Ejecución del Contrato

Código: PCD-AD-EC
PROCESO DE ADQUISICIONES
ETAPA: ENTEGRAR Y LIQUIDAR ADQUISICIONES
Versión: 3
Fecha: 30-08-2010
PROCEDIMIENTO: EJECUCION DEL CONTRATO
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1. Objetivo del procedimiento
Determinar las actividades propias de la ejecución, supervisión y apoyo a la supervisión que se presentan en el desarrollo de los
contratos celebrados por la SDIS desde la suscripción del acta de inicio hasta la liquidación de los mismos.
2. Glosario
ACTA DE INICIO: Es el documento mediante el cual se formaliza el inicio del plazo de ejecución del contrato, luego de cumplidos los requisitos de
perfeccionamiento, legalización y ejecución. Es importante para contabilizar el plazo del contrato, la fecha de terminación, el plazo para la liquidación,
etc.
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP): Es el documento por medio del cual se certifica que se han reservado recursos para
la celebración de un contrato orientado a la ejecución de un proyecto o un programa específico.
CERTIFICADO DE REGISTRO PRESUPUESTAL (CRP): Es un documento que tiene por finalidad afectar de forma definitiva los recursos de un
determinado programa o proyecto al correspondiente contrato ó contratista que figura como destinatario del CRP. Así mismo constituye un requisito
de ejecución del contrato.
COMITÉ DE CONTRATACIÓN: Es un órgano consultivo que define las políticas de contratación de la entidad y atiende de manera específica los
asuntos relacionados con la contratación, procurando de esta manera, la aplicación de disposiciones en la materia, con unidad de criterio y de forma
eficaz, para garantizar el cumplimiento de las metas formuladas por la entidad.
INFORME DE SUPERVISIÓN: Es el documento en el que el supervisor del contrato refleja la ejecución del contrato y el cumplimiento de las
obligaciones por parte del contratista.
INTERVENTOR: Es la persona natural o jurídica que representa a la entidad en el contrato para ejercer la inspección y vigilancia de la correcta
ejecución del objeto contractual. La interventoría es una modalidad del contrato de consultoría.
PLAZO: Tiempo específico en el que deben de realizarse las actividades y trámites exigidos, para el desarrollo de una actividad en concreto. Los
plazos ó términos en materia de contratación administrativa son preclusivos y perentorios, por lo cual la exigencia de estricta observancia de los
mismos es aplicable tanto al particular como a la administración.
F-EP-001
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DESEMPEÑO DEFICIENTE: se entiende la ejecución del objeto contractual o de cada una de las obligaciones del contratista por fuera de los
parámetros definidos por la entidad en los pliegos de condiciones o anexos técnicos y aceptados por el contratista al presentar su propuesta y
suscribir el contrato, que afecte el cumplimiento del objeto del contrato.
DESEMPEÑO A MEJORAR: se entiende la ejecución del objeto contractual o de cada una de las obligaciones del contratista por debajo de los
parámetros definidos por la entidad en los pliegos de condiciones o anexos técnicos y aceptados por el contratista al presentar su propuesta y
suscribir el contrato, pero que permite la adopción de correctivos para evitar la afectación del objeto contractual.
3. Condiciones generales
1. El supervisor del contrato es el Director/a o Subdirector/a que aparece en la cláusula de supervisión de la minuta respectiva
2. El apoyo a la supervisión, el equipo de profesionales o el profesional, designado/s por el supervisor del contrato para apoyar
como su nombre lo indica, el desarrollo de las actividades propias de su rol.
3. Cuando el supervisor del contrato no haya designado apoyo a la supervisión, las actividades que aparecen como responsabilidad
del apoyo, en este procedimiento, deben ser asumidas por el supervisor.
4. El informe de supervisión y los soportes de los aportes a el sistema de seguridad social son documentos que deben ir anexos a
la certificación para pago, como requisito para el mismo.
4. Relación con otros procedimientos y procesos
Perfeccionamiento
y legalización
Ejecución del contrato
Liquidación del
contrato
Contrato con
acta de inicio
Modificaciones
5. Diagrama de flujo del procedimiento
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6. Aclaración de las actividades
1. El supervisor que firma la minuta del contrato designa mediante oficio al apoyo a la supervisión la supervisión del contrato.
El supervisor envía la designación al coordinador de apoyo a la supervisión.
2. El coordinador recibe la designación y realiza el reparto del contrato a los profesionales de apoyo a la supervisión, ya sea a un equipo integral o a
un profesional en particular.
El coordinador utiliza el cuadro de mando para realiza el reparto de los contratos.
3. El coordinador elabora un oficio donde informa al supervisor del contrato quien ha sido designado para realizar las labores de vigilancia control y
seguimiento en campo del contrato asignado.
4. El o los profesionales asignados revisan de forma general los documentos de contrato: Anexos Técnicos, Contrato, Estudios previos, Póliza,
Publicación.
5. El o los profesionales revisan que exista y están y estén conformes los siguientes documentos: Anexos Técnicos, Contrato, Estudios previos,
Póliza, Publicación; Elaboran proyecto de acta de inicio.
6. El coordinador realiza la gestión de la firma del acta de inicio por parte del supervisor de minuta, controla tiempo mediante formato de control de
entregas, una vez firmada por el supervisor, el coordinador entrega el acta de inicio al o los profesionales de apoyo a la supervisión vistan o solicitan
al contratista para la firma del acta de inicio.
7. El coordinador y el apoyo elaboran y envían memorando a la subdirección de contratación, notificando las inconsistencias o falta de documentos
para la firma del acta de inicio.
La Subdirección de Contratación da paso al procedimiento de perfeccionamiento y legalización, emite comunicado para continuar con el proceso de
supervisión.
8. Los profesionales asignados se reúnen y elaboran el instrumento de verificación, de acuerdo a los documentos del contrato ( anexos, estudio
previo, contrato etc..), elaboran cronograma de visitas de acuerdo a la especialidad: Componente nutricional, Administrativo y financiero, componente
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central del servicio y talento humano
9. El apoyo a la supervisión realiza reunión de apertura de supervisión con el contratista, donde define las reglas de juego para el seguimiento y cierre
del contrato, explica en que consiste que va a revisar, la periodicidad (sin mostrar el cronograma de visitas)., determina quienes son los responsables
de Atender las visitas en los diferentes centros y de los diferentes componentes.
10. El apoyo a la supervisión realiza las visitas según cronograma.
En caso de encontrar obligaciones deficientes que ameriten acciones inmediatas, el profesional debe comunicar al coordinador y supervisor la
situación encontrada y definir de manera conjunta las acciones a tomar.
En caso de encontrar obligaciones a mejorar, el profesional debe realizar las recomendaciones en el Instrumento de Verificación y realizar
seguimiento en la siguiente visita.
El profesional puede condicionar el pago al cumplimiento de las obligaciones en el caso que la situación lo amerite, sin poner en riesgo la continuidad
del servicio.
11. Los profesionales de apoyo a la supervisión encargados de cada contrato se reúnen una vez por mes y realizan el análisis de los informes de los
diferentes componentes.
12. El apoyo a la supervisión elabora el proyecto de certificación de pago, lo adjunta al informe mensual de supervisión va al paso 13A y al instructivo
de gestión de cuentas.
12A. El apoyo a la supervisión proyecta el informe de supervisión mensual.
12B. El apoyo a la supervisión analiza y toma la decisión si el pago es viable.
En caso de no ser viable el pago, avisa al subdirector el porque se ha generado el no pago.
Dos meses antes de la terminación del contrato el equipo de apoyo debe comenzar a reportar al supervisor la terminación del contrato.
13. El apoyo a la supervisión adjunta el MC14 al informe y lo entrega al coordinador.
El coordinador de apoyo a la supervisión registra en herramienta de control y envía el informe al Supervisor del contrato.
Existen obligaciones deficientes o a mejorar?
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El apoyo a la supervisión luego de enviar el informe al supervisor, verifica luego de las recomendaciones realizadas en el primer acercamiento con el
contratista, subsisten obligaciones deficiente o a mejorar que no haya cumplido el contratista.
Si existen condiciones se reúne con el supervisor o a quien el delegue realizan la siguiente acción.
Si NO existen condiciones que den lugar a esta situación regresan a la actividad No. 10 Realizar Seguimiento.
17. El apoyo a la supervisión verifica mes a mes la fecha de terminación del contrato y avisa periódicamente al supervisor del contrato.
18. El apoyo a la supervisión proyecta la medida de gestión ya sea plan de mejoSAramiento, acompañamiento u otra que este en manual de
supervisión.
7. Posibles productos o servicios no conformes
ACTIVIDAD
5
PRODUCTO O
SERVICIO
Verificar las condiciones para
la suscripción del acta de
inicio y elaborar el proyecto de
acta de inicio
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
CORRECCIÓN
REGISTRO
Confiabilidad. La información
incluida en el acta de inicio sea
confiable
Formato. El acta de inicio debe
ser generada en el software de
contratación en el formato
aprobado por la SDIS
Verificar acta de inicio
Acta de inicio
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Verificar y firmar informe de
supervisión y certificación de
pago (SI PROCEDE)
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NOMBRE
CARGO
ELABORO
HERNAN PINEDA TOLEDO
SANDRA MILENA MORENO
CAROLINA ZARATE
RICHARD MELO
EQUIPO DE TRABAJO -SUBDIRECCIÓN
DE CONTRATACIÓN Y
SUBSECRETARIA-
Confiabilidad. La información
incluida en el informe de
supervisión y certificación para
pago sea confiable
Formato. El informe de
supervisión y la certificación
para pago deben elaborarse en
el formato aprobado por la
SDIS
Verificar informes de
supervisión y
certificación para pago
Informe de
supervisión y
certificación
para pago
REVISO
APROBO
LUIS ALFREDO MACIAS MESA
LUZ ESTELA CASAS DE KUAN
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIÓN
DIRECTORA DE GESTION CORPORATIVA
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