Para : Gerentes, Jefes de Unidad

D I V I S I ÓN D E D E S AR RO L L O I NS T I T U CI ON AL
U N I D AD D E S I S T E M AS Y T E C N OL O GÍ A DE I N F ORM AC I ÓN
CIRCULAR
Para
:
Gerentes de División
Gerentes de Área
Jefes de Unidad
De
:
USTI
Asunto :
Lineamientos
información
para
Fecha:
14 de abril del 2004
DI-STI-185
adquisición
de
tecnologías
de
Con fundamento en los “Lineamientos internos para la formulación del
presupuesto 2005 y la programación y ejecución presupuestaria del Período 2004”
(GAA-027 del 9 de febrero del 2004) y los “Lineamientos para la formulación del
Anteproyecto de Presupuesto 2005” (DEI-026 del 22 de marzo 2004), se adjunta el
procedimiento a seguir en esta Contraloría para compra y alquiler de tecnologías de
información.
Este procedimiento deja sin efecto el anterior.
Agradezco la divulgación y comunicación interna que se le de a los
lineamientos, para que se proceda según se establece.
Cordialmente,
Miguel Aguilar Zamora
Jefe
Ci:
División de Estrategia Institucional
División Desarrollo Institucional
Expediente
DIVISIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
UNIDAD DE SISTEMAS Y TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN
LINEAMIENTOS PARA COMPRA Y ALQUILER DE
TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
INTRODUCCIÓN
Con fundamento en los “Lineamientos internos para la formulación del
presupuesto 2005 y la programación y ejecución presupuestaria del Período 2004”
(GAA-027 del 9 de febrero del 2004) y los “Lineamientos para la formulación del
Anteproyecto de Presupuesto 2005” (DEI-026 del 22 de marzo 2004), se establece el
procedimiento a seguir en esta Contraloría para compra y alquiler de tecnologías de
información.
PROCEDIMIENTO
1. Al formular el Plan Anual Operativo de cada año, cada programa
presupuestario gestionará ante la Unidad de Sistemas y Tecnologías de
Información (USTI) sus respectivos requerimientos para la compra y alquiler de
bienes y servicios relacionados con tecnologías de información, la cual dará su
aprobación a los que sean concordantes con los lineamientos y prioridades
institucionales así como con el ”Plan Estratégico y Operativo de la Función
Informática”.
En dicha solicitud debe incluirse al menos la siguiente
información: cantidad requerida, descripción del bien, justificación de la
compra, partida presupuestaria a afectar, monto estimado del gasto y fecha en
que se requiere el bien o servicio. Las solicitudes aprobadas servirán de base
para la integración de todas las necesidades institucionales en esta materia por
parte de la USTI, las que una vez consolidadas deberán ser sometidas a
conocimiento del Comité Gerencial de Informática para su recomendación al
Despacho del Contralor General.
2. Una vez cumplidos los puntos 3, 4 y 5 de los “Lineamientos internos para la
formulación del presupuesto 2005 y la programación y ejecución
presupuestaria del Período 2004” (GAA-027 del 9 de febrero del 2004), la USTI
de conformidad con la programación definitiva de compras y alquiler de
tecnologías de información digitará las solicitudes respectivas en el sistema de
compras indicando el programa presupuestario al que se debe cargar el gasto.
Asimismo, se deberá cumplir con lo siguiente:
i.
ii.
iii.
La unidad programática beneficiaria del activo gestiona la apertura
del contenido presupuestario.
La Unidad de Servicios de Proveeduría solicitará cotizaciones de al
menos 3 potenciales proveedores del hardware o software a
adquirir. Recibidas las ofertas de los proveedores la USTI las
evaluará y remitirá las recomendaciones de adjudicación a la
Unidad de Servicios de Proveeduría, la cual de proceder emitirá el
pedido de compra.
Generado el acto adjudicatario y entregado el producto al Almacén,
previa prueba de USTI para el recibido a satisfacción, será
plaqueado e instalará por ésta el hardware o software
asegurándose tanto la actualización permanente del inventario
DIVISIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
UNIDAD DE SISTEMAS Y TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN
iv.
institucional de tecnologías de información como el control de la
vigencia y de la oportuna y correcta aplicación de garantías dadas
por los proveedores.
Una vez recibido el activo a satisfacción la Unidad de Servicios
Financieros procede a cancelar la compra al proveedor.
3. La reposición de hardware o software relacionado con tecnologías de
información deberá cumplir con el siguiente procedimiento:
a.
b.
c.
d.
e.
i.
ii.
iii.
iv.
v.
Reportar la situación a la USTI mediante el sistema de información
habilitado para los efectos.
Confección por parte de la USTI de un criterio técnico en el que se
dictamine el estado del activo y su criticidad, en el que se recomiende
su reparación o reposición, así como otras posibles alternativas de
solución. Toda actuación al respecto se realizará dentro de los límites
que establece la normativa aplicable, mediante procedimiento de
excepción.
Cuando proceda, la Unidad responsable del activo debe devolver el
equipo a sustituir o dado de baja al Almacén adjuntando copia del
criterio técnico que lo respalda.
Coordinación entre la USTI y la Unidad de Servicios de Proveeduría
para definir las acciones a seguir, incluida la verificación de
disponiblidad de contenido presupuestario.
Acciones de contratación, reparación o adquisición:
La unidad programática responsable del activo gestiona la apertura
del contenido presupuestario.
La USTI digita la solicitud de reparación o compra. Cuando proceda
la reparación, en la medida de lo posible se le dará prioridad al
proveedor del equipo, y cuando proceda la compra la USTI deberá
indicar las características actualizadas del hardware o software a
adquirir.
En ambos casos se debe indicar el programa
presupuestario al que se debe cargar el gasto.
La Unidad de Servicios de Proveeduría solicitará cotizaciones de al
menos 3 potenciales proveedores del equipo o partes a adquirir.
Recibidas las ofertas de los proveedores la USTI las evaluará y
remitirá las recomendaciones de adjudicación a la Unidad de
Servicios de Proveeduría, la cual de proceder emitirá el pedido de
compra.
Generado el acto adjudicatario y entregado el producto al Almacén,
previa prueba de USTI para el recibido a satisfacción, será
plaqueado e instalará por ésta el hardware o software
asegurándose tanto la actualización permanente del inventario
institucional de tecnologías de información como el control de la
vigencia y de la oportuna y correcta aplicación de garantías dadas
por los proveedores.
Una vez recibido el activo a satisfacción, la Unidad de Servicios
Financieros procederá a cancelar la compra al proveedor.
4. Las compras extraordinarias no contempladas en la programación de compras
y alquiler de tecnologías de información deben sujetarse a lo establecido en el
punto 11 de los “Lineamientos internos para la formulación del presupuesto
2005 y la programación y ejecución presupuestaria del Período 2004” (GAA-
DIVISIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
UNIDAD DE SISTEMAS Y TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN
027 del 9 de febrero del 2004), debiéndose tener en cuenta; además, que en
todos esos casos es también requerido el visto bueno de la USTI.