Minuta de la reunión del Comité Operativo de Calidad Minuta: No. 09 Lugar: Edificio 27 sala P.B. Hora de Inicio: 10:10 hrs. Fecha: 20 de junio de 2006 Hora de término: 12:30 hrs. Asistentes: Ricardo Arceo Mijares RAM Luis Barrero Pérez LBP Pedro Lagunas Salgado PLS Nohemí Alvarado Peral NAP F. Manuel Dovalí Ramos MDR Javier Martínez Hernández JMH Miguel Vergara Ibáñez MVI Gabriela Franco Pedroza GFP Sara Olivares Peralta SOP Eduardo Alarcón Muñoz EAM Víctor Álvarez Cortés VAC No asistieron: Sara Paniagua López Leticia Colín Orozco SPL LCO Margarita García Martínez MGM Objetivo de la reunión: Seguimiento de actividades en el COC. Agenda: 1. Procesos del SIGC en PEPSU (MDR) 2. Informes de actividades en el COC 3. Asuntos generales y próxima reunión. Desarrollo de la reunión: Sin iniciar 1. En proceso Terminada PROCESOS DEL SIGC EN PEPSU Procesos del SIGC en el PEPSU MDR 22/jun MDR presentó la herramienta para representación de procesos en PEPSU y el modelo del SIGC comparado con la norma ISO 9001:2000. Presentó el mapa de procesos en sus primeros niveles y el proceso IAT se encuentra ya finalizado. Después de varios cuestionamientos se acuerda que MDR lo envíe al COC y cada uno lo revisará a detalle de ser posible con usuarios de distintos niveles. RESPONSABLE Y FECHA REPORTE DE AVANCE 2. INFORME DE ACTIVIDADES EN EL COC ESTADO ASUNTO COORDINACIÓN GENERAL Y REVISIÓN DEL SIGC. Acuerdo 26 de la tercera revisión por la Dirección: “El COC presentará una recomendación respecto de quién o quiénes (Directores, Gerentes, Investigadores) deben proporcionar e integrar la información de los indicadores de los puntos de control de los procesos [RAM, fecha: 30 junio].” LBP 30 junio Para concluir este acuerdo está pendiente emitir la nueva revisión del proceso RH GFP informó que se trabajó con el miembro del COC que apoya a cada RP para afinar los detalles. 1 Minuta de la reunión del Comité Operativo de Calidad Minuta: No. 09 Lugar: Edificio 27 sala P.B. Hora de Inicio: 10:10 hrs. Fecha: 20 de junio de 2006 Hora de término: 12:30 hrs. 2. INFORME DE ACTIVIDADES EN EL COC ESTADO RESPONSABLE Y FECHA ASUNTO Análisis de la inversión en calidad en el IIE 2ª. Revisión por la dirección del 2006 PLS 07 Mar 06 RAM REPORTE DE AVANCE Se hará un comparativo del ejercicio presupuestal con respecto a instituciones similares al IIE. Se obtendrá información del INLAC y del IMTA No se trato en esta reunión. Se llevó a cabo la reunión el 1 de junio, está pendiente emitir la minuta de la reunión. ASUNTOS CON LOS RESPONSABLES DE LOS PROCESOS. Ajuste en proceso GCP por eliminación de entrada a GP “Programa de publicaciones y registros de Esta semana se reunirán RCR y JMGS RCR/JMGS para tratar este asunto. propiedad intelectual” (Ref. DSM/JMGS/056/2006 - 12 de mayo; DSE/RCR/038/06 - 19 de mayo) Despliegue de objetivos a nivel gerencia. NAP El 19 de julio se solicitó despliegue a nivel gerencias de las divisiones que no han enviado la información a la Dirección Ejecutiva. A esta fecha solo faltan la DEA (22-jun) y la DSM. AUDITORIA INTERNA Atención de Oportunidades de Mejoras detectadas en la auditoría interna del 2005. GFP Jun/06 GFP observó que solo faltan 22 OM y 4 NC. MDR dará seguimiento con Rubén Cariño auditor líder, así como se solicitara a MGM y LCO den seguimiento en las áreas que pertenecen a sus respectivas divisiones para poder concluir el proceso. En la reunión de revisión se generó el acuerdo 16/06: Los directores de división apoyarán el seguimiento para que todos los hallazgos de la auditoría interna del 2005, queden atendidos antes del 30 de junio. AUDITORIA EXTERNA Oportunidades de mejora de la 3ª. Auditoria de vigilancia (mayo, 2005): Se analizaron las OM 1 y 2 y se establecieron acciones para su atención. OM 1: Elaboración de documento con metodología OM 2: -Revisión del MIGC -Revisión de procedimientos y GP Estas acciones coadyuvan a la atención de la OM de segunda auditoria de vigilancia relacionada con el P-COC-012 - Seguimiento de las OM’s de la cuarta auditoria de vigilancia • Hay que asignar las OM´s de la 4ta. Auditoría de Vigilancia (nov/05) para revisarlas. Seguimiento de las OM’s de la quinta auditoria de vigilancia NAP Jun/06 Continúan pendientes de atender las dos OM´s.PLS y NAP se comprometen a finalizar las dos OM´s a fin de mes GFP 30/Abr/06 Continúan pendientes de atender las dos OM´s. GFP 27/jun/06 Se presentó una tabla con una propuesta de responsables para atender las 4 OM´s ANÁLISIS DE INFORMACIÓN DE AUDITORÍAS AL SIGC 2 Minuta de la reunión del Comité Operativo de Calidad Minuta: No. 09 Lugar: Edificio 27 sala P.B. Hora de Inicio: 10:10 hrs. Fecha: 20 de junio de 2006 Hora de término: 12:30 hrs. 2. INFORME DE ACTIVIDADES EN EL COC ASUNTO RESPONSABLE Y FECHA Análisis de información de auditorias para identificar fortalezas, debilidades y proponer mejoras. SPL 13 marzo ESTADO REPORTE DE AVANCE SPL se reunirá con el grupo esta semana. DOCUMENTACIÓN [MIGC, DOCUMENTOS INSTITUCIONALES COC] NAP PLS y NAP enviarán la propuesta la P-COC-010 siguiente semana Jun/06 APOYO A USUARIOS Inducción al SIGC. MDR No se presentaron avances Se terminará el modulo IV y el Video 21-Mar COMUNICACIÓN DEL SIGC Entrada en vigencia del proceso GP rev. 3. Se llevó a cabo la segunda revisión Informar todos los asuntos relevantes del SIGC al personal. SOP del SIGC (1-junio) y se circuló la minuta al CC. Capacitación sobre la norma ISO 17025 (5 al 9-junio). Actualización de objetivos de la calidad (12-junio). Dictamen de la 5a auditoría de vigilancia (13-junio).Se emitieron los resultados de los indicadores del proceso IAT (2005) en la página del SIGC. 3. ASUNTOS GENERALES Y PRÓXIMA REUNIÓN Asuntos generales: Actividad pendiente: elaboración de artículo del SIGC. (NAP, JMH, LBP se comprometen con la actividad) El día de la calidad se llevará a cabo después de la re-certificación. Minutas pendientes: LBP y MVI ya entregaron para revisión sus minutas (4 y 5), están pendientes las minutas de LCO, SPL y MDR (6, 7 y 8). Se solicita enviar las minutas pendientes antes de la siguiente reunión del COC. Del 3 al 5 de julio edif. 27 – 4to piso de 9:00 a 18:00 horas se llevará a cabo el curso de las normas: *ISO10002 Directrices para el manejo de quejas; (Oscar López) *ISO10006 Directrices para la gestión de la calidad en proyectos; (Eduardo del Río) *ISO10014 Directrices para la obtención de beneficios económicos (Juan Millán) Se exhorta a todos los miembros del COC que participen en este curso. Se llevó a cabo el curso de la norma ISO 17025. Del COC asistieron; LCO, NAP, SPL, SOP, GFP, MDR y PLS. Próxima reunión: 11 de julio a las 10:00 horas sala del edificio 27 4to. Piso (por confirmar) Elaboró: NAP Revisó: MGM, GFP, PLS, MVI, LBP, JMH Aprobó: RAM 3