Manual de Asociaciones de Padres de Familia

Manual de Asociaciones
de Padres de Familia
Contenido
Introducción, Misión, Visión y Principios Educativos
1
Denominación y domicilio .............................................. 6
2
Constitución, duración y destitución del cargo ...... 6
3
Objeto y Atribuciones ..................................................... 7
4
Funcionamiento de la Asociación de Padres de
Familia.................................................................................. 8
5
Funciones de la Mesa Directiva ................................. 9
6
Aspectos Financieros .................................................... 12
7
Recaudación de Fondos ............................................... 15
8
Comunicación e Imagen ............................................... 16
9
Actividades patrocinadas por la Escuela ................ 18
10
Eventos Especiales ....................................................... 18
11
Uso público de edificios e
instalaciones de la Escuela ................................................. 20
Anexo I……................................................................................. 22
Anexo II……………………………………………….……………………….….. 23
Introducción
Las Asociaciones de Padres de Familia
(APF) de la Escuela John F. Kennedy, A.
C., son grupos organizados de padres,
tutores y quienes ejercen la patria
potestad de los alumnos que integran la
comunidad escolar. Desde hace años,
las Asociaciones de Padres de Familia
de las diversas secciones de la Escuela,
han realizado un papel preponderante,
mediante su participación y trabajo.
La comunidad Kennedy agradece a
todas aquellas personas que en algún
momento trabajaron en las Asociaciones
de Padres de Familia y contribuyeron
para lograr transmitir la verdadera
finalidad del trabajo voluntario en la
comunidad Kennedy.
Misión de las asociaciones de
padres de familia Kennedy
Fomentar el sentido de comunidad entre los padres, alumnos, maestros, directivos y empleados, con la intención de
colaborar en el mejoramiento de la comunidad escolar.
Principios
Visión Misión
Facilitar el crecimiento
integral de los alumnos;
comprometidos y
respetuosos de la
comunidad local y un
mundo multicultural.
4. Manual de APF
Nuestra misión en la Escuela
John F. Kennedy, A. C., la Escuela
Americana de Querétaro, es ofrecer a sus alumnos una educación
integral tipo Estados Unidos,
bilingüe, de la más alta calidad,
que reconozca los talentos individuales y fomente la constante
búsqueda del conocimiento.
En un ambiente de seguridad y
respeto, esta educación brindará
los conocimientos, habilidades y
valores que forjen personas que
contribuyan, más allá del aula, en
forma exitosa en una sociedad
globalizada.
Principios Educativos
El plan de trabajo y los proyectos de las
Asociaciones deberán tener siempre en
cuenta los Principios Básicos, de acuerdo al Modelo Educativo de la Escuela
JFK.
1. El aprendizaje de los alumnos es la
prioridad principal de la Escuela.
2. Los alumnos que aprenden en dos
idiomas y sobre dos culturas enriquecen
sus vidas.
3. El aprendizaje de los alumnos se
incrementa con la diversidad.
4. Los alumnos son individuos y aprenden de muchas maneras.
6. Los alumnos aprenden mejor en un
ambiente de seguridad y respeto.
7. Los alumnos aprenden mejor cuando
se involucran activa y creativamente en
adquirir conocimientos y habilidades.
8. Los alumnos se benefician con estándares y expectativas altas y trabajo
de calidad.
9. Los alumnos deben aprender de por
vida, más allá del aula, con confianza en
sí mismos y auto-dirigidos.
10. Los alumnos, maestros, directivos y
padres de familia, comparten la responsabilidad de promover la misión, filosofía
y principios de la Escuela.
5. La formación del carácter debe ser
parte activa del aprendizaje de los
alumnos.
Manual de APF. 5
1
Capítulo Primero
Denominación y
domicilio
PRIMERA. El presente manual regirá
la organización y funcionamiento de las
Asociaciones de Padres de Familia de la
Escuela John F. Kennedy, A. C.
SEGUNDA. Las Asociaciones de Padres
de Familia deberán constituirse y registrarse de conformidad con el Reglamento de las Asociaciones de Padres de
Familia de la USEBEQ.
TERCERA. Las Asociaciones se denominarán Asociación de Padres de Familia
(APF) de Preschool, Elementary School y
Middle School.
CUARTA. El domicilio de las Asociaciones será el mismo de la Escuela,
Sabinos No. 272, Fracc. Jurica Campestre, C.P. 76100.
6. Manual de APF
Segundo
Constitución,
2 Capítulo
duración y
destitución de cargo
QUINTA.CONSTITUCIÓN Al inicio del
ciclo escolar, las representantes de cada
sección de la Escuela ante la SEP, envían a los padres de familia una convocatoria para la elección y constitución de
la Mesa Directiva de las Asociaciones de
Padres de Familia. En dicha convocatoria se determina la fecha, lugar y hora a
efectuarse la Asamblea para la elección.
El día de la Asamblea, se designa una
mesa de debates provisional integrada
por un presidente, un secretario y tres
escrutadores.
1. Esta mesa de debates provisional
organiza el proceso de constitución o
renovación de las Mesas Directivas,
solicita se presenten las planillas o
personas postuladas y después procede
a la votación.
2. La mayoría de votos de los padres de
familia presentes, es la que determina la
elección de la nueva Mesa Directiva.
3. Se elige la nueva Mesa Directiva y sus
miembros firman las actas correspondientes.
4. Cuando concluye el proceso, terminan las funciones de la mesa de debates
provisional.
La Mesa Directiva de las APF queda
constituida según el artículo 29 del
reglamento de USEBEQ por un Presidente, un Vicepresidente, un Secretario,
un Tesorero y seis Vocales.
Ningún miembro de la Mesa Directiva,
vocales y representantes podrán ocupar
otro cargo igual o similar en cualquiera
de las demás secciones.
El registro de alta de la nueva APF
ante la USEBEQ, será realizado por las
autoridades de la Escuela y su duración
será de acuerdo a lo especificado en la
fracción sexta del presente reglamento.
NOTA: Posteriormente, en las reuniones
informativas de inicio de ciclo (“Back to
School Night”) se elige por votación de
los padres asistentes, a un padre de familia como representante de cada grupo
y la Mesa Directiva invita a un padre de
familia por grado escolar, para participar
como vocal del grado, quien coordinará
a los representantes de cada grupo de
su grado escolar.
SEXTA.DURACIÓN De acuerdo al artículo 30 del Reglamento de Asociaciones
de Padres de Familia, en la sección de
Pre-School, la Mesa Directiva se elige
por un año. En el caso de Elementary
y Middle School, las mesas directivas
de las Asociaciones se elegirán por
dos años. Al finalizar el primer año, se
tendrán que renovar el vicepresidente,
el secretario y tres vocales.
Si se presentara alguna renuncia o destitución de algún miembro de la Mesa
Directiva, el nuevo miembro será elegido por la actual APF, salvo en el caso
del presidente, cuyo lugar sería ocupado
por el Vicepresidente. La Mesa Directiva
tiene la obligación de informar al Director de su sección de estos cambios.
SÉPTIMA. DESTITUCIÓN DEL CARGO
Los miembros de la Mesa Directiva
podrán ser removidos de sus cargos y
suspendidos de sus derechos por las
siguientes causas:
NOVENA. OBJETIVO
1. Representar ante las autoridades
escolares los intereses que en materia
educativa sean comunes a los asociados.
1. Infracciones graves al reglamento de
USEBEQ y al presente manual.
2. No cumplir con la misión de las Asociaciones de Padres de Familia.
3. No llevar en orden las finanzas de la
APF.
2. Colaborar en el mejoramiento de la
comunidad escolar y proponer a las
autoridades las medidas que estimen
convenientes para dicha mejora.
Tercero
3 Capítulo
Objeto y atribuciones
OCTAVA. Los padres de familia, tutores
y quien ejerza la patria protestad,
tendrán derecho a formar parte de la directiva de Asociaciones a que se refiere
el presente ordenamiento; siempre y
cuando hayan sido miembros de la comunidad Kennedy por lo menos durante
un ciclo escolar.
3. Cooperar con bienes o servicios para
el mejor funcionamiento de la Escuela y
apoyar las campañas de recaudación de
fondos y mejoras de infraestructura del
establecimiento escolar.
4. Fortalecer la comunidad participando
activamente en eventos y actividades
culturales, deportivas y sociales organizados por la Escuela.
5. Integrar a las nuevas familias locales e
internacionales a la comunidad Kennedy.
6. Colaborar en la promoción de cursos,
talleres y conferencias que la Escuela
organiza para los padres de familia.
Manual de APF. 7
7. Participar coordinadamente con
las autoridades competentes en las
acciones que éstas realicen para lograr
una mejora continua en el entorno
escolar.
DÉCIMA. ATRIBUCIONES
1. Colaborar con la Escuela en las actividades que ésta realice.
2. Proponer y promover, en coordinación
con los Directores de área, las acciones
y obras necesarias para el mejoramiento
de la Escuela y de su funcionamiento.
3. Reunir fondos con aportaciones voluntarias de sus miembros para los fines
propios de las Asociaciones.
4. Fomentar la relación entre los maestros, alumnos y padres de familia.
Las atribuciones que anteceden se
ejercerán en forma coordinada con los
Directores de la sección correspondiente y requerirán de su acuerdo expreso
para toda actividad que se realice.
8. Manual de APF
Cuarto
4 Capítulo
Funcionamiento
de la asociación de
padres de familia
DÉCIMO PRIMERA. GENERALES
1. Las personas que integren la APF de
las diferentes secciones, deberán recibir
un taller de inducción, dentro de los
primeros diez días hábiles después de
su nombramiento. La Escuela designará
a la(s) persona(s) y departamento(s) de
la Escuela que impartirán dicho taller.
2. Después del nombramiento de la
Mesa Directiva, las APF se reunirán con
los Directores de su sección para que
de manera conjunta definan el plan de
trabajo anual de acuerdo a los planes
existentes en la Escuela.
3. La participación de las APF no deberá
interferir con las actividades escolares ni
reducir el tiempo de instrucción determinado para los alumnos, ya que las
actividades académicas son prioritarias.
4. En el caso de que la Escuela tenga
establecido un objetivo específico,
elegido de acuerdo al Plan Maestro de
Infraestructura, al plan estratégico o al
Modelo Educativo de la Escuela o a los
proyectos del departamento de Desarrollo Institucional, se podrá incluir en el
programa de trabajo anual de las APF.
5. En el caso de que en años anteriores
se haya definido un objetivo específico,
se presentará la situación de avance y
se motivará a los nuevos miembros a
participar con entusiasmo para su continuidad, en beneficio de la Escuela.
6. El trabajo que realizan los miembros
de la APF es de carácter voluntario, por
lo que no podrán recibir ningún tipo de
remuneración económica por su trabajo,
ninguna concesión especial ni beneficio
personal por parte de la Escuela.
DÉCIMO SEGUNDA. REUNIONES
El objetivo principal de las reuniones, es
la participación de todos los padres de
familia de la Escuela. Les será proporcionada información sobre los aspectos
generales y sociales de los proyectos
que se pretendan desarrollar. Así mismo,
se pedirá a los padres de familia asumir
el compromiso de llevarlos a cabo.
1. Durante las reuniones se presentará
a todos los padres de familia el plan de
trabajo elaborado por las APF.
c) La tercera en junio, para agradecer su
participación y rendir un informe final de
actividades.
2. La APF deberá realizar como mínimo
dos reuniones con los padres de familia.
DÉCIMO TERCERA. REGISTRO DE
INFORMACIÓN
1. Es de suma importancia que cada
Asociación maneje desde el inicio de
sus actividades carpetas de información
ordenada que contengan:
a) Programa de trabajo.
b) Calendario de actividades.
c) Directorios de los miembros de la
APF.
d) Minutas de las juntas y circulares
emitidas por la Escuela.
e) Avances de acuerdo al plan de
trabajo.
f) Recibos, facturas, notas de compras
y gastos según requerido por el departamento de finanzas de la Escuela.
a) Al inicio del ciclo escolar, donde presentará su plan de trabajo anual.
b) En el mes de septiembre del siguiente
ciclo escolar, donde realizará un informe
de las actividades realizadas durante
el ciclo escolar pasado, junto con el
informe financiero correspondiente.
3. Las APF podrán realizar las reuniones
de trabajo que consideren necesarias
con las vocales y representantes de los
grupos. Se sugieren tres reuniones:
a) La primera al inicio del ciclo escolar
(septiembre) para presentar el plan
de trabajo, antes de la presentación
para todos los padres de familia de la
Escuela.
b) La segunda en el mes de enero, para
presentar las actividades del segundo
semestre del ciclo escolar.
DÉCIMO CUARTA. LABOR SOCIAL
La Escuela realiza constantemente
diversas actividades de labor social.
Es responsabilidad de las APF apoyar,
incentivar, promover la actividad social.
1. Las campañas de servicio de nuestra
comunidad se realizan a nivel de toda
la Escuela, es decir, participan todas las
Asociaciones de Padres de Familia de
las diversas secciones en los proyectos
definidos por la Escuela.
2. La finalidad principal de hacer labor
social, es incentivar a los alumnos Kennedy a ayudar al prójimo y trabajar en
grupo para lograr un bien común.
5
Capítulo Quinto
Funciones de la
mesa directiva
DÉCIMO QUINTA. Las funciones de los
miembros de la Mesa Directiva son las
siguientes:
I. PRESIDENTE
FUNCIONES:
a) Promover y presidir las diferentes
reuniones con sus colaboradores.
b) Representar a la Asociación ante las
autoridades de la Escuela y educativas.
c) Dirigir la preparación y desarrollo de
su programa de trabajo anual.
Manual de APF. 9
d) Hacer cumplir los objetivos, atribuciones, derechos, obligaciones y
funciones.
e) Dirigir las actividades de la Mesa
Directiva.
f) Acordar y firmar junto con el Secretario la correspondencia, actas, acuerdos,
etc., de la Asociación e informar a los
padres de familia.
g) Servir de enlace y comunicación entre
los padres y la Escuela.
h) Rendir un informe sobre las actividades realizadas y la aplicación de los
recursos trimestralmente al Director de
su sección.
i) Informar a los padres de familia a
través de asambleas acerca de sus programas de trabajo y de los objetivos que
se llevarán a cabo.
j) Promover la participación entre los padres de familia, con sentido de servicio.
k) Calendarizar y dar seguimiento a los
acuerdos de la mayoría con el propósito
de que se cumplan los objetivos.
l) Supervisar la tesorería de la Asociación.
m) Cuidar la actitud positiva de sus
colaboradores.
n) Cuenta con voto de calidad para la
toma de decisiones.
10. Manual de APF
o) Al terminar su mandato, junto con
el Tesorero, entrega la documentación
contable y el registro de las actividades
y proyectos realizados por la Asociación.
II. VICEPRESIDENTE
FUNCIONES:
a) Apoyar el trabajo del Presidente.
b) Atender la coordinación de las actividades de la Asociación que le indique el
Presidente.
c) Cuenta con voto de calidad al sustituir
al Presidente.
d) Entrega su cargo al término de su
gestión al nuevo Vicepresidente.
e) Sustituir al Presidente en su ausencia.
f) Coordinar aquellos comités que se
formen.
g) Participar en la elaboración del plan
de trabajo anual.
h) Coordinar las actividades que serán
de servicio a la comunidad.
III. SECRETARIO
ACTIVIDADES:
a) Convocar a las sesiones ordinarias y
extraordinarias.
b) Tomar minutas de los acuerdos en
Asambleas y en juntas de las mesas
directivas, registrarlas en el libro de
actas, donde se asienten las iniciativas
y propuestas que surjan de la Mesa
Directiva; así como los acuerdos con los
padres de familia.
c) Llevar el archivo de la Asociación.
d) Mantener actualizado el registro de
los miembros de la Asociación, a través
de directorios, los cuales no podrán ser
distribuidos a la comunidad. La información respecto a padres de familia
y alumnos será de uso exclusivo de la
directiva y no podrá ser difundida ni
distribuída a la comunidad.
e) Atender las actividades que le asigne
el Presidente y entregar al término de su
gestión al nuevo Secretario la documentación que estuvo bajo su custodia.
f) Apoyar el trabajo del Presidente.
g) Recordar a la Mesa Directiva del
calendario de eventos durante el ciclo
escolar.
h) Coordinar el programa de comunicación eficaz, con todos los miembros
de la Asociación (vocales y representantes).
i) Elaborar cualquier documentación que
se requiera (cartas, solicitudes, comunicados).
j) Llevar un inventario del material que
es propiedad de la APF.
k) Elaborar el informe de actividades,
junto con la Mesa Directiva, para presentar al final del ciclo escolar.
IV. TESORERO
FUNCIONES:
a) Llevar al corriente y en orden la documentación contable, comprobantes de
ingresos y egresos.
b) Elaborar conjuntamente con el
Presidente y el Director de la sección
la lista de necesidades prioritarias, para
atenderlas de acuerdo a los recursos
disponibles.
c) Informar periódicamente a la APF del
estado financiero de la misma.
d) Llevar actualizado el inventario pormenorizado de las pertenencias de la
Asociación.
e) Atender las actividades de la Asociación que le indique el Presidente.
f) Entregar al término de su gestión al
nuevo Tesorero, todos los bienes, documentos y fondos que estuvieron bajo su
custodia.
g) Apoyar al Presidente en sus funciones.
h) Llevar la contabilidad de la Asociación
de Padres de Familia.
i) Coordinar con el departamento de
finanzas de la Escuela la supervisión del
manejo de los fondos.
j) Elaborar un presupuesto de los gastos
que se realizarán durante el ciclo escolar.
k) Registrar los donativos en efectivo y
en especie hechos a la Asociación.
l) Informar periódicamente de las finanzas a la Mesa Directiva de la APF.
m) Supervisar las finanzas en los eventos magnos y particulares de la Asociación.
n) Junto con el Presidente, entregar un
informe financiero que especifique los
ingresos y egresos, con sus respectivos
comprobantes, al término de su gestión.
V. VOCAL
FUNCIONES:
a) Escuchar las inquietudes y necesidades de los padres de familia del
grado a su cargo y presentarlas a los
integrantes de la Mesa Directiva de la
Asociación para canalizarlas a quien
corresponda.
b) Citar a las representantes de grupo a
su cargo a las reuniones que le indique
la Mesa Directiva y coordinar el evento
que le asigne la Mesa Directiva en su
plan de trabajo a su grado escolar, como
responsable del mismo.
c) Coordinar a las representantes del
ciclo escolar que representa.
d) Llevar a cabo las actividades que le
indique la Mesa Directiva.
VI. REPRESENTANTE ACTIVIDADES:
a) Escuchar las inquietudes y necesidades de su grupo en particular y hacerlas llegar a la Vocal.
b) Colaborar con la Vocal en la comunicación con los padres de familia de su
grupo.
c) Reunir las aportaciones extraordinarias voluntarias de los padres de
familia del grupo a su cargo (como es la
aportación voluntaria para los regalos de
los maestros).
d) Atender las actividades de la Asociación que le indique su Vocal.
e) Elaborar al final del ciclo escolar un
reporte de los gastos realizados.
f) Colaborar en la comunicación con los
padres de familia de su grupo.
Manual de APF. 11
Sexto
6 Capítulo
Aspectos
financieros
DÉCIMO SEXTA. ACTIVO SOCIAL El
activo social de las Asociaciones estará
integrado por los siguientes bienes:
1. Aportaciones que realicen los padres
de familia al inicio del ciclo escolar
por concepto de “cuota de la APF”, la
cual será cobrada mediante un recibo
expedido por la Escuela, que los padres
de familia recibirán junto con los de la
colegiatura.
2. Las Asociaciones de Padres de Familia de todas las secciones de la Escuela
se reunirán en el mes de junio para
determinar el nuevo monto de la aportación de los padres de familia, a cobrar
en el siguiente ciclo escolar.
a) La cuota de APF puede permanecer
constante durante varios ciclos escolares y en caso de aumento, no podrá
exceder del 10% de la cuota actual.
12. Manual de APF
b) La cantidad deberá ser la misma en
todas las secciones.
c) El acuerdo tomado deberá comunicarse al departamento de Administración y Finanzas de la Escuela.
d) La aportación es voluntaria y no se
podrá obligar a los padres de familia a
realizarla.
utilizado fuera de la Escuela ni para
otros fines.
3.Los miembros de la Mesa Directiva no
están autorizados para recibir cuotas
de padres de familia directamente; los
pagos deberán realizarse en las Formas
e Instituciones Bancarias autorizadas
por la Escuela.
DÉCIMO SÉPTIMA. TESORERÍA
1. La Escuela supervisará el manejo
de los fondos de cada Asociación de
Padres de Familia.
4. Los bienes muebles o inmuebles,
toda clase de donativos y aportaciones
que en efectivo o en especie reciba cada Asociación por parte de los
padres de familia o cualquier persona
o institución, serán destinados para el
mejoramiento de la Escuela y son de
su propiedad; por lo tanto deberá ser
informado por escrito al área de Administración y Finanzas de la Escuela para
su registro respectivo.
5. Ningún bien mueble o donativo en
especie recibido por la APF podrá ser
6. El uso de los bienes adquiridos por
donativos de padres de familia será
definido por la Escuela y se asignarán
de acuerdo a las necesidades y prioridades establecidas por la Escuela.
2. La tesorera solicitará a la Caja de la
Escuela, la cantidad que considere adecuada para realizar sus gastos, máximo
10,000.00 pesos (Diez mil pesos 00/100
M.N.), y podrá solicitar el reembolso de
éste al presentar las notas y comprobantes que amparen los gastos efectuados.
3. La cantidad solicitada, deberá ser congruente con el presupuesto presentado
al inicio del ciclo escolar.
4. En caso de requerir una cantidad
mayor, deberán comprobar el destino de
ese gasto.
5. La Escuela elaborará un cheque a
nombre de la Tesorera de la Asociación
de Padres de Familia correspondiente,
misma que firmará un pagaré por el
monto el cual se le entregará a la comprobación de los gastos
6. El tesorero deberá tomar un curso de
inducción y capacitación en el área de
Administración y Finanzas respecto a las
políticas y procedimientos del área, así
como aspectos prácticos de su función.
DÉCIMO OCTAVA. TARJETA
BANCARIA Se otorgara a la Asociación
de Padres de Familia que lo solicite una
tarjeta de débito para facilitar el manejo
de su tesorería.
DÉCIMO NOVENA. DE LOS
COMPROBANTES Todos los gastos
deberán tener un comprobante que
ampare la compra efectuada y cumplir
con los siguientes requerimientos:
1. Nombre o razón social de la empresa
que vende.
2. Especificación de la compra (descripción del artículo, cantidad, precio
unitario, precio total).
3. Fecha de compra.
4. Contener exclusivamente la descripción de los artículos que se adquieren
para el evento de la Escuela. No se
deberá mezclar en el mismo ticket, la
compra de otros productos de índole
personal.
5. Se sugiere que todos los comprobantes reúnan los requisitos fiscales mínimos establecidos por la LISR y del IVA,
sin embargo en caso de complicarse
este aspecto, la APF pudiera no requerir
de facturas con IVA desglosado, en este
caso No será necesario facturar todas
las compras que se realicen, a menos
que el vendedor necesite elaborar la
factura.
6. En caso de no contar con factura de la
compra se deberá solicitar una nota de
venta con todos los datos oficiales del
vendedor, razón social, dirección, RFC.
7. En el caso de que el establecimiento
no tenga ningún tipo de comprobante,
se pedirá al vendedor que anote con su
puño y letra la fecha, artículo vendido,
cantidad de la compra, su nombre y
firma y los datos de su negocio (razón
social, dirección). Si es posible, anexar
una tarjeta o propaganda del negocio.
8. La tesorera deberá anotar en la parte
posterior de la nota, en qué evento o
actividad de la Escuela se utilizará el
artículo comprado y la persona que
recibe el bien o servicio deberá firmar
de recibido.
VIGÉSIMA. CAJA CHICA Para facilitar
los pagos menores, se maneja una caja
chica en efectivo.
1. El monto en la caja chica puede variar
entre $2,000.00 y $5,000.00 pesos.
2. Al inicio del ciclo escolar se expide un
cheque por dicha cantidad amparado
con un pagaré y cada vez que se realice
un gasto, éste será reembolsado.
3. Al final del ciclo escolar se reingresa
el monto de la caja chica a la cuenta.
4. Las notas y comprobantes de caja chica deberán reunir los requisitos establecidos en la cláusula décimo novena.
VIGÉSIMA PRIMERA. RESTRICCIONES
1. No se permite utilizar las notas de
venta para solicitar facturas a nombre de
otras razones sociales personales, de
familiares, conocidos o amigos.
Manual de APF. 13
2. Realizar préstamos personales a los
miembros de la Mesa Directiva ni a ninguna otra persona.
3. Realizar pagos por concepto de gasolina, hoteles, restaurantes y viáticos en
general.
4. Pagar el alquiler de teléfonos celulares, radios o aparatos de comunicación utilizados por los miembros de la
asociación.
5. Incluir cualquier gasto que no esté
directamente relacionado con las actividades que se llevan a cabo en la APF.
VIGÉSIMA SEGUNDA. REGISTROS
Será responsabilidad directa del Tesorero, llevar un registro exacto de los
gastos que se realizan.
1. Registrar en una hoja de Excel la fecha
de la compra, concepto, monto, número de cheque, aplicación del producto
comprado. En el anexo I se presenta el
formato de este registro.
2. Cotejar los ingresos y egresos con
el estado de cuenta bancario de forma
14. Manual de APF
mensual. Se utiliza el mismo formato.
informe final a los padres de familia.
3. Llevar un registro especial de la Caja
Chica, en una hoja de Excel similar a la
descrita en el inciso I.
VIGÉSIMA CUARTA. UTILIZACIÓN DEL
PRESUPUESTO
1. La Asociación de Padres de Familia no
tiene fines de lucro y sólo destinará sus
activos a los fines propios de su objeto
social, por lo cual ninguna persona
puede pretender derechos sobre sus
bienes. Por lo anterior, ningún excedente podrá considerarse como utilidad
distribuible entre los Asociados.
4. Llevar un registro de los gastos efectuados por evento realizado. (ver anexo
II).
VIGÉSIMA TERCERA. INFORMES DE
TESORERÍA
1. La Tesorera deberá presentar un
informe contable trimestral a la Mesa
Directiva de su Asociación, con copia
al departamento de Administración y
Finanzas.
2. Al terminar cada ciclo escolar, el Tesorero, junto con el Presidente, deberán
entregar un informe financiero por
escrito, que especifique las actividades
llevadas a cabo y los ingresos y egresos
realizados, con sus respectivos comprobantes.
3. Elaborarán en “Power Point” una
presentación que muestre los gastos
efectuados por evento realizado y un
balance final de la contabilidad, para el
2. Después de haber realizado todas
las actividades y eventos propuestos
y en caso de que la APF cuente con
presupuesto, se solicitará a cada Director elegir el proyecto al cual destinar
los recursos excedentes, basando la
decisión en las necesidades de su
sección, definidas en el Plan Maestro
de Infraestructura. Los recursos también
podrán ser destinados a proyectos de
otras áreas de la escuela de acuerdo a
las necesidades registradas en el Plan
Maestro de Infraestructura.
Séptimo
7 Capítulo
Recaudación de
fondos
En base al código de política
no. 1015
VIGÉSIMO QUINTA. RECAUDACIÓN
DE FONDOS
1. Las actividades de recaudación de
fondos que emprendan las Asociaciones
de Padres de Familia, maestros, Directores de sección o cualquier otra persona,
deberán ser aprobadas por el departamento de Desarrollo Institucional y la
Dirección General después de revisar
el contenido, la conveniencia para los
grupos involucrados, la relevancia de la
actividad y las fechas del evento.
2. Todas estas actividades deberán
estar directamente supervisadas por los
Directores de sección, el departamento
de Desarrollo Institucional y la Dirección
General. Siendo las únicas personas
autorizadas para comunicarse con la
comunidad en nombre de la Escuela.
3. Todos los fondos recaudados por
cualquier organización o personas
asociadas con la Escuela, son propiedad
de la Escuela destinados a un propósito
o causa previamente aprobados. La Escuela tiene la responsabilidad final para
decidir el uso apropiado de los fondos o
materiales recaudados.
4. Si el evento será publicitado, el departamento de Desarrollo Institucional
aprobará personalmente el uso del nombre de la Escuela o el logotipo asociado
al evento.
5. Si el evento a realizar (función de
cine, rifa, etc.) es para recaudar fondos y
requiere de publicidad impresa: boletos,
posters, entre otros, deberán solicitar el
diseño y la producción de los materiales
impresos a la Coordinación de Comunicación, quien se encargará de garantizar
la aplicación correcta de la imagen y
supervisará la calidad de la impresión. El
departamento de Comunicación cotizará
los servicios externos y después de
aprobar un presupuesto, la Asociación
correspondiente deberá absorber los
costos.
6. El uso del nombre y logotipos de la
Escuela será bajo previa autorización de
la Coordinación de Comunicación de la
Escuela y de acuerdo a la Cláusula Vigésimo Séptima del “Uso del nombre y
logotipo de la Escuela” de este Manual.
7. La publicidad impresa deberá de
contar con la palabra “donativo” o en su
defecto “Cuota de Recuperación”.
VIGÉSIMO SEXTA. DONATIVOS
1. La Escuela tiene la facultad de recibir
donativos en especie o en efectivo,
siempre y cuando sean de utilidad para
el objetivo que se pretenda cubrir. Para
tal efecto la Escuela elabora un recibo
deducible de impuestos, el cual se le
otorga a la persona física o moral que
haya realizado la aportación. Las cuotas
anuales pagadas por los padres de Familia a la Asociación no se considerarán
donativos.
2. En caso de recibir un donativo en
cheque, éste deberá estar a nombre de
Escuela John F. Kennedy, A. C.
Manual de APF. 15
3. El donativo podrá ser enviado a la
Escuela a la siguiente dirección: Sabinos
No. 272, Fracc. Jurica Campestre, 76100,
Querétaro, Qro.
4. En caso de tratarse de una transferencia electrónica, se deberá tener
autorización de la Administración de
la Escuela, quienes asignarán la clave
bancaria correspondiente para efectuar
el depósito.
La Escuela otorgará un recibo deducible
de impuestos en caso de requerirlo, por
lo que la Asociación correspondiente
deberá pedir al donador la siguiente
información:
a) Nombre legal de la empresa o persona física
b) Registro Federal de Causantes
c) Dirección
d) Teléfono
8
Capítulo Octavo
Comunicación e
imagen
VIGÉSIMO SÉPTIMA. USO DEL NOMBRE Y LOGOTIPO DE LA ESCUELA
En conformidad con el Código de Política no. 1005
a) El nombre, logotipos y servicios de
la Escuela no podrán ser utilizados por
ningún miembro de la comunidad para
beneficio personal.
b) Cualquier publicidad o anuncio de
servicios o negocios que no sea un
proyecto de la Escuela no podrá ser
exhibido o distribuido en los terrenos de
la misma sin autorización del Departamento de Desarrollo Institucional.
c) Ninguna persona, organización o
grupo puede usar el nombre, logotipos
e instalaciones para promocionar alguna
idea o empresa si no cuenta con la
aprobación expresa del Departamento
de Desarrollo Institucional incluyendo
16. Manual de APF
detalles específicos de la utilización y el
tiempo involucrado en el uso en caso de
ser autorizado.
VIGÉSIMO OCTAVA. FORMATO DEL
BOLETÍN ELECTRÓNICO
Consideraciones para publicar un mensaje en el boletín:
1. Las diferentes Asociaciones podrán
hacerlo con autorización previa del
Director del área.
2. El departamento de Comunicación e
Imagen JFK, es el encargado de recibir
los mensajes que se deseen publicar.
3. La fuente utilizada será: PROXIMA
NOVA.
4. La vigencia del boletín es del martes
de una semana hasta el lunes de la
siguiente semana.
5. El texto deberá estar en inglés y
español. Toda información debe venir
en ambos idiomas, el inglés aparecerá
antes que el español.
6. El nombre de cada Director aparecerá
al inicio de su sección. Si se tiene la contribución de alguna otra persona en el
artículo su nombre aparecerá debajo del
nombre del Director de su sección.
7. La información que se desee publicar deberá ser enviada a más tardar el
viernes de la semana anterior. El lunes
se revisa y el martes se publica.
8. La información deberá ser enviada
vía correo electrónico. No se recibirán
artículos impresos, excepto cuando los
padres de familia reporten algún artículo
perdido para Lost and Found.
9. No puede utilizarse para hacer
promoción o publicidad de ningún tipo
salvo autorización del departamento de
Desarrollo Institucional.
mento de Comunicación de la Escuela
para los diferentes eventos realizados
por ellas, sólo con previa autorización
del Director de sección.
2. Para la elaboración de cada proyecto
se requiere lo siguiente:
I. La información deberá estar completa
en ambos idiomas.
a) Llenar una “Orden de trabajo”, previamente autorizada por el Director de
Sección (Todas las ordenes deberán ser
incluidas en el reporte bimestral, que
se entregará a la Dirección General y
sección correspondiente).
b) La orden de trabajo deberá tener las
características del proyecto a detalle.
c) La información deberá ser entregada
con una semana de anticipación.
10. Toda información será revisada por
los Directores de sección y/o Dirección
General.
II.Los costos de impresión externa
serán cubiertos por las Asociaciones y
deberán solicitarse con 2 semanas de
anticipación.
VIGÉSIMO NOVENA. PROYECTOS DE
DISEÑO
1. Las diferentes Asociaciones deberán
solicitar proyectos de diseño al departa-
Los proyectos de diseño elaborados por
el Departamento de Diseño e Imagen
serán estrictamente para un evento de
la Escuela y no con fines personales.
TRIGÉSIMO. MARQUESINA
Las Asociaciones podrán hacer uso de la
marquesina de la Escuela para anunciar
cualquier evento o proyecto que a ellas
les compete, con previa autorización
del Director de su sección, siempre y
cuando:
1. Se efectúe la solicitud a través de la
sección correspondiente.
2. Se cuente con el espacio disponible,
dando prioridad a aquellos anuncios
reservados por y para la Escuela.
3. Se entregue dicha información con 5
días hábiles de anticipación.
Manual de APF. 17
Noveno
9 Capítulo
Actividades
patrocinadas por la
escuela
En base al Código de política
no. 1020
TRIGÉSIMO PRIMERA. Todas las
actividades que se lleven a cabo en la
Escuela o que sean organizadas para
la Escuela son responsabilidad de la
misma y deben ser supervisadas por su
personal. No se permite al personal
seguir instrucciones de personas que
no sean empleados de la escuela. Los
voluntarios deberán usar los canales institucionales de comunicación existentes
para realizar sus actividades.
La Escuela busca una verdadera colaboración de los padres de familia. Dicha
participación deberá tener como enfoque principal la educación y el bienestar
de los alumnos, tomando en cuenta que
su aprendizaje es prioridad de la Escuela. Esta colaboración está basada en
18. Manual de APF
unir esfuerzos persiguiendo los objetivos establecidos por la Escuela. En todo
momento, las actividades deberán apoyar la visión, misión, principios y modelo
educativo definidos por la Escuela.
Todas las actividades patrocinadas por
la Escuela: Asociaciones de padres de
familia, maestros, Directores, alumnos o
consejos estudiantiles, deberán tener
como enfoque principal la educación de
los alumnos.
No se llevará a cabo ninguna actividad
asociada con la Escuela sin el permiso
expreso de un Director de sección o de
la Dirección General. Las actividades
deberán ser apropiadas a la edad, de
acuerdo al calendario escolar establecido y horario y buscando el óptimo uso
de los recursos.
Si el evento va a ser publicitado, el departamento de comunicación aprobará
personalmente el uso del nombre de la
Escuela o el logotipo asociado al evento
y de acuerdo a la Cláusula Vigésimo
Séptima de este Manual.
La única graduación oficial que la Escuela apoyará, sin excepción, será la de los
alumnos que finalicen el último grado de
High School de la Escuela. No se autorizan eventos para recaudar fondos para
graduaciones de otros grados.
Décimo
10 Capítulo
Eventos especiales
TRIGÉSIMO SEGUNDA. Para lograr que
los eventos se lleven a cabo con éxito,
consideramos importante contar con
ciertas normas que involucren tanto a
directivos, maestros, alumnos, Asociaciones y padres de familia.
El evento deberá ser solicitado por las
Asociaciones con previa autorización de
la sección correspondiente, llenando el
“Formato de Eventos”, bajo las siguientes condiciones:
1. Deberán ser aprobados y programados desde el inicio del ciclo escolar.
2. Deberán ser organizados por las
Asociaciones y por un representante de
la Escuela.
3. Los servicios solicitados por las Asociaciones que generen algún costo (por
ejemplo, de café y galletas), deberán
contar con la autorización de la sección
correspondiente.
4. Los maestros deberán cooperar con la
difusión de los eventos con sus alumnos
y participar en ellos; previa solicitud y
comunicado por parte del Director de
sección.
5. Las Asociaciones deberán involucrar a
los padres de familia dando información,
para que apoyen el evento.
6. Los medios para informar acerca de
los eventos serán los siguientes: boletín
Kennedy, volantes, mantas, marquesina
y red telefónica, previamente aprobados
por la sección correspondiente.
7. En cada evento se presentará un
mapa de ubicación para su mejor funcionamiento.
8. El apoyo brindado para llevar a cabo
los eventos será del Departamento de
Eventos a través del Director de sección.
Los padres de familia deberán participar
de manera activa y entusiasta, apoyando
en la promoción y cumpliendo los compromisos adquiridos.
TRIGÉSIMO TERCERA. El uso del
equipo e instalaciones de la Escuela,
deberá ser autorizado por el Director de
la sección correspondiente. El Departamento de Eventos a través del Director
será el encargado de analizar su viabilidad, entendiéndose que los eventos
académicos son prioridad para la Escuela. La comunicación se realizará entre el
Director y el personal de los diferentes
departamentos de la Escuela.
1. Las Asociaciones deberán solicitar el
equipo con diez días de anticipación.
2. El uso de los espacios e instalaciones
quedará sujeto a la disponibilidad.
3. Los servicios en estas áreas (tecnológico y servicio de café) deberán
estar autorizados por la dirección correspondiente.
4. Cualquier evento de las Asociaciones
deberá realizarse dentro de los horarios
en que personal de Escuela esté laborando, en caso de no ser así, la Dirección correspondiente deberá autorizar
el uso de horas extras y/o lo que se
requiera.
TRIGÉSIMO CUARTA.
TIPO DE EVENTOS
ECOLÓGICOS Y DE SERVICIO A LA
COMUNIDAD. Con la finalidad de crear
conciencia en la conservación del medio
ambiente y despertar en nuestros alumnos la necesidad de ayudar al prójimo,
existen en la Escuela campañas Ecológicas y de Servicio a la Comunidad. En
ocasiones se solicitará la colaboración
y participación de las APF en dichos
eventos.
EVENTOS DE LA COMUNIDAD. Es de
suma importancia fomentar los eventos
de convivencia: deportivos, culturales
y de recreación, con la finalidad de
integrar a la comunidad JFK. Estos
eventos deberán ser apoyados por las
asociaciones de Pre-school, Elementary
y Middle School, bajo la guía del departamento de Desarrollo Institucional y de
la Coordinación de Comunicación y con
previa autorización del Director General.
Estos eventos son:
1. Bazar Navideño
2.Kermesse
3. Carrera
4. Otros
Manual de APF. 19
EVENTOS DE SECCIÓN. Cada Asociación organiza los eventos planeados
conjuntamente con el Director de la
sección.
1. PRE-SCHOOL
a) Halloween, en la última semana de
octubre.
b) Venta de refrescos y donas en el
bazar para recaudación.
c) Thanksgiving, obra de teatro en
noviembre.
d) Visita Santa Claus, en diciembre.
e) Fotos Navidad, en diciembre.
f) Rosca de Reyes, en enero.
g) Intercambio de libros en el día de San
Valentín, en febrero.
h) Organización de Kinder Kermesse y
promoción de la tómbola.
i) Apoyo al Desfile de Primavera, en
marzo.
j) Apoyo al Día del Niño, en la última
semana de abril.
k) Apoyo a la Mini-Olimpiada, en Mayo.
2. ELEMENTARY SCHOOL
a) Venta de stands para el bazar en
octubre.
b) Halloween, en la última semana de
octubre.
20. Manual de APF
c) Teatro, venta de comida.
d) Fotos Navidad, en diciembre.
e) Organizar regalos maestros, en diciembre.
f) Rosca de Reyes, en enero.
g) Día del Niño, en la última semana de
abril.
h) Talent show Kermesse en mayo,
apoyo con stands de feria y promoción
de la tómbola.
i) Fomentando la integración de las
generaciones.
j) Apoyo a la comunidad, servicio social
de la sección.
3. MIDDLE SCHOOL
a) 15 de septiembre, apoyo al evento.
b) Bazar, venta de stands de comida.
c) Jaguar Day, en octubre.
d) Altar de muertos, en octubre.
e) Lunch y regalos para maestros.
f) Comida para personal de Mantenimiento, en diciembre.
g) Teatro, venta de comida.
h) Venta de stands de comida en la Kermesse, promoción de la tómbola.
i) Día del estudiante, en mayo.
j) Recaudación para necesidades de la
sección.
11
Capítulo Décimo
Primero
Uso público de
los edificios y las
instalaciones de
la escuela
En base al código de
política no. 1010
TRIGÉSIMO QUINTA. La Escuela cuenta
con instalaciones para el propósito
específico de ofrecer oportunidades educativas para sus alumnos. En ocasiones
las Asociaciones de Padres de Familia
se involucran en actividades organizadas por la Escuela, para las cuales la Escuela solicita amablemente observen las
reglas y procedimientos establecidos.
La Escuela no se hace responsable por
ningún accidente al estar utilizando las
instalaciones. La vigilancia de la Escuela
podrá solicitar una identificación o en
caso necesario, la credencial de su
hijo(a) como control y seguridad para la
misma comunidad Kennedy.
Dentro de las instalaciones no se
permite:
1. Bebidas alcohólicas.
2. El acceso a los edificios de la Escuela
3. Fumar dentro de las instalaciones.
4. El uso de lenguaje ofensivo.
Esta versión del Manual
de Asociaciones
de Padres de Familia
fue revisada en:
Agosto, 2015
Manual de APF . 21
ASOCIACIÓN DE PADRES DE FAMILIA
ESCUELA JOHN F KENNEDY / CICLO ESCOLAR
REPORTE FINANCIERO
PERÍODO: _________________________
ANEXO I
22. Manual de APF
ASOCIACIÓN DE PADRES DE FAMILIA
ESCUELA JOHN F KENNEDY / CICLO ESCOLAR
CONTROL DE GASTOS POR EVENTO
EVENTO: ___________________________
ANEXO II
23. Manual de APF
Sabinos 272, Jurica
Querétaro, Qro. México
Ph +52 (442) 218 0075 · 218 0400
.edu.mx
Este documento es propiedad de la Escuela John F. Kennedy A.C. Queda prohibida su reproducción total o parcial sin autorización previa.