Procedimiento Menor Cuantia

Código: GC-PD-05
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PROCESO GESTIÓN CONTRATACIÓN
PROCEDIMIENTO SELECCIÓN ABREVIADA DE
MENOR CUANTÍA
Fecha: Mayo 13 de 2014
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1. Objetivo: Adquirir bienes y/o servicios requeridos para el cumplimiento de las funciones del Ministerio
del Trabajo, a través de modalidad de Selección Abreviada de Menor Cuantía..
2. Alcance: El procedimiento inicia con la identificación de la necesidad por parte del área que requiere la
contratación y termina con el oficio de legalización dirigido al
a supervisor del contrato,
contrato con el fin de que
inicie el seguimiento y control en la ejecución del mismo.
3. Definiciones:
Certificación de Inexistencia o Insuficiencia de Personal
Personal:: Documento que se expide cuando no
existe personal de planta en el Ministerio, que pueda desarrollar la actividad para la cual se requiere
contratar la prestación
ción del servicio, o cuando el desarrollo de la actividad requiere un grado de
especialización que implica la contratación del servicio o cuando aun existiendo personal en la planta,
éste no sea suficiente.
Acta de Cierre:: Es el documento suscrito una vez se cierra el plazo para la presentación de
propuestas, en el cual se relacionan las ofertas presentadas y los datos más relevantes de las
mismas.
Acto Administrativo de Apertura:
Apertura: Es la resolución mediante la cual se ordena la apertura del
proceso por parte
te del jefe de la Entidad o su delegado
delegado.
Acto Administrativo de Adjudicación:
Adjudicación: Resolución en la cual se plasma el acto de adjudicación del
proceso de selección al proponente favorecido con la más alta evaluación y calificación.
Adenda: Documento mediante el cual se modifica
odifica el pliego definitivo, como consecuencia de las
observaciones presentadas por los proponentes al pliego de condiciones o a las que haya lugar de
oficio por parte de la entidad.
Audiencia Pública: Audiencia abierta al público en la que se discuten temas tales como, el sorteo en
donde se selecciona máximo diez (10) interesados con quienes continuará el Proceso de
Contratación.
Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes
Uniformes: Son bienes y servicios de común
utilización con especificaciones técnicas y patrones de desempeño y calidad iguales o similares, que en
consecuencia pueden ser agrupados como bienes y servicios homogéneos para su adquisición, y a los
que se refiere el literal
ral (a) del numeral 2 del artículo 2 de la ley 1150 de 2007.
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Certificado de disponibilidad presupuestal: C.D.P.: Documento expedido por el responsable del
Grupo de Finanzas y Presupuesto, que respalda una actuación administrativa garantizando la
existencia de una apropiación presupuestal disponible, libre de toda afectación presupuestal y
suficiente para asignar a un objeto determinado, en este caso la suscripción del contrato.
proceso
ceso de selección y con quien se
Contratista:: Persona natural o jurídica a quien se le adjudicó el pro
celebra el contrato.
Contrato:: Documento suscrito entre el MINISTERIO y el proponente favorecido con la adjudicación
del proceso de selección, el cual plasma el acuerdo de voluntades de las partes, fijando los derechos
y obligaciones
bligaciones de las partes, los productos a entregar, los plazos para su liquidación, etc.
Clasificador de Bienes y Servicios es el sistema de codificación de las Naciones Unidas para
estandarizar productos y servicios, conocido por las siglas UNSPSC
DT: Dirección Territorial.
Estudios y Documentos Previos
Previos: Son los documentos que sirven de soporte para la elaboración del
proyecto de pliego y del pliego definitivo, que debe contener todos los elementos técnicos,
económicos, jurídicos, financieros, riesgos de la contratación, garantías y demás elementos
necesarios para determinar
terminar la futura contratación, como el análisis del sector.
Garantías:: Son mecanismos de cobertura establecidos en la ley de contratación para amparar los
riesgos previsibles del contrato o de la seriedad de la oferta.
GGC: Grupo de Gestión Contractual.
Informe de evaluación:: Documento en el cual el Comité Asesor Evaluador presenta la evaluación y
calificación de las ofertas presentadas.
Manifestación de Interés: Expresión clara del interés en participar en el proceso de contratación.
Menor Cuantía: La menor cuantía será hasta 1.000 salarios mínimos legales mensuales y procede
para las entidades que tengan un presupuesto anual superior o igual a 1.200.000 salarios mínimos
legales mensuales.
RP: Registro Presupuestal. Documento expedido por el responsable del Grupo de Finanzas y
Presupuesto, una vez se ha suscrito el contrato por las partes, que compromete el valor por el cual
resulte adjudicado el contrato.
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Plan Anual de Adquisiciones Es un instrumento de planeación contractual que las Entidades
Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar en los términos del presente decreto.
Portal Único de Contratación: Herramienta virtual diseñada por el Gobierno Nacional con el fin de
dar difusión a todas las etapas contractuales de todas las entidades del estado, es de obligatorio uso
por parte de las entidades públicas, correspondiente a: www.contratos.gov.co.
www.contratos.gov.co
4. Generalidades del Proceso de Contratación:
Tenga en cuenta que si se van a adquirir bienes y/o servicios de características técnicas uniformes y de
común utilización, se tendrá como único criterio de evaluación el precio y podrá hacer uso de las siguientes
modalidades de contratación:
Subasta Inversa: La subasta inversa es una puja dinámica efectuada presencial o
electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo
determinado, de conformidad con las reglas previstas en la Ley y/o en los respectivos
pliegos de condiciones.
Bolsas de Productos: La Sociedad Comisionista de Bolsa con el apoyo de la Bolsa
B
Mercantil de Colombia - Exchange, quien es la encargada de realizar el procedimiento,
realiza la gestión comercial motivando a la Entidad Estatal a participar en el Mercado de
Comprass Públicas. La Entidad Estatal ratifica su interés mediante la entrega a la Bolsa
Mercantil de Colombia - Exchange de una carta de intención de la negociación, junto con
la ficha técnica del producto y la ficha técnica de negociación.
A través de estos documentos se detallan las condiciones de la operación y se
establecen las características de los productos que serán adquiridos.
Posteriormente, mediante un proceso plural y competitivo, la Bolsa realiza la rueda de
selección de la Sociedades Comisionistas Miembros de Bolsa (SCB), que actuará por
cuenta de la Entidad Estatal en la celebración de la operación de compra, teniendo como
criterios de selección las ofertas de comisión presentadas por las SCB. En el momento de
la negociación, y con co
conocimiento
nocimiento de los requerimientos establecidos por la Entidad
Estatal, las SCB que actúan por cuenta de los Proveedores, hacen sus ofertas por precio
o cantidad hasta que se selecciona el mejor postor. Una vez celebrada la operación, las
SCB constituyen las garantías de volatilidad de precios y, posteriormente, se realizan las
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entregas de producto y el pago del mismo de acuerdo con las condiciones pactadas.1
Acuerdo Marco de Precios: El Acuerdo Marco de Precios es un contrato entre un
representante de los compradores
compradores y uno o varios proveedores, que contiene la
identificación del bien o servicio, el precio máximo de adquisición, las garantías mínimas y
el plazo mínimo de entrega, así como las condiciones a través de las cuales un
comprador puede vincularse al acuerdo. Generalmente, los compradores se vinculan a un
Acuerdo Marco de Precios mediante una manifestación de su compromiso de cumplir las
condiciones del mismo y la colocación de una orden de compra para la adquisición de los
bienes o servicios previstos en el acuerdo. Colombia Compra Eficiente le compete el
diseño, organización y celebración de los Acuerdos Marco de Precios.2
1.
Selección Abreviada de menor Cuantía:
Publicación del aviso de convocatoria pública y proyecto de pliego de condiciones
con
por un término
mínimo de cinco (5) días hábiles, acompañado de los estudios y documentos previos
respectivos, con el fin de que los interesados presenten observaciones, si
s hay lugar a ello.
2.
Transcurrido el término anterior se publica en el SECOP el acto administrativo
adm
de apertura,
pliego definitivo,, resolución por medio de la cual se conforma el comité asesor y evaluador y
respuestas a las observaaciones (en caso de haberse recibido).
3.
Desde la publicación
ón del proyecto de pliegos, toda la documen
umentación publicada es
susceptible de observaaciones por parte de los interesados, las cuales,
cua
en el evento de
modificar algún aspecto del pliego definitivo, se convierte en adenda.
Una vez realizada la apertura del proceso y dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, los
interesados en participar
ar deben presentar la manifestación de interés
és en participar en el
respectivo proceso; con el fin de conformar la lista de posibles oferentes.
La manifestación de interés en participar es requisito habilitante para la presentación de la
respectiva oferta.
Si se reciben más de diez (10) manifestaciones de interés puede continuar el proceso o hacer un
sorteo para seleccionar máximo diez (10) interesados con quienes continuará el Proceso de
Contratación. Se deberá establecer en los pliegos de condiciones si hay lugar a sorteo y la forma
en la cual lo hará.
1
2
http://www.bolsamercantil.com.co/index.php?option=com_content&view=article&id=105&
http://www.bolsamercantil.com.co/index.php?option=com_content&view=article&id=105&Itemid=65
Guía para entender los Acuerdos Marco de Precios. G-EAMP-01
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En caso de no presentarse manifestación de interés dentro del término previsto, la entidad
declarará desierto el proceso.
4.
El plazo para la presenta
entación de las ofertas comienza una vez conformada
ada la lista y hasta la fecha
de cierre plasmada en loss pliegos.
5.
Una vez vencido el térm
érmino para presentar ofertas se procede con la eva
valuación de las mismas,
en la que se verifican loos requisitos habilitantes técnicos, jurídicos y financieros y se publica el
informe de evaluación.
6.
Del informe contentivo de las evaluaciones realizadas, se da traslado por tres (3) días hábiles
contados a partir del día siguiente a la publicación en el SECOP, para que sobre los mismos, los
interesados se pronuncieen acerca de los aspectos que consideren pertinent
ertinentes.
7.
Una vez analizadas las observaciones si se recibieron,
recibieron el comité asesor y evaluador dará
respuesta a las mismas, la cuales serán publicadas en el SECOP.
8.
Una vez adjudicado el proceso, se elabora la Resolución de Adjudicación, la cual es publicada en
SECOP.
9.
Surtido lo anterior se elabora la minuta del contrato y se procede
cede con los trámites de
perfeccionamiento, ejecuución, legalización y remisión de la document
mentación al supervisor a
efectos de dar inicio al compromiso
compr
contractual.
Este procedimiento se rige por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y demás decretos reglamentarios
reglamentarios.
5.. Descripción de Actividades.
No.
1.
ACTIVIDAD
TIVIDAD
RESPONSABLE
Identifica la necesidad del bien o servicio a
adquirir de acuerdo con lo estipulado en el Plan
Anual de Adquisiciones..
See requiere hacer un estudio del
de sector juicioso
Dependencia solicitante
y diligente,, para determinar el valor estimado del
bien o el servicio a contratar;
contratar de conformidad
con los manuales
es establecidos por Colombia
Compra Eficiente
REGISTRO
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2.
Determina si el bien o servicio a adquirir se
Dependencia solicitante
encuentra incluido en el PAA.
Elabora estudios previos para la realización de
la solicitud.
3.
Estudios previos para
contratación
–
Personal
asignado convocatoria pública
Los estudios previos se elaboran diligenciando
dependencia solicitante de procesos que
el Formato Estudios Previos para Selección
superan el 10% de la
Abreviada de Menor Cuantía
Cuantía.
menor cuantía
4.
Solicitud de expedición
de Certificado de
Solicita la expedición del CDP (De acuerdo al Responsable
Disponibilidad
estudio de mercado realizado previamente)
dependencia solicitante Presupuestal en el
formato aprobado para
tal fin.
5.
Director / Jefe o
Realiza la solicitud de contratación al Grupo de
Solicitud
Coordinador (a) del Área
Gestión Contractual.
Contratación.
solicitante.
6.
Recibe la solicitud de contratación con todos los
Secretaria Grupo Gestión
documentos requeridos, e incluye lista de
Lista de Chequeo
Contractual.
chequeoo de documentos.
7.
Asigna al abogado responsable para que revise
los documentos y determine el cumplimiento de Coordinador de Grupo
los requisitos jurídicos y que los documentos Gestión Contractual
estén completos para iniciar el proceso.
8.
Revisa la carpeta con la solicitud de contratación
a fin de garantizar que se encuentren los
documentos requeridos: Se verifica contra la
Documento y/o correo
lista de chequeo.
Profesional asignado del electrónico
de
En caso de que la carpeta no incluya todos los GGC.
observaciones dirigido
documentos requeridos y se requieran ajustes a
al área solicitante.
los estudios y documentos previos se devuelve
al áreaa solicitante, ir a actividad 3.
de
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9.
Si el presupuesto oficial supera los 1000
SMLMV es necesario presentar el tema en el
Responsable
Comité Asesor de Contratación para recibir la
dependencia solicitante,
solicitante
aprobación de iniciar el proceso de selección.
Coordinador (a) del Acta de Comité
Si el Comité tiene observaciones, devuélvase a
G.G.C y Profesional
la actividad 3.
asignado del GGC.
Si el Comité no tiene observaciones, continúe
con la actividad 10.
10.
Si está completa la carpeta con todos los
Proyecto de Pliego de
documentos y los estudios previos no requieren
Condiciones
y
ajustes, se procede a la elabor
elaboración del proyecto Profesional asignado del
Resolución por medio
pliego de condiciones, el cronograma del G.G.C.
de la cual se conforma
proceso y la Resolución por medio de la cual se
el Comité Evaluador.
conforma el Comité Evaluador.
11.
Grupo Publicación
Revisado lo anterior se procede a la aprobación Coordinador
del
Gestión
Contractual.
por parte dell Coordinador del Grupo de Gestión
Proyecto de Pliego de
Contractual. Si se deben realizar ajustes se Profesional asignado del Condiciones en el
G.G.C.
devuelve al abogado responsable.
SECOP.
12.
Se reciben observaciones al
a proyecto de pliego
de condiciones por parte de los interesados en
participar.
Traslado de las observaciones
vaciones y/o preguntas al
Correo electrónico y
Profesional asignado
comité evaluador paraa su análisis.
a
Documento de
GGC / Coordinador GGC.
Respuesta a las observaciones presentadas y
respuestas.
Dependencia solicitante.
decisión de la pertinencia
cia de incluirlas o no el
pliego de condiciones deefinitivo, si aplica.
Publicación en el SECOP del documento de
respuestas a las observaciones presentadas.
13.
14.
Modificación al proyecto de pliego de
condiciones pasa a ser pliego de condiciones Profesional asignado
definitivo, si hay lugar a ello, en razón a las GGC y Responsable
observaciones recibidas por parte de los dependencia solicitante.
interesados en participar en el proceso
proceso.
Elaborar pliego de condiciones definitivo y acto Profesional asignado
administrativo de apertu
tura.
G.G.C.
Pliego de condiciones
definitivo.
Pliego de Condiciones
y Resolución de
Apertura.
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17.
18.
Revisión
ión del pliego de condiciones definitivo y Coordinador (a)) Grupo Resolución de
acto administrativo
ativo de apertura,
a
se procede a la Gestión Contractual.
Apertura.
aprobación por parte de
del (la) Coordinador (a)
Profesional
asignado
del
del Grupo de Gestión Contractual, y Subdirector
Administrativo y Financiero, mediante vistos G.G.C.
buenos y firma del Ordenador del Gasto de la Subdirector
Resolución de Apertura.
Apertura Si se deben realizar Administrativo,
ajustes se devuelve al profesional asignado del
Ordenador del Gasto.
G.G.C.
Conformación de la Lista de posibles oferentes, Profesional asignado
la cual se elabora con las manifestaciones de del G.G.C.
interés recibidas y de conformidad con los
requisitos solicitados.
Si se recibe más de diez (10) manifestaciones
de interés se podrá continuar con el proceso o
hacer un sorteo en audiencia pública para
seleccionar máximo diez (10) interesados con
quienes continuará el Pr
Proceso de Contratación.
Se deberá establecer en los pliegos de
condiciones si hay lugar a sorteo y la forma en la Profesional asignado del Acta de Audiencia
G.G.C./ Coordinador Publicación en el
cual se hará.
del G.G.C
SECOP.
Si hay lugar a sorteo, el plazo para la
presentación de las ofertas empezará a correr el
día hábil siguiente a la fecha en la cual la
entidad estatal informe a los interesados el
resultado del sorteo.
Recibir y analizar las observaciones y/o
preguntas por los interresados en el término
establecido en el pliego
iego de condiciones.
Trasladar las observaciones
vaciones y/o ppreguntas al
comité evaluador para su aanálisis, respuesta y
decisión de la pertinencia
tinencia de modificar el pliego
de condiciones definitivo.
ivo.
Elaborar formulario de respuestas
r
con el comité
evaluador.
Proyectar adenda(s), si aplican.
a
Grupo
Gestión Correo electrónico y
Contractual/
Documento de
Responsable
respuestas.
dependencia solicitante.
Comité Evaluador.
Adenda.
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21.
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24.
25.
Suscripción de la Adenda si aplica por parte del Coordinador
de Adenda.
Ordenador del Gasto, previa revisión del Contratos/ Subdirector
Coordinador del Grupo Gestión Contractual, Administrativo
y
Subdirector Administrativo y Financiero/ Financiero/ Ordenador
Ordenador del Gasto.
del Gasto /
Recibir ofertas. Elabor
orar acta de cierre del Grupo
Gestión Acta de cierre.
proceso.
Contractual
Memorando remisión
Elaborar memorando
do remitiendo ofertas a
propuestas.
Comité Evaluador.
Publicación en el
SECOP.
Realizar la verificación
ión y evalua
evaluación de la (s) Comité Evaluador
Correo electrónico.
oferta (s) de requisitos habilitantes de carácter
técnico, jurídico y financiero y la calificación de
las propuestas y determ
rminar si es procedente
solicitar aclaraciones
es al o los oferente(s).
o
Recibir documentos subsanables y dar traslado Grupo
Gestión Informe y Publicación
de los mismos a los miembros del Comité Contractual/
en el SECOP.
Evaluador. Consolidar informe y publicar en el
Responsable
SECOP. (Traslado otorgado por ley a los
dependencia solicitante.
proponentes).
Presentar en Comité Asesor de contratación el Coordinador
Grupo Acta
del
Comité
informe de evaluación y la recomendación Gestión
Contractual/ Asesor
de
proferida por el Comité Evaluador. Si aplica.
Abogado
asignado Contratación.
G.G.C. y Responsable
onsable
dependencia
solicitante/Comité
Evaluador/
Realizar la minuta del contrato.
Profesional asignado del
G.G.C.
Revisión de la minuta del contrato por parte del Coordinador
Grupo
Coordinador del Grupo de Gestión Contractual/ Gestión
Contractual/
Subdirector Administrativo y Financiero y Subdirector
Ordenador del Gasto.
Administrativo/
Ordenador del Gasto.
Firma del contrato por parte del contratista.
26.
Proveedor, Contratista o Contrato
Representante Legal del
Proveedor o Contratista
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Realiza la numeración y/o asignación de fecha al Secretaria Grupo
contrato.
Gestión Contractual
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
Los contratos se enumeran de manera
secuencial ascendente independiente de su
modalidad y por períodos anuales, lo incluye en
la
base el
deRegistro
datos vigente.
Solicita
Presupuestal.
Secretaria Grupo
Gestión Contractual
Solicita al contratista las garantías respectivas. Profesional asignado
G.G.C.
El tipo y cubrimiento de las garantías depende
de la naturaleza del proceso y su complejidad.
Recibe, revisa y aprueba la (s) garantía(s) Profesional asignado
solicitadas.
G.G.C. /
Coordinador G.G.C.
Revisa la garantía recibida a fin de verificar que
la información allí contenida se ajuste a lo
solicitado en el contrato.
Comunica al contratista la aprobación de la Profesional asignado
garantía.
G.G.C. /
Coordinador G.G.C.
Comunica al supervisor la designación para Profesional asignado
ejercer supervisión o Interventoria al contrato. G.G.C. /
Coordinador G.G.C.
de Contrato con número y
fecha.
de Registro Presupuestal.
del
del Acta de aprobación de
Garantía.
del Comunicación
del Memorando.
FIN
6. Requerimientos Técnicos del Procedimiento (puntos de control)
Actividad 6. Se revisa que la solicitud de contratación contenga los documentos establecidos en la lista
de chequeo que para el efecto ha definido el Grupo Gestión Contractual.
Actividad 8. Se revisa la carpeta con la solicitud de contratación a fin de garantizar que se encuentren
los documentos requeridos según la lista de chequeo.
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Actividad 11. Se revisa documento del proyecto de pliego de condiciones del proceso de selección
abreviada de menor cuantía con base en los estudios y documentos previos y en la normativa que
regula la Contratación de la Administración Pública.
Actividad 15. Se revisa el documento de pliego de condiciones definitivo del proceso de selección
abreviada de menor cuantía,, teniendo en cuenta si se presentaron observaciones al proyecto de pliego
de condiciones y si éstas dieron lugar a ser incluidas en el mismo, e iigualmente
gualmente se debe revisar la
resolución de apertura del proceso, verificando la información contenida en los estudios y documentos
previos y el pliego definitivo del proceso.
Actividad 19. Se revisa el documento de adenda que dará lugar a la modificación del pliego de
condiciones definitivo del proceso de selección abreviada de menor cuantía;; para lo cual se tendrá en
cuenta el formulario de respuestas elaborado por los miembros del Comité Evaluador del proceso, a las
observaciones presentadas por los posibles
posibles proponentes durante el período de observaciones a los
pliegos definitivos del proceso.
Actividad 30. Se revisa que la garantía única del contrato, se encuentre suscrita en los términos del
mismo, en particular se revisa:
Información de la aseguradora que expide la garantía
Datos del contratista
Datos del contratante
Datos del contrato
Fechas de cobertura
Porcentajes de la cobertura.
Firmas
7. Anexos: N/A