Servicio de Apostilla y Legalizaciones

Servicio de Apostilla y Legalizaciones
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Servicio de Autenticación de firmas:
El Ministerio de Relaciones Exteriores de Costa Rica legaliza las firmas de autoridades
nacionales para que surtan efecto en países extranjeros.El trámite consiste en legalizar las
firmas de los servidores públicos facultados, para hacer constar la validez y legitimidad de
los documentos de origen nacional en el extranjero.
Un documento público costarricense que no haya sido legalizado por el Ministerio de
Relaciones exteriores y Culto, no surtirá ningún efecto en el extranjero.
Igualmente un documento público emitido en otro Estado, no surtirá efectos en Costa Rica
salvo que, haya sido debidamente legalizado por una dependencia del MREC, o bien, haya
sido apostillado en el Estado que lo emite.
Es importante destacar, que el Ministerio de Relaciones Exteriores NO legaliza el
contenido del documento, ÚNICAMENTE legaliza la firma del funcionario que
certifica el documento en cuestión.
Conforme con la ley Nº 8923 - Publicada en La Gaceta Nº 47 de 08 de marzo de 2011, que
aprueba la adhesión de Costa Rica al Convenio de la Haya del 5 de octubre de 1961. Se
espera que a partir del 14 de diciembre del 2011, Costa Rica esté autorizada para el
otorgamiento de Apostillas.
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Qué es la Apostilla de la Haya y para qué sirve ?:
Apostille es un término francés que significa: certificar, autentificar o completar. Tiene por
objeto simplificar la legalización de documentos para verificar su autenticidad, con el fin de
que tengan validez a nivel internacional, haciendo innecesaria la legalización consular o
diplomática u otro tipo de certificación adicional.
A través de la denominada Apostilla de la Haya, un país firmante del Convenio para la
Eliminación del Requisito de "Legalización para Documentos Públicos Extranjeros o
Convenio de la Haya" reconoce la eficacia jurídica de un documento público emitido en
otro país firmante de dicho Convenio.
El trámite de Apostilla consiste en colocar sobre el propio documento público, una
Apostilla que certificará internacionalmente la autenticidad de la firma de los documentos
públicos expedidos en cada país miembro. Los países firmantes del XII Convenio de La
Haya suprimiendo la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros del
5 de octubre de 1961 (Convenio de Apostilla), reconocen por consiguiente la autenticidad
de los documentos que se han expedido en otros países y llevan la Apostilla.
La Apostilla de la Haya suprime el requisito de legalización diplomática y consular de los
documentos públicos que se originen en un Estado firmante del Convenio y que se pretenda
que tengan efectos en otro Estado también firmante.
Según lo establece el Convenio, los documentos emitidos en un país parte de este, que
hayan sido legalizados con una Apostilla gozan de reconocimiento en cualquier otro país
del Convenio sin necesidad de ningún otro tipo de autenticación.
Durante este año 2011, Costa Rica trabaja en el Proyecto de Implementación del Convenio
a fin de estar lista para ofrecer el servicio de Apostilla en diciembre próximo. Para ese
efecto, se está desarrollando un Sistema de Otorgamiento y Control de Apostillas, que
incluye la posibilidad de apostillar un documento y publicar la apostilla electrónica en un
sitio web, de modo pueda ser verificadas por cualquiera de los países miembros del
Convenio.
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¿Qué documentos se pueden apostillar?
Todos los documentos públicos, emitidos en Costa Rica que vayan a surtir efecto legal en
otro Estado o Gobierno, excepto los documentos ejecutados por agentes diplomáticos o
consulares y los documentos administrativos relacionados directamente con una operación
comercial o aduanera.
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Servicio de Apostilla y Servicio de Legalización
A partir de diciembre, el MREC tiene programado , poner a disposición del público dos
medios alternativos de autenticación de firmas de un documento, para que surta efecto en
el extranjero. Esto dependerá si el país de destino del documento a legalizar es o no es parte
adherida al Convenio
1. Si el documento va dirigido a países que no son miembros del Convenio de la Haya,
el interesado obtendrá la legalización tradicional que será colocada sobre el
documento físico.
2. La autenticación debidamente otorgada será digitalizada y publicada para que
pueda ser consultada y descargada en nuestro sitio web , mediante el servicio
“Consulta de Legalizaciones”, utilizando las claves impresas en el documento.
3. Si el documento va dirigido a un país miembro del Convenio de la Haya, el
interesado obtendrá la Apostilla que igualmente será adherida al documento físico.
4. La apostilla debidamente otorgada será digitalizada y publicada para que pueda
ser consultada y descargada en nuestro sitio web , mediante el servicio “Consulta
de Apostillas”, utilizando las claves impresas en el documento.
5. El objetivo de este servicio de consulta de apostillas y legalizaciones es que, el
solicitante de autenticación y cualquiera otro tercero interesado a quien vaya
destinado el documento autenticado, pueda a través de esta página, comprobar la
validez de una Apostilla o Legalización.
6. Cuando el interesado en verificar una autenticación, ingrese los elementos que
unifican la autenticación (Clave de Apostilla/Clave de Legalización, Fecha de
otorgamiento y Código de verificación), se podrá visualizar en la pantalla, la
imagen digital de la Apostilla/Legalización, la cual será copia fiel de la original
emitida por la Autoridad Competente. Esta imagen permitirá una comparación
visual con la Apostilla presentada, pudiéndose confirmar que es genuina.
Autenticación de Firmas en Documentos
Oficiales
Departamento de Autenticaciones:
Le corresponde dar fe de la legitimidad de las firmas de todos los documentos provenientes
del extranjero para que sean admisibles y reconocidos oficialmente en Costa Rica, así como
los expedidos en el país que vayan a surtir efectos jurídicos en el extranjero.
Ubicación:
El Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto se encuentra entre avenidas 7-9, Calles 1113 en San José, o al costado Este del Instituto Nacional de Seguros (INS) frente al Parque
España. El Departamento de Autenticaciones se ubica al costado norte del Ministerio.
Sala de recepción y entrega de documentos a autenticar:
En dicha área hay una ventanilla de información a la cual debe dirigirse para una revisión
previa de la documentación, posteriormente debe tomar una ficha y esperar a ser atendido
por alguno de los funcionarios que se encuentran en las ventanillas No. 1, No. 2 y No. 3. La
ventanilla No. 2 es de trámite preferencial según ley 7600, para adultos mayores, señoras
embarazadas o con niños en brazos y funcionarios de las Misiones Diplomáticas y/o
Consulares acreditadas en Costa Rica.
Jefe del Departamento de Autenticaciones:
Lic. Eduardo Cubero Barrantes / Email: [email protected]
Horario:
Lunes a viernes de las
[email protected]
8:00
a
las
16:00
horas.
Correo
electrónico:
Requisitos para cada documento a autenticar:
Para todo documento debe aportar ¢ 625.00 en timbres, que corresponden a:
Timbre de Parques Nacionales ¢500.00 →
Timbre especies fiscales ¢125.00 →
La institución no vende timbres, éstos pueden ser adquiridos en el puesto de venta de
timbres del Registro Civil en San José y/o el Banco Crédito Agrícola en San José ó bien
puede pagar el importe de los ¢625.00 mediante depósito bancario a la cuenta No. 001242476-2 en colones del Banco de Costa Rica. Si realiza el depósito en el banco debe
presentar comprobantes originales por separado según número de documentos que vaya a
autenticar. No debe pegarse los timbres o el comprobante del depósito en el documento,
éstos deben entregarlos al funcionario que lo va a atender.
Cantidad de documentos por ficha:
En caso de que la cantidad de documentos exceda las 5 unidades, el solicitante deberá
tomar una ficha después de ser atendido y así sucesivamente. Para identificar su solicitud
se le proporcionará una boleta para identificar cada documento. En esta boleta debe
anotarse el país de destino o origen y el nombre del titular del documento donde está la
firma que se desea legalizar
Tiempo de entrega:
El trámite de legalización es efectivo una vez que sean identificadas y autenticadas las
firmas del documento original que se entregará en un lapso de dos a tres días después de
ser recibido. Esto, siempre y cuando la cantidad de documentos a autenticar no execeda de
5. Si la cantidad es mayor, dependerá del volumen de documentos en cola.
Autenticación de Firmas de Traductores Oficiales
Para autenticar un firma en una traducción oficial realizada por un Traductor Oficial del
Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, la traducción debe estar acompañada por el
documento original traducido y el traductor firmante deberá estar debidamente registrado
para este proceso automatizado de autenticación de firmas (apostilla/leglaización).
Documentos que no fueron consularizados en el exterior:
En el caso de documentos que se encuentren en Costa Rica y no fueron debidamente
tramitados ante la Oficina Consular de Costa Rica en el país de origen, se deberá coordinar
con el Departamento Consular al correo electrónico: [email protected] Tel: (506)
22 23 75 55 extensión 175,177 ó 168 a efecto de que asesore si se puede o no realizar la
tramitación. De ser positiva la respuesta se procederá a realizar las gestiones en conjunto
con el Departamento de Autenticaciones quienes brindarán el apoyo de ser necesario.
Requisitos
1. Documentos emitidos en Costa Rica que surtirán efectos jurídicos en el extranjero
Títulos y notas profesionales
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Títulos y notas profesionales
Universidades Públicas: Para autenticar el título original sólo debe presentarlo para
su tramitación.
Para la autenticación de copias del título, notas o constancias éstas deben ser
legalizadas individualmente por la Vicerrectoría de Vida Estudiantil de la
Universidad correspondiente.
Universidades Privadas:
Para autenticar el título profesional original sólo debe presentarlo para su trámite,
siempre que cuenta con la respectiva firma de un funcionario del CONESUP. Si
el título no cuenta con la firma antes mencionada, debe dirigirse al CONESUP para
la validación del mismo. (Edificio Raventós, costado noroeste del Banco de Costa
Rica. Avenida 2da).
Para la autenticación de copias del título, notas o constancias, éstas deben ser
legalizadas ante un Notario Público, seguidamente debe dirigirse a la Dirección de
Notariado (Curridabat, 50 Este de POP’S, Edificio Galería del Este).
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o
Títulos
y
notas
de
escuelas
y
colegios
El documento debe ser legalizado en el Ministerio de Educación Pública,
edificio ROFAS, frente a Emergencias del Hospital San Juan de Dios, 6ª
piso.
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Todo documento emitido por el Tribunal Supremo de Elecciones (Certificados de
nacimiento,
soltería,
etc.)
Previo a la autenticación, deberá contar con la firma del Secretario General del Registro
Civil en San José
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Documentos
emitidos
por
otros
profesionales
en
ejercicio
particular
Legalizar la firma del profesional en el Colegio Profesional respectivo al que está
incorporado.
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Documentos
emitidos
por
Instituciones
Públicas
Para legalizar el documento este debe contar con la firma del funcionario debidamente
acreditado ante el Departamento de Autenticaciones.

Documentos
en
los
que
intervenga
un
Notario
Público
Legalizar la firma del Notario ante la Dirección Nacional de Notariado. Curridabat, de la
Pop´s 50 metros al Este, Edificio Galerías del Arte.
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Permisos
para
salida
de
animales
Para autenticar el permiso debe contar con la firma de un funcionario del Departamento
de Cuarentena Animal (SENASA-MAG), dirección: Barreal de Heredia Costa Rica de
Jardines del Recuerdo 1KM al oeste y 400 al Norte en el Campus Universitario Benjamin
Núñez , Apartado 3- 3006 Cenada, Central Telefónica 2260-8300 ext.2174 y 2038).
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Documentos emitidos por la Corte Suprema de Justicia (OIJ, Tribunales de Justicia, etc)
Para autenticar, el documento debe ser contar con la firma de la Secretaría de la Corte
Suprema de Justicia en San José.
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Certificación
de
antecedentes
penales
(hoja
de
delincuencia)
Debe presentar el documento con la indicación: NIVEL INTERNACIONAL. Procedimiento
para tramitar actas de defunción que no hayan sido emitidas por el Tribunal Supremo de
Elecciones
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Para autenticar, el certificado de defunción, deberá contar con la firma de cualquiera de
las
siguientes
instancias
administrativas:
*Vigilancia
Epidemiológica
del
Ministerio
de
Salud.
*
Colegio
de
Médicos
y
Cirujanos
de
Costa
Rica.
* Gerencia Médica de la Caja Costarricense de Seguro Social
2. Documentos provenientes del extranjero que surtirán efectos en Costa Rica
Todo documento emitido en el extranjero deberá venir legalizado por el Cónsul de Costa
Rica acreditado en el país de origen. Cada documento debe traer adjunto la siguiente boleta.
Cancelación de timbres consulares:
Si no fueron pagados en el extranjero, deberán realizarlo mediante depósito bancario a la
cuenta del Banco de Costa Rica No. 001-242481-9 en dólares y deberá presentar el
comprobante original emitido por el Banco por separado para cada documento a autenticar.
Cuando el documento se encuentre en Costa Rica o en el extranjero y aún no ha sido
tramitado por la Oficina Consular, el interesado deberá presentar ante el Depto. de
Autenticaciones el original del comprobante de depósito, hecho en la cuenta antes
mencionada, de acuerdo con lo que establezca el Arancel Consular, ello con el fin de que
se envíe un correo electrónico a la Oficina Consular para que proceda o continúe con el
trámite.
Fuente: Investigación realizada por el CTIC, Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto