SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

220-28511, 16 de junio de 2004
REF.: Diversos aspectos relativos a una sociedad limitada.
Me refiero a su escrito radicado en esta Superintendencia con el número 2004-01-062310, mediante el cual plantea
una serie de interrogantes relacionados con una sociedad de responsabilidad limitada, los cuales serán respondidos
en el mismo orden en que fueron expuestos.
"1.- Cuáles son los derechos que tienen los socios dentro de una sociedad limitada?"
De conformidad con lo establecido por el artículo 379 del Código de Comercio, en concordancia con el 372 de la
misma obra, los derechos de que gozan los socios en una sociedad son, básicamente, el de participar en las
deliberaciones de la junta de socios y votar en ella; el de recibir una parte proporcional de los beneficios sociales
establecidos por los balances de fin de ejercicio; el de negociar libremente sus cuotas; el de inspeccionar libremente
los libros y papeles sociales, y el de recibir una parte proporcional de los activos sociales a la liquidación de la
sociedad y una vez pagado el pasivo externo de la misma.
Ahora bien, como quiera que el mencionado artículo 379 se encuentra ubicado dentro del Título Sexto "De la
Sociedad Anónima", estos derechos, a pesar de estar referidos a una compañía de esa naturaleza, los poseen
igualmente los socios de una sociedad de responsabilidad limitada, pero deben ser mirados a la luz de la
reglamentación propia del tipo societario consultado, esto es, el de las sociedades limitadas, que se encuentra en
los artículos 353 a 372 del Estatuto Mercantil.
"2.- En una sociedad de responsabilidad limitada, cuyo objeto social sea la explotación de la industria del transporte
por carretera en todas sus formas y con todos los vehículos que estimare necesario para ello, cuáles son los papeles
que se consideran como documentos que versen sobre secretos industriales?"
De conformidad con lo establecido por el artículo 260 de la Decisión 486 de 2000 de la Comunidad Andina de
Naciones, se considerará como secreto empresarial cualquier información no divulgada que una persona natural o
jurídica legítimamente posea, que pueda usarse en alguna actividad productiva, industrial o comercial, y que sea
susceptible de transmitirse a un tercero, en la medida que dicha información sea secreta, tenga un valor comercial y
haya sido objeto de medidas razonables tomadas por su legítimo poseedor para mantenerla secreta.
También dispone la mencionada norma que la información de un secreto empresarial podrá estar referida a la
naturaleza, características o finalidades de los productos; a los métodos o procesos de producción; o, a los medios o
formas de distribución o comercialización de productos o prestación de servicios.
De manera que, a pesar de que no es posible enumerar los documentos que versan sobre secretos industriales en
una sociedad como la que se encuentra consultando, asunto que corresponde a la Superintendencia de Industria y
Comercio, este Despacho le puede indicar que son todos aquellos que contienen información que se halla
directamente relacionada con el objeto social y cuyo conocimiento otorga a la sociedad una ventaja particular en
relación con las otras compañías de igual ramo.
"3.- Cuáles son los datos que de ser divulgados pueden ser utilizados en detrimento de una sociedad?"
Es muy difícil responder de manera concreta al presente interrogante, en atención a que ello depende de las
circunstancias especiales que rodean a cada ente jurídico en particular, pero en términos generales se puede decir
que son aquellos datos e información especial y reservada que generan una ventaja específica para la compañía
sobre otras que trabajan en el mismo sector, como procedimientos especiales, clientes, rutas, estrategias de
mercadeo, etc., que si son conocidos por los entes jurídicos que se dedican a la misma actividad, puede conllevar a
un aprovechamiento indebido de la información o que se le presente a la sociedad una situación de competencia
desleal.
"4.- Al ejercer el derecho de inspección cuáles son los documentos que deben y pueden revisar específicamente los
socios? Puesto que el artículo 369 es bastante amplio al decir "y en general todos los documentos de la sociedad"."
Como usted bien lo indica, el artículo 369 del Código de Comercio es muy amplio al permitir el examen sobre todos
aquellos documentos de la compañía, puesto que ellos comprenden precisamente lo que indica claramente la
expresión: todos los documentos de la compañía, con la sola excepción que le incluyó posteriormente la Ley 222 de
1995, a través del artículo 48, y que consiste en la imposibilidad de extender el derecho de inspección a los
documentos que versen sobre secretos industriales o que contengan datos que de ser divulgados puedan ser
utilizados en detrimento de la sociedad.
Sobre este aspecto la Superintendencia de Sociedades se ha pronunciado en varias ocasiones, entre ellas los oficios
220-30201 y 220-81029 del 16 de abril y 31 de agosto de 1999, los cuales puede consultar en la página WEB de
esta Entidad www.supersociedades.gov.co, donde los encontrará publicados.
Ahora bien, con el fin de que posea una idea más clara acerca de los documentos que pueden ser revisados en
virtud del ejercicio del derecho de inspección, me permito transcribirle un aparte del concepto emitido por este
Despacho mediante el oficio OA-07952 del 17 de mayo de 1979, que aunque está referido a una sociedad anónima,
es aplicable a las sociedades limitadas, con la sola salvedad que en lugar de leerse libro de actas de la asamblea
general de accionistas, debe entenderse libro de actas de la junta de socios; en vez del libro de registro de
accionistas debe leerse libro de registro de socios; y en el caso del libro de actas de reuniones de la junta directiva,
debe considerarse solo en los casos en que la sociedad limitada posea este órgano colegiado, puesto su existencia
es potestativa en esta clase de compañías:
"… En cuanto a los libros y papeles sociales a que alude el artículo 379, numeral 4º, para los efectos del ejercicio del
derecho de inspección es oportuno señalar que el radio de acción de este con respecto a aquellos, se circunscribe a
las piezas siguientes:
a.
Libros de contabilidad con los comprobantes y documentos que justifiquen los asientos consignados en los
mismos.
b.
La correspondencia que la sociedad dirija y la que reciba con ocasión de los negocios sociales, como quiera
que forma parte de los papeles del comerciante. No se incluyen aquí aquellos documentos contentivos de
cuestiones que por su naturaleza son reservados, y por ende, su conocimiento es privativo de los
administradores. Por ejemplo, los relativos a secretos y procedimientos industriales.
c.
d.
e.
Los documentos que señalan los artículos 446 y 291 del Código de Comercio.
f.
El libro de registro de accionistas."
El libro de actas de la asamblea general de accionistas.
Respecto al libro de actas de junta directiva, considera este Despacho que también debe ser puesto a
disposición de los asociados para los fines del ejercicio del derecho de inspección, ya que no ha sido
expresamente excluido por la ley (Art. 447 C. de Co.) y, en todo caso, da la oportunidad de conocer la
forma como se ha adelantado la gestión social.
"5.- En qué lugar se ejerce el derecho de inspección para las sociedades limitadas? Teniendo como precedente que
funcionan varias agencias que dependen de una principal en donde se lleva el control contable."
El artículo 48 de la Ley 222 de 1995 prescribe de manera diáfana que el derecho de inspección deberá ejercerse en
las oficinas de la administración que funcionen en el domicilio principal de la sociedad, así que ese es, claramente,
el lugar que estableció la ley para hacer uso del mismo.
"6.- Qué procedimiento se debe realizar en caso de que un socio en una sociedad de responsabilidad limitada, a
título de estar ejerciendo su derecho de inspección irrumpa en las agencias de la empresa diferentes a la oficina
principal y solicite documentos o requiera de los empleados información sobre el manejo de la empresa?"
El procedimiento que se debe seguir en un evento como el descrito en este numeral, es el que se encuentra acorde
con la disposición anteriormente citada, esto es, manifestarle al socio que en las oficinas de la administración del
domicilio principal de la sociedad, encontrará a su disposición todos los libros y documentos sociales que pretenda
inspeccionar, pero no en un establecimiento en donde no funcione la administración principal de la compañía.
"7.- En ejercicio del derecho de inspección los socios pueden realizar inventarios físicos sobre los bienes de la
sociedad (limitada)?"
Las normas que regulan el derecho de inspección nada exceptúan sobre el particular, así que para el socio debe ser
posible efectuar dichos inventarios físicos, siempre y cuando, claro está, su realización no constituya un
inconveniente para la administración del ente jurídico, puesto que, como ya lo ha manifestado esta Entidad en
anterior oportunidad, a través del concepto emitido en el oficio 220-30201 del 16 de abril de 1999, "… Este derecho
desde luego no tiene carácter absoluto, como quiera que no puede convertirse en un obstáculo permanente que
atente contra la buena marcha de la empresa… "
"8.- Si una sociedad limitada tiene una participación del 50% en otras sociedades (inversión), qué obligaciones tiene
que satisfacer dicha sociedad en cuanto a la información que debe presentar a sus socios y en cuánto (sic) a la
distribución de las utilidades correspondientes a las sociedades en donde tiene la inversión?"
Con el fin de dar claridad a su cuestionamiento considero preciso puntualizar que en la situación descrita por usted,
la sociedad limitada es socia de otras compañías, en cada una de las cuales tiene una participación del 50%; así
entendido el planteamiento expuesto, el representante legal de la sociedad limitada está en el deber de ejercer el
derecho de inspección en los entes jurídicos en donde posee las inversiones, con el fin de poder brindar la
información que le requieran los asociados acerca de la inversión que tiene la sociedad en la cual ellos participan, en
las otras compañías.
Ahora bien, respecto de las utilidades que las aludidas compañías le reparten a la sociedad limitada, es pertinente
indicarle que esta no puede a su vez repartirlas directamente a sus socios, puesto que ellas se constituyen en un
ingreso de la misma, y solo si al corte de cuentas, el ejercicio social arroja utilidades y la junta de socios aprueba su
distribución, se repartirán entre los mismos las utilidades que arroje la sociedad limitada, que no necesariamente
son las que ha recibido de las otras compañías en donde posee inversiones.
"9.- En una sociedad limitada denomina (sic) XX cuyo capital está compuesto en un 50% por una sociedad limitada
XY que desarrolla el mismo objeto social, un 49% por una persona natural Juan Pérez y otro 1% por otra persona
Susy López, a quienes corresponde el ejercicio del derecho de inspección?
En una situación como la planteada en la sociedad XX, el ejercicio del derecho de inspección le corresponde al
representante legal de la sociedad XY o a quien el delegue, y a las personas naturales Juan Pérez y Susy López, o a
quienes ellos deleguen dicha atribución, puesto que la ley no contempla limitación alguna para quien participe como
socio en una sociedad limitada que se dedique al mismo objeto social, como sí lo hizo con los socios comanditarios
en una sociedad en comandita, conforme a lo dispuesto por el inciso segundo del artículo 328 del Código de
Comercio.
"10.- En el mismo caso anterior los socios de la sociedad limitada XX que tiene una participación del 50% sobre la
sociedad XY, deben ser convocados a las Asambleas Ordinarias de la sociedad XX?"
Uno de los derechos fundamentales, inherentes a la calidad de socio, es el de participar en las deliberaciones del
máximo órgano social, y como tales, los socios de la sociedad XX por supuesto que deben ser convocados a las
reuniones que celebre el máximo órgano social, esto es, la junta de socios de la sociedad XX.
"11.- Si en el proyecto de distribución de utilidades aprobado en asamblea ordinaria de la sociedad limitada, en el
cual se determinó distribuir el 100% de las utilidades del año 2003 y el 50% de las utilidades correspondientes a
utilidades de períodos anteriores, no fue contemplada la forma de pago de las mismas, qué procedimiento se deberá
aplicar al respecto?, obra lo dispuesto en el artículo 155 del código de comercio?"
Si la junta de socios decretó el pago de dividendos pero omitió indicar los plazos y la forma de pago, opera, en
forma supletiva, el artículo 156 del Código de Comercio que dispone que dichas utilidades se deberán pagar en
dinero en efectivo dentro del año siguiente a la fecha en que se decreten y, además, se compensarán con las sumas
exigibles que los socios deban a la sociedad.
"12.- Las comunicaciones que los socios envíen al representante legal de una sociedad limitada, con carácter de
derecho de petición representan una obligación de contestar por parte del representante?"
De conformidad con lo establecido por el artículo 23 de la Constitución Nacional, toda persona tiene derecho a
presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta
resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos
fundamentales.
Así las cosas, nuestra Carta Fundamental consagró el derecho de petición no solo ante entidades gubernamentales
sino también ante organizaciones privadas, no obstante lo cual, a la fecha, el legislador no ha expedido la
reglamentación legal para su ejercicio en este último caso y por tal motivo no es procedente hacer uso de él ante
los particulares.
En efecto, en sentencia T-782 del año 2000, Magistrado Ponente Alejandro Martinez Caballero, la Corte
Constitucional expresó: "… La Corte ha considerado que cuando el derecho de petición se formula ante particulares,
es necesario separar tres situaciones: 1. Cuando el particular presta un servicio público o cuando realiza funciones
de autoridad. El derecho de petición opera igual como si se dirigiera contra la administración. 2. Cuando el derecho
de petición se constituye en un medio para obtener la efectividad de otro derecho fundamental, puede protegerse
de manera inmediata. 3. Pero, si la tutela se dirige contra particulares que no actúan como autoridad, este será un
derecho fundamental solamente cuando el Legislador lo reglamente."
Como quiera que el caso planteado por usted no se enmarca dentro de las dos (2) primeras hipótesis, no resulta
procedente que el peticionario espere la respuesta en los términos del derecho de petición consagrado
constitucionalmente, no obstante lo cual sí es su deber atender, con la mayor diligencia posible, todas las peticiones
que le eleven los socios de la compañía.
"13.- Si un socio en una sociedad de responsabilidad limitada, contablemente aparece como deudor de la sociedad,
esto en virtud a múltiples préstamos que se autorealizó (sic) durante el período que trabajó para la empresa sin ser
socio, puede la sociedad cruzar la deuda mediante el embargo de sus cuotas o de sus dividendos?"
Es bien sabido que el patrimonio de una persona responde por todas las obligaciones que ella contraiga, luego, si
dicho socio le adeuda a la sociedad una suma de dinero que no ha cancelado y cuyo plazo ya se encuentra vencido,
la compañía podrá optar por iniciarle un juicio ejecutivo y solicitar el embargo de cualquiera de sus bienes, dentro
de los cuales están las cuotas sociales o los dividendos que ellas produzcan. (Artículo 681 del Código de
Procedimiento Civil, modificado por el artículo 1º numeral 339 del Decreto 2282 de 1989 y por el artículo 67 de la
Ley 794 de 2003, en concordancia con el 28, numeral 8º del Código de Comercio).
"14.- Si un socio manifiesta al representante legal de una sociedad limitada su intención de ceder sus cuotas, y el
representante legal da traslado a los demás socios de la propuesta de cesión a los 16 días después de presentada la
solicitud, y en los siguientes 15 días ninguno de los socios manifiestan (sic) su interés en adquirir las cuotas, ni un
tercero ha expresado su intención de adquirirlas, qué procedimiento se deberá seguir al respecto?"
Salvo que en los estatutos hubiera una estipulación en contrario, el procedimiento que prevé la ley comercial para la
cesión de cuotas, es el descrito en los artículos 363 y siguientes del Estatuto Mercantil, de manera que si el
representante legal no dio traslado a los demás socios, en forma inmediata, de la intención de uno de ellos de ceder
sus cuotas, debe iniciarse de nuevo el procedimiento, al cabo del cual, si ocurre la misma situación descrita por
usted, de conformidad con lo previsto por el artículo 365 idem, los demás socios podrán optar entre disolver la
sociedad o excluir al socio interesado en ceder sus cuotas.
"15.- En qué lugar se debe iniciar el proceso en contra de un socio de una sociedad limitada por embargo de sus
cuotas cuando éste presenta un saldo en contabilidad como deudor de la sociedad?"
Por ser un asunto que corresponde a la justicia ordinaria, esta Superintendencia no tiene facultad para dilucidarle el
presente interrogante.
En los anteriores términos le he dado respuesta a sus inquietudes, no sin antes ponerle de presente que el alcance
de la misma es el señalado por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.