UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE
IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
INFORME EJECUTIVO ANUAL ESTADO DEL CONTROL INTERNO 2014
Jefe
Oficina de Control
Interno (E):
GUILLERMO HERNAN MARTINEZ
LOZANO
Periodo
Evaluado
ENERO - DICIEMBRE 2014
Fecha de
Elaboración
17 de abril de 2015
INTRODUCCION
La metodología utilizada para la elaboración del presente
informe ejecutivo, fue la siguiente:
x El Departamento Administrativo de la Función Pública –
DAFP – diseñó y aplicó una encuesta orientada a
caracterizar los aspectos esenciales del Modelo Estándar de
Control Interno – MECI -, mediante valoraciones o
conceptos.
x La Oficina de Control Interno, diligenció la encuesta
dispuesta por el DAFP.
x Con base en los resultados de dicha encuesta, el DAFP
aplicó el modelo de madurez del Modelo Estándar de
Control Interno – MECI -.
x El producto, se plasma en una caracterización narrativa,
que identifica e interpreta la información, para medir el
nivel de madurez, el cual sirve de punto de partida para
implementar estrategias de mejoramiento.
El nivel agregado de madurez para la DIAN es:
2013
INTERMEDIO
58.7
El modelo de control interno se
cumple, pero con deficiencias en
cuanto a la documentación o a la
continuidad y sistemática de su
cumplimiento, o tiene una fidelidad
deficiente con las actividades
realmente realizadas. Se deberán
solucionar
las
deficiencias
urgentemente, para que el sistema
sea eficaz.
2014
SATISFACTORIO
74.3
La Entidad cumple de forma
completa y bien estructurada con la
aplicación del modelo de control
interno,
se
toman
acciones
derivadas del seguimiento y análisis
de la información interna y externa,
permitiendo la actualización de sus
procesos. La Política de Riesgos es
conocida y aplicada por todos los
procesos. Se cuenta con mapas de
riesgos
por
proceso
y
el
institucional, lo que facilita la
gestión de sus riesgos.
Los factores establecidos y valorados, para la evaluación son:
FACTOR
ENTORNO DE CONTROL
INFORMACION Y
COMUNICACION
ACTIVIDADES DE
CONTROL
ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
SEGUIMIENTO
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
PUNTAJE
2013
NIVEL DE
MADUREZ
PUNTAJE
2014
NIVEL DE
MADUREZ
3,30
3,82
INTERMEDIO
SATISFACTORIO
4.83
4.04
AVANZADO
SATISFACTORIO
3,42
INTERMEDIO
0
NA
2,50
INTERMEDIO
2.70
INTERMEDIO
3,70
0
SATISFACTORIO
4.02
4.27
SATISFACTORIO
SATISFACTORIO
NA
Como puede observarse en el año 2014, no fue evaluado el
Factor Actividades de Control y en cambio se incluyó el factor
de Direccionamiento Estratégico. Estos dos factores no son
comparables, pero al revisar sus evaluaciones, el primero de
ellos, Actividades de Control, tenia una calificación de 3.42,
mientras que el de Direccionamiento estratégico fue evaluado
con 4.27, lo cual lógicamente es uno de los factores mas
influyentes en el mejoramiento de la evaluación del Índice de
madurez, que se ubicó en 74%.
Cada uno de los factores establecidos y valorados, se detallan
a continuación:
FACTOR
ENTORNO DE CONTROL
PUNTAJE
4.83
NIVEL
AVANZADO
Uno de los avances más significativos se presenta en el factor
Entorno de control, el cual paso de nivel Intermedio en el año
2013 a nivel Avanzado en el año 2014. Esto se debe a que la
Entidad ha establecido y divulgado de una manera mas
adecuada su Plan de Capacitación, ha efectuado mediciones
de clima laboral con el fin de intervenir aquellos factores de
malestar, la caracterización de procesos avanza en toda la
entidad, reconociendo que se está en el camino con algunos
temas pendientes como son la definición de riesgos y el
levantamiento de indicadores de proceso.
En cuanto a la valoración para el año 2014 y lo que se espera
en el 2015, el modelo a este nivel debería permitirle a la
entidad:
x Mejorar el plan de bienestar a partir del análisis de la
medición del clima laboral de manera continua.
x Suministrar información a partir de las evaluaciones del
desempeño de los funcionarios, para mejorar los planes
formación, capacitación e incentivos.
x Lograr que los programas de inducción y re-inducción sean
revisados, actualizados y divulgados, siempre que se
presente algún cambio organizacional, técnico y/o
normativo.
x Permitir que los planes formación y capacitación sean
revisados y mejorados de acuerdo a las necesidades
identificadas mediante los diversos mecanismos de
recolección de información.
x Permitir la trazabilidad de cada uno de los procesos
diseñados para la operación efectiva de la entidad.
x Contar con una Alta Dirección que actualiza y promueve de
forma clara y precisa la política de Administración del
Riesgo.
x Contar con una Alta Dirección que participa y se
responsabiliza de los procesos de Autoevaluación y
Auditoría Interna que se realizan en la entidad.
x Garantizar la ejecución de las acciones identificadas en el
Comité de Coordinación de Control Interno para la mejora
del sistema.
FACTOR
INFORMACION Y COMUNICACION
PUNTAJE
4.04
NIVEL
SATISFACTORIO
En este factor la Entidad ha avanzado como resultado de las
observaciones efectuadas, como son la medición del índice de
transparencia, las evaluaciones del sistema de Control Interno
y la revisión permanente de sus dependencias. Se cuenta con
un portal de internet por el cual se permite el acceso a
trámites de la ciudadanía y además se cuenta con una
funcionalidad e información pública respecto de las QRPS de
los mismos.
La Entidad ha trabajado de manera importante en el servicio
al cliente y ello se observa en sus puntos de atención tanto en
su infraestructura como en ellos servicios y la atención
prestada, además que algunos de los tramites que se hacían
de manera presencial, hoy en día se pueden realizar de
manera virtual, descongestionando los centro de atención.
En cuanto a la valoración para el año 2014 y lo que se espera
en el 2015, el modelo a este nivel debería permitirle a la
entidad:
x Administrar la información proveniente de las sugerencias,
quejas, peticiones, reclamos o denuncias de las partes
x
x
x
x
x
x
x
x
interesadas (ciudadanía, proveedores, entes de control,
entre otros).
Realizar el mantenimiento al sistema de información
utilizado para la recolección de las sugerencias, quejas,
peticiones o reclamos por parte de la ciudadanía de manera
continua y permanente.
Revisar las Tablas de Retención Documental de forma
periódica.
Establecer si el sistema de información utilizado para la
recolección de información interna y externa cuenta con
características tales como: la robustez para mantener la
integridad, confiabilidad y facilidad para la consulta de la
información, así como los mecanismos para su
actualización tecnológica.
Realizar los ajustes institucionales necesarios para el
cumplimiento de la normatividad relacionada con la Ley de
Transparencia y Acceso a la Información.
Contar con un área de atención al ciudadano, bajo los
parámetros básicos establecidos en la normatividad.
Contar con una rendición de cuentas que contemple,
acciones de información (calidad y lenguaje claro sobre los
procesos y resultados de la gestión pública), diálogo
(explicar, escuchar y retroalimentar la gestión) e incentivos
(a los servidores públicos y a los ciudadanos).
Contar con un mecanismo de evaluación de cada una de las
acciones de la estrategia de rendición de cuentas
(información, diálogo e incentivos).
Incluir en la convocatoria a la Rendición de Cuentas a
organizaciones sociales representativas de la comunidad.
FACTOR
ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
PUNTAJE
2,70
NIVEL
INTERMEDIO
En el presente factor es en el que menos se ha avanzado en
la Entidad y por ello su valoración en un nivel intermedio. Al
respecto se ha establecido en las diferentes evaluaciones las
debilidades en este aspecto, que tienen que ver con la
inexistencia de riesgos estratégicos de la Entidad, así como
los riesgos por proceso.
En cuanto a la valoración para el año 2014 y lo que se espera
en el 2015, el modelo a este nivel debería permitirle a la
entidad:
x Tener en cuenta los planes estratégicos de la entidad para
la construcción de la Política de Administración del Riesgo.
x Incluir en la Política de Administración del Riesgo su
objetivo y alcance.
x Incluir en la Política de Administración del Riesgo, los
factores mínimos que pueden afectar negativamente el
cumplimiento de los objetivos de la Entidad.
x Iniciar la identificación de riesgos a los procesos, en sus
aspectos básicos, teniendo como herramienta las
caracterizaciones de los procesos.
x Iniciar con procesos de capacitación para dar a conocer a
todos los funcionarios la metodología de administración del
riesgo, incluyendo los lineamientos del Plan Anticorrupción
y Atención al Ciudadano.
x Socializar la Política de Administración del Riesgo, en todos
los niveles de la Entidad.
FACTOR
SEGUIMIENTO
PUNTAJE
4.02
NIVEL
SATISFACTORIO
Este factor mantuvo su nivel y tuvo un incremento en su
valoración, como resultado del trabajo que viene realizando la
entidad en cuanto al seguimiento a través de las auditorias de
control y el seguimiento a los planes de mejoramiento de los
diferentes niveles de control de los que es objeto la entidad.
En cuanto a la valoración para el año 2014 y lo que se espera
en el 2015, el modelo a este nivel debería permitirle a la
entidad:
x Ejecutar de manera correcta (cumpliendo plazos, objetivos
y alcances) el Programa Anual de Auditorías.
x Determinar e implementar acciones correctivas y/o
preventivas a los procesos, con base en el análisis de la
información recibida de forma interna y externa.
x Formalizar el Plan de Mejoramiento Institucional,
identificando las acciones que mejoren sustancialmente el
desempeño de la entidad y resuelvan los hallazgos
encontrados por los organismos de control.
x Formalizar el Plan de Mejoramiento por Procesos, dando
lineamientos claros sobre mecanismos de contingencia en
caso de presentarse fallas en el desarrollo de los procesos e
identificando acciones que permitan superar estas fallas.
x Formalizar el Plan de Mejoramiento Individual, permitiendo
el continuo conocimiento del desempeño individual de los
servidores.
FACTOR
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
PUNTAJE
4.27
NIVEL
SATISFACTORIO
Este factor no tuvo una medición anterior por lo cual no es
posible establecer una comparación; sin embargo, la Oficina
de Control Interno ha efectuado seguimiento al levantamiento
de procesos, observando su avance, pero también
mencionando las debilidades, tales como la falta de
completitud en la caracterización de los mismos, respecto de
los riesgos asociados y de sus controles. Igualmente respecto
de los indicadores de proceso.
En cuanto a la valoración para el año 2014 y lo que se espera
en el 2015, el modelo a este nivel debería permitirle a la
entidad:
x Validar los procesos y procedimientos con respecto a la
Información suministrada por la ciudadanía y/o partes
interesadas en cuanto a las necesidades y prioridades en la
prestación del servicio.
x Validar los procesos y procedimientos con respecto a la
opinión externa sobre la gestión de la entidad.
x Determinar e implementar acciones correctivas y/o
preventivas a los procesos.
x Determinar e implementar acciones correctivas y/o
preventivas a los procesos directamente asociados a la
prestación de servicios.
x Realizar el cargue de información asociada a los respectivos
indicadores diseñados.
x Analizar los resultados obtenidos a partir de los
indicadores.
x Divulgar los cambios a los procesos y procedimientos a los
interesados.
x Mantener actualizado el mapa de procesos de acuerdo con
los cambios y mejoras realizadas a las caracterizaciones de
los procesos.
x Mantener actualizado el Manual de Operaciones (o de
procesos y procedimientos) de acuerdo con los cambios y
mejoras realizadas a los procesos.
x Realizar el seguimiento a la planeación institucional frente
al cumplimiento del cronograma y las metas asociadas.
x Contar con un Mapa de procesos que se revisa y actualiza
de acuerdo a los cambios del entorno, normativos u otros
aspectos relevantes para el desarrollo de las funciones de
la entidad.