Ministerio de Defensa Nacional República de Colombia Dirección de Finanzas MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS TABLA DE CONTENIDO PAG. 1. 2. 3. PROCEDIMIENTO No. 29 “CONSIGNACIÓN A CUENTAS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE CREDITO PUBLICO Y DEL TESORO NACIONAL” CONSIGNACIONES BANCO DE LA REPUBLICA CONSIGNACIONES BANCO POPULAR CONSIGNACIONES BANCO AGRARIO DE COLOMBIA 2 2 4 6 Continuación Manual de Políticas y Procedimientos Financieros “Este documento es de propiedad del Ministerio de Defensa Nacional – Dirección de Finanzas. Se prohíbe su reproducción total o parcial”. 2 PROCEDIMIENTO Nº 29 CONSIGNACIÓN A CUENTAS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE CREDITO PÚBLICO Y DEL TESORO NACIONAL Son recursos que se generan para la Nación por parte de los diferentes Órganos Ejecutores y su destinación es determinada directamente por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Una vez permitida la consignación por parte de los Departamentos Financieros o su equivalente en cada Unidad Ejecutora nivel central, las Tesorerías de las Unidades en Línea como Fuera de Línea deben realizar la consignación respectiva a las cuentas autorizadas por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Banco de la República, Banco Popular y Banco Agrario de Colombia según corresponda (Ver Anexo “4” Relación Cuentas). Así mismo, en los casos de multas y cobros coactivos, entre otros, la consignación es efectuada por un tercero. 1. CONSIGNACIONES BANCO DE LA REPÚBLICA Las Unidades Ejecutoras deben tener en cuenta que cuando se trate de recursos Con Situación de Fondos, en el comprobante de consignación del Banco de la República se especifique: - La ciudad en donde se efectúa la consignación. - Fecha (año, mes, día) en que se realiza la consignación. - Detalles cheques consignados: Se debe diligenciar según corresponda: cheque (Número del cheque, código del banco y valor) o en efectivo. - Nombre de la cuenta: se indicará el nombre de la cuenta que corresponda del Banco de la República. - Número de la cuenta donde se va a efectuar la consignación: está debe ser concordante con el nombre de la cuenta. -Código: este campo es de obligatorio diligenciamiento con el fin de identificar por parte de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, la Unidad que está reintegrando. Para el Ministerio de Defensa Nacional los códigos de portafolio establecidos son: Continuación Manual de Políticas y Procedimientos Financieros “Este documento es de propiedad del Ministerio de Defensa Nacional – Dirección de Finanzas. Se prohíbe su reproducción total o parcial”. 3 154 Gestión General 155 Comando General 156 Ejército Nacional 157 Armada Nacional 158 Fuerza Aérea Colombiana 159 Dirección General Marítima 162 Dirección General de Sanidad Militar 174 Policía Nacional 175 Policía Nacional Salud -Nombres y Apellidos: en este campo se debe registrar el código de la Unidad Ejecutora que está efectuando el reintegro y la asignación interna para las Unidades Fuera de Línea. -NIT/Cédula de Ciudadanía: se debe diligenciar el NIT de la Unidad. -Teléfono: se debe registrar el número telefónico de la Unidad que realiza la consignación. -Concepto de la consignación: se debe definir muy bien el concepto del gasto por el cual se está efectuando el reintegro, el número de la orden de pago que generó el reintegro (aplica sólo para Unidades en Línea), el año del giro y la vigencia PAC a la cual corresponden los recursos reintegrados. NOTA: Se debe tener especial que la Dirección General de momento de efectuar la carga reintegro a la Unidad Ejecutora cuidado en la elaboración de la consignación para Crédito Público y del Tesoro Nacional, en el de los extractos y las consignaciones, registre el que realmente lo efectuó. En caso que se efectúen consignaciones en cheques éstos deben ser girados a favor de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional sin ninguna otra leyenda adicional. Si las consignaciones se producen en ciudades donde no existan sucursales del Banco de la República, se debe informar al Departamento Financiero o equivalente del nivel central para que éste coordine con la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional a fin de conocer la entidad bancaria, el número de la cuenta y el numeral rentístico para que puedan efectuar las consignaciones. A continuación se presenta el modelo del recibo de consignación del Banco de la República: Continuación Manual de Políticas y Procedimientos Financieros “Este documento es de propiedad del Ministerio de Defensa Nacional – Dirección de Finanzas. Se prohíbe su reproducción total o parcial”. 4 Concepto del gasto, vigencia en la que se reciben de los Unidad recursosEjecutora No de la Orden de pago que genero el reintegro NOTA: Las Unidades Ejecutoras del nivel central o Regionales en Línea o Fuera de Línea deben tener presente que si efectúa la consignación de un cheque debe evitar que éste contenga enmendaduras, tachones, textos incorrectos, insuficiencia de recursos o cualquier causal que genere la devolución del cheque, teniendo en cuenta que ello conlleva a una sanción del 20% del importe del mismo, cuando la devolución sea por causa del librador del cheque de acuerdo con lo dispuesto en la normatividad legal vigente (Ver Anexo “1” Relación Normatividad Legal Vigente). En caso de que a la Unidad Ejecutora nivel central o Regionales en Línea o Fuera de Línea le consignen un cheque que presente enmendaduras, tachones, textos incorrectos, insuficiencia de recursos o cualquier causal que genere la devolución del cheque, se deberá igualmente aplicar la sanción del 20% del importe del mismo. Es procedente señalar, que el valor objeto de la sanción debe ser clasificado como un ingreso para la Nación y consignarse en las cuentas de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. 2. CONSIGNACIONES BANCO POPULAR Las Unidades Ejecutoras nivel central o regionales en Línea o Fuera de Línea deben realizar la consignación en las cuentas autorizadas (Ver Anexo “4” Relación Cuentas) y así mismo, deben en la consignación indicar el código rentístico que corresponda, con el fin de que la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional identifique la Unidad que efectúa el reintegro en el Sistema SIIFNación. Continuación Manual de Políticas y Procedimientos Financieros “Este documento es de propiedad del Ministerio de Defensa Nacional – Dirección de Finanzas. Se prohíbe su reproducción total o parcial”. 5 Los códigos rentísticos para Recursos Con Situación (10, 11 y 13, entre otros) son: 2709-05-01 2709-05-02 2709-05-03 2709-05-04 2709-05-05 1212-75 Reintegros Gestión General Reintegros Comando General Reintegros Ejército Nacional Reintegros Armada Nacional Reintegros Fuerza Aérea Colombiana Dirección General Marítima Los códigos rentísticos para Recurso 12 Con Situación de Fondos son: 2709-50-01 2709-50-02 2709-50-03 2709-50-04 2709-50-05 Reintegros Gestión General - Fondelibertad Reintegros Comando General Reintegros Ejército Nacional Reintegros Armada Nacional Reintegros Fuerza Aérea Los códigos rentísticos para Acreedores Varios Sujetos a Devolución Con Situación de Fondos son: 1501-01 Acreedores Varios Sujetos a Devolución Gestión General 1501-02 Acreedores Varios Sujetos a Devolución Comando General 1501-03 Acreedores Varios Sujetos a Devolución Ejército Nacional 1501-04 Acreedores Varios Sujetos a Devolución Armada Nacional 1501-05 Acreedores Varios Sujetos a Devolución Fuerza Aérea Adicionalmente, se recomienda registrar en la parte posterior del formato de consignación tanto del original como de la copia los siguientes datos: -Nombre del Depositante: en este campo se debe registrar nombre de la Unidad y el código de asignación interna para las Unidades Fuera de Línea, Nit y el número telefónico de la Unidad que realiza la consignación. -Concepto de la consignación: se debe definir muy bien el concepto del gasto por el cual se está efectuando el reintegro, el número de la orden de pago que generó el reintegro (aplica sólo para Unidades en Línea), el año del giro y la vigencia PAC a la cual corresponden los recursos reintegrados. Ejemplo: Nombre del Depositante: 1501-03 M1D Ejército Nacional – Grupo Rondón. Concepto de la Consignación: Continuación Manual de Políticas y Procedimientos Financieros “Este documento es de propiedad del Ministerio de Defensa Nacional – Dirección de Finanzas. Se prohíbe su reproducción total o parcial”. 6 Gastos Generales; Orden de Pago No. que corresponda; recursos girados año 2004; Vigencia Pac: Vigencia actual o Rezago según corresponda. NOTA : Las Unidades Ejecutoras del nivel central o Regionales en Línea o Fuera de Línea deben tener presente que si efectúa la consignación de un cheque debe evitar que éste contenga enmendaduras, tachones, textos incorrectos, insuficiencia de recursos o cualquier causal que genere la devolución del cheque teniendo en cuenta, que ello conlleva a una sanción del 20% del importe del mismo, cuando la devolución sea por causa del librador del cheque de acuerdo con lo dispuesto en la normatividad legal vigente. (Ver Anexo “1” Relación Normatividad Legal Vigente). En caso de que a la Unidad Ejecutora nivel central o Regionales en Línea o Fuera de Línea le consignen un cheque que presente enmendaduras, tachones, textos incorrectos, insuficiencia de recursos o cualquier causal que genere la devolución del cheque, se deberá igualmente aplicar la sanción del 20% del importe del mismo. Es procedente señalar, que el valor objeto de la sanción debe ser clasificado como un ingreso para la Nación y consignarse en las cuentas de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. 3. CONSIGNACIONES BANCO AGRARIO DE COLOMBIA Se debe describir en forma adecuada la Unidad Ejecutora que efectúa la consignación, ejemplo: 1501-03 M1D Ejército Nacional – Grupo Rondón. Adicionalmente, se recomienda registrar en la parte posterior del formato de consignación tanto del original como de la copia los siguientes datos: -Nombre del Depositante: en este campo se debe registrar nombre de la Unidad y el código de asignación interna para las Unidades Fuera de Línea, Nit y el número telefónico de la Unidad que realiza la consignación. -Concepto de la consignación: se debe definir muy bien el concepto del gasto por el cual se está efectuando el reintegro, el número de la orden de pago que generó el reintegro (aplica sólo para Unidades en Línea), el año del giro y la vigencia PAC a la cual corresponden los recursos reintegrados. Ejemplo: Nombre del Depositante: Continuación Manual de Políticas y Procedimientos Financieros “Este documento es de propiedad del Ministerio de Defensa Nacional – Dirección de Finanzas. Se prohíbe su reproducción total o parcial”. 7 1501-03 M1D Ejército Nacional – Grupo Rondón. Concepto de la Consignación: Gastos Generales; Orden de Pago No. que corresponda; recursos girados año 2004; Vigencia Pac: Vigencia actual o Rezago según corresponda. Una vez realizada la consignación en el Banco Agrario de Colombia la Regional Fuera de Línea debe enviar copia legible de la consignación a la Unidad Ejecutora nivel central para que ésta lo remita a la Dirección de Finanzas y se realicen las coordinaciones de solicitud de carga de la misma con la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. NOTA: Las Unidades Ejecutoras del nivel central o Regionales en Línea o Fuera de Línea deben tener presente que si efectúa la consignación de un cheque debe evitar que éste contenga enmendaduras, tachones, textos incorrectos, insuficiencia de recursos o cualquier causal que genere la devolución del cheque teniendo en cuenta, que ello conlleva a una sanción del 20% del importe del mismo, cuando la devolución sea por causa del librador del cheque de acuerdo con lo dispuesto en la normatividad legal vigente (Ver Anexo “1” Relación Normatividad Legal Vigente). En caso de que a la Unidad Ejecutora nivel central o Regionales en Línea o Fuera de Línea le consignen un cheque que presente enmendaduras, tachones, textos incorrectos, insuficiencia de recursos o cualquier causal que genere la devolución del cheque, se deberá igualmente aplicar la sanción del 20% del importe del mismo. Es procedente señalar, que el valor objeto de la sanción debe ser clasificado como un ingreso para la Nación y consignarse en las cuentas de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. Una vez se haya hecho efectiva la consignación de los recursos en las cuentas autorizadas se dará por culminado el procedimiento de consignación o reintegro, debiendo remitir copia de la documentación al Departamento Financiero o quien haga sus veces en la Unidad Ejecutora (nivel central). Finalmente, la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional dentro de los quince días siguientes efectuará el cargue de la información que permita a las Unidades en Línea proceder con la aplicación de los reintegros a través del Sistema SIIF Nación. NOTA: Con respecto a las consignaciones que se realicen a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional se debe tener especial cuidado en no Continuación Manual de Políticas y Procedimientos Financieros “Este documento es de propiedad del Ministerio de Defensa Nacional – Dirección de Finanzas. Se prohíbe su reproducción total o parcial”. 8 agruparlas por concepto del gasto a una sola cuenta, esto debido a que como ya se indicó en el Anexo “4” Relación Cuentas, existen cuentas definidas para vigencia o rezago así como por concepto del gasto. REGISTRO CONTABLE Consignación de los recursos a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional El registro contable depende del tipo de recursos que se está consignando. Responsabilidades CODIGO NOMBRE DE LA CUENTA CONTABLE 245301 En administración 111005XXX Cuenta corriente DEBITO CREDITO XXX XXX Multas, cobros coactivos Cuando la consignación es realizada por un tercero en las cuentas de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional no se efectúan registros contables, sino hasta cuando se realice el proceso de clasificación del ingreso. Acreedores varios sujetos a devolución CODIGO NOMBRE DE LA CUENTA DEBITO CREDITO CONTABLE 147046 Recursos de acreedores XXX reintegrados a tesorerías 111005XXX Cuenta corriente XXX Carga de Extracto En el momento de la carga del extracto se generan registros automáticos en la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, mientras que en la Unidad Ejecutora no se refleja contablemente. Continuación Manual de Políticas y Procedimientos Financieros “Este documento es de propiedad del Ministerio de Defensa Nacional – Dirección de Finanzas. Se prohíbe su reproducción total o parcial”. Clasificación del Ingreso Registro automático en la Causación CODIGO NOMBRE DE LA CUENTA CONTABLE 14XXXX Deudores 4XXXXX Ingresos DEBITO CREDITO XXX XXX Registro automático en el Recaudo CODIGO NOMBRE DE LA CUENTA CONTABLE 572080 Recaudos 1401XX Ingresos No Tributarios DEBITO CREDITO XXX XXX 9