Protocolo de Comunicación para Programas Conjuntos

 Protocolo de Comunicación para Programas Conjuntos Fondo PNUD-­‐España para el Cumplimiento de los Objetivos de Desarrollo del Milenio Costa Rica San José, Julio 2009.
1 Introducción El Protocolo de Comunicación para los Programas Conjuntos del Fondo para el Logro de los Objetivos de Desarrollo del Milenio (MDF-­‐F) pretende servir de guía en la clarificación de los pasos, procedimientos y normas vigentes en la gestión comunicativa para su aplicación en cada una de las iniciativas aprobadas. De esta manera se intenta articular la planificación global estratégica de la comunicación con el trabajo diario y constante que involucra cada Programa Conjunto. La aplicación de este documento ayudará a fortalecer la acción coordinada de las contrapartes, aumentará la productividad e impacto de la comunicación y además proporcionará la claridad necesaria para la distribución de roles, responsabilidades y deberes en los diversos procesos de comunicación que los Programas Conjuntos requieren. Además de brindar guías para la acción, el protocolo define las estructuras de coordinación y toma de decisiones, lo que facilitará la división de tareas y la adecuada rendición de cuentas. La vigencia del protocolo abarcará los plazos de ejecución de los Programas Conjuntos y corresponderá su cumplimiento a las organizaciones involucradas en su ejecución. Sumario Introducción Sumario Bases del protocolo Estructura de comunicación Visibilidad de las contrapartes Organización de actividades Gestión de medios de comunicación Competencias de los voceros Sobre divergencias y aspectos no considerados en este protocolo 2 2 3 4 6 7 7 8 9 2 A.
Bases del protocolo 1. Los Programas Conjuntos del F-­‐ODM deberán contar con el uso estratégico y proactivo de la comunicación como herramienta indispensable en el quehacer cotidiano de cada iniciativa. 2. La estrategia de comunicación definida apoyará al país en el cumplimiento de los ODM al 2015 y servirá para orientar el enfoque general de comunicaciones del MDG-­‐F durante los próximos tres años (2009-­‐2012), respondiendo a la necesidad planteada de: a) Promover los objetivos y principios rectores del Fondo. b) Crear y fortalecer alianzas estratégicas con los participantes principales en el sistema de Naciones Unidas, los grupos y organizaciones de sociedad civil, la comunidad de desarrollo internacional y España. c) Diseñar un plan de promoción y movilización, para generar más impacto sobre los ODM.
3. Toda información producida para socios, contrapartes y públicos estratégicos de los Programas Conjuntos debe reconocer el papel del Gobierno de Costa Rica, el Gobierno de España, los organismos de las Naciones Unidas y todas las demás instancias pertinentes. 4. Con el fin de cumplir las directrices externas, así como el fortalecimiento del concepto de ONE UN, se le dará prioridad a la visibilidad del Fondo, que agrupa al Gobierno de España y a las Naciones Unidas, mientras que las contrapartes nacionales se agruparán en la visibilidad al Pabellón Nacional del Gobierno de Costa Rica. El uso individualizado de los logos se ampliará en el apartado definido para tal fin. 5. Los objetivos de comunicación que se impulsarán desde su desarrollo estratégico serán: •
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Incrementar los procesos de sensibilización pública y apoyo para los ODM en el país. La participación y vinculación ciudadana en los programas conjuntos con miras a propiciar el cumplimiento de los ODM en el país. Fortalecer la rendición de cuentas y transparencia hacia todos los socios estratégicos de los programas. 3 B.
Estructura de la comunicación 6. La estructura de comunicación plantea la conformación de dos niveles distintos de gestión de la comunicación que estarán bajo la supervisión del Comité Directivo Nacional: el Nivel Asesor y el Nivel Ejecutor. 7. El Comité Directivo Nacional tendrá la potestad de: a. Aprobar o desaprobar la estrategia de comunicación de los Programas Conjuntos propuestos por los Grupos Asesores de Comunicación. b. Evaluar el avance en la implementación de la estrategia de comunicación para los Programas Conjuntos. c. Identificar oportunidades y solicitar a los Grupos Asesores el desarrollo de acciones para responder a nuevas necesidades de comunicación. d. Resolver cualquier diferencia en asuntos de comunicación que entre las contrapartes se haya presentado y que no se hubiese resuelto en instancias previas. 8. Nivel Asesor: Se crearán Grupos Asesores de Comunicación para cada Programa Conjunto que estará conformado por: a. Oficiales de Comunicación de la OCR y agencia líder de Naciones Unidas. b. Oficial de Comunicación de institución gubernamental líder. 4 c. Oficial de Comunicación o punto focal de Gobierno de España / AECID. d. Coordinador de Programa Conjunto. e. Otras agencias e instituciones involucradas que deseen participar. Los grupos serán coordinados por la OCR. 9. Las funciones de de estos grupos serán: a. Proponer y discutir las estrategias de comunicación de cada programa conjunto. b. Evaluar el avance de las estrategias de comunicación de cada Programa Conjunto. c. Acordar y definir acciones de comunicación diseñadas para responder a los requerimientos indicados por el Comité Directivo Nacional. d. Identificar nuevos ámbitos y oportunidades de acción. 10. Las acciones de los grupos son fundamentalmente de asesoría, mientras la ejecución corresponderá al nivel ejecutor. 11. Cada grupo se reunirá una vez cada tres meses o en caso extraordinario cuando dos o más de las contrapartes así lo consideren. Dichas reuniones podrán ser presenciales o podrán realizarse por vías tecnológicas. a. Nivel Ejecutor 12. Nivel Ejecutor: la ejecución de las estrategias de comunicación estará a cargo de cada Programa Conjunto con el apoyo de las instancias participantes y el/la Asistente de Comunicación de Programas Conjuntos de la OCR. 13. Este nivel tendrá la función de: •
Ejecutar la estrategia de comunicación para el respectivo Programa Conjunto previamente discutida por los niveles asesores. •
Coordinar y aplicar acciones de comunicación diseñadas para responder a los requerimientos indicados por los Grupos Asesores de Comunicación. •
Identificar nuevas propuestas y oportunidades de acción. •
Integrarse al comité técnico de cada programa conjunto. •
Realizar el registro fotográfico de las actividades organizadas en el marco de los Programas Conjuntos. 5 C.
Visibilidad de las contrapartes a. El logo 14. Con el fin de cumplir con las sugerencias del Secretariado del FODM, se le dará prioridad a la visibilidad del logo del Fondo, que agrupa al Gobierno de España y a las Naciones Unidas, mientras que las contrapartes nacionales se agruparán en la utilización del Pabellón Nacional del Gobierno de Costa Rica. 15. Por tanto los logos primordiales que se utilizarán para la visibilidad directa de los Programas Conjuntos serán dos: el logo del Fondo y el de Gobierno. Éstos se colocarán preferiblemente en la parte superior o cabecera del producto en el siguiente orden: Gobierno de Costa Rica y Fondo. 16. En el caso de publicaciones o productos comunicacionales financiados o encargados a una o varias de las contrapartes se mantendrá el mismo criterio del uso principal de ambos logos, pero con la salvedad que podrán colocar su propio logo en contraportada, sección interna u otro sitio distinto de los logos principales. 17. En el caso de vídeos, cuñas y otros materiales audiovisuales se mantendrán las mismas disposiciones con respecto al uso de logos y menciones de las organizaciones, enfatizando a las contrapartes principales. Sin embargo sí se podrá mencionar a agencias y otras instituciones siempre y cuando no se ubiquen en la misma categoría de las contrapartes principales, identificando de izquierda a derecha a instituciones gubernamentales y luego a instancias de Naciones Unidas. b. Producción de materiales y menciones 18. Los productos comunicacionales elaborados en el marco de los Programas Conjuntos del Fondo enfatizarán en el posicionamiento del nombre del Programa Conjunto, el Gobierno de Costa Rica, y el Fondo en representación del Gobierno de España y la Organización de las Naciones Unidas. Sin embargo se permitirá la mención a las contrapartes individuales siempre y cuando éstas no compitan ni se coloquen al mismo nivel que las contrapartes globales. 19. Los productos comunicacionales y publicaciones respetarán las directrices vigentes de Naciones Unidas sobre derechos de autor. 20. En la medida de lo posible las publicaciones seguirán los lineamientos contenidos en el Libro de Marca de Programas Conjuntos. 6 21. La elaboración de materiales pertenecientes a los programas deberá ser puesta a conocimiento del Comité Técnico de Programa. 22. La autorización de publicaciones en los Programas Conjuntos deberá ser analizada con el Coordinador del Programa, la agencia e institución líderes. Cada contraparte dispondrá de un máximo de 72 horas para dar sus observaciones y recomendaciones a las publicaciones. D.
Organización de actividades 23. La definición y conceptualización de actividades de promoción de las acciones y resultados de los Programas Conjuntos corresponden a los comités directivos y técnicos de los Programas Conjuntos, para lo cual deben observar las siguientes disposiciones: a. La formalización de las actividades a nombre de los Programas Conjuntos debe realizarse como un acuerdo en firme de los comités técnicos y con conocimiento del CDN. . b. Las invitaciones a la actividad deben contemplar sólo los logos del Gobierno de Costa Rica y del Fondo. Los programas, presentaciones y demás materiales deben utilizar también ambos logos. c. La conformación de la mesa principal, orden de las presentaciones, agenda de la actividad será trabajada conjuntamente entre los comités definidos para la organización de las actividades. d. La convocatoria de medios de comunicación, en caso que sea requerido y recomendado por los grupos de comunicación, debe realizarse utilizando las mismas disposiciones de visibilidad y uso de los logos. E.
Gestión de medios 24. La gestión de prensa para la cobertura de actividades se ejecutará de acuerdo a lo dispuesto en los planes de comunicación, recomendaciones de los grupos asesores y solicitudes del Comité Directivo Nacional. 25. Las solicitudes de entrevista de parte de los medios de comunicación sobre asuntos específicos de los Programas Conjuntos podrán ser respondidas por las contrapartes de acuerdo con sus especialidades y acciones temáticas. Sin embargo, las consultas referentes a avances globales, grado de cumplimiento, monitoreo de acciones, posibles irregularidades y otros asuntos políticos o que supongan riesgo para la imagen del programa deberán ser trasladados al Oficial de Comunicaciones de la Oficina de 7 Coordinación quién valorará la situación específica y dará una recomendación para la atención de las consultas. (Ver también apartado de voceros) 26. La gestión de medios de comunicación para actividades conjuntas, informes de avance u otros temas operativos se realizará de manera conjunta entre las organizaciones participantes y con la coordinación del Asistente de Comunicación para Programas Conjuntos. 27. Toda solicitud de cobertura de prensa para actividades específicas que propongan las organizaciones participantes, deberá ser trasladada al Asistente de Comunicación para Programas Conjuntos, quién lo analizará con la Oficina de Coordinación del SNU, para lo cual se evaluará la posibilidad de trabajo con los medios y brindará su recomendación a los solicitantes. 28. De aceptarse la recomendación, el Asistente de Comunicación para Programas Conjuntos elaborará una propuesta de estrategia de gestión de medios, que será presentada de manera inmediata al equipo de trabajo solicitante. 29. El Asistente de Comunicación para Programas Conjuntos coordinará y canalizará toda información que se envíe a periodistas o medios de comunicación colectiva. 30. En la medida de lo posible se atenderá a los periodistas de acuerdo a los tiempos requeridos por los propios medios de comunicación, considerando las emisiones diarias de radio y televisión, así como los cierres de edición de la prensa. Se procurará que la respuesta a medios no sobrepase las 24 horas de espera. 31. En la medida de lo posible, La Oficina de Coordinación se encargará de monitorear las grabaciones o publicaciones resultado de las entrevistas y las archivará. Dichos archivos deberán estar disponibles para la consulta de las contrapartes. F.
Competencias de los Voceros a. Voceros Globales 32. Los miembros del Comité Directivo Nacional serán los Voceros Oficiales de los Programas Conjuntos en el país, en temas relativos a la globalidad de las Ventanas o en casos particulares de los programas en que así se requiera. 33. Únicamente los Representantes del Comité Directivo Nacional o sus delegados, podrán dar opiniones a nombre del Gobierno, Donante o Naciones Unidas ante los medios de comunicación en relación con hechos sensibles de índole social, política, ambiental, 8 cultural o de otra área que afecten directamente los intereses de los Programas Conjuntos. 34. Cuando se requiera una intervención sobre un tema complejo o sensible, en la medida de lo posible se contactará de previo a los demás integrantes del Comité Directivo Nacional para coordinar una respuesta articulada y consensuada. En caso de no ser posible, se informará de inmediato sobre las declaraciones brindadas y sus posibles impactos. b. Voceros de Programas 35. Para cada Programa Conjunto se definirá un equipo de voceros que estará integrado por: a. La instancia líder del Gobierno. b. La agencia líder de Naciones Unidas c. Un representante de otra contraparte, en caso de ser necesario. 36. Los voceros de cada Programa Conjunto podrán dar opiniones sobre hechos relativos a cada Programa Conjunto, sin embargo éstos deben enmarcarse en sus competencias y áreas de incidencia. 37. Luego de cada participación, el vocero designado informará al Grupo de Comunicación de cada programa sobre la intervención y éste lo comunicará al resto de las contrapartes. 38. Cuando se requiera una intervención sobre un tema complejo o sensible, en la medida de lo posible el vocero contactará con el Oficial de Comunicación de la Oficina de Coordinación para obtener guías o recomendaciones para la participación. 39. En circunstancia que lo amerite, el Oficial de Comunicaciones de la Oficina de Coordinación pondrá en conocimiento del Comité Directivo Nacional aquellas participaciones mediáticas que considere críticas o relevantes y podrá recomendar además que su atención sea asumida por un vocero del Comité Directivo Nacional. 40. En caso que un vocero reciba una consulta que no corresponde con el área de trabajo de la organización, éste remitirá el contacto a la Oficina de la Coordinadora Residente para la atención de la consulta. 41. Los Grupos Asesores de Comunicación procurarán generar oportunidades de capacitación para el entrenamiento de los voceros en temas de gestión de medios de comunicación. 9 G. Sobre divergencias y aspectos no considerados en este protocolo 42. En caso de divergencias o situaciones no consideradas en el presente protocolo se acudirá a los Grupos Asesores de Comunicación para la valoración, discusión y toma de decisiones. 43. En caso que los Grupos Asesores de Comunicación lo consideren necesario sus interpretaciones, valoraciones o resolución de divergencias, podrán ser agregadas al presente protocolo. 10