Oficio 220-084853 Del 25 de Septiembre de 2012

Oficio 220-084853 Del 25 de Septiembre de 2012
Referencia: Radicación 2012-01-2450703 - Reuniones No presenciales
Respetado Señor:
Me refiero a su escrito a través del cual efectúa la siguiente pregunta:
¿Es posible Celebrar asambleas generales no presenciales?
¿Es posible celebrar reuniones de segunda convocatoria no presenciales?
¿Cuál es el quórum que se requiere para celebrar la misma?
¿Se requiere la presencia de la totalidad de asociados de un fondo de empleados, cuyo número puede ser
superior a 8.000 personas, se requiere la presencia de un número de asociados que permita establecer
el quórum respectivo, conforme a los estatutos para conformar el máximo órgano social?
Sobre el particular es necesario aclarar que esta Entidad conceptúa respecto de las actuaciones que son
de su competencia, por consiguiente, a continuación de una manera general y abstracta se procederá a
resolver sus inquietudes respecto de las sociedades mercantiles.
Lo anterior, se aclara en razón a la pregunta efectuada en el numeral 4, la cual se refiere a una situación
planteada al interior de un Fondo de Empleados, que no es de la competencia de este Organismo, no
obstante lo anterior, a continuación se dará respuesta a las inquietudes planteadas, respecto de la
aplicación de las normas sobre reuniones no presenciales para sociedades comerciales.
Antes de comenzar, es de advertir que las preguntas efectuadas respecto las reuniones no presenciales,
en las sociedades mercantiles se encuentran contenidas en la Guía Practica para la Celebración de
asambleas de accionistas y junta de socios, Guía que puede consultar en la página de Internet de esta
Entidad www.supersociedades.gov.co.
La Ley 222 de 1995. Artículo 19. Modificado por el Artículo 148 del Decreto 0019 de 2012,
señala, habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva cuando
por cualquier medio todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea
o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de
acuerdo con el medio empleado.
.La finalidad de las reuniones no presenciales, es la de examinar la situación de la sociedad, designar los
administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la
compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades
y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social.
Así mismo es importante destacar que según lo dispone el Código de Comercio, artículo 423, las reuniones
extraordinarias de la asamblea se efectuarán cuando lo exijan las necesidades imprevistas o urgentes de
la compañía, por convocación de la junta directiva, del representante legal o del revisor fiscal.
Es de advertir que para el caso de las reuniones no presenciales es indispensable contar con la
participación de todos los miembros de la asamblea general de accionistas, junta de socios o junta
directiva, como expresamente lo exige en el artículo 19 de la Ley 222 de 1995.
Tipos de reuniones:
1. REUNIONES ORDINARIAS Y EXTRAORDINARIAS
Los socios de toda compañía se reunirán en junta de socios o asamblea general ordinaria una vez al año,
por lo menos, en la época fijada en los estatutos y, en silencio de éstos dentro de los tres meses siguientes
al vencimiento de cada ejercicio. También se reunirán en forma extraordinaria cuando sean convocados
por lo s órganos o entidades competentes.
Requisitos:

Reuniones ordinarias: Por regla general le corresponde convocar al representante legal.

Reuniones extraordinarias: Según el artículo 181 del C.Co., se reunirán los asociados en forma
extraordinaria cuando sean convocados por: los administradores. (El representante legal, el
liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes señalen los estatutos,
artículo 23 de la Ley 222 de 1995), el revisor fiscal.

La Superintendencia de Sociedades podrá Convocar a reuniones extraordinarias del máximo
órgano social en los casos previstos por la ley. En los casos en que convoque de manera oficiosa,
la Superintendencia presidirá la reunión. (artículo 149 del Decreto 0019 de 2012.

Por regla general los socios no pueden convocar directamente, salvo que se trate de lo previsto
para decidir sobre la acción social de responsabilidad de que trata el artículo 25 de la citada ley.
OTROS TIPOS DE REUNIONES

Reuniones universales: Se presentan cuando estando reunidos todos los socios deciden
constituirse en junta o asamblea general. Se caracterizan porque:
-
No requieren convocatoria.
-
Puede realizarse cualquier día.
-
Se efectúan en cualquier sitio, dentro o fuera del domicilio social, en el país o en el
exterior.

Reuniones no presenciales: De acuerdo con el artículo 19 de la Ley 222 de
1995 tienen los siguientes requisitos:
- No es indispensable la convocatoria siempre y cuando participen la totalidad de los socios.
- Debe utilizarse un medio susceptible de prueba.
- Citar a un delegado de la Superintendencia con ocho días de anticipación, cuando se trate
de sociedades VIGILADAS.
- La comunicación debe ser simultánea o sucesiva.

Reuniones por derecho propio: Si no fuere convocada la reunión ordinaria oportunamente, la
asamblea o junta de socios se reunirá por derecho propio el primer día hábil de mes de abril, a
las 10 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad.
(Art. 422 C.Co.).

Reuniones de segunda convocatoria: Son aquellas que se efectúan en reemplazo de una
reunión prevista para una fecha anterior y la cual no se llevó a cabo por falta de quórum
deliberatorio o por inasistencia de todos los socios. (Art. 429 C.Co.).
Requisitos:
- Que la reunión ordinaria o extraordinaria, debidamente convocada, no se haya llevado a cabo.
- Que se convoque a la nueva reunión.
- Que se realice no antes de diez (10) días hábiles ni después de treinta (30) días hábiles, contad os desde
la fecha fijada para la primera reunión.
«… … Si se parte de la base de que el sentido de la antelación prevista para la convocatoria a las reuniones
en las que se consideran balances
tiene que ver con el ejercicio del derecho de inspección, debe notarse que si la primera reunión ha sido
debidamente convocada, situación ésta que es el presupuesto del artículo 429 C. Co., la finalidad de la
regla que establece la antelación en cuestión se ha cumplido a cabalidad, como quiera que los socios ya
han tenido la oportunidad de ejercer su derecho de inspección; tanto en el caso de aquellos tipos sociales,
como la forma anónima, en los que el ejercicio del derecho de inspección se contrae a dicha época, como
en el caso de aquellas otras formas societarias, por ejemplo la limitada, en las que dicho ejercicio puede
llevarse a cabo en cualquier tiempo». (Oficio 220-11259 del 30 de abril de 2001).
Característica especial de las reuniones por derecho propio y de las de segunda convocatoria:
- Deciden válidamente con un número plural de socios, cualquiera que sea la cantidad de partes de
interés, cuotas o acciones representadas, siempre que se respeten las mayorías especiales
determinadas en la ley o en los estatutos. Así por ejemplo, si se trata de una sociedad de
responsabilidad limitada y asisten a la reunión por derecho propio un número plural de socios que
representan el 60% de la totalidad de las cuotas en que se divide el capital social, no podrán decidir
una reforma estatutaria, porque para ello se requiere de un porcentaje no inferior al 70% del total
del capital social, no de los cuotas representadas en la reunión.
Convocatoria, es la citación a los asociados para que se reúnan en una fecha, hora y lugar determinados
para integrar la asamblea o junta de socios.
Respecto al Quórum Es importante traer a colación
proferido por esta Entidad
el Oficio 220-037028 Del 06 DE Marzo de 2011,
(…)
1 QUORUM DELIBERATIVO
Una vez constituido el máximo órgano social en una sociedad anónima, teniendo en cuenta las normas
legales y estatutarias pertinentes, es necesario tener en cuenta que de acuerdo con lo consagrado en el
artículo 68 de la ley 222 de 1995, "la asamblea deliberará con un número plural de socios que represente,
por lo menos, la mitad más una de las acciones suscritas, salvo que en los estatutos se pacte un quórum
inferior"
"Con excepción de las mayorías decisorias señaladas en los artículos 155, 420 numeral 5 y 455 del Código
de Comercio, las decisiones se tomarán por mayoría de los votos presentes......".
Las mayorías consagradas en el citado artículo 68, aplican a las sociedades por acciones y bien pueden
ser modificadas por voluntad de los accionistas.
Ahora bien, para centrarnos en lo que conforma el quórum deliberativo, es necesario referirnos a lo que
significa la palabra QUORUM, y para ello traemos a colación lo dicho por el profesor José Ignacio Narváez,
veamos: "A la luz del Código de Comercio se entiende por quórum la pluralidad de asociados,
titulares de las porciones de capital determinado en los estatutos o en la ley, que debe estar
presente o representada en la reunión y sin la cual el cuerpo colegiado no se integra, o que es
indispensable para convertirse en instrumento idóneo de expresión de la voluntad social. En
efecto, según la proposición final del artículo 186 del Código de Comercio, "con excepción de los casos en
que la ley o los estatutos exijan una mayoría especial, las reuniones de los socios se celebran de
conformidad con las reglas dadas en los artículos 427 y 429".
"Pues bien, estas disposiciones estructuran la bifurcación entre quórum para deliberar, o sea, el
mínimo de asociados o de porciones de capital requeridos para que el cuerpo colegiado abra la
sesión ; y quórum para decidir, entendido como la mayoría de votos necesaria para aprobar válidamente
cualquier resolución. El quórum decisorio supone siempre el deliberativo, pero no a la inversa, pues puede
acontecer que haya quórum para deliberar y no para decidir. Ambas expresiones se tildan de pleonásticas
; pero el legislador las ha empleado quizá con el propósito de lograr una recta y cabal comprensión de dos
situaciones distintas......." (Teoría General de las Sociedades, séptima Edición actualizada, Ediciones
Doctrina y Ley, pagina 272) (El resaltado es nuestro).
Valga anotar que el quórum deliberativo y decisorio, se integra únicamente en torno a las acciones
suscritas y en circulación que tenga la sociedad en un momento determinado. En este orden de ideas, con
relación a la parte primera de su consulta, tenemos que primero que todo debe verificarse que las personas
que están presentes o debidamente representadas poseen el porcentaje para conformar el quórum
deliberatorio. El mismo bien puede integrarse con la presencia de una persona natural, accionista, quien
puede ser a su vez representante legal de otro accionista. Es plenamente viable dicha situación. Lo que
debe determinarse en este caso es si aquí se alcanza a lograr el porcentaje para conformar el quórum
deliberatorio. (… )”
Para las reuniones no presenciales, es indispensable contar con la participación de todos los miembros de
la asamblea general de accionistas, junta de socios o junta directiva, como expresamente lo exige en el
artículo 19 de la Ley 222 de 1995.
Para mayor información e ilustración sobre éste y otros temas societarios, se sugiere consultar la página
de Internet (www.supersociedades.gov.co) o examinar los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y
Contables publicados por la Entidad.
En los anteriores términos ha sido resuelta su consulta, no sin antes manifestarle que la misma fue
tramitada dentro del plazo legal y con los efectos contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso
Administrativo.