¿Cómo reducir el tamaño del inventario?

Reporte No. AVC0010
Alex Vidal Paredes
2009 AVC Consulting, ©
¿Cómo reducir el tamaño del inventario?
El inventario está representado bajo la forma de materias primas, productos en
proceso o productos terminados y es el medio de comercio de las empresas de
bienes y servicios. Las empresas de servicios también gestionan inventarios
aunque su producto sea un servicio. Considerando que las empresas existen
para servir a sus clientes, entonces, si los clientes desean los productos ahora,
en tal lugar y en tal o cual forma, nuestra obligación es servirlos para que ellos
se sientan satisfechos con este proceso.
Este proceso simple en palabras representa una ecuación oculta de variables
complejas e incontrolables en algunos casos. Por lo tanto la gestión del
inventario se ha convertido en la actualidad en una clave importante en el
desarrollo de las buenas prácticas de negocio que hacen a las compañías
rentables y viables en el futuro.
Imagine usted la cantidad de inventario desplegado por una compañía de
consumo masivo al movilizar sus mercancías en toda su red o territorio de
mercado. La cantidad de recursos desplegados en esta operación es muy
grande, es un proceso frecuente que en la mayoría de casos es diaria y
requiere de un conjunto de procesos estandarizados que buscan la
optimización para ser rentables en la operación.
Hace unos años esta ecuación se reducía a un tiempo y espacio limitados.
Hoy, con la globalización y los tratados comerciales, las mercancías se
mueven de un lado a otro sin importar donde se fabriquen o almacenen. Lo
importante es que estén cerca de los mercados en tiempo y lugar. Es este
nuevo concepto sumado a las tendencias mundiales de consumo que exigen
productos nuevos y mas variedad el que ha complicado nuestra ecuación
logística simple.
Toda esta realidad ha complicado la gestión del inventario, llevando a
gestionar en algunos casos mas de 50,000 SKU’s1 de productos comerciales,
como en el caso de los Retails2. Y ha complicado los modelos de cálculo de
stocks de seguridad y niveles de inventario llevando por las nubes el valor del
inventario inmovilizado con todos sus costos asociados. Los costos logísticos
asociados al inventario están siendo evaluados por las compañías y buscan
1
2
SKU Stock Keep Unit es el equivalente a un código de producto.
Retail es el concepto de las tiendas por departamento
formulas para gestionar correctamente este problema. En principio tenemos
que evaluar cuales son los costos logísticos asociados al mantener inventario
en los almacenes o centros de distribución. Para este análisis veamos en el
siguiente cuadro como se clasifican los costos por este proceso de
almacenamiento:
Concepto de Costo
Porcentaje del valor
del inventario %
Costo de Capital del dinero
Gestión y Espacio de Almacenamiento
Mermas, pérdidas y obsolescencia
Seguros
Gestión de la manipulación
Impuestos
Costo Anual de Mantenimiento del Inventario
10
2
4
1
1
2
20
– 15
– 5
– 6
– 5
– 2
– 3
– 36
%
%
%
%
%
%
%
Con un costo anual de mantenimiento del inventario de 20 – 36 % en un año el
costo anual acumulado habrá superado al valor del inventario. No es
económicamente rentable guardar inventarios en el tiempo, estos deben de ser
consumidos o entregados al merado en el más breve plazo. Si esto funciona
así, estamos siendo eficientes en nuestros procesos y aseguramos la
rentabilidad del negocio. En algunos casos hemos encontrado inventario
obsoleto con más de 5 años en las compañías. Estos conceptos tienen que ser
analizados por las compañías y buscar minimizarlos a cifra que hagan
rentables sus operaciones. La cifra del costo anual del mantenimiento del
inventario es un KPI3 clave e importante del negocio y representa un reto a las
compañías en la correcta forma de gestionar los inventarios para no caer en
estos problemas.
¿Cómo reducir los niveles de inventario? Hay muchas formas para hacerlo. La
primera esta en analizar las causas del incremento de los niveles de inventario.
La principal es la complejidad y exactitud en los pronósticos. Si nuestros
pronósticos fueran exactos entonces el inventario guardado sería innecesario,
fabricaríamos o compraríamos en las cantidades exactas. Como esto no
ocurre, las consecuencias son niveles de inventario elevados. Pero la solución
no está en descubrir la bola de cristal, la cual no esta en venta en el mercado
con ningún software que permita acertar los números del pronóstico del
mercado. El proceso se denomina administración de demanda y busca
asegurar que el proceso y no el pronóstico sea lo mas exacto posible con un
conjunto de buenas practicas que parten del pronóstico y prosiguen con el
análisis y seguimiento a este proceso.
3
KPI Kee Performance Indicator o Indicador Clave de Performance.
Reporte No. AVC0010
Alex Vidal Paredes
2009 AVC Consulting, ©
Página 2
Otro clave importante en la reducción de los inventarios esta en los stocks de
seguridad. Con mucho asombro he descubierto en muchas compañías que
este parámetro importante para mantener los niveles de servicio adecuados,
no es revisado con la frecuencia que se merece el negocio. En algunos casos
estos valores han sido heredados por las personas que retoman estos
procesos, es así que sorprendentemente he encontrado valores de stocks de
seguridad de mas de 5 años en operación. La configuración de la red de
distribución también es importante para determinar el valor del stock de
seguridad, porque en algunos eslabones de esta red o cadena no tiene que
repetirse el stock pues esta reservado aguas arriba o aguas abajo del flujo de
materiales. Su correcta configuración hará reducir el tamaño de los inventarios
significativamente. Con toda seguridad, un proyecto de revisión y análisis de
stocks de seguridad encontrará sorpresas increíbles en su negocio.
La recomendación para la determinación de los stocks de seguridad está en
tres conceptos importantes a trabajar:
Decisión de los niveles de servicio al cliente – mercado
Configuración de la red logística para determinar donde
colocamos stocks de seguridad
Desviaciones de la demanda y de los tiempos de entrega
Del correcto análisis de estas variables se determinara la configuración real
para el negocio. No es fácil, puede tomar varios meses analizar las
desviaciones de los productos. Muchas veces la data histórica esta
distorsionada y hay que reconstruir el pasado. De todas formas, hay que
hacerlo si queremos tener inventarios adecuados que soporten nuestro
negocio y sus niveles de servicio.
Los obsoletos son otra historia. Muchas compañías tienen que trabajar con
revisiones constantes en las fechas de caducidad de sus productos, esto es
así con las compañías farmacéuticas y de alimentos por ejemplo. Pero como
podemos evitar estos problemas en la caducidad de nuestros productos. Una
recomendación es trabajar correctamente con el uso de lotes y su trazabilidad.
Hoy los sistemas permiten el seguimiento adecuado de estos productos.
Entonces la clave no esta en la información o los datos, la clave esta en la
gestión correcta de esta información. Con sorpresa he encontrado que los
incentivos de ventas incrementan la obsolescencia de los productos en el
mercado porque la demanda real no los necesita y estos productos duermen
en el inventario del minorista sin movimiento fuerte durante semanas o meses
y al final hay que recoger esos inventarios. La demanda real del mercado es
una clave para evitar estas sorpresas. No vender mas allá de lo que el
mercado pueda necesitar, porque nos quedaremos con ese inventario.
Otros productos que no tienen fecha de caducidad no sufren de estos
problemas, sin embargo si de las nuevas versiones que reemplazan a las
Reporte No. AVC0010
Alex Vidal Paredes
2009 AVC Consulting, ©
Página 3
antiguas o de materiales o insumos mejorados que reemplazan a los antiguos.
La clave en la gestión de estos problemas es la secuenciación correcta del
reemplazo, para no quedarnos con inventarios obsoletos.
Finalmente, en otros casos, los obsoletos pueden ser productos con fallas y las
compañías los mantienen en sus inventarios durante largo tiempo. Como el
producto esta en la contabilidad de la compañía no tiene ninguna autorización
para deshacerse de él, tiene que cuidarlo y mantenerlo allí. Esto finalmente
tiene una doble consecuencia aparte del costo: ocupa espacio en el almacén.
Hay que deshacerse del inventarío obsoleto que tiene estas características,
complica los procesos en el almacén y hace ineficiente sus procesos.
Existen otras prácticas que nos permiten reducir los inventarios en una
compañía. Las buenas relaciones con proveedores y clientes es una de ellas,
pero esto lo explicaremos en otros artículos que publicaremos.
______________________________________
Acerca del Autor
Alex Vidal Paredes es Ingeniero Industrial de la Universidad
de Lima en Perú y MBA Graduado en ESAN. Trabajó durante
varios años en compañías industriales en las áreas de
logística y operaciones. Hace 15 años se inició como
consultor y líder de proyectos implementando soluciones
ERP´s y de Cadena de Suministro SCM en la Región Andina.
Actualmente se desenvuelve como Profesor en
Universidades de Prestigio en Perú ofreciendo los cursos de
Cadena de Suministro y Gerencia de Operaciones y es socio
fundador de AVC Consulting compañía de soluciones de
Planificación para Latinoamérica.
Reporte No. AVC0010
Alex Vidal Paredes
2009 AVC Consulting, ©
Página 4