el valor del proyecto

EL VALOR DEL PROYECTO
Todo proyecto que se lleva a cabo dentro de una
organización o para proveer de un producto o servicio a un
cliente, conlleva a realizar un esfuerzo en tiempo y costo, el
cual debe verse reflejado como un beneficio para la
organización que espera un resultado exitoso. Cabe recordar
que los proyectos se ejecutan de acuerdo a una necesidad
encontrada, que debe ser satisfecha, o bajo una situación en
particular entre las cuales se puede mencionar: el
aprovechar una oportunidad que ofrece el mercado actual,
implementar un avance tecnológico, por una necesidad
comercial o cualquier otro motivo que conlleve a realizar un
proyecto para obtener un resultado deseado.
Se debe poner mucha atención al hablar sobre el resultado
esperado que creará el proyecto, ya que éste debe satisfacer
Miguel Ramos, PMP, CAPM, ITIL
las necesidades y expectativas de los interesados y sobre
todo, y lo más importante, crear valor para la organización. De ahí se desprende un punto
importante y crucial a tomar en consideración, el cual debe ser siempre monitoreado de principio
a fin y trabajar en base a ello. Este punto importante es que el producto final del proyecto no
llegue a colmar las expectativas y no genere el valor esperado para la organización, haciendo que
el esfuerzo realizado en el proyecto sea, por decirlo menos, inútil.
Existen variables, dentro de la ejecución de un proyecto, que se deben monitorear, controlar,
ajustar y cumplir para poder determinar el éxito de un proyecto. Generalmente se emplea la
clásica y conocida “triple restricción” que incluye el alcance, tiempo y costos. Esto significa que
para considerar que un proyecto ha sido exitoso:
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

El resultado del proyecto debe incluir todo lo especificado en el alcance del proyecto
El proyecto debe culminar dentro de los tiempos pactados
El resultado del proyecto debe haber sido creado dentro del presupuesto establecido
Adicionalmente existe una variable más que se agrega a esta “triple restricción”. Esta es la
variable de calidad, la cual establece que el resultado del proyecto (producto o servicio creado)
debe estar dentro de los niveles de aceptación del cliente.
Bajo el enfoque de esta “triple restricción”, realmente los proyectos se pueden culminar
cumpliendo exactamente con estas 4 variables? Eso sería lo ideal. De ese modo se podría decir
que el proyecto realizado fue éxito. Sin embargo, es conocido por todo Jefe de Proyecto que la
gran mayoría de los proyectos que se ejecutan sufren cambios en alguna de estas variables,
pudiendo haber modificaciones en el alcance inicialmente definido, solicitudes de cambio para
solicitar una ampliación de presupuesto o extensiones en el tiempo de culminación del proyecto.
Estas son situaciones muy comunes a las que todo Jefe de Proyecto se enfrenta cuando gestiona
proyectos.
¿Qué pasaría si se ejecuta un proyecto y, bajo la perspectiva de la “triple restricción”, éste cumple
con las variables anteriormente mencionadas pero no genera el valor deseado en el cliente? Es
decir, que el proyecto no cubre realmente las expectativas del cliente, a pesar que se cumplió con
entregar el producto dentro del alcance establecido. Si se hace una evaluación de la ejecución del
proyecto y se verifica que:
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El producto se realizó en base al alcance especificado al inicio del proyecto,
La ejecución del proyecto terminó dentro del cronograma establecido, y
Los costos del proyecto están dentro del presupuesto asignado,
¿Entonces por qué no genera valor al cliente?
La Dirección de proyectos ha evolucionado y ahora se da mucho más énfasis al valor que el
proyecto puede generar al cliente o a la organización. Debido al entorno complejo, cambiante y
competitivo que existe actualmente, los interesados del proyecto van cambiando sus deseos y
expectativas en relación al resultado que esperan del proyecto. Estos deseos y expectativas van
cambiando durante la ejecución del proyecto, por lo que sería un error mantener y trabajar sobre
las líneas base (de alcance, tiempo y costos) definidas al inicio del proyecto y que éstas sean
tomadas como únicos criterios de éxito del proyecto. Estas líneas base ya cambiaron cuando los
interesados cambiaron sus deseos y expectativas, debiendo actualizar las variables respectivas y
trabajar en base a las nuevas definiciones de alcance, tiempo y costos. De este modo se “rompe”
el enfoque de la “triple restricción” y se trabaja en base a crear un resultado esperado por el
cliente que le genere valor y realmente le sirva para cubrir esa necesidad por la cual se inició el
proyecto.
Si un proyecto es llevado a cabo es para poder ser utilizado, ejecutado o que genere un resultado
provechoso a quien hará uso de éste. Sería de muy poca utilidad que un proyecto culmine dentro
de la “triple restricción” e incluyendo la variable de calidad, si al final se utiliza parcialmente o
simplemente no se utiliza. Sería una situación frustrante para el Jefe de proyecto y su equipo
saber que el todo el esfuerzo realizado para llevar a cabo el proyecto no ha generado el valor
deseado y no ha cubierto los deseos y expectativas de los interesados.
Un proyecto dentro de una organización genera valor al estar alineado con la estrategia
empresarial y al contribuir con el logro de sus objetivos. Si el resultado del proyecto es utilizado
por un cliente, éste genera valor al satisfacer las necesidades del cliente y al generarle los
resultados esperados que puedan contribuir y ser aprovechados al máximo.
En el mundo existen muchos casos de proyectos que al ejecutarse sobrepasaron ampliamente el
presupuesto asignado al inicio, o se culminaron mucho tiempo después de lo acordado pero que
generan un valor muy grande ya que contribuyen a la mejora, al avance y al cumplimiento de
objetivos. Si al final del proyecto se puede ver que éste contribuye positivamente y genera el valor
deseado, entonces se podrá decir que fue exitoso.
Miguel Ramos, PMP, CAPM, ITIL