Informe de Control Interno Contable dirigido a la Contaduría

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL
INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE VIGENCIA 2015
CODIGO
NOMBRE
CALIFICACION
ACTIVIDAD
(UNIDADES)
OBSERVACIONES
PROMEDIO POR
ACIVIDAD
(UNIDADES
CALIFICACION
POR ETAPAS
(UNIDADES)
CALIFICACION
DEL SISTEMA
(UNIDADES)
1. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE
REVISION DE CONTROL INTERNO
4,96
1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO
4,97
1.1.1 IDENTIFICACION
5
1
Se tienen debidamente identificados los productos
del proceso contable que deben suministrarse a las
demás áreas de la entidad y a los usuarios
externos?
5
Se cumple plenamente
El área de Contabilidad suministra información para
conciliar con las áreas Administrativa, Jurídica,
Tecnologia y áreas misionales, entre otras.
Adicionalmente, entrega información a la Secretaria
General para el seguimiento financiero del MEN
2
Se tienen debidamente identificados los productos
de los demás procesos que se constituyen en
insumos del proceso contable?
5
Se cumple plenamente
Se tienen identificados los productos de los procesos
contables
3
Se tienen identificados en la entidad los procesos
que generan transacciones, hechos y operaciones
y que por lo tanto se constituyen en proveedores
de información del proceso contable
5
Se cumple plenamente
La entidad tiene identificados los procesos que generan
transacciones como es el de Ley 21, Estampilla, entre
oros.
4
Existe una política mediante la cual las
transacciones, hechos y operaciones realizados en
cualquier dependencia del ente público, son
debidamente informados al área contable a través
de los documentos
5
Se cumple plenamente
Se encuentra documentada en la ficha técnica A-FT-FIPC-01-01 incluida en el SIG de la entidad. Además se ve
reflejada en la notas de los estados financieros.
5
Se cumple la política mediante la cual las
transacciones, hechos y operaciones realizados en
cualquier dependencia del ente público, son
debidamente informados al área contable a través
de los documentos fuente o soporte?
5
Se cumple plenamente
En cumplimiento de la política contable del MEN se
requiere a las diferentes áreas para el oportuno reporte
de la información que debe ser registrada en los estados
financieros.
5
Se cumple plenamente
Si, los hechos económicos de la entidad son confiables y
de fácil medición controlados a través del SIIF Nación.
5
Se cumple plenamente
Toda transacción se realiza con los soportes
correspondientes y dependiendo del hecho económico.
5
Se cumple plenamente
Las descripciones se realizan en el SIIF con la extensión
proporcionada por el sistema y con la información
adecuada al registro
6
7
8
Los hechos financieros, económicos, sociales y
ambientales realizados por la entidad contable
pública son de fácil y confiable medición
monetaria?
Las cifras existentes en los estados, informes y
reportes contables se encuentran soportadas con
el documento idóneo correspondiente?
Son adecuadas y completas las descripciones que
se hacen de las transacciones, hechos u
operaciones en el documento fuente o soporte?
1
CODIGO
NOMBRE
CALIFICACION
ACTIVIDAD
(UNIDADES)
OBSERVACIONES
PROMEDIO POR
ACIVIDAD
(UNIDADES
CALIFICACION
POR ETAPAS
(UNIDADES)
CALIFICACION
DEL SISTEMA
(UNIDADES)
REVISION DE CONTROL INTERNO
1. EVALUACIÓN
DEL CONTROL
Las personas
que INTERNO
ejecutan CONTABLE
las actividades
relacionadas con el proceso contable conocen
9
suficientemente las normas que rigen la
administración pública?
5
Se cumple plenamente
El personal conoce ampliamente la normatividad
aplicable y tiene experiencia en el sector publico,
contador y equipo de apoyo.
10
Las personas que ejecutan las actividades
relacionadas con el proceso contable conocen
suficientemente el régimen de contabilidad pública
aplicable para la entidad?
5
Se cumple plenamente
El personal conoce el régimen de contabilidad pública y
tiene experiencia en el sector publico, contador y equipo
de apoyo.
11
Los hechos financieros, económicos, sociales y
ambientales que han sido objeto de identificación
están soportados en documentos idóneos y de
conformidad con la naturaleza de los mismos?
5
Se cumple plenamente
Los soportes documentales son idóneos y respaldan los
hechos económicos
12
Los documentos fuente que respaldan los hechos
financieros, económicos, sociales y ambientales
contienen la información necesaria para realizar su
adecuada identificación?
5
Se cumple plenamente
Los soportes documentales son idóneos y respaldan los
hechos económicos.
13
Los hechos financieros, económicos, sociales y
ambientales que han sido objeto de identificación
fueron interpretados de conformidad con lo
establecido en el régimen de contabilidad pública?
5
Se cumple plenamente
Los hechos económicos han sido identificados según el
PGCP y de acuerdo con el principio de prudencia.
1.1.1.2 CLASIFICACION
Los hechos financieros, económicos, sociales y
ambientales llevados a cabo en los procesos
14
proveedores de la entidad han sido incluidos en el
proceso contable?
15
16
17
Los hechos financieros, económicos, sociales y
ambientales realizados por la entidad contable
pública son de fácil y confiable
Son adecuadas las cuentas utilizadas para la
clasificación de las transacciones, hechos u
operaciones
La clasificación de las transacciones, hechos y
operaciones corresponde a una correcta
interpretación tanto del marco conceptual como del
manual de procedimientos del régimen de
contabilidad pública?
5
5
Se cumple plenamente
Las obligaciones contraídas por el MEN por concepto de
bienes y servicios están incluidos en su totalidad en los
estados financieros.
5
Se cumple plenamente
Los registros de los hechos económicos son de fácil
comprensión y corresponden a la naturaleza del registro.
5
Se cumple plenamente
La clasificación de las cuentas corresponden a las
normas técnica del PGCP.
Se cumple plenamente
Se están registrando los hechos económicos de acuerdo
a los procedimientos del régimen de contabilidad pública
y de acuerdo a los procedimientos de control interno
contable Resolución 357 de 2008.
5
2
CODIGO
CALIFICACION
ACTIVIDAD
(UNIDADES)
NOMBRE
OBSERVACIONES
PROMEDIO POR
ACIVIDAD
(UNIDADES
CALIFICACION
POR ETAPAS
(UNIDADES)
CALIFICACION
DEL SISTEMA
(UNIDADES)
REVISION DE CONTROL INTERNO
1. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE
El catálogo general de cuentas utilizado para la
clasificación de los hechos financieros,
18
económicos, sociales y ambientales, corresponde
a la última versión publicada en la página web de la
Contaduría General de la Nación?
5
Se cumple plenamente
El catálogo general de cuentas utilizado para la
clasificación de los hechos financieros que utiliza el MEN
si está de acuerdo a la última versión de la página WEB
de la Contaduría General de la Nación y está
parametrizado en el SIIF.
19
Son adecuadas las cuentas y subcuentas
utilizadas para la clasificación de las transacciones,
hechos u operaciones realizadas ?
5
Se cumple plenamente
EL MEN cumple en alto grado la utilización de las cuentas
y subcuentas para el registro de los diferentes hechos
económicos.
20
Se elaboran y revisan oportunamente las
conciliaciones bancarias para establecer los
valores objeto de clasificación, registro y control del
efectivo?
5
Se cumple plenamente
Se está llevando un control oportuno en la identificación
de partidas con la información y conciliación bancaria.
21
Se ejecutan periódicamente conciliaciones de
saldos recíprocos con otras entidades públicas?
5
Se cumple plenamente
Si, se efectúan las conciliaciones de las operaciones
reciprocas con las diferentes entidades públicas.
1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES
22
23
24
4,92
Se realizan periódicamente conciliaciones y cruces
de saldos entre las áreas de presupuesto,
contabilidad, tesorería, y demás áreas y/o
procesos de la entidad?
Se realizan periódicamente tomas físicas de
bienes, derechos y obligaciones y se confronta con
los registros contables para hacer los ajustes
pertinentes?
Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan
adecuadamente los hechos, transacciones u
operaciones registradas?
5
Se cumple plenamente
El MEN. realiza conciliaciones periódicas mensuales,
trimestrales y semestrales con las diferentes áreas, con el
fin de generar información depurada y confiable.
5
Se cumple plenamente
Se realizaron conciliaciones para la actualización del
cálculo de activos fijos y estimaciones de provisiones,
actas de levantamiento de bienes.
5
Se cumple plenamente
El registro de los diferentes procesos contables revelan
adecuadamente los hechos, transacciones u operaciones
realizadas por el MEN.
25
Se hacen verificaciones periódicas para comprobar
que los registros contables se han efectuado en
forma adecuada y por los valores
5
Se cumple plenamente
De acuerdo a las políticas contables adoptadas por MEN
a través de las diferentes conciliaciones con las áreas
involucradas se realizan las respectivas verificaciones.
26
Se efectúan los registros contables en forma
cronológica y guardando el consecutivo de los
hechos, transacciones u operaciones, realizadas,
cuando a este último haya lugar?
5
Se cumple plenamente
Se evidenció que los registros cumplen con la
oportunidad y se lleva un consecutivo en orden
cronológico de toda transacción realizada en el SIIF
27
Se generan listados de consecutivos
documentos para hacer verificaciones
completitud de registros?
5
Se cumple plenamente
La verificación que se realiza antes de cada cierre es a
través de auxiliares SIIF, lo cual permite evidenciar si la
información quedó registrada en su totalidad.
de
de
3
CODIGO
NOMBRE
1. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE
Se conoce y aplican los tratamientos contables
28
diferenciales existentes entre entidades de
gobierno general y empresas públicas?
CALIFICACION
ACTIVIDAD
(UNIDADES)
5
OBSERVACIONES
PROMEDIO POR
ACIVIDAD
(UNIDADES
CALIFICACION
POR ETAPAS
(UNIDADES)
CALIFICACION
DEL SISTEMA
(UNIDADES)
REVISION DE CONTROL INTERNO
Se conoce y se aplican los tratamientos contables
diferenciales existentes.
Se cumple plenamente
En lo transcurrido de la vigencia 2015, el Sistema
Integrado de Información Financiera SIIF-Nación,
continúa con deficiencias de tipo operativo y de software;
presentando congestión y tiempos demasiado lentos de
respuesta. El sistema genera reportes que no contienen
la información en condiciones requeridas para un
adecuado análisis y seguimiento.
29
El proceso contable opera en un ambiente de
sistema integrado de información y este funciona
adecuadamente?
4
30
Los libros de contabilidad se encuentran
debidamente soportados en comprobantes de
contabilidad?
5
Se cumple plenamente
Los libros de Contabilidad se encuentran debidamente
soportados en los diferentes comprobantes a través del
SIIF.
31
Los registros contables que se realizan tienen los
respectivos documentos soportes idóneos?
5
Se cumple plenamente
Los registros contables se realizan con los soportes que
respaldan cada hecho económico.
5
Se cumple plenamente
Los comprobantes son generados por el SIIF
5
Se cumple plenamente
Los libros son generados por el SIIF
Para el registro de las transacciones, hechos u
operaciones se elaboran los respectivos
comprobantes de contabilidad?
Los libros de contabilidad se encuentran
33
debidamente soportados en comprobantes de
contabilidad?
1.2 ETAPA DE REVELACION
32
Se cumple en Alto Grado
4,92
1.2.1 ELABORACION DE ESTADOS CONTABLES Y DEMAS INFORMES
34
35
36
37
Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad
de conformidad con los parámetros establecidos
en el régimen de contabilidad pública?
Las cifras contenidas en los estados, informes y
reportes contables coinciden con los saldos de los
libros de contabilidad?
Se efectúa el mantenimiento, actualización y
parametrización necesarios para un adecuado
funcionamiento del aplicativo utilizado para
procesar la información?
Se elaboran oportunamente los estados, informes
y reportes contables al representante legal, a la
Contaduría General de la Nación, a los organismos
de inspección, vigilancia y control, y a los demás
usuarios de la información?
5
5
Se cumple plenamente
Los libros de contabilidad son extractados del sistema
oficial del registro del SIIF
5
Se cumple plenamente
El sistema SIIF genera informes de estados financieros
con los reportes o libros del mismo sistema.
5
Se cumple plenamente
Existe una administración para el sistema SIIF y sus
usuarios
5
Se cumple plenamente
Se cumple con la elaboración y reporte de los estados
financieros con los tiempos estipulados por la CGN
4
CODIGO
NOMBRE
CALIFICACION
ACTIVIDAD
(UNIDADES)
OBSERVACIONES
PROMEDIO POR
ACIVIDAD
(UNIDADES
CALIFICACION
POR ETAPAS
(UNIDADES)
CALIFICACION
DEL SISTEMA
(UNIDADES)
REVISION DE CONTROL INTERNO
1. EVALUACIÓN
DEL CONTROL
CONTABLE
Las notas
explicativasINTERNO
a los estados
contables
38
cumplen con las formalidades establecidas en el
régimen de contabilidad pública?
5
Se cumple plenamente
Las notas reflejan la realidad de los registros contables
39
El contenido de las notas a los estados contables
revela en forma suficiente la información de tipo
cualitativo y cuantitativo físico que corresponde?
5
Se cumple plenamente
Las notas contables tienen información de carácter
cualitativo y cuantitativo
40
Se verifica la consistencia entre las notas a los
estados contables y los saldos revelados en los
estados contables?
5
Se cumple plenamente
Las notas presentan consistencia con los saldos
contables
1.2.2 ANALISIS, INTERPRETACION Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACION
41
Se presentan oportunamente los estados, informes
y reportes contables al representante legal, a la
contaduría general de la nación, y a los
organismos de inspección, vigilancia y control?
42
Se publica mensualmente en lugar visible y de fácil
acceso a la comunidad el balance general y el
estado de actividad financiera, económica, social y
ambiental?
43
Se utiliza un sistema de indicadores para analizar e
interpretar la realidad financiera, económica, social
y ambiental de la entidad?
La información contable se acompaña de los
respectivos análisis e interpretaciones que facilitan
44
su adecuada comprensión por parte de los
usuarios?
La información contable es utilizada para cumplir
45
propósitos de gestión?
Se asegura la entidad de presentar cifras
46
homogéneas a los distintos usuarios de la
información?
1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL
5
5
4
4,83
Se cumple plenamente
EL MEN si cumple con los reportes y son entregados
oportunamente a las diferentes instancias y organismos
de control
Se cumple plenamente
Se publican los estados financieros en la página
http://www.mineducacion.gov.co/1621/w3-propertyvalue38142.html. De acuerdo a los lineamientos de la
Contaduría General de la Nación.
No se reflejan indicadores financieros en los informes o
notas a los estados financieros. Sin embargo se manejan
indicadores presupuestales, los cuales son objeto de
seguimiento semanal en el Comité Directivo.
Se cumple en Alto Grado
5
Se cumple plenamente
Es clara y comprensible en las notas contables
5
Se cumple plenamente
Se rinden informes a la Secretaria General para la toma
de decisiones
5
Se cumple plenamente
Los saldos contables presentan homogeneidad con los
hechos económicos
5
1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS
47
Se identifican, analizan y se le da tratamiento
adecuado a los riesgos de índole contable de
la entidad en forma permanente?
5
5
Se cumple plenamente
Existe matriz de riesgos
5
CODIGO
NOMBRE
CALIFICACION
ACTIVIDAD
(UNIDADES)
OBSERVACIONES
PROMEDIO POR
ACIVIDAD
(UNIDADES
CALIFICACION
POR ETAPAS
(UNIDADES)
CALIFICACION
DEL SISTEMA
(UNIDADES)
REVISION DE CONTROL INTERNO
1. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE
Existe y funciona una instancia asesora que
48
permita gestionar los riesgos de índole contable?
5
Se cumple plenamente
Es apoyado por la Subdirección de Desarrollo
Organizacional
49
Se realizan autoevaluaciones periódicas para
determinar la efectividad de los controles
implementados en cada una de las actividades del
proceso contable?
5
Se cumple plenamente
Se hace seguimiento a los controles de cada actividad
50
Se han establecido claramente niveles de
autoridad y responsabilidad para la ejecución de
las diferentes actividades del proceso contable?
5
Se cumple plenamente
Se encuentran debidamente estructutados los niveles de
autoridad y responsabilidad: Subdirector de Gestión
Financiera / Contador / Coordinadores Contabilidad, Ley
21, Tesorería, Cuentas por Pagar, Nómina, entre otros.
5
Se cumple plenamente
Existen en el SIG las fichas técnicas de los procesos
contables y financieros
5
Se cumple plenamente
Existe en el SIG las fichas técnicas de los procesos
contables y financieros
53
Se evidencia por medio de flujogramas, u otra
técnica o mecanismo, la forma como circula la
información a través de la entidad y su respectivo
efecto en el proceso contable de la entidad?
5
Se cumple plenamente
Existe en el SIG las fichas técnicas y flujogramas de los
procesos contables y financieros
54
Se ha implementado y ejecuta una política de
depuración contable permanente y de
sostenibilidad de la calidad de la información?
5
Se cumple plenamente
Existe y se cumple la política de depuración permanente.
Se realizaron actividades de depuración en temas de
Inventarios, Ley 21, Litigios y Demandas, Legalización de
Anticipos.
55
Los bienes, derechos y obligaciones se encuentran
debidamente individualizados en la contabilidad,
bien sea por el área contable o en bases de datos
administradas por otras dependencias?
5
Se cumple plenamente
La información de los bienes es administrada por la
Subdirección de Gestión Administrativa, la cual se reporta
y concilia con el área contable mensualmente. Las
cuentas por cobrar y cuentas por pagar están
debidamente individualizadas y registradas por tercero.
5
Se cumple plenamente
Se realizaron las conciliaciones para la actualización del
cálculo de activos fijos y estimaciones de provisiones.
5
Se cumple plenamente
El área de contabilidad cumple con la estructura
tecnológica y organizacional, de acuerdo con el tamaño y
complejidad de la entidad.
51
52
56
57
Las políticas contables, procedimientos y demás
prácticas que se aplican internamente se
encuentran debidamente documentadas?
Los manuales de políticas, procedimientos y
demás prácticas contables se encuentran
debidamente actualizados, y sirven de guía u
orientación efectiva del proceso contable.
Los costos históricos registrados en la contabilidad
son
actualizados
permanentemente
de
conformidad con lo dispuesto en el régimen de
contabilidad pública?
Se cuenta con un área contable debidamente
estructurada de conformidad con la complejidad,
desarrollo tecnológico y estructura organizacional
de la entidad?
6
CODIGO
NOMBRE
CALIFICACION
ACTIVIDAD
(UNIDADES)
OBSERVACIONES
PROMEDIO POR
ACIVIDAD
(UNIDADES
CALIFICACION
POR ETAPAS
(UNIDADES)
CALIFICACION
DEL SISTEMA
(UNIDADES)
REVISION DE CONTROL INTERNO
1. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE
Los funcionarios involucrados en el proceso
contable cumplen con los requerimientos técnicos
58
señalados por la entidad de acuerdo con la
responsabilidad que demanda el ejercicio de la
profesión contable en el sector público
5
Se cumple plenamente
Los funcionarios acreditan los perfiles señalados en el
Manual de Funciones y Competencias de la entidad, y
poseen los conocimientos y experiencia requeridos para
el ejercicio de la profesión contable en el sector público.
Se ha implementado una política o mecanismo de
actualización permanente para los funcionarios
involucrados en el proceso contable y se lleva a
cabo en forma satisfactoria?
5
Se cumple plenamente
Se realizaron capacitaciones de actualización
5
Se cumple plenamente
Si, se realizan informes de empalme de acuerdo con la
normatividad vigente y entrega del puesto de trabajo.
5
Se cumple plenamente
Existe un procedimiento documentado para realizar el
cierre y envío de la información por parte de las áreas que
generan hechos financieros económicos, sociales y
ambientales.
5
Se cumple plenamente
El área contable cumple con las normas de archivo y con
el proceso de gestión documental.
59
60
61
62
Se producen en la entidad informes de empalme
cuando se presentan cambios de representante
legal, o cambios de contador?
Existe una política para llevar a cabo en forma
adecuada el cierre integral de la información
producida en todas las áreas o dependencias que
generan hechos financieros, económicos, sociales
y ambientales
Los soportes documentales de los registros
contables se encuentran debidamente organizados
y archivados de conformidad con las normas que
regulan la materia?
2.1
FORTALEZAS
2.2
DEBILIDADES
AVANCE OBTENIDOS RESPECTO DE
LAS EVALUACIONES Y
RECOMENDACIONES REALIZADAS
2.3
2.4
RECOMENDACIONES
Se cuenta con una adecuada estructura administrativa y con profesionales Idóneos, comprometidos y con gran experiencia en el área de Contabilidad. Se
presentan informes confiables y oportunos a las diferentes instancias y órganos de control; la información y soportes contables se encuentran debidamente
organizados y archivados.
Se siguen presentando demoras en el reporte de información de algunas áreas y no hay integración de los sistemas de información.
El área Financiera asume el liderasgo y una actitud proactiva para recaudar la información de las áreas, participa en el análisis de situaciones especiales,
propone de manera oportuna acciones y correctivos que contribuyen a mejorar la calidad de la informacion contable, es por ello que se logró un gran avance
en la consecusion de los objetivos y disminución de los riesgos a través de los controles implementados en el periodo informado.
Continuar con la aplicación de los controles internos existentes, monitorear la ocurrencia de eventos y ajustar o crear nuevos controles para mitigar los
riesgos y así realizar un seguimiento continuo del proceso contable, para lograr resultados tan optimos como los obtenidos en el periodo informado.
Fortalecer la formulación, aplicación y análisis de indicadores que se constituyan en instrumentos de evaluación y control de la eficiencia, eficacia y efectividad
del proceso contable.
7