DENOMINACIÓN O NOMBRE DEL PROCESO

CÓDIGO: AD-CT-AP
ADICIÓN, PRÓRROGA, MODIFICACIÓN, SUSPENSIÓN Y CESIÓN DE CONTRATOS
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AUTORIDAD DEL SUBPROCESO: Secretaría General
LIDER DEL SUBPROCESO: Coordinador (a) Grupo de Contratación
MACROPROCESO: Gestión Administrativa y Logística
PROCESO: Contratación de Bienes, servicios y obras
VERSIÓN: 6
OBJETIVO: Modificar las condiciones iniciales del contrato para adicionar el valor, prorrogar en tiempo y/o modificar las cláusulas del contrato y/o realizar la suspensión o cesión de un contrato a través de
un otrosí o acta de suspensión o documento cesión.
ALCANCE: Inicia con la solicitud del supervisor y termina con la remisión de la copia del contrato al supervisor.
PROVEEDOR.
ENTRADAS.
ACTIVIDAD.
RESPONSABLE.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD.
SALIDAS.
CLIENTES.
Solicita a la Secretario General o al Subdirector Administrativo el trámite
respectivo para tales efectos, la novedad puede consistir en:
Supervisor del
Contrato
Necesidad del
supervisor o del
contratista
1. Solicitar
trámite
Supervisor del
Contrato
Memorando
solicitando el
trámite
2. Analizar y
reasignar la
solicitud
Coordinador
Grupo de
Contratación
Coordinador
Grupo de
Contratación
Memorando
reasignado
3. Revisar
requerimientos
Documentos
soporte
4. Realizar
Comité de
Contratación
Supervisor del
Contrato
Secretario
General
Subdirector
Administrativo
Persona
designada del
Grupo de
Contratación
Analiza la solicitud y reasigna al Coordinador del Grupo de Contratación
para que éste de las instrucciones pertinentes para la revisión y trámite
de la solicitud.
Revisa los documentos soporte anexos en el memorando de solicitud
del trámite si aplica. Si se requieren otros soportes los solicita al
Supervisor del Contrato.
Nota 1: Se someterán a consideración del Comité de Contratación las
adiciones de los contratos que por su cuantía y naturaleza requieran
surtir dicho trámite, continúa actividad 4 de lo contrario continúa
actividad 5.
Analiza la solicitud y los soportes suministrados.
Comité de
Contratación
Memorando
solicitando el
trámite
(R)
- Adición. Incrementar hasta en un 50% el valor inicial del contrato.
- Prórroga. Incrementar el plazo de ejecución de los contratos.
- Modificación. Ajustar, complementar o eliminar alguna de las
cláusulas o apartes de las mismas, sin que ello implique una
modificación del objeto contractual.
- Suspensión
- Cesión.
F-GP-25 (VERSIÓN 5) R: Registro SGC
Subdirector
Administrativo
Memorando
reasignado
Coordinador Grupo
de Contratación
Documentos
soporte
revisados
Coordinador Grupo
de Contratación
Acta de comité
(R)
En el caso que la solicitud no sea aprobada, solicitan los ajustes
correspondientes para el análisis en una nueva sesión del comité.
Secretario General
CDP
(R)
Persona designada
del Grupo de
Contratación
Grupo de Planeación DNP
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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ADICIÓN, PRÓRROGA, MODIFICACIÓN, SUSPENSIÓN Y CESIÓN DE CONTRATOS
PROVEEDOR.
ENTRADAS.
ACTIVIDAD.
RESPONSABLE.
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VERSIÓN: 6
SALIDAS.
CLIENTES.
Minuta
Coordinador Grupo
de Contratación
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD.
Nota 2: Para el caso de adición de contratos, deberá solicitar Certificado
de Disponibilidad Presupuestal (CDP), ver Subproceso Disponibilidad
presupuestal.
Comité de
Contratación
Supervisor del
contrato
Persona
designada del
Grupo de
Contratación
Acta de comité
5. Elaborar
minuta según
novedad
Documentos
soporte
CDP
6. Revisar
contrato
Minuta
Persona
designada del
Grupo de
Contratación
Coordinador del
Grupo de
Contratación
Subdirección
Financiera
Elabora minuta según novedad solicitada.
Revisa la minuta y entrega a la persona designada por el Grupo de
Contratación para adelantar el trámite de firmas por las partes.
En el caso que se requieran ajustes, se remite a la persona designada
del Grupo de Contratación para sus respectivas modificaciones y
continúa con el trámite de firmas.
Secretario General
Minuta de
contrato
revisada
Subdirector
Administrativo
Contratista
En caso de cesión se remite a la Subdirección Financiera para revisión y
visto bueno del balance económico, valor y formas de pago.
Contratista
Persona
designada del
Grupo de
Contratación
Minuta de
contrato revisada
Secretario
General
Se procede a la suscripción del contrato por parte del ordenador del
gasto (Secretario General – Subdirector Administrativo) y el contratista.
Contrato
Persona designada
del Grupo de
Contratación
Subdirector
Administrativo
Contratista
Secretario General
7. Firmar
Contrato
Contrato
Subdirector
Administrativo
8. Registrar
Contrato en la
base de datos y
solicitar registro
presupuestal
Persona
designada del
Grupo de
Contratación
Fecha el documento y registra la información del mismo en la base de
datos del Grupo de Contratación
Nota 3: En el caso de adiciones y cesión del contrato se envía al Grupo
de Presupuesto para que se expida el registro presupuestal
correspondiente, ver Subproceso Registro Presupuestal.
F-GP-25 (VERSIÓN 5) R: Registro SGC
Contrato
fechado
Coordinador
Grupo de
Contratación
Coordinador Grupo
de Presupuesto
(Subproceso
Registro
presupuestal)
Grupo de Planeación DNP
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ADICIÓN, PRÓRROGA, MODIFICACIÓN, SUSPENSIÓN Y CESIÓN DE CONTRATOS
PROVEEDOR.
Coordinador
Grupo de
Presupuesto
(Subproceso
Registro
presupuestal)
ENTRADAS.
ACTIVIDAD.
Contrato fechado
y/o registrado
9. Constituir
póliza
RESPONSABLE.
Persona
designada del
Grupo de
Contratación
Contratista
Póliza Constituida
Coordinador del
Grupo de
Contratación
VERSIÓN: 6
SALIDAS.
CLIENTES.
Base de datos
del GCT
actualizada
Persona designada
del Grupo de
Contratación
Póliza
Constituida
Persona designada
del Grupo de
Contratación
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD.
En caso de prórroga, adición y cesión del contrato, se entrega copia del
contrato al contratista quien debe constituir la garantía pactada.
Persona
designada del
Grupo de
Contratación
10. Aprobar
Póliza
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Se procede a la revisión y aprobación de la póliza, si es conforme a lo
pactado, se proyecta comunicación escrita de aprobación de la garantía.
Comunicación
de aprobación
de póliza
(R)
Persona designada
del Grupo de
Contratación
Póliza Aprobada
(R)
Subdirector
Administrativo
Persona
designada del
Grupo de
Contratación
Coordinador
Grupo de
Contratación
Contrato
11. Publicar
Contrato
Persona
designada del
Grupo de
Contratación
Contrato
legalizado
12. Remitir
copia de
contrato a
supervisor
Persona
designada del
Grupo de
Contratación
Se publica el contrato en el Sistema Electrónico para la Contratación
Pública (SECOP)
Publicación en
SECOP
(R)
Ciudadano
Memorando
(R)
Supervisor
(Proceso
Contratación de
bienes, servicios y
obras)
Elabora memorando para remitir copia del contrato al supervisor.
REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS (Consulte en La Rebeca – Normograma y otros documentos de origen externo)
·
·
Ley 80 de 1993
Ley 1150 de 2007
·
·
Decreto Ley 019 de 2012
Decreto 1082 de 2015
·
Resolución interna 3870 de 2015
F-GP-25 (VERSIÓN 5) R: Registro SGC
Grupo de Planeación DNP
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CÓDIGO: AD-CT-AP
ADICIÓN, PRÓRROGA, MODIFICACIÓN, SUSPENSIÓN Y CESIÓN DE CONTRATOS
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REQUISITOS DE LAS NORMAS TÉCNICAS APLICABLES AL SUBPROCESO
4.1 Requisitos generales
4.2.3 Control de documentos
4.2.4 Control de registros
7.4 Adquisición de bienes y servicios
8.5.2 Acción correctiva
8.5.3 Acción preventiva
VERSIÓN: 6
MECI
Modelo de operación por procesos
Autoevaluación control y gestión
Información y comunicación
REVISÓ:
2015
Sandra Patricia Castiblanco Monroy
Coordinadora Grupo de Contratación
12
11
APROBÓ:
2015
12
11
Edgar Antonio Gómez Álvarez
Secretario General
(Firma )
(Firma )
F-GP-25 (VERSIÓN 5) R: Registro SGC
Grupo de Planeación DNP
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