08 Procedimiento Recepcion Primer Nivel

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Al Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social (MSP) le corresponde garantizar el acceso a medicamentos
seguros, eficaces y de calidad a la población dominicana, facilitando y asegurando un sistema de suministros
básicos para las atenciones de salud de toda la población, de manera oportuna, eficiente y suficiente; con in-
formación trasparente y competitiva en los procesos, garantizando de tal forma una equidad para los agentes
y actores involucrados. La Política Farmacéutica Nacional establece la creación de un sistema de gestión de
suministro para la adquisición oportuna de medicamentos e insumos, incluyendo casos de contingencia.
De igual forma es de vital importancia que los procesos de descentralización que lleva a cabo el Ministerio,
en el marco de la Reforma del Sector Salud, puedan fortalecer la capacidad gerencial de los Servicios
Regionales de Salud (SRS). La Dirección de Desarrollo y Fortalecimiento de los SRS (DDF-SRS) del
Ministerio, es la instancia encargada de conducir y acompañar la formulación e implementación de los
planes de desarrollo de los Servicios Regionales de Salud, articulando los diferentes niveles de atención,
con equidad, accesibilidad, efectividad y calidad.
Dentro de este contexto, en el mes de julio del 2010, el Ministerio de Salud Publica decreta la resolución ministerial No. 000019, la cual establece el Sistema Único de Gestión de Medicamentos e Insumos (SUGEMI)
en la República Dominicana. Con la finalidad de mejorar el acceso de la población dominicana a medicamentos esenciales e insumos de salud de calidad, coherente con el nuevo modelo de Redes de servicios
planteados en la reforma de salud.
El SUGEMI es el conjunto de procesos y recursos del sistema de salud orientados a garantizar la disponibilidad y uso racional de productos de calidad, en los establecimientos de salud de acuerdo a sus niveles de
resolución, los que serán utilizados indistintamente en las prestaciones de salud individual y colectiva. Es
un sistema que integrará las diferentes modalidades de suministro de medicamentos e insumos de salud,
existentes en los establecimientos del primer nivel de atención, hospitales e institutos especializados del segundo y tercer nivel, bajo una sola administración. Tiene por objetivo final mejorar la accesibilidad de la población, especialmente aquella de escasos recursos económicos, a medicamentos esenciales de calidad,
promoviendo a la vez la racionalidad en su utilización. Busca, en consecuencia, mejorar los niveles de cali-
dad y eficiencia de los servicios de salud, potenciar la capacidad de gestión en los niveles regionales y locales, optimizando el uso de los recursos disponibles.
Con este fin se han desarrollado una serie de documentos pertenecientes a los procedimientos operativos
del Sistema Único de Gestión de Medicamentos e Insumos (SUGEMI) para la implementación y el desarrollo del mismo, que servirán como herramientas estándares de gestión para los SRS. El establecimiento de
un Sistema Integrado de Suministros que garantice la disponibilidad y accesibilidad continúa de los medica-
mentos e insumos esenciales, ha sido una estrategia adoptada por el Ministerio de Salud para contribuir a
un gasto racional de medicamentos en el Sector Salud.
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Dr. Nelson Antonio Rodriguez Monegro
Vice-ministro de Salud Publica
Director de la Dirección de Desarrollo y Fortalecimiento de los Servicios Regionales de Salud 3
Equipo Técnico Nacional
Licda. Yoleyda Marte, UNGM
Licda. Milka Díaz, UNGM
Lidac. Nieves García, UNGM
Licda. María Elena Tapia, DGDF
Licda. Remy Fulcar, PROMESE-CAL
Licda. Vilma Guerrero, PROMESE-CAL
Lic. Mauricio Sánchez, PROMESE-CAL
Ing. Adriano Mesa, MSH/DR
Licda. Anadina Gautreaux, MSH/DR
Licda. Dalia Castillo, OPS/OMS
Dra. Claudia Valdez, MSH/DR
Equipo Técnico Regional
SRS Metropolitano (0): Lic. Yoel Báez
SRS Valdesia (I): Licda. Damiana Jiménez/ Dra. Myrna Barina
SRS Norcentral (II): Licda. Nelly Espaillat/ Licda. Ada Marilín Abreu
SRS NorDeste (III): Licda. Luisa Amarante
SRS Este (V): Licda. Mirian Morales, Licda. Meiby Rincón
SRS El Valle (VI): Dr. Luis Jiménez, Edwin Ramírez, Jeimy Peña
SRS Cibao Occidental (VII): Licda. Leidy Karoll Peña/ Licda. Candy Almanzar
SRS Cibao Central (VIII): Licda. Patria Jerez/ Dra. Rafael Reyes
Equipo Técnico Internacional
Dr. Edgar Barillas, MSH/SPS
Lic. Henrry Espinoza, MSH/SPS
Lic. Paula Díaz, Consultora OPS/OMS
Financiamiento
La Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID)
Diseño Portada/ Diagramación/ Flujogramas
Luis Valverde/ Mabel Manzano/ Henry Espinoza | www.elgrupo7.com
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Introducción
Con el objetivo de garantizar la implementación de un nuevo sistema de suministro, enmarcado en el proce-
so de modernización y reforma del sector salud, el Ministerio de Salud ha emprendido una serie de acciones
que tienen por objetivo la provisión oportuna de medicamentos e insumos médicos de calidad asegurada.
En el 2000 se crea la Central de Apoyo Logístico-PROMESE-CAL . En octubre del 2005, se emite la dispo-
sición administrativa 00024, que define el Modelo de Red de los Servicios Regionales de Salud (SRS), como
marco de referencia para la prestación descentralizada de las atenciones de salud. En Agosto de 2009, fun-
damentado en un estudio realizado por Management Sciences for Health (MSH) con recursos de la Agencia
de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID), la Dirección de Desarrollo y Fortalecimiento
de los Servicios Regionales de Salud (DDF-SRS) presentó la primera propuesta de un Sistema Único de
Gestión Medicamentos e Insumos-SUGEMI- en la República Dominicana.
El SUGEMI fue amparado con la resolución ministerial 000019 del 27 de julio del 2010. Esta resolución establece su coherencia con el nuevo modelo de red de servicios planteados en la reforma de salud. Con su
implementación se pretende mejorar el acceso de la población dominicana a medicamentos esenciales e
insumos de salud de calidad.
Con el apoyo de agencias de cooperación, la Unidad Nacional de Gestión de Medicamentos (UNGM) ha elaborado los procedimientos operativos del SUGEMI que se presentan a continuación. Estos procedimientos se constituyen en herramientas de gestión para los SRS en el proceso de descentralización de la funciones de selección,
cuantificación, adquisición, garantía de la calidad y distribución de medicamentos e insumos médicos.
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Recepción y almacenamiento de medicamentos e insumos
del primer nivel de atención.
PROPÓSITO: Verificar y mantener la calidad de los medicamentos e insumos desde su ingreso, permanencia en la
farmacia, hasta su dispensación, de modo que llegue al usuario en las mejores condiciones para su uso.
ALCANCE: Almacén Regional de Medicamentos e Insumos y el responsable del stock de medicamentos del CAP.
RESPONSABILIDADES
1. Responsable del stock de medicamentos del CAP
• Realizar la recepción de medicamentos insumos sanitarios
• Conseguir y mantener condiciones adecuadas para el almacenamientos de medicamentos e insumos
2. Responsable del CAP
• Prestar el apoyo necesario para asegurar condiciones adecuadas para el almacenamientos de
medicamentos e insumos
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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
de buena ventilación, con iluminación adecuada o protegido
Recepción
1. El responsable de stock de medicamentos recibe del Almacén
daciones mínimas de almacenaje del anexo 2.
el formulario de entrega con el envió de los productos.
2. Verifica que el formulario de entrega, el formato de pedido
SUGEMI 1 y los productos, coincidan en:
a) Nombre genérico
b) Concentración
c) Forma farmacéutica (tabletas, jarabe, granulado, crema, etc.)
de la luz solar o eléctrica artificial e idealmente con temperatura inferior a 30° C. Debe tener en cuenta las recomen-
2. Dentro de los estantes o vitrinas, ubica los productos teniendo en cuenta lo siguiente:
• Primero por forma farmacéutica (tabletas, ampollas, jarabes,
etc.), teniendo en cuenta que los medicamentos de mayor
movimiento se colocan en el centro del estante o la vitrina y
los de menor movimiento se colocan en la parte baja.
d) Fecha de vencimiento y número de lote impresa y legible
• Segundo por orden alfabético, de acuerdo a la primera
e) Cantidad recibida
• Tercero, coloca los medicamentos con fecha de vencimien-
en el envase primario o secundario según aplique.
3. Realiza una inspección visual de las características externas del producto según el Anexo 1. Si la cantidad solicitada es menor o igual a 100 unidades verifica todo lo
recibido, si es mayor a 100 unidades verifica solo la cuarta
parte del total recibido.
4. Ordena los productos y cuenta, si las cajas están cerradas las abre. Si el total contado es igual a lo especificado en
letra o letras del nombre genérico.
to más corta en primera fila, de tal manera que se utilicen
antes de su vencimiento (PEPE: Primero en Expirar, Primero
en Entregar).
• Cuarto: En lo posible, almacena los productos en sus envases secundarios originales, de lo contrario acondiciona un
envase con su etiqueta y fecha de vencimiento.
• Quinto: Evita poner los productos en contacto con el piso
o la pared.
el documento, colocar un check (√).
3. Registra el ingreso de los productos en la tarjeta de control
5. En caso de encontrar discrepancias con el tipo de pro-
a las 48 horas de su ingreso al stock de medicamentos.
sisten las discrepancias:
4. Archiva toda documentación.
b) Si hay faltantes, pide la diferencia al almacén regional, si
no hubiera más productos, solicita la modificación del for-
Control de vencimiento
5. Una vez al mes, cuando elabora su informe mensual
c) Si es un producto que no es el solicitado, procede a de-
fica la fecha de vencimiento de los productos y ubica en pri-
ducto y/o cantidades entregadas, vuelve a contar y si per-
a) Si ha recibido en exceso, los separa y devuelve.
de existencias correspondiente y en el software, como máximo,
mulario de entrega.
SUGEMI 1, el responsable de stock de medicamentos veri-
volverlo. Si no hubiera más productos, solicita la modifica-
mera fila aquellos próximos a vencer.
d) Si son productos dañados o con defectos de calidad, los
6. Si encuentra productos con fecha de vencimiento menor
tos, modifica el formulario de entrega.
prioriza su utilización.
ción del formulario de entrega.
separa y procede a devolverlos. Si no hubiera más produc-
o igual a seis meses, elabora una lista de estos productos y
6. De estar conforme con lo que se recibe, firma el formula- 7. Si hay productos vencidos, los retira de los estantes, los
rio de entrega y archiva copia adecuadamente.
Almacenamiento
devuelve al almacén regional y registra la devolución en la
tarjeta de control de existencias.
“No es cierto que los productos pueden ser utilizados tres
Ordenamiento de los productos
1. El responsable de stock de medicamentos, ubica los pro- meses después de su fecha de vencimiento”
ductos recibidos en estantes o vitrinas dentro de un ambiente
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Recepción y almacenamiento de medicamentos e insumos del primer nivel de atención.
Devolución
8. Las devoluciones de productos se efectúan únicamente
14. Al inicio de cada día el responsable del stock de medi-
• No estar acorde con las Normas de Buenas Prácticas de
sando sobre los mismos un paño de limpieza el cual sola-
por los siguientes motivos:
Almacenamiento (BPA)
• Exceso de existencias: Productos que están por encima de
la cantidad máxima.
• Próximos a vencer: Productos que tienen fecha de vencimiento menor o igual a 1 mes y que no podrán ser consumi-
dos en su totalidad.
• Solicitado por el almacén, para ser redistribuidos a otros
establecimientos
• Con defectos de calidad o vencidos: no incluye productos rotos.
9. El responsable de stock de medicamentos separa los
productos que se devolverán (no incluye productos rotos) y
los registra en el formato “Nota de Devolución”, así como en
la tarjeta de control de existencias, anotando en observa-
camentos es el único que realiza la limpieza de los estantes
o vitrinas donde están colocados los medicamentos, pamente utilizará para los medicamentos.
15. Verifica el buen estado de los anaqueles, vitrinas o tarimas, si se encuentran deteriorados u oxidados comunica al
Jefe del establecimiento para proceder a su cambio.
16. Lleva un control de plagas, ya que estos destruyen los
envases y ponen en riesgo los medicamentos.
REGISTROS:
1. Nota de devolución.
ANEXOS
• Características externas de los medicamentos e insumos a inspeccionar
• Requisitos mínimos para el almacenamiento de medicamentos e insumos sanitarios en CAP
• Flujograma
ciones el motivo por el cual se devuelve.
10. Empaqueta los productos cuidando que no se deterioren o puedan causar algún daño durante su transporte:
• Colocar los productos en posición vertical.
• No dejar vacíos en las cajas.
• Empaquetar por separado los productos alterados o vencidos de los que están en buen estado.
11. Envía con el encargado de Zona los productos al almacén
junto con el formato “Nota de Devolución”, cuando le corres-
ponda entregar su informe SUGEMI 1, o recoger su pedido.
12. El Encargado de Zona entrega los productos al encargado del almacén y recibe el formato “Nota de Devolución”
debidamente firmada y sellada por el responsable de alma-
cén, y la entrega al encargado del stock de medicamentos
del CAP, para su posterior archivo.
De la limpieza del stock de medicamentos
13. El responsable del stock de medicamentos coordina y
supervisa que se realice limpieza del ambiente al inicio de
cada día, asegurando:
• El retirar los desechos (papeles o blister vacíos), cajas y
cartones.
• Que el piso se barre con escoba de cerda, cuidando de no
levantar polvo.
• Trapear el piso con agua mezclada con cloro.
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NOTA DE DEVOLUCIÓN
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REcEPcIóN y AlMAcENAMIENTo DE MEDIcAMENTos E INsuMos DEl PRIMER NIvEl DE ATENcIóN.
GUIA DE INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO
“DEVOLUCION”
Anexo 1. Características externas de los medicamentos e insumos a inspeccionar
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Anexo 2. Requisitos mínimos para el almacenamiento de medicamentos e insumos sanitarios en CAP
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REcEPcIóN y AlMAcENAMIENTo DE MEDIcAMENTos E INsuMos DEl PRIMER NIvEl DE ATENcIóN.
Anexo 3. Flujograma
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Recepción y almacenamiento de medicamentos e insumos del primer nivel de atención.
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