

Estar a paz y salvo con los aportes del sistema de seguridad social integral y aportes
parafiscales que le correspondan, conforme lo establece el Art. 50 de la Ley 789 de 2002,
Reforma Laboral.

Acreditar con certificado vigente expedido por la Contraloría General de la República, que
no tiene responsabilidades fiscales que lo inhabiliten para contratar con el estado.

Copia del Registro Único Tributario (RUT) vigente.

Tener capacidad jurídica para ofrecer y ejecutar las obligaciones previstas en el contrato,
conforme a su naturaleza jurídica y regulación legal o estatutaria que le corresponda.
Además de los requisitos generales de la propuesta, se encuentran definidos los factores de
evaluación objetiva y las demás condiciones que se requieren para adelantar el proceso de
selección que se definen explícitamente en los Pliegos de Condiciones ó en los Términos de
Referencia, teniendo en cuenta el objeto y la cuantía del contrato. Generalmente los factores a
considerar pueden ser los siguientes:

Capacidad de Contratación (KI): Capacidad inscrita de contratación como constructor,
consultor o proveedor, expresada en SMLMV, que corresponde a la indicada en el RUP de
la Cámara de Comercio.

Capacidad Residual de contratación (KRC): Es la capacidad real de contratación del RUP, la
cual resulta de restarle a la capacidad de contratación la sumatoria de los valores de los
contratos que tenga en ejecución el contratista.

Experiencia específica del proponente: Ejecución de contratos realizados con las mismas
características correspondientes al objeto del contrato actual.

Información Financiera: Información detallada de los estados financieros que permite
evaluar el comportamiento de los siguientes indicadores:
- Capital de trabajo: Corresponde al capital adicional con el que se debe contar para poner
en funcionamiento el Proyecto.
- Solvencia: Capacidad que tiene el contratista de cubrir las deudas y cumplir con las
obligaciones adquiridas a corto o largo plazo.
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- Nivel de Endeudamiento: Determina la participación de los acreedores sobre los
activos del contratista.

Capacitación: Conocimientos transmitidos por el proveedor al funcionario de la
Universidad para conocer y entender el correcto manejo y funcionamiento del bien o
servicio adquirido.

Soporte Técnico: Servicio que provee asistencia para ayudar a resolver los problemas que
se puedan presentar en el momento de hacer uso del bien y/o servicio adquirido.

Certificación de calidad: Documento por medio del cual, el contratista, a través de una
entidad de certificación, declara la conformidad de un producto y/o servicio, con una
determinada norma o documento de referencia.

Certificación del Fabricante: Persona natural o jurídica que se dedique a la venta o
distribución del producto adquirido por concesión, autorización o acuerdo con el fabricante
o su representante de fábrica.

Garantía: Documento que emite el fabricante del bien y/o servicio adquirido, afirmando la
idoneidad del diseño, materiales y mano de obra utilizados en la fabricación del producto,
donde se compromete con el reembolso, reparación, sustitución, o cualquier otro remedio
adecuado para corregir las fallas, defectos o deficiencias que dichos bienes y/o servicios
puedan presentar dentro de un periodo de tiempo determinado.

Personal técnico: Personal encargado de proveer soporte técnico y de apoyo a los bienes
y/o servicios adquiridos por la Universidad.
4.2.1
Selección de Proveedores - Intuito Personae
Cuando se requiera la contratación de consultorías y servicios especializados, artísticos o técnicos
de alta complejidad para las UAA, y el contrato pueda ser ejecutado por una sola persona natural o
jurídica, por su acreditada experiencia especifica, se requerirá concepto jurídico previo y dictamen
favorable del Director de Contratación y Proyectos de Inversión en todos los casos en los que los
ordenadores de gasto delegados del Rector pretendan celebrar contratos intuito personae, según el
procedimiento PCO.04 Contratación Intuito Personae.
5. EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
La evaluación de Proveedores para cuantías menores a 50 SMLMV será realizada mediante el
Sistema de Información Financiero, por parte de los Ordenadores de Gasto al momento de
autorizar el último pago, logrando así la Universidad evaluar la totalidad de los proveedores.
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La evaluación de proveedores para montos mayores o iguales a 50 SMLMV será para el total de
proveedores con los que contrate la Universidad. Dicha evaluación será realizada por los
Ordenadores de Gasto y la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión mediante el
documento FCO.07 Evaluación de Proveedores Cuantía mayor o igual a 50 SMLMV. En caso de ser
necesario, la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión solicitará la evaluación a las
unidades de soporte o las interventorías asignadas a cada proceso contractual.
La evaluación podrá ser tenida en cuenta como requisito para la participación de los proveedores
en los procesos contractuales requeridos por la Universidad, siempre y cuando los Pliegos de
Condiciones o los Términos de Referencia lo especifiquen.
Cuando se presenten condiciones de igualdad entre los proponentes para un proceso contractual,
se tendrá preferencia por aquel que tenga una evaluación superior, siempre y cuando los Pliegos de
Condiciones o los Términos de Referencia así lo determinen.
Semestralmente, la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión, publicará en la WEB
institucional un reporte de los proveedores que se encuentren evaluados con calificación CUMPLE
o INCUMPLE y notificará por escrito a los proveedores que se encuentren calificados como
INCUMPLE, los cuales serán bloqueados para todas las adquisiciones en el Sistema de Información
Financiero hasta tanto no sean recalificados, según el procedimiento descrito en el numeral 7 del
presente documento. Cada vez que un proveedor solicite recalificación se actualizará el reporte de
la evaluación de proveedores correspondiente.
Si el proveedor no ha tenido ninguna relación comercial con la institución, se omite el numeral 5 del
presente documento.
5.1 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES CUANTÍA MENOR A 50 SMLMV:
La evaluación de proveedores para cuantías menores a 50 SMLMV se realiza a través del Sistema de
Información Financiero de la Universidad, en el momento de autorizar el último pago, para todos
los proveedores con los que contrate la Universidad, cada vez que el proveedor adquiera
compromisos comerciales con la Institución.
Los criterios de evaluación valoran objetivamente tres (3) factores específicos, los cuales
corresponden a:
A. CALIDAD DEL BIEN O SERVICIO: Evalúa la satisfacción de las necesidades y expectativas que
el usuario o cliente tiene del bien y/o servicio adquirido.
B. CUMPLIMIENTO DE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS: Evalúa el cumplimiento de requisitos
y especificaciones técnicas de los bienes y/o servicios adquiridos por las UAA.
C. CUMPLIMIENTO DE PLAZOS DEL CONTRATO: Evalúa la entrega puntual de los bienes y/o
servicios adquiridos.
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La evaluación se realiza asignando una de tres posibles valoraciones del factor en verificación;
Excelente (4.5 – 5.0 puntos), Bueno (3.9 – 4.4 puntos), Regular (3.0 - 3.8 puntos) o No Cumple
(Menos de 3.0 puntos).
La evaluación de cada proveedor será el promedio de todas las evaluaciones de las adquisiciones
realizadas por las UAA. El promedio de los puntos asignados a cada factor genera el resultado
definitivo de la evaluación del proveedor. Dicho promedio será realizado por el Sistema de
Información Financiero de la Universidad.
Si el promedio final de cada factor es menor a 3.0 puntos en por lo menos un factor de evaluación,
el proveedor obtendrá una calificación “INCUMPLE”, de acuerdo a la siguiente tabla:
TABLA DE EVALUACIÓN POR CRITERIO DE EVALUACIÓN
PUNTAJE
RESULTADO
CALIFICACIÓN
4.5 - 5.0 puntos
Excelente
3.9 – 4.4 puntos
Bueno
CUMPLE
Regular
3.0 – 3.8 puntos
Menos de 3.0 puntos
No Cumple
INCUMPLE
5.1.2 Criterios de evaluación:
FACTOR
CRITERIO DE EVALUACIÓN
 EXCELENTE (4.5 - 5.0 puntos): Supera las expectativas y exigencias
del bien y/o servicio adquirido.
 BUENO (3.9 - 4.4 puntos): Cumple con los requisitos exigidos del
Calidad del bien o
bien y/o servicio adquirido.
servicio.
 REGULAR (3.0 – 3.8 puntos): Cumple con alguno de los requisitos
exigidos del bien y/o servicio adquirido.
 NO CUMPLE (Menos de 3.0 puntos): No cumple con los requisitos
exigidos del bien y/o servicio adquirido.
 EXCELENTE (4.5 - 5.0 puntos): El contratista mejoró las
especificaciones técnicas establecidas del bien y/o servicio adquirido.
 BUENO (3.9 - 4.4 puntos): El contratista cumplió con las
Cumplimiento de
especificaciones técnicas establecidas del bien y/o servicio adquirido.
Especificaciones
 REGULAR (3.0 – 3.8 puntos): El contratista incumplió con alguna de
Técnicas
las especificaciones técnicas establecidas, las cuales son corregidas, por
lo tanto no se considera que incumplió el contrato.
 NO CUMPLE (Menos de 3.0 puntos): El contrato presentó
inconformidades graves y se considera que no cumplió.
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 EXCELENTE (4.5 - 5.0 puntos): Entrega del bien y/o servicio antes de
la fecha estipulada.
 BUENO (3.9 - 4.4 puntos): Entrega puntual del bien y/o servicio.
Cumplimiento de  REGULAR (3.0 – 3.8 puntos): Entrega del bien y/o servicio posterior a
Plazos del Contrato
la fecha estipulada, pero no superior al 20% de la duración del mismo.
 NO CUMPLE (Menos de 3.0 puntos): Entrega del bien y/o servicio
posterior a la fecha estipulada, superior al 20% de la duración del
mismo.
5.2
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES CUANTÍA MAYOR O IGUAL A 50 SMLMV:
La evaluación de proveedores cuantía mayor o igual a 50 SMLMV se realiza por medio del
documento FCO.07 Evaluación de Proveedores cuantía mayor o igual a 50 SMLMV, en el cual se
registra la información concerniente al contrato, como es el número del documento contractual,
nombre del proveedor, objeto de la contratación del bien y/o servicio, fecha de evaluación y fecha
de adjudicación del contrato.
La evaluación valora objetivamente cinco (5) factores específicos que miden el cumplimiento y la
calidad de los proveedores que suministran los bienes y/o servicios a las diferentes UAA.
Se evaluarán solo los factores que apliquen al proceso contractual del cual tenga conocimiento el
evaluador correspondiente, es decir, si no se tiene conocimiento de algún factor de evaluación, éste
no debe ser evaluado y se indicará en la casilla correspondiente del formato FCO.07 No aplica
(N.A.). La calificación final del proveedor se obtendrá de las evaluaciones realizadas por los
evaluadores, teniendo en cuenta el promedio del puntaje de cada factor.
Esta evaluación puede ser realizada en varias etapas, la primera al momento de la verificación de los
bienes y/o servicios adquiridos por las UAA, y las posteriores cada vez que se presenten reclamos
y/o solicitudes que afecten los factores Calidad del bien y/o servicio y el Servicio Postventa, en un
período no mayor a lo estipulado en la vigencia del contrato en las pólizas que respaldan el mismo.
Cuando el bien o servicio requiera la valoración de alguna de las unidades de soporte (véase
Procedimientos de Contratación), el representante de dicha unidad debe realizar la evaluación
junto con el responsable del proceso contractual, firmando en el espacio reservado para el
Evaluador 2. Se envía una copia de la evaluación a la Dirección de Contratación y Proyectos de
Inversión, ya sea en copia dura o por correo electrónico. Una vez realizada la evaluación, la
Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión notificará los resultados al proveedor para que
pueda identificar las falencias de los bienes y/o servicios ofrecidos. Esta notificación se realizará por
medio de la página WEB institucional en el link de Contratación.
La Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión puede solicitar a cualquier Unidad
Académico-Administrativa realizar la evaluación de alguno de los proveedores, siempre y cuando
haya tenido relación directa con la UAA.
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Los factores de evaluación corresponden a:
A. CUMPLIMIENTO DE ESPECIFICACIONES TECNICAS: Hace referencia a la observancia que
asume el proveedor, conforme a los requisitos y características técnicas que deben cumplir los
bienes y/o servicios adquiridos por las UAA. Estas características se encuentran registradas en
los documentos contractuales como son los Términos de Referencia para los procesos de
contratación directa o convocatoria pública; en los Pliegos de Condiciones para los procesos de
licitación pública, y en las Especificaciones Técnicas para la contratación Intuito Personae.
B. CUMPLIMIENTO DE PLAZOS DEL CONTRATO: Este factor evalúa el desempeño que tiene
el proveedor en la observancia de los espacios de tiempo señalados y los compromisos
adquiridos en el proceso contractual. Estos plazos y compromisos, al igual que las
especificaciones técnicas, se encuentran registradas en los documentos derivados de los
procesos contractuales conforme a su monto.
C. CUMPLIMIENTO DE ASPECTOS ADMINISTRATIVOS: Factor que hace referencia al
cumplimiento de los requisitos y compromisos que tiene el proveedor con los pagos, trámites,
pólizas y documentos establecidos por la Universidad para el correcto desarrollo del proceso
contractual. Estos requisitos y compromisos se encuentran contemplados en los
procedimientos de contratación y en los documentos contractuales: Órdenes de compra, de
trabajo, de suministros y de consultoría, los términos de referencia y los pliegos de condiciones.
D. CALIDAD DEL BIEN O SERVICIO: Este factor valora las percepciones que el usuario tiene del
cumplimiento de las características de durabilidad y funcionamiento propias del bien o servicio
adquirido. Dependiendo del tipo de bien o servicio contratado, este factor puede ser evaluado
en el momento del recibido o después de un período de tiempo de uso del bien o servicio
suficiente para establecer su calidad, pero con anterioridad al vencimiento de las pólizas de
calidad correspondientes.
E. SERVICIO POSTVENTA: Mide el desempeño que ha tenido el proveedor al momento de
brindar el soporte y/o capacitación requeridos por las diferentes UAA después de adquirir los
bienes y/o servicios. Por lo tanto, este factor se evaluará periódicamente dependiendo de las
condiciones establecidas en las contrataciones sobre el servicio postventa exigido.
La evaluación se realiza asignando una de cuatro posibles valoraciones del factor en verificación:
Excelente (4.5 - 5.0 puntos), Bueno (3.9 – 4.4 puntos), Regular (3.0 – 3.8puntos) o No Cumple
(Menos de 3.0 puntos). Esta valoración se hará con base a los criterios de evaluación presentados
en el numeral 5.2.1.
La evaluación de cada proveedor será el promedio de todas las evaluaciones de las adquisiciones
realizadas por las UAA. El promedio de los puntos asignados a cada factor genera el resultado
definitivo de la evaluación del proveedor, dicho promedio será realizado por la Dirección de
Contratación y Proyectos de Inversión.
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PROVEEDORES
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Si el promedio final de cada factor es menor a 3.0 puntos en por lo menos un factor de evaluación,
el proveedor obtendrá una calificación “INCUMPLE”, de acuerdo a la siguiente tabla:
TABLA DE EVALUACIÓN POR CRITERIO DE EVALUACIÓN
PUNTAJE
RESULTADO
CALIFICACIÓN
4.5 - 5.0 puntos
Excelente
3.9 – 4.4 puntos
Bueno
CUMPLE
Regular
3.0 – 3.8 puntos
Menos de 3.0 puntos
No Cumple
INCUMPLE
5.2.1
Criterios de Evaluación
FACTOR
Cumplimiento de
Especificaciones
Técnicas
Cumplimiento de
Plazos
del
Contrato
Cumplimiento de
Aspectos
Administrativos
CRITERIO DE EVALUACIÓN
 EXCELENTE (4.5 - 5.0 puntos): El contratista mejoró las especificaciones
técnicas establecidas del bien y/o servicio adquirido.
 BUENO (3.9 – 4.4 puntos): El contratista cumplió con las especificaciones
técnicas establecidas del bien y/o servicio adquirido.
 REGULAR (3.0 – 3.8 puntos): El contrato presentó inconformidades pero
no son graves, ni se considera que incumplió el contrato. El contratista
incumplió con alguna de las especificaciones técnicas establecidas, las cuales
son corregidas, por lo tanto no se considera que incumplió el contrato.
 NO CUMPLE (Menos de 3.0 puntos): El contrato presentó
inconformidades graves y se considera que no cumplió.
 EXCELENTE (4.5 - 5.0 puntos): El contrato se terminó antes de lo
estipulado.
 BUENO (3.9 – 4.4 puntos): El contrato se terminó en la fecha estipulada.
 REGULAR (3.0 – 3.8 puntos): El contrato se entregó posterior a la fecha
estipulada, pero no superior al 20% de la duración del mismo.
 NO CUMPLE (Menos de 3.0 puntos): El contrato se entregó en fecha
posterior a la estipulada, superior al 20% de la duración del mismo.
 EXCELENTE (4.5 - 5.0 puntos): Cumple con todos los requisitos y
compromisos de pagos, trámites y documentos pactados con la
Universidad, antes del tiempo estipulado.
 BUENO (3.9 – 4.4 puntos): Cumple con todos los requisitos y
compromisos de pagos, trámites y documentos pactados con la
Universidad en el tiempo estipulado.
 REGULAR (3.0 – 3.8 puntos): Cumple con todos los requisitos y
compromisos de pagos, trámites y documentos pactados con la
Universidad en tiempo posterior al estipulado.
 NO CUMPLE (Menos de 3.0 puntos): No cumple oportunamente con
todos los requisitos y compromisos de pagos, trámites y documentos
pactados con la Universidad.
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PROVEEDORES
Calidad del bien o
servicio.
Servicio Postventa
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Una vez el bien y/o servicio es entregado a satisfacción de la Universidad
podrá evaluarse este factor dependiendo del tipo de bien o servicio
contratado. Con posterioridad a la entrega, pero antes del vencimiento de
las pólizas de calidad correspondientes, podrá evaluarse así: Por cada
reparación o mantenimiento adicional imputable a faltas de calidad del
contratista durante un período de tres (3) años, a partir de la fecha de
liquidación del contrato, bajará a la valoración inmediatamente inferior con
el puntaje más bajo asignado a dicha valoración: Bueno, Regular, No
Cumple.
Este factor no se califica al recibo del bien o servicio, sino con
posterioridad, dependiendo de las condiciones postventa pactadas. Por
cada solicitud de reparación, mantenimiento o capacitación adicional que
no sea atendida oportunamente, bajará a la valoración inmediatamente
inferior con el puntaje más bajo asignado a dicha valoración: Bueno,
Regular, No Cumple.
6. REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES:
Cuando se tienen varias evaluaciones de un mismo proveedor, la valoración de cada aspecto será
determinada por el promedio de los puntos asignados en las evaluaciones. El total de la evaluación
para el proveedor por montos menores a 50 SMLMV se asignará por el valor promedio de las
calificaciones de los aspectos evaluados, conforme a la Tabla de Evaluación del numeral 5.1, y el
total de la evaluación para el proveedor por montos mayores o iguales a 50 SMLMV se asignará por
el valor promedio de las calificaciones de los aspectos evaluados, conforme a la Tabla de Evaluación
del numeral 5.2 del presente documento.
La reevaluación de proveedores se realiza cada vez que un proveedor vuelve a adquirir
compromisos con la Institución.
7.
RECALIFICACIÓN DE PROVEEDORES:
Un proveedor que posee una evaluación con calificación INCUMPLE no puede participar en los
procesos contractuales de la Universidad hasta tanto no sea recalificado. No será objeto de
recalificación el proponente calificado como INCUMPLE y que está en proceso jurídico de
reclamación de pólizas de calidad, cumplimiento y estabilidad, hasta tanto no se resuelva el
proceso.
Salvo lo anterior, el proponente para ser recalificado podrá proceder de la siguiente manera:
-
Solicitar recalificación con respecto de las contrataciones objeto de la calificación, justificando
las causales de recalificación.
-
El proponente, transcurridos más de 6 meses de la calificación anterior, podrá solicitar
nuevamente recalificación adjuntando 2 certificaciones de contrataciones similares con otras
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PROVEEDORES
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entidades públicas que se hayan realizado con posterioridad a la calificación hecha por la
Universidad, en las cuales se constate una calificación buena o excelente. La UIS evaluará la
documentación y determinará la aceptabilidad de habilitar al proponente para participar en
nuevos procesos de contratación.
8.
ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
PASO
DESCRIPCION
Evaluación de Proveedores Cuantías menores a 50 SMLMV:
Ingresar al Sistema de Información Financiero de la Universidad y en
el momento de autorizar el último pago de las órdenes de
contratación realizar la evaluación del proveedor.
01
Evaluación de Proveedores Cuantías mayores o Iguales a 50
SMLMV: Diligenciar el documento FCO.07 Evaluación de
Proveedores cuantía mayor o igual a 50 SMLMV, y enviar copia de
la evaluación realizada a la DCIP.
RESPONSABLE
Ordenador
gasto de UAA
Representante
Unidad
Soporte
(opcional)
Interventor
Director
Contratación
Proyectos
Inversión
de
de
de
de
y
de
Dirección
Elaborar informe semestral con los resultados obtenidos en la Contratación
evaluación de proveedores de la Universidad. Cada vez que la Proyectos
evaluación varié se actualizará dicho informe.
Inversión
de
y
de
03
Notificar los resultados al proveedor para que pueda identificar las
falencias de los bienes y/o servicios ofrecidos. Esta notificación será
por medio de la WEB institucional en el link de Contratación y a
través de comunicación escrita al proveedor cuando el resultado de
la calificación sea INCLUMPLE.
Dirección
Contratación
Proyectos
Inversión.
de
y
de
04
Solicitar recalificación en caso de estar calificado como INCUMPLE.
Proveedor
05
Evaluar la documentación y determinar la aceptabilidad de habilitar al
proponente para participar en nuevos procesos de contratación.
02
06
Dirección
Contratación
Proyectos
Inversión.
Dirección
Notificar el resultado de la recalificación al proveedor y actualizar el Contratación
informe de evaluación de proveedores
Proyectos
Inversión
de
y
de
de
y
de
PROCESO CONTRATACIÓN
INSTRUCTIVO PARA LA SELECCIÓN,
EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE
PROVEEDORES
Código: ICO.01
Versión: 06
Página 13 de 13
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
01
02
03
04
05
06
FECHA DE
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIÓN
Febrero 27 de
Creación del documento
2008
Se modificó el nombre del Instructivo.
Se incluye en el Numeral 4 los criterios de selección de proveedores a los
cuales evaluar, para las compras por cuantía menor a 50 SMLMV.
Se incluye en el Numeral 6 Paso 1 la retroalimentación a los proveedores
por parte de los ordenadores de gasto sobre los resultados obtenidos en la
Abril 16 de 2008
evaluación; y la aplicación de la evaluación por parte de la Dirección de
Contratación y Proyectos de Inversión por solicitud de cualquier Unidad
Académico-Administrativa y viceversa.
Se incluye en el Numeral 6 Paso 3 la socialización de los resultados de los
proveedores a las diferentes Unidades Académico-Administrativas.
Noviembre 24 de
Se modificó la actividad 3 del numeral 6
2008
Se modificó el objetivo y el alcance del instructivo.
Se incluyen algunas definiciones y abreviaturas.
Se incluye el numeral 4 correspondiente a la Selección de Proveedores.
Se divide el numeral 5 en evaluación de proveedores cuantía menor a 50
Septiembre 17 de SMLMV y evaluación de proveedores cuantía mayor a 50 SMLMV.
2009
Se incluye el numeral 6 correspondiente a la Reevaluación de Proveedores.
Se incluye el numeral 7 correspondiente a la Recalificación de
Proveedores.
Se sintetizan las actividades correspondientes al numeral 8 Actividades y
Procedimientos, y se incluyen las actividades 4, 5 y 6.
Se incluye en el numeral 5 la notificación por escrito a los proveedores que
se encuentren calificados como INCLUMPLE.
Se incluye en los numerales 5.1 y 5.2 la siguiente aclaración: Si el
promedio final de cada factor es menor a 3.0 puntos en por lo menos un
Abril 22 de 2010 factor de evaluación, el proveedor obtendrá una calificación final
“INCUMPLE”
Se hace aclaración sobre la evaluación de proveedores cuantía mayor o
igual a 50 SMLMV en el numeral 5.2.
Se modifica el numeral 8 paso 3.
Se incluye en el numeral 4.1 selección de proveedores cuantía menor a 50
SMLMV, información sobre las prevenciones que debe tener el ordenador
Agosto 22 de
del gasto para contratar con ciertos proveedores y el uso exclusivo del
2011
Sistema de Contratación en Línea para los elementos contemplados en
dicho sistema.