V La observación ocular como técnicas de obtención de evidencias

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Área Auditoría
Contenido
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La observación ocular como técnicas de
obtención de evidencias en auditoría
Ficha Técnica
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Autor:C.P.C.C. José Luis García Quispe
Indagación: averiguación mediante entrevistas directas al personal de la entidad auditada
o a terceros cuyas actividades guarden relación con las operaciones de aquella.
Título:La observación ocular como técnicas de obtención de evidencias en
auditoría
Fuente: Actualidad Empresarial Nº 260 - Primera Quincena de Agosto 2012
Informe Especial
La observación ocular como técnicas de obtención de evidencias
en auditoría
Informe especial
Verbales
1. Introducción
Encuestas y cuestionarios: aplicación de
preguntas relacionadas con las operaciones
realizadas por el ente auditado, para averiguar la verdad de los hechos, situaciones u
operaciones.
El auditor fundamenta su opinión y conclusiones sobre la base de
evidencias reunidas en el desarrollo de su trabajo, para ello recurre a
métodos prácticos de investigación y pruebas, basándose el empleo
de las mismas en criterios o juicios acordes a las circunstancias.
2. Técnicas de auditoría
Cálculo: verificación de la exactitud aritmética de las operaciones contenidas en
documentos tales como informes, contratos,
comprobantes, etc.
Los métodos a los que aludo son las conocidas técnicas de auditoría, que vienen a ser procedimientos especiales utilizados por
el auditor para obtener las mencionadas evidencias necesarias
y suficientes, con el objeto de formarse un juicio profesional y
objetivo sobre la materia examinada.
Comprobación: confirmación de la veracidad,
exactitud, existencia, legalidad y legitimidad
de las operaciones realizadas por las organización auditada, mediante el examen de los
documentos que las justifican.
Si se trata de agrupar las técnicas, estas serían en verbales,
oculares, documentales y físicas, comprendiendo cada una de
ellas un conjunto de métodos que pasamos a describirlas en el
siguiente cuadro:
Observación: contemplación atenta a simple
vista que realiza el auditor durante la ejecución de su tarea o actividad.
Comparación o confrontación: fijación de
la atención en las operaciones realizadas
por la organización auditada y los lineamientos normativos, técnicos y prácticos
establecidos, para descubrir sus relaciones
e identificar sus diferencias y semejanzas.
Oculares
Revisión selectiva: examen de ciertas características importantes que debe cumplir una
actividad, informes o documentos, seleccionándose así parte de las operaciones que
serán evaluadas o verificadas en la ejecución
de la auditoría.
Rastreo: seguimiento que se hace al proceso
de una operación, a fin de conocer y evaluar
su ejecución.
Documentales
Métodos estadísticos: dirigidos a la selección
sistemática o casual, o a una combinación
de ambas. Estos métodos aseguran que
todas las operaciones tengan la misma
posibilidad de ser seleccionadas y que la
selección represente significativamente la
población o universo.
Análisis: separación de los elementos o partes
que conforman una operación, actividad,
transacción o proceso, con el propósito de
establecer sus propiedades y conformidad
con los criterios de orden normativo y
técnico.
Confirmación: corroboración de la verdad,
certeza o probabilidad de los hechos, situaciones, sucesos u operaciones, mediante datos o
información obtenidos de manera directa y
por escrito, de los funcionarios que participan
o ejecutan las tareas sujetas a verificación.
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N° 260
Primera Quincena - Agosto 2012
Actualidad Empresarial
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Conciliación: análisis de la información producida por diferentes unidades administrativas
o instituciones, con respecto a una misma
operación o actividad, a efectos de hacerla
concordante, lo cual prueba la validez, veracidad e idoneidad de los registros, informes
y resultados, objeto de examen.
Tabulación: agrupación de resultados importantes obtenidos en áreas, segmentos o
elementos analizados para arribar o sustentar
conclusiones.
Físicas
Inspección: reconocimiento mediante el examen físico y ocular de hechos, situaciones,
operaciones, transacciones y actividades,
aplicando la indagación, observación,
comparación, rastreo, análisis, tabulación y
comprobación.
3. Observación ocular
Representa una de las maneras más eficaces de obtener una
evidencia. Consiste en ir al campo para observar el objeto
de la auditoría, complementada con el uso de herramientas
como fotos y videos que hacen que se capture evidencias
que luego serán analizadas. Las fotos y demás ejemplos
observados suelen tener un fuerte impacto en el usuario
del informe.
También es de resaltar que dentro de todas las técnicas empleadas en la fase del planeamiento y examen de la auditoría, la más
utilizada es precisamente la de la observación.
Ya en el proceso del examen de auditoría, la técnica de la observación ocular directa resulta la mejor manera de establecer la
existencia y condiciones en las que se encuentran los recursos físicos con las que cuenta el cliente, en el sentido de que mediante
esta técnica se reunirá información relacionada a varios aspectos
como es la verificación de la existencia del bien adquirido, las
actuales condiciones en las que se encuentra, entiéndase si estas
están en condiciones operativas y su estado físico (buen estado,
regular o mal estado), la verificación si el bien está siendo empleado en actividades que motivaron su adquisición o tal vez se
encuentra siendo operado en otras, entre otros.
3.1. ¿Cuándo se emplea?
Esta técnica es empleada para obtener información que
permita obtener una mejor comprensión de la entidad
auditada, principalmente, en casos donde existe interacción
con el usuario; así también en la fase de examen, para verificar la existencia de recursos físicos, resultados tangibles
o falta de resultados en los programas implementados por
el cliente.
3.2. Fortalezas y debilidades
Sobre este punto es necesario resaltar los siguientes aspectos:
• La observación proporciona evidencia puntual, a menos
que sea combinada con un programa de recolección de
datos.
• La observación de personas, es naturalmente más
difícil que la observación de recursos físicos. Requiere
un mayor cuidado para asegurar que las observaciones
son correctas, comparables y representativas. Como con
una entrevista, el observador de una actividad se debe
entrenar para saber qué buscar primero y tener una
visión global.
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• Generalmente, las mejores observaciones son las realizadas de manera discrecional en el ambiente. Por ello,
es preciso conocer el impacto que tiene la presencia del
auditor sobre la actividad.
4. Concepto de evidencia de auditoría
En cuanto al objeto de las técnicas que emplea la auditoría para
la obtención de evidencias, es necesario explayarnos en este
último referida al término de evidencia de auditoría, que de
manera extensa se aprecia en los párrafos comprendidos entre
el 3 al 6 de la Norma Internacional de Auditoría 500 –NIA–
describiéndose en ella como sigue:
3. “Evidencia de auditoría” es toda la información que usa el
auditor para llegar a las conclusiones en las que se basa la
opinión de auditoría, e incluye la información contenida en los
registros contables subyacentes a los estados financieros y otra
información. No se espera que los auditores atiendan a toda la
información que pueda existir. La evidencia de auditoría, que
es acumulativa por naturaleza, incluye aquella evidencia que
se obtiene de procedimientos de auditoría que se desempeñan
durante el curso de la auditoría y puede incluir evidencia de auditoría que se obtiene de otras fuentes como auditorías anteriores
y los procedimientos de control de calidad de una firma para la
aceptación y continuación de clientes.
4. Los registros contables generalmente incluyen los registros de
asientos iniciales y registros de soporte, como cheques y registros
de transferencias electrónicas de fondos: facturas; contratos; los
mayores general y auxiliares, asientos del diario y otros ajustes
a los estados financieros que no se reflejan en asientos formales
del diario; y registros como hojas de trabajo y hojas de cálculo
que soportan las asignaciones de costos, cálculos, conciliaciones
y revelaciones. Los asientos en los registros contables a menudo
se inician, registran, procesan e informan en forma electrónica.
Además, los registros contables pueden ser parte de sistemas
integrados que comparten datos y soportan todos los aspectos
de los objetivos de información financiera, operaciones y cumplimiento de la entidad.
5. La administración es responsable por la preparación de los estados
financieros con base en los registros contables de la entidad. El auditor obtiene alguna evidencia de auditoría sometiendo a pruebas
los registros contables, por ejemplo, a través de análisis y revisión,
de volver a desarrollar procedimientos seguidos en el proceso de
información financiera. y de conciliar los tipos y aplicaciones relacionados de la misma información. Mediante el desarrollo de estos
procedimientos de auditoría. el auditor puede determinar que los
registros contables son internamente consistentes y cuadran con
los estados financieros. Sin embargo, debido a que los registros
contables por sí solos no proporcionan evidencia suficiente de
auditoria sobre la cual basar una opinión de auditoría sobre los
estados financieros, el auditor obtiene otra evidencia de auditoría.
6. Otra información que el auditor puede usar como evidencia
de auditoría incluye minutas de reuniones; confirmaciones
de terceros; informes de analistas; datos comparables sobre
competidores (comparación por punto de referencia); manuales de controles; información obtenida por el auditor de
procedimientos de auditoría como investigación, observación,
e inspección; y otra información desarrollada por, o disponible
para, el auditor que le permita llegar a conclusiones a través
de un razonamiento válido.
5. Comentario final
Del comentario vertido, apreciamos que mediante la técnica de
la observación se logra obtener evidencia de auditoría sobre el
desempeño de un proceso o procedimiento, pero que está limitada
por el momento en que tiene lugar la observación y por el hecho
de que el acto de ser observado puede afectar la manera en la
cual se desempeña el proceso o procedimiento.
N° 260
Primera Quincena - Agosto 2012