Los Organigramas - Aula Virtual FCEQyN

Los Organigramas
Sistemas de organización que se
representan en forma intuitiva y con
objetividad
Organigrama
Carta de organización
Cuadro sintético
Aspectos importantes de una estructura de organización
Principales funciones y sus relaciones
Canales de supervisión
Autoridad relativa de cada empleado encargado de su
función respectiva
¿Para qué sirve un organigrama?
La división de funciones.
Los niveles jerárquicos.
Las líneas de autoridad y responsabilidad.
Los canales formales de comunicación.
La naturaleza lineal o staff del departamento.
Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.
Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la
empresa y en cada departamento o sección.
Requisitos
Deben ser muy claros
Deben tener un número limitado de cuadros y de puestos
con el objeto de ayudar a la estructura administrativa de la
empresa
Los cuadros deben quedar separados entre sí por espacios
Los organigramas no deben comprender ordinariamente a
los trabajadores o empleados
Los más frecuente es comenzar con el Director, o Gerente
General y terminarlos con los jefes o supervisores del último
nivel
Limitaciones
muestra las relaciones formales de autoridad
omite las múltiples relaciones informales de una
empresa típicamente organizada
relaciones de autoridad vs. posición en la
empresa
niveles en la gráfica no siempre coinciden con
niveles de importancia en la empresa
Principios de los organigramas
Unidad de Mando
Es un principio sostiene que cada persona, para la ejecución de sus
funciones, sólo debe recibir órdenes de un jefe. Esto se refleja en el
organigrama al conectar un entegrama de nivel superior con otros de
niveles inferiores inmediatos, de modo que un jefe tenga autoridad
sobre un grupo de subordinados, y que éstos no reciban órdenes más
que de ese jefe, de lo contrario se produciría un error denominado
“Dualidad de Mando”.
”Un empleado no puede estar subordinado a más de un jefe.”
Alcance del Control
Un jefe no puede tener al mando más subordinados que la cantidad
que es capaz de manejar. Las limitaciones de dirección pueden ser
técnicas, físicas (o ambas) y afectan al desempeño en su conjunto.
Homogeneidad Operativa
No hay que establecer una tarea a un cargo que no le corresponde.
Delegación Efectiva
Saber delegar tareas y funciones para que se puedan realizar mejor.
Simbología
Entegrama:
representación gráfica de cada unidad orgánica de la estructura formal.
Se refiere a cada uno de los rectángulos que componen la gráfica y su inscripción.
Se recomienda que todos los entegramas tengan la misma medida.
Líneas de autoridad o dependencia jerárquica:
son aquellas que relacionan jerárquicamente a los entegramas. Se identifican
visualmente ya que éstas son líneas llenas y en dirección vertical.
Líneas de dependencia funcional: son aquellas que relacionan funcionalmente (por
función o tarea que desempeña) los entegramas. Se grafican con líneas llenas y en
dirección horizontal.
Líneas de asistencia técnica o asesoramiento o de staff: si bien las situaciones
normales definen relaciones jerárquicas entre posiciones de una organización,
pueden existir también relaciones funcionales, en razón de asistencia técnica o
asesoramiento o staff, las cuales se grafican con línea punteada horizontal.
Se utilizan en los casos en que se quiera representar una relación líneo-funcional,
líneo-asesora o de staff.
Terminología
Línea de Mando: es el número de subordinados que reportan directamente
a un administrador determinado
Estructura organizacional vertical: se caracteriza por tener una línea de
mando angosta y muchos niveles jerárquicos.
Estructura organizacional horizontal: está caracterizada por una línea de
mando amplia y pocos niveles jerárquicos.
Excesiva departamentalización: cuando la estructura es demasiado plana,
es decir, excesiva diferenciación horizontal.
Excesiva burocracia: en la estructura existen demasiados niveles
jerárquicos, con lo cual la diferenciación vertical es excesiva.
Contenido Del Organigrama
1. Títulos de descripción condensada de las
actividades.
2. Nombre del funcionario que formuló las cartas.
3. Fecha de formulación.
4. Aprobación (del presidente, vicepresidente
ejecutivo, consejo de organización, etc.).
5. Leyenda (explicación de líneas y símbolos
especiales)
Clases de organigramas
1. Según la forma como muestran la estructura son:
a. Analíticos
Analíticos:: suministran información detallada. Se
destinan al uso de los directores, expertos y
personal del estado mayor.
b. Generales:
Generales: se limita a las unidades de mayor
importancia. Se les denominan generales por ser los
más comunes.
c. Suplementarios
Suplementarios:: se utilizan para mostrar una
unidad de la estructura en forma analítica o más
detallada. Son complemento de los analíticos.
Clases de organigramas
Los organigramas pueden ser:
Verticales
Horizontales
Circulares
Escalares
Organigrama vertical
Representa una pirámide jerárquica, donde las unidades
se desplazan, según su jerarquía, de arriba abajo en una
graduación jerárquica descendente
Organigrama horizontal
Son una modalidad del organigrama vertical,
representan las estructuras con una
distribución de izquierda a derecha.
En este tipo de organigrama los nombres de
las figuras se colocan en el dibujo sin
recuadros, aunque pueden también
colocarse las figuras geométricas
Organigrama horizontal
Organigrama funcional
Ventajas:
Ventajas:
Siguen la forma normal en que acostumbramos
leer.
Disminuyen en forma muy considerable el efecto
de triangulación.
Indican mejor la longitud de los niveles por donde
pasa la autoridad formal.
Desventajas:
Desventajas:
Son pocos usados en la práctica, los nombres de
los jefes aparecen demasiado apiñados, por lo
tanto, poco claros.
Organigrama Escalar
Este tipo de organigramas no utiliza recuadros para los
nombres de las unidades de la estructura, sino líneas
encima de los cuales se colocan los nombres. Cuando una
línea sale en sentido vertical de una línea horizontal,
muestra la autoridad de esta ultima
Ventajas:
Pueden usarse, para mayor claridad, distintos
tipos de letras.
Desventajas:
Estos organigramas son poco usados todavía, y
aunque resultan muy sencillos, carecen de la
fuerza objetiva de aquellos que encierran cada
nombre dentro de un cuadro, para destacarlo
adecuadamente.
Organigrama circular o
concéntrico
Los niveles jerárquicos se muestran mediante
círculos concéntricos en una distribución de
adentro hacia a afuera. Este tipo de organigrama
es recomendado por la practica de las relaciones
humanas, para disipar la imagen de subordinación
que traducen los organigramas verticales
Ventajas:
· Señalan muy bien, forzando a ello, la importancia
de los niveles jerárquicos.
· Eliminan, o disminuyen al menos, la idea del
status más alto o más bajo.
· Permiten colocar mayor número de puestos en el
mismo nivel.
Desventajas:
Resultan confusos y difíciles de leer; no permiten
colocar con facilidad niveles donde hay un solo
funcionario y fuerzan demasiado los niveles.
Organigrama Mixto
En este tipo de organigramas se puede mezclar los tres
tipos de organigramas anteriores (Vertical, Horizontal,
Circular) en uno sólo.
Este clase de organigrama es apto en empresas tienen
bajo su administración un alto volumen y complejidad de
puestos.
Se busca con ello, la optimización del espacio en el que se
encuentran trabajando, de herramienta para poder
reconocer los diversos puestos que utiliza la organización
Organigrama Mixto
Ventajas
Son los más usados y los mas fácilmente comprendidos
Indican objetivamente las jerarquías del personal
Desventajas
Se produce el llamado “efecto de triangulación”
(luego de 2 niveles, es muy difícil indicar los puestos inferiores)
Esquema maestro comprende hasta el primer nivel lineal y
staff de la empresa
Esquema suplementario para cada división, departamento o
sección
En caso de numerosos subordinados a un jefe, se colocan
uno sobre otro, ligados por la línea de autoridad y
responsabilidad que corre a un lado
Símbolos y referencias en un organigrama
Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad
formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica.
Las líneas llenas verticales indican
autoridad sobre.
Las horizontales señalan
especialización y correlación
Cuando la línea llena cae sobre la parte
media y encima del recuadro indica
mando
Cuando la línea llena se coloca a los lados de
la figura geométrica indica relación de apoyo
Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas
que indican relación de coordinación y
relaciones funcionales
Figura Geométrica con un recuadro indica
condición especial o autónoma
Las líneas con zigzagueos al final y una flecha indican
continuación de la estructura
Los círculos colocados en espacios especiales del
organigrama con un número en su interior, indican un comité
en el que participan todas las unidades señaladas con el
mismo número
Organigrama real
Ejercicio Nº 1 – Todo Uso S.R.L
Objetivos: Documente por medio de un organigrama la información que se detalla a
continuación. Detecte errores y realice sugerencias si considera necesario.
La empresa "Todo Uso S.R.L." se dedica a la fabricación y comercialización de juguetes,
artículos para el hogar e insumos de oficina. Se encuentra bajo la dirección de la
Gerencia General, integrada por las Gerencias de: Producción, Recursos Humanos y
Ventas.
La gerencia de Ventas se encuentra dividida en un departamento y una sección. El
departamento (Vendedores) está a cargo de los vendedores tanto internos como
externos. La sección que posee la Gerencia de Ventas, se dedica exclusivamente a la
facturación de las ventas, mediante un sistema provisto por el gerente de Recursos Humanos.
La Gerencia de Producción se encuentra departamentalizada por productos, lo cual facilita la
administración y división de las tareas a realizar. La compra de materia prima de los
departamentos, se realizan mediante la sección Compras, que depende directamente de la
Gerencia de Producción.
La Gerencia de Recursos Humanos, se encuentra dividida en una sección Reclutamiento (con
una oficina de Búsqueda), y un departamento de Capacitación. En este último se
encuentran dos secciones (Orientación y Perfeccionamiento), cumpliendo así, las tareas que
le son propias.
Las tareas de registro contable, fueron terciarizadas al estudio contable "Alanis S.A.". Además,
la Gerencia General posee un asesor en materia contable que ayuda a controlar los
resultados de la consultora contratada.
Ejercicio Nº 1 – Todo Uso S.R.L
2 – Ejercicio Nº 2 – D & H
Objetivos: Documente por medio de un organigrama la información que se
detalla a continuación. Detecte errores y realice sugerencias si considera
necesario. Agregar 2 asesorías.
Germán Vázquez es el presidente de una empresa llamada Design & Harmony que se
dedica a la fabricación y comercialización de muebles para el hogar. La empresa trabaja en
Capital Federal, en Gran Buenos Aires y en las principales capitales del interior del país. Entre
sus productos se pueden encontrar: sillones, mesas, poltronas y escritorios (entre otros).
El negocio cuenta con un Gerente General, Andrés Steinberg, encargado de supervisar el
correcto funcionamiento de la empresa. De su Gerencia se desprenden varias gerencias más.
La Gerencia de Comercialización se encuentra departamentalizada por productos. Posee
además una Oficina de Publicidad y una sección para la zona geográfica de Gran Buenos Aires.
La Gerencia de Producción se encuentra departamentalizada por funciones.
Además, de la Gerencia General depende una sección de seguridad. Esta sección posee a su
cargo una oficina de mantenimiento.
La Gerencia Administrativa se encuentra dividida en dos secciones: una para Cobranzas y
Pagos y otra para Liquidaciones de Sueldos. Posee una asesoría contable a cargo de Carolina
Martínez.
La Gerencia de Sistemas posee una sección de programación y también una oficina de
investigación. El Gerente de Sistemas es asesorado por Esteban Ponce, arquitecto de desarrollo
de software.
Depende también, del Gerente General, una sección de control de calidad. Germán es
asesorado en materia legal por Agustín Fernández.
2 – Ejercicio Nº 2 – D & H