Mapa de Riesgos Talento Humano

PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL
Código: FSE.18
MAPA DE RIESGOS
Por qué ?
Por qué?
Controles existentes
Valoración riesgo
Por qué se puede
presentar?
Impacto
Efecto /
Consecuencias
(Cómo se refleja en la entidad?)
Opciones de Manejo
En qué consiste o cuáles son sus
características?
Causas
(Factores internos o externos)
Evaluación Riesgo
Qué puede ocurrir?
Descripción
Agente generador
(Sujeto u objeto
con capacidad
para generar el
riesgo)
Probabilidad
Riesgo
(Evento que puede afectar el logro del objetivo )
Riesgo
Versión: 02
OBJETIVO DEL PROCESO: Coordinar y apoyar las actividades de selección, inducción, entrenamiento, capacitación, administración y retiro de todo el personal de la Universidad, asegurando su integridad y buscando el aprovechamiento y mejoramiento de su talento para el cumplimiento
de la misión institucional
PROCESO: TALENTO HUMANO
Cronograma
Acciones
Fecha
inicio
1. Que no se
realice el
procedimient
o establecido
para la
vinculación de
personal.
2. Que no se
revisen los
documentos
aportados
por el
trabajador.
* Inconformidad del trabajador.
* En el caso de presentarse un
accidente de trabajo, solo podrá
ser atendido por la EPS.
* En caso de requerir atención en
la EPS, si no se encuentra afiliado,
no será atendido.
* Trámite de solicitud de
devolución de pago de aportes en
caso de realizar afiliación a la EPS
que no corresponde.
* Deterioro de la imagen de la
División de Recursos Humanos.
REDUCIR
TOLERABLE (10)
BAJA (1)
GRAVE (20)
Revisión interna entre los subprocesos
APD y ACS para cruzar puntaje asignado
por el CIARP vs salario pagado.
* Revisión interna de la información del
trabajador con la cédula de ciudadanía.
* Revisión interna con la página del
FOSYGA sobre la EPS del trabajador.
Líder subproceso ACS
Lider subproceso APD
Auxiliar administrativa del
subproceso APD
mar-15
Diciemb
re
Dos veces al año
2016
Desarrollo de un
(1) módulo en el
Diciemb
sistema de
mar-15
re
información bajo
2017
la dirección de la
Vicerrectora
Académica
Líder subproceso APD
3. Revisión de puntaje total a los
profesores que tramitan ascenso
de categoría, con el fin de
expedir el certificado de
cumplimiento de requisitos para
ascenso en la categoría.
Lider y auxiliar subproceso
APD
mar-15
Líder de suproceso APA y
Líder subproceso S&SO.
Diciemb
mar-15 re 31 de
2016
2. Verificar la totalidad de los
documentos en la carpeta del
Auxiliar Administrativa APA.
trabajador antes de proceder al
nombramiento.
mar-15
Meta
Fecha fin
2. Realizar seguimiento al actual
desarrollo del módulo en el
Sistema de información que
lidera la Vicerrectoría Académica
1. Solicitar a la ARL el reporte de
los funcionarios afiliados a la
fecha y cruzar la información
con la base del personal
actualmente vinculado con la
Universidad.
REDUCIR
1. Porque no
se verifique la
información
del trabajador
antes de
realizar la
afiliación.
2. Que no se
verifique la
fecha de
ingreso del
trabajador.
*Posible daño fiscal.
TOLERABLE (10)
1. Porque se ingrese de
forma incorrecta los
datos del trabajador a la
plataforma de Positiva
ARL .
2. Porque la afiliación del
trabajador a la ARL o la
EPS se haga posterior a
la fecha de ingreso.
3. Porque el trabajador
se afilie a una EPS que no
corresponda.
*Deterioro de la imagen del
proceso de Talento Humano
MODERADO (20)
Suproceso
Asuntos de
Personal
Administrativo
(APA) y
Administración
de la
Compensación
Salarial (ACS).
*Inconformidad por parte de los
profesores.
BAJA (1)
1. Que el trabajador tenga un
accidente de trabajo fuera del
periodo vigente de afiliación.
2. Que la radicación de la
afiliación se realice despúes de la
fecha de ingreso del trabajador.
3.Que el pago de aportes se
realice a la EPS que no
corresponde al trabajador.
Porque no
hay un
Porque
módulo en el
actualmente
sistema de
es un
información
procedimient
que permita
o manual
trabajar en
línea.
GRAVE (20)
Que las afiliaciones a ARL y
EPS
no
se
realicen
opotunamente cuando se
hace el trámite de vinculación
de personal.
Subproceso
1. Daño fiscal si se paga más de lo
Asuntos de
Porque al actualizar el
asgnado según puntos del CIARP Personal Docente salario del profesor a
2. Inconformidad del docente
(APD) y
partir del puntaje
por no conocer en línea el
Subproceso
asignado por el CIARP,
puntaje salarial que soporta su Administración de se corre el riesgo de
pago.
la Compensación
cometer error.
Salarial (ACS)
MODERADO (20)
1. Aumentar la frecuencia de la
revisión del cruce del puntaje
asignado por el CIARP y el
salario pagado.
Que se pague mensualmente
lo que no corresponde al
salario del profesor con base
en el puntaje salarial asignado
por el CIARP
Indicador de la
Acción
Responsables
Diciemb
re
2016
100%
1
50 veces en el
año
100%
Número de
funcionarios
administrativos
que registren
irregularidades /
Número total de
funcionarios
administrativos.
2%
Número de
Diciemb carpetas revisadas
re 31 de
/ Número de
2016
funcionarios
administrativos
Número de
3. Coordinar con el subproceso
quejas recibidas
de ACS las fechas para realizar
Diciemb
Líder subproceso APA y Líder
en la Divisón /
las afiliaciones a la EPS del
mar-15 re 31 de
subproceso ACS
Número total de
personal
que
ingresa
2016
funcionarios
oportunamente.
administrativos
100%
1%
Nivel de
Cumplimiento
Observaciones
PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL
Código: FSE.18
MAPA DE RIESGOS
ORIGINAL FIRMADO
DRA. MARY LUPE ANGULO DE MEZA
LIDER DEL PROCESO TALENTO HUMANO
El
presupuesto
es reducido y
no hay
disponibilidad
de un espacio
físico.
*Dada la cantidad de personas, se
genera ruido, lo cual distrae a los
visitantes o genera incomodidad
en el momento de solicitar o
escuchar la información que es
proporcionada.
*El préstamo de salones para la
realización de las mediaciones en
ocasiones es complicado, puesto
que ya sea han programado otras
reuniones o clases.
*Las reuniones con los Directores
/ Jefes de UAA o Facilitadores no
pueden llevarse a cabo en la
oficina de DHO para evitar
interrupciones e incomodidad,
pero hay información que se
requiere del computador de
DHO o registros de información
que se deben llevar a cabo
finalmente
en
la
oficina.
*El estado emocional de las
personas que reportan casos en
los mecanismos de resolución
pacífica de conflictos es variable y
se han presentado situaciones
incómodas para quien reporta el
caso y para quienes se encuentran
en la oficina en ese momento.
*Respetuosamente se solicita a las
personas mantener un volumen adecuado
en el nivel de la voz.
*Se tiene un listado de salones que tienen
algunas características adecuadas para
mantener una reunión de mediación, se
realiza una programación de reuniones
con antelación de manera que se garantice
el préstamo.
*Realizar las reuniones en las oficinas de
los Directores / Jefes de UAA, llevar una
memoria con la información que pueda
requerirse y comprometerse en el envío
de la información requerida en una fecha
posterior.
*Cuando se da la
situación de que llega una persona con un
caso, nos dirigimos a los consultorios de
S&SO, a la sala de CEDEDUIS o a la sala
de juntas de la División de Recursos
Humanos para tratarlo.
Valoración riesgo
Opciones de Manejo
Impacto
ORIGINAL FIRMADO
ING. FRANCISCO JAVIER ACEVEDO
DIRECTOR CONTROL INTERNO Y EVALUACIÓN DE GESTIÓN
REDUCIR
Porque no hay
mobiliario, la
oficina es
calurosa y no
cuenta con
espacio físico
adecuado para
la atención de
las personas
que llegan por
diferentes
solicitudes.
Por qué?
Controles existentes
TOLERABLE (10)
En el subproceso atendemos
diariamente diferentes personas
y no contamos con un espacio
adecuado principalmente para:
1. Atender casos de los
mecansimos
de
resolución
pacífica de conflictos: recepción
del caso, reunión con cada una
Incomodidad de los docentes de las partes, reunión de
y administrativos en el
mediación con las partes
Porque no se cuenta con
momento de atender las
implicadas.
un ambiente óptimo
Oficina de DHO
solicitudes realizadas en el 2. Atención de las inquietudes de
para la atención de las
subproceso de Desarrollo los programas de bienestar:
personas.
Humano Ocupacional (DHO) realización de inscripciones,
registros,
valoraciones,
diligenciamiento de formatos,
solicitud de información frente a
un procedimiento.
3. Atención de Directores / Jefes
y Facilitadores para tratar temas
de
Desarrollo
Humano
Organizacional
Por qué ?
Evaluación Riesgo
Por qué se puede
presentar?
Probabilidad
En qué consiste o cuáles son sus
características?
Efecto /
Consecuencias
(Cómo se refleja en la entidad?)
MODERADO (15)
Qué puede ocurrir?
Causas
(Factores internos o externos)
LEVE (5)
Descripción
Agente generador
(Sujeto u objeto
con capacidad
para generar el
riesgo)
ALTA (3)
Riesgo
(Evento que puede afectar el logro del objetivo )
Riesgo
Versión: 02
OBJETIVO DEL PROCESO: Coordinar y apoyar las actividades de selección, inducción, entrenamiento, capacitación, administración y retiro de todo el personal de la Universidad, asegurando su integridad y buscando el aprovechamiento y mejoramiento de su talento para el cumplimiento
de la misión institucional
PROCESO: TALENTO HUMANO
Cronograma
Indicador de la
Acción
Meta
jun-16
Espacio
encontrado y
asignado
100%
jun-16
sep-16
Plano entregado
con la
reubicación de
puestos de
trabajo
100%
sep-16
nov-16
# cotizaciones
recibidas
2
4. Gestionar el presupuesto
necesario para ejecutar la Líder subproceso DHO / Jefe
reubicación de los puestos de
DRH
trabajo
nov-16
mar-17
Monto trasladado
al rubro de la
DRH
100%
5. Realizar la adecuación de los
puestos de trabajo que brindarán
Proveedor seleccionado /
una mejor atencion a los
Líder subproceso DHO / Jefe
funcionarios administrativos y
DRH / Jefe DPF
docentes de la Universidad por
parte del Subproceso de DHO
mar-17
ago-17
Subrpoceso de
DHO reubicado
en sus nuevos
puestos de
trabajo
100%
Acciones
Responsables
Fecha
inicio
Fecha fin
1. Gestionar con la División de
Planta Física un lugar que cumpla
Líder subproceso DHO / Jefe
con
las
especificaciones
DRH / Jefe DPF
necesarias para la reubicación del
Suproceso de DHO.
abr-15
2. Solicitar al profesional de la
Division de Planta Física la
elaboración de los planos de la
nueva ubicación de los puestos Líder subproceso DHO / Jefe
de
trabajo
según
DPF
recomendaciones dadas para la
óptima atención de funcionarios,
en el sitio asignado.
3. Solicitar a los proveedores dos
(2) cotizaciones completas de
todo lo que se necesita para la
reubicación del Subproceso de
DHO
Líder subproceso DHO
Nivel de
Cumplimiento
INDICADORES DEL RIESGO
*(Ocurrencia del riesgo en el
proceso)
* Ver hoja de vida del indicador FSE. 14
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
16 DE JUNIO DE 2016
Observaciones
Nombre del indicador
PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL
Código: FSE.19
CONTROLES EXISTENTES
Versión: 02
Proceso: Talento Humano
RIESGO
Control
(Descripción)
Tipo
Documentado
Eficiencia
Se está aplicando Según la cantidad
en la actualidad?
de recursos
utilizados
Que se pague mensualmente lo
que no corresponde al salario Revisión interna entre los subprocesos APD y ACS
del profesor con base en el
para cruzar puntaje asignado por el CIARP vs salario
puntaje salarial asignado por el pagado.
CIARP
Efectividad
(Eficacia +
eficiencia)
Preventivo
SI, los informes de
reuniones
SI
ALTA (3)
ALTA (3)
ALTA (6)
Preventivo
NO
SI
ALTA (3)
MEDIA (2)
Preventivo
NO
SI
ALTA (3)
Respetuosamente se solicita a las personas mantener
un volumen adecuado en el nivel de la voz.
Preventivo
NO
SI
Se tiene un listado de salones que tienen algunas
características adecuadas para mantener una reunión
de mediación, se realiza una programación de
reuniones con antelación de manera que se garantice
el préstamo
Preventivo
SI
Realizar las reuniones en las oficinas de los Directores
/ Jefes de UAA, llevar una memoria con la
información que pueda requerirse y comprometerse
en el envío de la información requerida en una fecha
posterior.
Preventivo
Cuando se da la situación de que llega una persona
con un caso, nos dirigimos a los consultorios de
S&SO, a la sala de CEDEDUIS o a la sala de juntas de
la División de Recursos Humanos para tratarlo.
Preventivo
Que las afiliaciones a ARL y EPS Revisión interna de la información del trabajador con
no se realicen opotunamente
la cédula de ciudadanía.
cuando se hace el trámite de
vinculación de personal.
Revisión interna con la página del FOSYGA sobre la
EPS del trabajador.
Incomodidad de los docentes y
administrativos en el momento
de atender las solicitudes
realizadas en el subproceso de
Desarrollo Humano
Ocupacional (DHO)
Eficacia
Permite cumplir
con el objetivo
para el cual fue
diseñado?
Eficiencia
Eficacia
Efectividad
MEDIA (5)
ALTA (3): Los recursos
utilizados son mínimos
ALTA (3): Ha permitido el
total cumplimiento del
objetivo para el cual fue
diseñado
ALTA (6)
MEDIA (2)
MEDIA (5)
MEDIA (2)
MEDIA (2)
MEDIA (4,5)
ALTA (3)
BAJA (1)
MEDIA (4)
BAJA(1): Se utiliza una gran
cantidad de recursos
BAJA(1): No ha sido útil para
dar cumplimiento al objetivo
o tan solo ha contribuido
parcialmente .
BAJA (2,3)
SI
ALTA (3)
ALTA (3)
ALTA (6)
NO
SI
ALTA (3)
BAJA (1)
MEDIA (4)
NO
SI
ALTA (3)
BAJA (1)
MEDIA (4)