procedimiento de modificaciones contractuales - SDIS

Código: PCD-GC-PM-113
PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
ETAPA III ENTREGAR Y LIQUIDAR LAS ADQUISICIONES
PROCEDIMIENTO DE MODIFICACIONES
CONTRACTUALES
Versión: 3
Fecha: 15-JUL-11
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1. Objetivo del procedimiento
Proyectar las modificaciones de los contratos suscritos por la entidad de conformidad con los requerimientos de las subdirecciones
técnicas y/o direcciones de la SDIS de acuerdo con la normatividad legal vigente y requisitos previstos para ello, con el fin de ajustar la
ejecución contractual a los requerimientos de las áreas técnicas
2. Glosario
Acta de inicio: Es el documento mediante el cual se formaliza el inicio del plazo de ejecución del contrato. Es importante para
contabilizar el plazo del contrato, la fecha de terminación, el plazo de liquidación, etc. El acta de inicio puede ser suscrita únicamente
cuando se tenga la aprobación de la póliza
Modificaciones Contractuales: Variaciones que puede tener un contrato durante su ejecución por acuerdo entre las partes, o
unilateralmente de acuerdo con lo contemplado en la Ley 80 de 1993; dichas modificaciones deberán constar por escrito, bien sea en
documento suscrito por las partes o mediante acto administrativo.
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Clases de Modificaciones Contractuales: De acuerdo a la intervención de las partes en la modificación contractual, las modificaciones
pueden clasificarse en dos:
a) Modificaciones de Mutuo Acuerdo, aquellas en las que existe un acuerdo entre las partes del contrato (contratante - Entidad
Pública y contratista - particular o público) con relación a la variación del contrato.
b) Modificaciones Unilaterales, las que de conformidad con lo establecido en el artículo 16 de la ley 80 de 1993, son necesarias
durante la ejecución del contrato con el fin de evitar la paralización o la afectación grave del servicio público que se debe
satisfacer con el contrato, cuando previamente no se pudo llegar a acuerdos con el contratista.
Justificación: Documento mediante el cual se explican las razones por las cuales lo considerado en los estudios previos, en el pliego de
condiciones, en el anexo técnico y en el contrato mismo, no fue suficiente para cumplir con la necesidad identificada de la manera allí
definida, y por ende hace que se requiera prorrogar, adicionar o en general, variar alguna de las estipulaciones de un contrato. Allí se
incluyen todos los estudios y análisis que explican la necesidad de suscribir la modificación.
Adición de contrato: Como su nombre lo indica es una modificación cuyo objeto es adicionar el valor del contrato. Los contratos
estatales no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial expresado este en SMMLV1.
Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP): Es el documento por medio del cual se certifica que se han reservado recursos
para la celebración de un contrato orientado a la ejecución de un proyecto o un programa específico, sin el cual dicho proyecto o
programa no se puede llevar a cabo.
Certificado de registro presupuestal (CRP): Este documento tiene por finalidad vincular de forma definitiva los recursos de un
determinado programa o proyecto al correspondiente contrato ó contratista que figura como destinatario del CRP.
Prórroga: Consiste en la modificación del plazo de ejecución originalmente acordado en el contrato. Ésta modificación solo podrá
realizarse mientras el contrato esté vigente y deberá constar en documento escrito suscrito por las partes.
La decisión de prorrogar el plazo del contrato no puede estar fundada en la demora del contratista por motivos de su propia culpa o
1
Inciso 2° del parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993.
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negligencia para la entrega del bien, obra o servicio contratado, sino que deberá obedecer a razones ajenas a la voluntad de las partes o
derivado de un tercero.
Cesión
En la práctica administrativa de la contratación estatal, se han generado, entre otras inquietudes, las relacionadas con la posibilidad de
realizar la cesión de un contrato. por esta razón trataremos esta figura jurídica.
La ley 80 de 1993 prevé en su artículo 9º la figura de la cesión del contrato, previa autorización de la entidad contratante, en las
siguientes situaciones especiales reguladas, sin que sean las únicas posibles.
1. Cuando sobrevenga una inhabilidad o incompatibilidad en el contratista y,
2. Cuando esta inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en uno de los integrantes del consorcio o unión temporal, siempre y
cuando la cesión se realice a un tercero.
La misma ley en el artículo 41, inciso 3º establece que “Los contratos estatales son intuito personae y, en consecuencia, una vez
celebrados no podrán cederse sin previa autorización escrita de la entidad contratante.”
Al respecto recordemos que, los contratos estatales de todo tipo son definidos por el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, como actos
jurídicos generadores de obligaciones celebrados por las entidades estatales, que pueden ser:
a. Los definidos en disposiciones especiales (Código Civil, Código de Comercio), como el arrendamiento, compraventa, donación,
comodato, compraventa, suministro etc.
b. Los derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad (contratos no regulados)
c. Los definidos en el Estatuto contractual (obra, consultoría, de prestación de servicios, concesión, encargos fiduciarios, fiducia)
El uso de la figura de la cesión, también se fundamenta en la aplicación de los principios de celeridad, economía y eficacia de la labor
2
Aún cuando fuere aprobada la garantía única por parte del Subdirector de Contratación de la SDIS y las partes no suscribieren acta de inicio, el objeto del contrato
efectivamente no se adelantaría por parte del contratista, obligándose en consecuencia el cesionario a lo respectivo.
3
Numeral 19 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993.
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administrativa de contratación.
Desde el punto de vista presupuestal, el Estatuto Orgánico del Presupuesto General de la Nación, decreto 111 de 1996, en los artículos
38, 39 y 89, determina que es posible la cesión cuando el contrato es celebrado y “...al finalizar la vigencia fiscal quedó en reserva de
apropiación, siempre y cuando este estipulado en el respectivo contrato y dentro del plazo que tiene la reserva para su ejecución. Sin
embargo, en el caso de que la orden o contrato corresponda a una reserva presupuestal, en el acto de la cesión no es posible cambiar
el objeto y el valor del contrato.
Por ello no se requiere crear para esto nuevos certificados de disponibilidad presupuestal, ni proyectar nuevos contratos, aún cuando si
es totalmente necesario que el supervisor certifique el recibo a satisfacción de los días realmente prestados por el cedente e informe de
ello en la justificación anexa a la solicitud de cesión; con el objeto de efectuar los pagos pendientes, La Secretaría Distrital de Integración
Social, depositará al CESIONARIO, los dineros que adeude por concepto de la ejecución del contrato en la CUENTA DE AHORROS y/o
CORRIENTE que esta informe en los documentos que anexa a su solicitud una vez se verifique la fecha cierta de incorporación en el
cargo.
En conclusión, es perfectamente viable la cesión en los contratos suscritos por las partes y en ejecución cuando sobrevienen
inhabilidades, o cuando eventos o imprevistos lo justifican razonadamente, aún cuando dicho evento sea previo a la legalización del
contrato y suscripción del acta de inicio2 del mismo, siempre y cuando sea concomitante con la fecha de suscripción y/o
perfeccionamiento del contrato principal, obligándose una vez suscrita y perfeccionada por las partes la minuta de cesión a suscribir el
CESIONARIO el acta de inicio del CONTRATO , con el objeto se ejecute el objeto previsto una vez aprobada por la SDIS la garantía
requerida de conformidad con la CLÁUSULA GARANTÍAS DEL CONTRATO PRINCIPAL.
Suspensión: Cuando durante el plazo contractual sobrevengan circunstancias no imputables al contratista que impidan atender las
obligaciones contractuales, las partes podrán suspender la ejecución del contrato, exponiendo de manera detallada las razones que
motivaron tal decisión, el tiempo durante el cual se suspende el contrato, de tal manera que se pacte un tiempo determinado o
determinable de la suspensión.
La suspensión del contrato no implica prórroga al plazo inicialmente pactado, pero incidirá en su fecha de terminación, toda vez que el
tiempo suspendido postergará en un término igual, la fecha de terminación del contrato.
Otrosí: Es un acuerdo que celebran las partes – entidad y contratista - para aclarar, agregar o suprimir una o algunas de las cláusulas
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estipuladas inicialmente en el contrato y/o en sus anexos. Mediante la celebración de un Otrosí no puede modificarse el objeto del
contrato, ni desmejorar las condiciones de la propuesta adjudicada.
Terminación Anticipada de Común Acuerdo: Es la manifestación expresa de la voluntad de las partes de dar por terminado el
contrato de manera anticipada a la fecha de vencimiento del plazo previsto inicialmente, debido a circunstancias generadas durante la
ejecución del contrato y que no corresponden a culpa del contratista. Entre algunas de las causas que pueden llevar a la terminación
anticipada de mutuo acuerdo del contrato están: a) cuando se cumplió el objeto (entrega del bien, obra o servicio) antes del plazo
inicialmente pactado, b) porque circunstancias ajenas a las partes no se requiere que la prestación del servicio continúe.
Garantía única de cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato: Garantía única aportada por el contratista adjudicatario
del proceso de selección que avala el cumplimiento de todas las obligaciones derivadas del contrato. Se mantendrán durante su
ejecución y liquidación3. Las garantías pueden ser pólizas o garantías bancarias; de ser pólizas NO expirarán por falta de pago de la
prima o por revocatoria unilateral de la aseguradora.
Aprobación de pólizas: Este trámite busca corroborar que cada uno de los requisitos exigidos en el pliego de condiciones para la
garantía única de cumplimiento (con sus respectivos amparos) cumpla con lo solicitado por la administración Una vez adjudicado el
objeto del contrato y de conformidad con lo estipulado en la minuta definitiva del mismo.
Por ello la subdirección y/o Dirección responsable de la solicitud de adopción de medidas contractuales, independiente a la modalidad de
esta deberá verificar que el contratista haya constituido y aportado la GARANTÍA ÚNICA DE CUMPLIMIENTO, Y LA MISMA SE
ENCUENTRE APROBADA POR EL SUBDIRECTOR DE CONTRATACIÓN de conformidad con la CLÁUSULA RESPECTIVA GARANTÍAS, siendo ello requisito de Ejecución para suscribir conjuntamente acta de inicio del referido contrato y fundamentar
objetivamente el contexto del asunto que requiera tramitar.
Auxiliar del procedimiento: persona que realiza el soporte administrativo del procedimiento
3. Condiciones generales
•
Toda modificación contractual debe estar debidamente justificada en aquellas circunstancias de hecho o de derecho que han
sobrevenido a la celebración del contrato o al proceso de selección y que hacen necesario que durante la ejecución de aquel se
introduzcan modificaciones a las condiciones pactadas inicialmente. En dicha justificación se deben prever todas y cada una de
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las consecuencias que se deriven de la modificación conforme lo descrito en el instructivo para la elaboración de justificaciones
de modificaciones contractuales.
Toda cesión de contrato y Terminación Anticipada de Común Acuerdo, deberá allegar junto con el formato MC-09 y la justificación
contractual suscrita por el supervisor respectivo, el PAZ Y SALVO de Bienes e inventarios conforme a lo dispuesto en el procedimiento de
traslado de bienes de contratista persona natural el cual se tramita ante el área de apoyo logístico.
4.
Relación con otros procedimientos y procesos
Solicitud de Modificación
Áreas técnicas
responsables
Modificaciones
Contractuales
Modificatorio
Perfeccionamiento
y legalización
Traslado de bienes contratista
persona natural
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5. Flujograma
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6. Aclaración de las actividades
2. La justificación de una modificación debe contener todos los datos necesarios que permitan establecer: a) el objeto de la modificación,
esto es qué se quiere y debe modificar, b) la forma en que se efectuara la modificación, lo cual corresponde al cómo se modificará, c) el
momento en que dicha modificación requiere iniciar a ejecutarse o a producir efecto, es decir el cuándo, d) las razones de hecho o
derecho que llevan a la Entidad a realizar la modificación, lo cual corresponde al por qué y para qué de la modificación.
9. Para la radicación de la solicitud de la modificación junto con sus anexos en la subdirección de contratación, es necesario tener en
cuenta que dicha radicación debe realizarse con por lo menos 15 días hábiles de antelación al vencimiento del contrato o a la fecha en
que se requiera la elaboración de la modificación o la incorporación del hecho que se requiere modificar en el contrato.
Conforme a la lista de chequeo para modificaciones contractuales, la subdirección de contratación solo recibirá cesiones y terminaciones
anticipadas de mutuo acuerdo que contengan el PAZ Y SALVO de bienes e inventarios expedido por el Área de apoyo logístico
10. Revisión a cargo del/la auxiliar del procedimiento, quien revisará que los anexos de la solicitud se adjunte debidamente conforme el
tipo de solicitud de modificación contractual.
11. El/La auxiliar del procedimiento ingresará y recepcionará en el software de contratación la solicitud de modificación, igualmente en lo
respectivo ingresará el número de solicitud de modificación y fecha de radicado en la subdirección de contratación en el sistema de
seguimiento interno de esta última.
12. El/La auxiliar del procedimiento requerirá el expediente del contrato mediante formato previsto para ello en el archivo de la SDIS.
registro que se dejará en el sistema de seguimiento de información de contratos .
13. El/La auxiliar del procedimiento entregará debidamente incorporada la solicitud de modificación en el expediente del contrato al líder
del procedimiento
14. El líder del procedimiento verificará la viabilidad jurídica de la misma y conforme su criterio repartirá esta última a cualquier
profesional de la subdirección de contratación que estuviere en capacidad de proyectar dicha modificación.
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15. Si existieren observaciones en los anexos respectivos, que implicaren una modificación a los mismos serán objeto de devolución a la
subdirección técnica responsable.
16. El líder del procedimiento o cualquier profesional a quien se le entregaré el proceso de modificación proyectará la minuta del
modificatorio previas sus consideraciones y observaciones si hubiere lugar a ellas.
7. Posibles productos o servicios no conformes
PRODUCTO O
ACTIVIDAD
SERVICIO
2. Elaborar justificación
Documento de justificación en el
formato establecido
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
TRATAMIENTO
REGISTRO
Completitud
La justificación de una modificación
debe contener todos los datos
necesarios que permitan establecer: a)
el objeto de la modificación, esto es
qué se quiere y debe modificar, b) la
forma en que se efectuara la
modificación, lo cual corresponde al
cómo se modificará, c) el momento en
que dicha modificación requiere iniciar
a ejecutarse o a producir efecto, es
decir el cuándo, d) las razones de
hecho o derecho que llevan a la
Entidad a realizar la modificación, lo
cual corresponde al por qué y para qué
de la modificación.
Devolver al área técnica para
ajustar
Formato de
auditoría a
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Estructura de Costos
4. Validar estructura de
costos
9, Radicación de la solicitud
de modificación
14. Verificar si se puede
tramitar y se encuentra
fundamentada en
los
aspectos requeridos y los
anexos son correctos.
Completitud de la Información:
Deben
estar
incorporados
los
componentes previstos en cumplimiento
del Objeto.
Coherencia
Información:
suministrada
recoger la
inicialmente
imprevistos
incorporar.
Solicitud de modificación
Justificación de la modificación
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Estructura de
Devolución a la Subdirección
costos
Técnica Solicitante quien
y Validez de la
deberá
proyectar
las
Formato de
La
información
correcciones.
auditoría a
en la estructura debe
procedimientos
información prevista
sin perjuicio de los
que se requirieren
Completitud de la Información:
Deben adjuntarse la totalidad de los
documentos exigidos en la lista de
chequeo
de
modificaciones
contractuales
Solicitud de
modificación
Devolución a la Subdirección radicada en la
Técnica Solicitante quien Subdirección de
deberá allegar los documentos Contratación
faltantes
Formato de
auditoría a
procedimientos
Devolución a la Subdirección
Fundamentación: de las circunstancias Técnica Solicitante quien
deberá
proyectar
las
de hecho que motivan la modificación
correcciones.
Justificación de
la modificación
Formato de
auditoría a
procedimientos
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CONTRACTUALES
Minuta de la modificación del
Contrato
CARGO
la Información:
incorporadas
las
previstas
en
objeto de la
previas
las
Ajustar a los requerimientos
Coherencia y Validez de la previstos por la subdirección
Información:
La
información solicitante
suministrada en la justificación
contractual debe ser coherente con los
documentos aportados y con la
viabilidad jurídica de las solicitudes de
acuerdo al estatuto de contratación
estatal
17. Revisa Modificación
18. Revisión y aprobación
de la minuta.
NOMBRE
Completitud de
Deben
estar
estipulaciones
cumplimiento de
modificación
consideraciones.
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ELABORO
JOSE ALEJANDRO MORA BARRERA
LEONARDO HERRERA
PROFESIONAL SUBDIRECCION DE
CONTRATACION – ASESOR
SUBDIRECCION DE CONTRATACION
Minuta de la
modificación del
Contrato
Formato de
auditoría a
procedimientos
REVISO
APROBO
LUIS ALFREDO MACIAS MESA
LUIS ALEJANDRO MENDOZA ACEVEDO
SUBDIRECTOR DE CONTRATACION
DIRECTOR DE GESTION CORPORATIVA
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