Ejemplo práctico indicadores

Ejemplo Práctico
Artículo
Indicadores
Diciembre 2009
PASOS PARA IMPLEMENTAR KPIs
1. ESTRATEGIA Y
OBJETIVOS
2. MEDICIÓN DE
LO IMPORTANTE
3. DEFINICIÓN DE
INDICADORES
4. TIPO Y
FORMATO
5. METAS Y
ALINEACIÓN
1) Estrategia. Ejemplo
Mapa de Objetivos Estratégicos
Financiera
2. Crecer en
ventas
Cliente
1. Incrementar la
rentabilidad
5. Mejorar la
prospección de
clientes
Procesos
Internos
Cuando no se tiene
una planeación
estratégica u objetivos
estratégicos, se puede
iniciar detectando los
FCE de las 4
perspectivas, pero en
procesos se tendrá
que hacer un mapeo
de los mas
importantes, también
se puede hacer por
área organizacional.
Mapa de Objetivos Estratégicos (MOE) para Generar Valor
8. Cumplir con manual
de procedimientos
Crecim y
Aprend.
El MOE debe ser uno
de los Entregables
Principales de una
planeación
estratégica, el MOE
con 4 perspectivas, es
parte de la
metodología de
Balanced Scorecard
11. Mejorar la
selección del personal
3. Minimizar
Cartera Vencida
4. Optimizar el
Flujo de Efectivo
6. Mejorar la
satisfacción de
nuestros clientes
7. Hacer relaciones
de largo plazo con
nuestros clientes
9. Cumplir plan de
producción y
mantenimiento
10. Aumentar
confiabilidad de
inventarios
12. Mejorar capacidad
y habilidad gente
13.Mejorar satisfacción
del personal
1) Estrategia.
Mapeo de Procesos Clave
Ejemplo Mapeo Procesos Cadena de Valor
Producción
Control de
Calidad
Planeación de
Operaciones
Mercadotecnia
Mantenimiento
Almacenes e
inventarios
Distribución
Venta y Relación
con el cliente
Ejemplo Mapeo Procesos Soporte
Contabilización
Pago a
proveedores
Reclutamiento y
Selección
Capacitación y
Desarrllo
Cobranza
Soporte de
Sistemas
Compensación
Legal
2) Medición Importante.
Factores Clave de Éxito
Ejempo: FCE de un Proceso
9. Cumplir plan de
producción y
mantenimiento
12. Mejorar capacidad
y habilidad gente
1. Tener y cumplir
plan de
mantenimiento
Mantenimiento
2. El mantenimiento
preventivo sea mayor
que correctivo
3. Suficiente personal
para carga de trabajo
por especialidad
5. Herramienta y
refacciones
completas
4. Utilizar software
de mantenimiento
6. Personal calificado
y capacitado
Si nos preguntamos por que no estamos cumpliendo nuestro plan de mantenimiento preventivo,
encontraremos los principales FCE que serán las causas raíz de nuestro problema u objetivo. En realidad
es un ejercicio de análisis causa-raíz.
2) Medición Importante.
Factores Clave de Éxito
9. Cumplir plan de
producción y
mantenimiento
Ejempo: FCE de un Proceso
Nivel Estratégico – Director General y
Director de Manufactura
Ejemplo Indicador: % de cumplimiento
a plan mensual de mantenimiento
1. Tener y cumplir
plan de
mantenimiento
2. El mantenimiento
preventivo sea mayor
que correctivo
3. Suficiente personal
para carga de trabajo
por especialidad
4. Utilizar software
de mantenimiento
5. Herramienta y
refacciones
completas
6. Personal calificado
y capacitado
Mantenimiento
Nivel Operativo – Gerentes,
Coordinadores, Supervisores
Ej. Indicador: % de
Utilización de Software
12. Mejorar capacidad
y habilidad gente
Se tendrá que revisar, cuáles de estos FCE es IMPORTANTE medir y a que nivel se debe medir. A nivel
dirección se medirá 1 o 2 indicadores de 1 o 2 FCE para el objetivo 9, y en los demás niveles de la
organización se podrán definir/medir otros indicadores para los demás FCE.
Este mismo ejercicio se tiene que hacer desde una perspectiva financiera, del cliente y de nuestra gente.
Por lo tanto tendremos Indicadores Clave de Desempeño (KPI): Estratégicos y Operativos
3) Indicadores.
Definición de Indicadores
9. Cumplir plan de
producción y
mantenimiento
FCE
1. Tener y cumplir plan
de mantenimiento
2. El mantenimiento
preventivo sea mayor
que correctivo
3. Suficiente personal
para carga de trabajo por
especialidad
6. Personal calificado y
capacitado
Nombre Indicador
Fórmula
Frecuencia
U.M.
Puestos
% de cumplimiento a plan
mensual de mantenimiento
Órdenes Cerradas /
Órdenes Planeadas
Mensual
%
Director General, Director
Manufactura, Gerente de
Planta, Gerente de Mtto.
% de hrs hombre para mtto
preventivo
Horas dedicadas a
órdenes de mtto
preventivo /total de hrs
de órdenes de mtto
Mensual
%
Gerente de Planta, Gerente de
Mtto.
Carga de trabajo
Hrs planeadas en
órdenes de trabajo
totales / Hrs hombre
disponibles
Semanal
%
Gerente de Mtto.
% de personal certificado
técniamente
Personas certificadas /
total de personal
Mensual
%
Director General, Dir.
Manufactura, Ger. de Planta,
Ger. de Mtto (cada quien de
acuerdo al no. de personas que
dependen de él).
Por lo tanto tendremos Indicadores Clave de Desempeño (KPI): Estratégicos (forman parte del MOE) y
Operativos (Alineados al MOE, pero diferentes)
5) Metas.
Definición de Metas
9. Cumplir plan de
producción y
mantenimiento
FCE
1. Tener y cumplir plan
de mantenimiento
2. El mantenimiento
preventivo sea mayor
que correctivo
3. Suficiente personal
para carga de trabajo por
especialidad
6. Personal calificado y
capacitado
Nombre Indicador
Fuente / Base Datos
PB
Meta
Puestos
% de cumplimiento a plan
mensual de mantenimiento
Software ManTotal
Mensual
%
Para cada puesto se tendrá que
definir una meta de acuerdo a
su estatus actual y su
oportunidad de mejora
(AMARRE), la sumatoria de las
metas de los puestos de abajo
tendrá que ser la meta del jefe o
superior. Si se tienen varias
plantas de producción, la suma
de todas las plantas tendrá que
ser la meta del director de
manufactura.
% de hrs hombre para mtto
preventivo
Software ManTotal
Mensual
%
Carga de trabajo
Excel Mantenimiento
Semanal
%
% de personal certificado
técniamente
BD RH Capacitación Excel
Mensual
%
Por lo tanto tendremos Indicadores Clave de Desempeño (KPI): Estratégicos y Operativos
4) Formato Indicadores.
Ejemplo Panel de control
Este es un ejemplo de un panel de control para un puesto gerencial, como este mismo lo deben tener todos
los puestos clave en la organización, deben estar alineados los indicadores y las metas entre los diferentes
niveles de la empresa. Se debe definir los rangos de cumplimiento-semáforo (rojo, amarillo y verde).
Depende de la frecuencia del indicador si se puede ver semanal o mensual, es importante siempre ver el
acumulado, e identificar los rojos y sus causas, así como su efecto que tiene en los demás indicadores
(análisis causa-raíz).
4) Formato Indicadores.
Ejemplo Panel de control
Días de cartera vencida
9.0
DIAS CARTERA VENCIDA
PB MAYO
META
8.0
7.0
6.0
5.0
4.0
3.0
2.0
1.0
0.0
Importante poder ver de manera individual la tendencia de cada indicador del panel de control, de
preferencia en un gráfico donde podamos compararnos contra mismo periodo año anterior o contra un
Periodo Base y una Meta.
5) Metas.
Desdoblamiento de Metas
El éxito de una persona o de una
empresa, está en su capacidad de soñar
y de hacer sus sueños realidad.
Hacemos que suceda.
Juntos.