Descuentos por Pronto Pago

Descuentos por Pronto Pago
PRO-25-3-01-12
MACROPROCESO
Gestión Financiera
NIVEL 1
Gestión de Egresos
FECHA PUBLICACIÓN 10/12/2015
NIVEL 2
Gestión Cuentas por Pagar
1.
Tabla de Contenido
OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2
2.
ALCANCE ...................................................................................................................................... 2
3.
NORMATIVIDAD .......................................................................................................................... 2
4.
5.
3.1.
Directrices ........................................................................................................................... 2
3.2.
Lineamientos ....................................................................................................................... 2
RESPONSABILIDADES................................................................................................................... 2
4.1.
Responsable del Proceso..................................................................................................... 2
4.2.
Responsabilidades ............................................................................................................... 2
DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................. 3
5.1.
Diagrama de flujo – Descuentos por Pronto Pago .............................................................. 3
5.2.
Descripción de actividades - Descuentos por Pronto Pago................................................. 3
6.
DEFINICIONES .............................................................................................................................. 4
7.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................. 4
8.
INDICADORES .............................................................................................................................. 4
9.
RIESGOS ....................................................................................................................................... 4
10. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................... 4
11. APROBACIÓN ............................................................................................................................... 4
Dirección de Planeación y Evaluación
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Gestión Financiera
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Gestión Cuentas por Pagar
NIVEL 1
Gestión de Egresos
1. OBJETIVO
Realizar los descuentos de las facturas de los proveedores que accedieron al beneficio por
medio de la plataforma Pronto Pago.
2. ALCANCE
Inicia descargando el archivo de las facturas que no se han pagado y finaliza con la
realización del giro.
3. NORMATIVIDAD
3.1. Directrices
No aplica.
3.2. Lineamientos
 Todos los proveedores de La Universidad que se encuentren inscritos en la plataforma
de Pronto Pago pueden acceder al beneficio.
 El descuento será aplicado en la factura antes del IVA.
 Si la aceptación del descuento se realiza miércoles, jueves o viernes, el martes
siguiente será abonado a la cuenta.
 Si la aceptación del descuento se realiza un lunes y martes, el jueves siguiente será
abonado a la cuenta.
 No se pueden fraccionar las facturas para aplicar el descuento.
 Solo se puede ingresar a la plataforma con el login y contraseña otorgados por la
Universidad.
4. RESPONSABILIDADES
4.1. Responsable del Proceso
Jefe de tesorería
4.2. Responsabilidades
Asistente financiero de Tesorería:


Descargar el archivo de facturas por pagar en SAP y subirlas a la plataforma Pronto Pago.
Realizar el giro.
Coordinador de egresos:

Cargar en SAP la información de para generar los descuentos.
Contabilidad:
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Gestión Financiera

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Gestión Cuentas por Pagar
NIVEL 1
Gestión de Egresos
Realizar compensación del documento de la factura contra el documento de la nota de
crédito de aplicación del descuento.
Proveedor:



Inscribirse a la plataforma de Pronto Pago.
Elegir las facturas en las que desea que le apliquen el descuento.
En caso de alguna duda o inconveniente el proveedor debe comunicarse por medio del
correo electrónico [email protected] o por teléfono a la extensión 7412
Opción 4.
Proveedor de plataforma:

Informar las facturas con descuentos aplicados.
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
5.1. Diagrama de flujo – Descuentos por Pronto Pago
5.2. Descripción de actividades - Descuentos por Pronto Pago
ENTRADA
Necesidad de acceder al beneficio
PROVEEDOR
Proveedor
SALIDA
Factura pagada con descuento
CLIENTE
Proveedor
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Descarga diariamente de SAP el archivo
con las partidas abiertas de cuentas por Asistente financiero
pagar a proveedores.
1
Descargar archivo
2
Hacer
cruce
proveedores
3
Subir facturas
plataforma
4
El proveedor revisa la notificación
Revisar
correo recibida
por
correo
electrónico
Proveedor
informando de facturas informándole
que
tiene
facturas
disponibles para acceder al descuento.
5
Seleccionar
facturas Selecciona las facturas a las cuales les
Proveedor
para descuento
quiere aplicar el descuento.
6
Enviar
listado
proveedores
descuentos
de
a
SISTEMA
DOCUMENTOS
SAP
Hace cruce entre los proveedores
descargados y los proveedores inscritos Asistente financiero
en la plataforma.
la Sube facturas pendientes de pago a la
Asistente financiero
plataforma.
de
Al día siguiente envía un archivo von el Proveedor
con
listado de los proveedores que aplicaron a plataforma
de
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Gestión Cuentas por Pagar
NIVEL 1
Gestión de Egresos
los descuentos con qué facturas y el valor
del descuento.
Cargar información
Cargar la información a SAP por medio de
Coordinador
una plantilla multipropósito para generar
Egresos
los descuentos.
8
Realizar compensación
Realiza
una
compensación
del
documento de la factura contra el
Contabilidad
documento de la nota de crédito de
aplicación del descuento.
9
Realizar giro
Realiza el giro el siguiente martes o jueves
Asistente financiero
según corresponda.
7
de
SAP
6. DEFINICIONES
 Descuento: servicio que ofrece la Universidad de los Andes a sus proveedores únicamente
autorizado por ellos para aplicar un descuento a sus facturas si el pago de las mismas se realiza
de manera anticipada a la fecha programada.
 Pronto Pago: Plataforma que le permite a los proveedores negociar sus facturas para que
sean canceladas antes de la fecha programada de pago.
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
No aplica.
8. INDICADORES
No aplica.
9. RIESGOS
OPERATIVO


Aplicar un descuento a un proveedor erróneamente.
Aplicar un descuento a la factura equivocada.
10. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
0
ACTUALIZACIÓN
FECHA
Elaboración
17/09/2015
Publicación
10/12/2015
11. APROBACIÓN
ELABORÓ
NOMBRE
CARGO
FECHA
Rocío Pérez
Ingeniera de procesos
17/09/2015
Dirección de Planeación y Evaluación
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MACROPROCESO
Gestión Financiera
FECHA PUBLICACIÓN 10/12/2015
NIVEL 2
Gestión Cuentas por Pagar
NIVEL 1
Gestión de Egresos
Alberto Poveda
Coordinador de procesos
21/09/2015
Liliana Sanabria
Coordinador de egresos
18/09/2015
Elizabeth Figueroa
Jefe de tesorería
10/12/2015
REVISÓ
APROBÓ
Dirección de Planeación y Evaluación
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