Manual de Procedimientos - Unidades Tecnológicas de Santander

P – SS - 01
1.
SOPORTE AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PAGINA 1
DE: 4
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE CAMBIOS DE DOCUMENTOS DEL
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
VERSION: 11
OBJETO
Establecer el procedimiento para controlar el cambio, la revisión, aprobación y distribución de
los documentos del Sistema de Calidad.
2.
DEFINICIONES
Términos relativos a la documentación:
Información: Datos que poseen significado.
Documento: Información y su medio de soporte; los documentos pueden ser registros,
procedimientos documentados especificaciones, libros, normas, dibujos, Planos, informes.
Documentos Internos: son los manuales, procedimientos, instructivos y registros que hacen
parte del sistema integrado de gestión, estos documentos son elaborados, revisados y
aprobados por las Unidades Tecnológicas de Santander.
Documentos externos: son originados por un ente externo, se refiere a especificaciones, planos,
normas, leyes, decretos, acuerdos, resoluciones y/o cualquier documento relacionado con el
usuario o el desarrollo de contratos, proyectos que no son elaborados por las UTS pero que
afectan las actividades de los procesos del Sistema Integrado de Gestión.
Registro del Sistema: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia
de las actividades desempeñadas.
Archivo Histórico: Sitio ubicado en la sede central destinado para la ubicación de los
documentos o registros de los procesos que hayan superado su tiempo de retención en las
dependencias pero que se deben conservar en la institución de acuerdo a los tiempos
establecidos por la tabla de retención documental
Documentos Obsoletos: Es aquel documento cuya versión ya no esta vigente.
Copia Controlada del Documento: Es aquella copia cuya circulación interna será verificada por
medio de registros y actualizada cuando exista modificación, no puede reproducirse parcial o
totalmente
Copia no Contralada del Documento: Ejemplar de un documento con las mismas características
del original para el cual no se requiere el control de los cambios que se ejecuten. Estos se
emiten con fines informativos. Se realizaran copias del mismo cuando el dueño del proceso
autorice.
Especificación: documento que establece requisitos.
Instructivo: Documento del Sistema Integrado de Gestión que describe las actividades en forma
secuencial y lógica, que requiere una función específica de la Institución.
Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema
Unidades Tecnológicas de Santander.
Integrado de Gestión de las
Plan de Calidad: Documento que específica que procedimiento y recursos asociados deben
aplicarse, quien debe aplicarlos y cuando debe aplicarse como además que se debe
inspeccionar y controlar.
Procedimiento: Documento que establece la forma específica para llevar a cabo un conjunto de
actividades que hacen parte de un proceso. Describe que debe hacerse, quien debe hacerlo,
cuando, como y donde se hace y/o registro(s) si corresponden.
ELABORADO POR: Soporte al SIGUTS
REVISADO POR: Soporte al SIGUTS
APROBADO POR: Asesora de Planeación
FECHA DE APROBACION: Septiembre 2010
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SOPORTE AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
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DE: 4
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE CAMBIOS DE DOCUMENTOS DEL
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
VERSION: 11
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que transforman entradas en
resultados.
Revisión: Análisis crítico del documento realizado por una persona técnicamente preparada
para ello, la revisión es de carácter técnico y metodológico.
Versión: Copia del documento que indica el estado actual de la revisión del mismo.
3.
RESPONSABLE
La Oficina de Soporte al Sistema
Integrado de Gestión, es la responsable de la
implementación, divulgación y control a los documentos del Sistema Integrado de Gestión.
Todos los responsables de los procesos, Directivos, Jefes de Oficina, Decanos, Profesionales
Universitarios y Coordinadores son responsables por la aplicación de este procedimiento.
4.
DESARROLLO
No.
Actividad
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTRO
1
Manifiesta la necesidad de cambiar un
documento, justificando las razones por las
cuales
Responsable del
proceso
R-SS-03
2
3
4
5
6
Revisa la solicitud de cambio en los documentos
y presenta para aprobación del Representante
Oficina de Soporte
de la Dirección.
al SIGUTS
S aprueba: Continua actividad 3
NO aprueba: termina el procedimiento
Programar una reunión con el responsable del
proceso y personas que intervienen en el
Oficina de soporte
documento para la revisión y/o cambio del
al SIGUTS
mismo; teniendo en cuenta que, debe
presentarse el ajuste a manera de BORRADOR.
Distribuir vía email el BORRADOR del
documento revisado en la reunión, a cada uno
de los asistentes para sus observaciones y
Oficina de soporte
ajuste final. Este BORRADOR estará en revisión
al SIGUTS
dentro de los siguientes 15 días hábiles a partir
de la fecha de la reunión para su aprobación,
divulgación y aplicación.
Presentar el documento para la aprobación del Oficina de soporte
Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.
al SIGUTS
Registrar el documento aprobado en el listado
Auxiliar de Calidad
maestro de documentos.
ELABORADO POR: Soporte al SIGUTS
REVISADO POR: Soporte al SIGUTS
R-SS-03
R-SS-03
R – SS- 01
APROBADO POR: Asesora de Planeación
FECHA DE APROBACION: Septiembre 2010
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DE: 4
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE CAMBIOS DE DOCUMENTOS DEL
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
VERSION: 11
No.
Actividad
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTRO
7
Existen copias de versión anterior del documento
en los centros de copiado?
SI: Continúa actividad 8
NO: Continúa actividad 9
8
Recoger y destruir el documento anterior en los
centros de copiado y reemplazar por la versión Auxiliar de Calidad
actualizada.
R – SS - 02
9
10
Actualizar la base de datos del Sistema
Integrado de Gestión, con la nueva versión y
Auxiliar de Calidad
publicar en el acceso directo ”Manual de
Procedimientos y Registros”
Informar por escrito al responsable(s) del
proceso(s), la nueva versión publicada dejando
evidencia del cambio; además se retira la versión
Oficina de soporte
anterior si se tiene copia de éste.
al SIGUTS
(Para Organismos externos que soliciten un
documento, se deja evidencia de la entrega en el
formato R-SS-02, como copia no controlada).
R – SS - 02
Fin del Procedimiento.
5.
CONTROL DE CAMBIOS
VERSION
04
05
06
DESCRIPCIÓN
Se incrementó la actividad 16, para la
publicación de archivos. Se tomaron en
cuenta
definiciones
técnicas
del
sistema.
Se modificaron las actividades: 10, 14 y
17. Además se detalla en el numeral 20,
la aplicación del soporte en medio
magnético, de la copia de seguridad de
la información del servidor.
Se ajusta la actividad 18, aclarando la
información del cambio y el retiro del
documento obsoleto; además se
menciona el control cuando la solicitud
es externa. (se actualiza el nombre del
proceso)
VERSION
ELABORADO POR: Soporte al SIGUTS
DESCRIPCIÓN
REVISADO POR: Soporte al SIGUTS
NUMERO DE
SOLICITUD DE
CAMBIO
FECHA
51
Junio de 2007
67
Septiembre
de 2007
126
Diciembre de
2007
NUMERO DE
SOLICITUD DE
CAMBIO
FECHA
APROBADO POR: Asesora de Planeación
FECHA DE APROBACION: Septiembre 2010
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SOPORTE AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
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DE: 4
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE CAMBIOS DE DOCUMENTOS DEL
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
VERSION: 11
07
De acuerdo al nuevo mapa de procesos
Gestión de la Calidad, (Nivel de Apoyo)
se identifica como Soporte al Sistema
de Gestión de Calidad
129
Enero de
2008
08
Se ajusta el procedimiento debido al
daño del servidor del programa.
178
Octubre de
2008
09
Ajustes a la norma NTC GP 1000-2004
187
Enero de
2009
189
Marzo de
2009
215
Septiembre
de 2010
10
11
Ajuste de códigos de Registros de uso
en el procedimiento y/o código en el
listado maestro de documentos
Ajuste del procedimiento en las
actividades por cambios en la
operatividad del SIGUTS
ELABORADO POR: Soporte al SIGUTS
REVISADO POR: Soporte al SIGUTS
APROBADO POR: Asesora de Planeación
FECHA DE APROBACION: Septiembre 2010