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INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO Jefe de Control Interno,
o quien haga sus veces:
Período evaluado: Noviembre a Febrero de 2014
Rosa Yineth Hernández Buitrago
Fecha de elaboración: 11 de marzo de 2014
Subsistema de Control Estratégico
Avances
- El Modelo Estándar de Control Interno, tiene como propósito facilitar el cumplimiento de los
objetivos institucionales, en implementación del mismo, la institución determinó el código de ética,
que a la fecha de realización de este informe, se ha socializado al 62% del personal de planta y
colaboradores de la institución, sin tener en cuenta su modalidad de contratación, además se dictó
capacitación sobre el fortalecimiento de la cultura de control interno, reglamento interno de trabajo
y derechos y deberes del usuario, esto en cumplimiento al plan de capacitación que está
debidamente establecido y documentado para la vigencia en curso.
En diciembre de 2013, mediante acuerdo 007 se aprobó el reglamento interno de trabajo, que
contempla las evaluaciones del desempeño de manera anual y se determinan planes de
mejoramiento individual con el personal de carrera administrativa, recoge un capítulo de bienestar
y derechos del empleado, que garantiza el bienestar de los funcionarios, motivando así el
desempeño de actividades, celebración entre otros de día de la mujer, día de los niños, día de la
familia, estas actividades se realizan teniendo en cuenta el presupuesto asignado y normas de
restricción de gastos en todo caso.
Desde el Plan de Salud Ocupacional se vienen realizando diferentes actividades encaminadas a
mejorar las condiciones de los funcionarios en sus puestos de trabajo, capacitación y simulacro en
primeros auxilios, evacuación y rescate e incendio, además se está adelantando la matriz de riesgos
de puestos de trabajo y se realizó la actualización del plan de emergencias 2014, el comité paritario
de salud ocupacional fue elegido el 30 de enero de 2014.
La estructura organizacional de la Institución es flexible tanto para la expansión o reducción,
conforme a las necesidades.
Se tiene formalmente constituido el equipo líder de calidad, quienes demuestran el compromiso
institucional evidenciado en documentación de procesos y procedimientos que se constituye en el
comienzo solido del camino a la acreditación.
Se cuenta con un modelo de operación por procesos con 16 procesos: tres procesos estratégicos,
cinco misionales, ocho de apoyo, los de evaluación y seguimiento de la gestión institucional están
incorporados dentro de los procesos estratégicos; el mapa de procesos está debidamente
socializado.
Los procesos misionales cuentan con las guías y protocolos, que a la fecha están sujetos a
modificación conforme las emitidas por el ministerio, desde luego ajustándolas al perfil
epidemiológico de la ESE.
Está en desarrollo pendiente de aprobación el proceso de gestión documental.
Respecto a la administración del riesgo se avanzó hasta la identificación, análisis y valoración de
los mismos.
En coherencia con el mejoramiento continuo contemplado en la misión institucional, a partir del
mes de febrero se establecieron cambios respecto a la asignación de citas que propende por la
satisfacción del usuario.
Dificultades
El 54% de quienes desarrollan actividades en la Institución, corresponde a personal vinculado
mediante empresa temporal, sin embargo, la institución no ha determinado el manual de
operadores externos, que permita el seguimiento al cumplimiento de las actividades contratadas.
De manera consecuente con la vinculación del personal, constituye una de las mayores
dificultades en tema de riesgos estratégicos las potenciales demandas que pudieren surgir, que
siendo un tema transversal del sector a nivel nacional y basados en conceptos emitidos desde el
Ministerio de trabajo y ministerio de salud, en todo caso si constituye una de las principales
amenazas a la estabilidad financiera institucional.
Por cuanto el hospital actualmente desarrolla la construcción de una nueva sede, que se calcula
esté terminada para el mes de noviembre de la actual vigencia, no se realizará inversión alguna
que mejore las condiciones de riesgo identificadas por puestos de trabajo.
La entidad no cuenta con el normo grama institucional.
Subsistema de Control de Gestión
Avances
El plan de gestión gerencial tiene indicadores establecidos por norma, que abarca tanto el área de
gestión administrativa, misional y financiera, de fácil medición y evaluada de manera anual por el
ente rector, la Junta Directiva.
Se da estricto cumplimiento al reporte de indicadores de calidad, tanto a la Secretaria de Salud
como a las EPS y el seguimiento permanente se realiza a través de los comités respectivos.
Se realizan auditorías internas por parte del grupo líder de calidad dentro del proceso de
autoevaluación que mide la adherencia o no a las guías y protocolos y se establecen acciones de
mejora.
La institución cuenta con un área de atención al ciudadano, que facilita la información sobre
nuestros servicios y una vez realizado el seguimiento a PQR´S, se evidenció cumplimiento
satisfactorio en cuanto a las respuestas por oportunidad y calidad de la respuesta, se recomendó
en todo caso la implementación de la base de datos que permita el seguimiento a la queja y gestión
de las mismas.
De manera oportuna se realizó la publicación del programa anual anticorrupción, el cual contempla
la realización de la audiencia de rendición de cuentas, que busca acercar a la comunidad con las
decisiones de la administración.
Se está desarrollando la construcción de la segunda etapa de la nueva sede de la ESE, con el objeto
de dar cumplimiento al estándar de infraestructura para habilitación y acreditación.
La Entidad cuenta con página Web, que es alimentada permanentemente por el responsable de la
administración.
Continúa en desarrollo la implementación de la historia clínica sistematizada, para lo cual se hizo
la adquisición de equipos de cómputo y se viene desarrollando la capacitación pertinente.
Dificultades
La encuesta realizada al cliente interno evidenció que la comunicación organizacional, es débil y no
se conoce en el pleno del personal las decisiones tomadas desde la alta dirección.
La información institucional se lleva en tres sistemas, el contable SANIF, de facturación e historias
clínicas en SAIH y en la actualidad se está implementado el ASIS, que reemplazará SAIH, con los
traumatismos propios del cambio, generando inconvenientes con las fuentes de información
interna,, en el flujo y por supuesto en la salida de información que a pesar que se ha dado
cumplimiento a los entes externos, no se ha realizado su análisis previo a la presentación.
No se da cumplimiento a pesar de la solicitud realizada por la OCI a la publicación de los estados
financieros que reflejen la situación administrativa y financiera.
Se implementaron políticas a fin de mejorar el comportamiento en los indicadores de calidad.
Subsistema de Control de Evaluación
Avances
Se capacitó al 70% de los servidores públicos acerca de la cultura de control interno, enfatizando
los principios de autocontrol, autorregulación y autogestión.
Se aprobó el plan anual de auditorías, bajo la perspectiva de los cinco roles de la OCI.
Se realizó la socialización del decreto 2641 de 2012 a los miembros del comité de control interno,
así como el plan anticorrupción determinado para la actual vigencia.
Actualmente la Contraloría General de Boyacá, se encuentra realizando auditoria a la contratación
y ejecución financiera 2013.
Demora en la documentación de los cambios generados.
Es importante ampliar las posibilidades de acción y respuesta frente a los resultados de las
mediciones y frente a las respectivas recomendaciones.
Reforzar el seguimiento periódico por parte de los líderes de los procesos al ejercicio del
autocontrol, autorregulación y autogestión como bases sólidas para el desarrollo de la gestión.
Persiste la necesidad de fortalecer los planes de mejoramiento individual de acuerdo al desempeño
de los servidores y su correspondiente seguimiento.
Se presentó el informe de derechos de autor, control interno contable y el ejecutivo.
La Entidad cuenta con pólizas de manejo para la tesorería, subgerencia administrativa y gerencia.
Dificultades
La captura de información se dificulta, en el desarrollo de las auditorías.
Quienes ejercen la función de facturar no cuentan con póliza de manejo
Estado general del Sistema de Control Interno
El sistema general de control interno institucional en términos generales se desarrolla en un
ambiente favorable y lo más importante es que existe la motivación en el recurso humano para
continuar con su implementación y adherencia, razón por la cual se puede afirmar que su desarrollo es
adecuado.
Recomendaciones
-Presentar la actualización para aprobación por parte de la Junta directiva del manual de
contratación que fortalezca el que hacer administrativo.
-Fortalecer el proceso de planeación que permita adelantar las decisiones institucionales a los
acontecimientos tanto internos como externos.
- Fortalecer el análisis y seguimiento en el ejercicio de autocontrol de la información institucional y
medición de indicadores que permita la oportuna y acertada toma de decisiones. El subgerente
administrativo y subdirectora científica, como líderes estratégicos de los procesos, deben fortalecer
su gestión a fin de coadyuvar en el cumplimiento de los objetivos.
- Es importante fortalecer el cumplimiento a los principios propios del control interno como son la
autorregulación, autocontrol y autogestión, que sin duda alguna permitirán una gestión
institucional efectiva.
-Continuar con la aplicación de estrategias determinadas para el fortalecimiento en la gestión de
cartera.
-Insistir y fortalecer el proceso de depuración de la cartera.
-Mejorar la oportunidad en la presentación de informes al cliente interno, que permita el análisis y
revisión de la información que se presentará a los entes de control, pero sobre todo que facilite la
toma de decisiones de manera oportuna.
ROSA YINETH HERNÁNDEZ BUITRAGO.
Asesora de Control Interno