2. Nota de Ingreso

Documentación del Sistema de Gestión Hospitalaria
Manual de Usuario – Modulo de Farmacia
Introducción
El modulo de farmacia comprende la el proceso de la gestión de los medicamentos de un
establecimiento de salud, desde el inicio de un inventario general, pasando por los
ingresos y egresos que tenga el fármaco registrando el concepto del movimiento (ventas,
transferencias de estratégicos, entre otros).
Documento Técnico
▌pg. 1
1. Inventario
El modulo de inventario se encarga del registro total o parcial de las existencias de farmacia y
sus almacenes, de este modo el sistema inicial con las cantidades exactas para su gestión en
adelante.
La utilización de este modulo se realiza de la siguiente forma:
-
Al iniciar el modulo, normalmente se visualiza de la siguiente forma Fig. 1, ya que no
sea ha registrado ningún inventario, para lo cual se empezara a registrar el primer
inventario.
Fig. 1
Documento Técnico
▌pg. 2
-
El registro del inventario será el siguiente, Fig. 2.
1. Almacén
destino de
Inventario
2. Detalle del
Inventario a
realizarse
3. Detalle por
Lotes de cada
producto
Fig. 2
-
La forma de registrar las existencias se realizad e la siguiente forma, Fig. 3.
Mientras se escribe la
descripción se listara un
detalle de medicamentos
según SISMED
Fig. 3
Documento Técnico
▌pg. 3
-
Una vez elegido el registro, se podrá ingresar varios lotes de por cada medicamento
elegido, como indica la siguiente figura Fig. 4.
Características logísticas de cada
medicamento registrado:
Detalle de los Lotes
ingresados para cada
medicamento elegido
-
Reg. Sanitario
-
Lote.
-
Fecha de Vencimiento
-
Tipo de Salida
-
Cantidad
Fig. 4.
La fecha de vencimiento se validara con una configuración, ya que esta es
configurable.
-
Una vez terminado con el registro del inventario, este queda pendiente y a la próxima
vez que necesitemos modificarlo, se podrá dar con el cierre del aplicativo. Fig. 5.
Se habilitara el cierre del
inventario para su no
edición, ya que es algo
definitivo.
Fig. 5.
Documento Técnico
▌pg. 4
2. Nota de Ingreso
El modulo de Nota de Ingreso se encarga del registro del ingreso de medicamentos hacia un
almacén (general o especializado) también registrando su motivo (ajuste de inventario,
compra, etc.).
Documento Técnico
▌pg. 5
2.1. Búsqueda de Nota de Ingreso
Para consultar un registro de nota de ingreso se selecciona un registro de la zona Lista de
Nota de Ingreso y se hace clic en Consultar (F4), el cual nos mostrara la pantalla
Consultar Paciente, tal como lo muestra la Fig.6.
2. Se ingresan
los criterios de
Búsqueda
1. Se elige el
modulo
3. Se elige un
registro
Fig. 6.
Una vez elegido el registro se visualizara la siguiente pantalla.
Fig. 7.
Documento Técnico
▌pg. 6
2.2. Modificación de Nota de Ingreso
De la misma manera que se busca el registro de ingreso, se selecciona un registro de la zona
de Lista de registro de paciente y se hace clic en Modificar(F3), el cual nos mostrara la
pantalla Modificar Nota de Ingreso.
2. Clic en opción
modificar
1. Seleccionar
nota de ingreso
Fig. 8.
Aquí se podrá cambiar los datos del Registro de Nota de Ingreso, para finalizar los respectivos
cambios que se han modificado se hace clic en el botón Aceptar(F2), tal como lo muestra la
Fig.9
Fig. 9
Documento Técnico
▌pg. 7
2.3. Ingreso de Nota de Ingreso
Para agregar o ingresar una nueva nota de ingreso al Sistema Integrado de Gestión
Hospitalaria, se debe hacer clic en el botón Agregar (F2), donde se tendrá que ingresar los
siguientes datos en la pantalla de Agregar Nota de Ingreso, tal como lo muestra la Fig.10














Almacén Destino.
Concepto.
Almacén Origen.
Tipo de Documento.
Nº de Documento.
Nº de Documento Origen.
Fecha Documento de Origen.
Fecha de Recepción.
Tipo de Documento de Origen.
T/Compra.
Proveedor.
Observaciones.
Nº de Cuenta
Paciente
No todos los son necesarios, algunos se resuelven con la elección del concepto.
2. Se hace clic en
la opción Agregar
1. Se selecciona
el modulo
Fig. 10
Después de seleccionar un registro se visualizara la siguiente pantalla de mantenimiento de
notas de ingreso.
Documento Técnico
▌pg. 8
Datos de cabecera de
una nota de ingreso
Dependiendo del
concepto, los demás
campos se habilitan y
deshabilitan
Detalle de
Registro de nota
de ingreso
Fig. 11.
La forma de ingreso del detalle de una orden de ingreso es la siguiente:
Documento Técnico
▌pg. 9
2.4. Eliminación de Nota de Ingreso
Antes de eliminar una nota de ingreso se debe buscar su respectivo registro. Sino no se
selecciona ningún registro y se hace clic en el botón Eliminar (F5), nos mostrará una
pantalla de aviso tal como la Fig.13
Se hace clic
para anular
Fig. 12
Fig. 13
Entonces para eliminar una orden de ingreso se hace clic en el botón Buscar (F6),
el resultado se mostrara en la zona de Nota de Ingreso y se selecciona ese registro.
Luego se hace clic en Eliminar (F5), tal como lo muestra la Fig.15.
Documento Técnico
▌pg. 10
2. Se ingresa
datos al filtro.
4. Se hace clic en la
opción de Eliminar
3. Se selecciona
el registro
1. Se selecciona
el modulo
Fig. 14.
1. Se verifican
los datos
2. Se da clic en
aceptar para
anular
Fig. 15
3. Nota de Salida
El modulo de Nota de Salida se encarga del registro de la salida de los medicamentos por varios
conceptos (ajuste de inventario, devolución por vencimiento, etc.).
Documento Técnico
▌pg. 11
3.1. Búsqueda de Nota de Salida
Para buscar una nota de salida se selecciona un registro de la zona Nota de Salida y se
hace clic en Consultar (F4), el cual nos mostrara la pantalla Nota de salida, tal como lo
muestra la Fig.16.
Documento Técnico
▌pg. 12
2. Consultar
Nota de
Salida
1. Seleccionar
el registro
Fig. 16
Se visualizara la siguiente pantalla de la nota de salida que se consulto.
La pantalla en
modo de consulta
Fig. 17
3.2. Modificación de Nota de Salida
De la misma manera que Busca y consulta una nota de salida, se selecciona un registro de
la Zona de Lista de notas de Salida y se hace clic en Modificar(F3), el cual nos mostrara
la pantalla Modificar Nota de Ingreso.
Documento Técnico
▌pg. 13
Aquí se podrá cambiar los datos las Notas de Salida, para finalizar los respectivos
cambios que se han modificado se hace clic en el botón Aceptar(F2), tal como lo
muestra la Fig. 19.
2. Se ingresa
datos al filtro.
4. Se hace clic en la
opción de Modificar
3. Se selecciona
el registro
1. Se selecciona
el modulo
Fig. 18.
Si el documento que desea modificar no pertenece a la fecha actual, el sistema le impedirá
la modificación con el siguiente mensaje Fig.19
Fig. 19
No otra manera si la Nota de Salida se realiza en la fecha actual, esta se podrá modificar
sin ninguna restricción de parte del sistema Fig. 20.
Documento Técnico
▌pg. 14
1. Se Verifica la
información
2. Clic en Aceptar
para grabar la
Modificación
Fig. 20
De esta manera se modifica el registro de nota de salida.
3.3. Ingreso de Nota de Salida
Para agregar o ingresar una nueva Nota de Salida al Sistema Integrado de Gestión
Hospitalaria, se debe hacer clic en el botón Agregar(F2), donde se tendrá que ingresar
Documento Técnico
▌pg. 15
los siguientes datos en la pantalla de Agregar Nota de Salida, tal como lo muestra la
Fig.22






Almacén Origen.
Concepto de Registro.
Almacén Destino.
Tipo de Documento.
Nº de Documento.
Observaciones.
Clic en Agregar
para ingresar una
Nota de Salida
Fig. 21
Se mostrara una pantalla de mantenimiento de Nota de Salida.
2. Detalle de
Nota de Salida
1. Cabecera de
Nota de Salida
Fig.22.
Documento Técnico
▌pg. 16
3.4. Eliminación de Nota de Salida
Antes de eliminar una Nota de salida se debe buscar su respectivo registro. Sino no se
selecciona ningún registro y se hace clic en el botón Eliminar(F5), nos mostrará una
pantalla de aviso tal como la Fig.25.
Fig. 23
Fig. 24
Entonces para eliminar una Nota de Salida, ingresa sus datos, se hace clic en el botón
Buscar(F6), el resultado se mostrara en la zona de Lista de Nota de Salida y se
selecciona ese registro. Luego se hace clic en Eliminar(F5), tal como lo muestra la
Fig.26
Fig. 25
Documento Técnico
▌pg. 17
Se presentara una pantalla como la siguiente:
Fig. 26
De esta forma se anulara una nota de salida, ya que al contener un documento externo, este se
presentara de la siguiente manera, Fig. 27.
Fig. 27
Se resaltaran con letras rojas, indicando que es un registro de nota de salida anulado.
Documento Técnico
▌pg. 18
4. Venta
El modulo de venta se encarga de la gestión de las salidas de los medicamentos por el concepto
de venta, ya sea por pacientes Hospitalizados como por pacientes externos.
Fig. 28
Documento Técnico
▌pg. 19
4.1. Búsqueda de Registro de Venta
La búsqueda de registros de venta se realiza de la siguiente forma:
Ingresando el almacén a consultar, entre otros datos más del filtro, y luego se hace clic en
el botón Buscar(F6), el resultado de la búsqueda se mostrará en la zona de Lista de
Ventas, tal como lo muestra la Fig.31
Filtro de Registros de
Ventas para la opción
VENTA DIRECTA
Fig. 29
Filtro de Registros de
Ventas para la opción
PRE VENTA
Fig. 30
Documento Técnico
▌pg. 20
Fig. 31
Fig. 32
De esta forma puede consultar los registros de ventas en farmacia. De igual modo se busca
por la otra opción del sistema
Documento Técnico
▌pg. 21
4.2. Modificación de Registro de Venta
De la misma manera que Consultar el registro de Ventas, se selecciona un registro de la
Zona de Lista de Ventas y se hace clic en Modificar(F3), el cual nos mostrara la pantalla
Modificar Ventas.
2. Ingresar datos
al filtro
4. Clic en
Modificar
1. Seleccionar
Modulo Ventas
3. Seleccionar un
Registro
Fig. 33
Aquí se podrá cambiar los datos del registro de venta, para finalizar los respectivos
cambios que se han modificado se hace clic en el botón Aceptar(F2), si el registro de
venta tiene la cuenta cerrada, la aplicación le mostrara un mensaje como muestra la
Fig.33
Fig. 34
Documento Técnico
▌pg. 22
De no ser así se mostrara el formulario para hacer la modificación respectiva. Fig. 35.
Fig. 35
De esta forma se ingresa los registros de venta en farmacia.
Documento Técnico
▌pg. 23
4.3. Ingreso de Registro de Venta
Para agregar o ingresar un registro de venta al Sistema Integrado de Gestión Hospitalaria,
se debe hacer clic en el botón Agregar(F2), donde se tendrá que ingresar los siguientes
datos en la pantalla de Agregar Venta, tal como lo muestra la Fig.37


Venta (Hospitalizados, Emergencias con Seguro y CE con seguros).
o Almacén.
o Nº de Cuenta.
o Opción IAFA no Cubre.
Pre Venta (Emergencia Particular y CE Particular).
o Tipo Receta.
o Producto/Plan.
Fig. 36
Fig. 37
Documento Técnico
▌pg. 24
En esta pantalla se puede ingresar los datos de la venta que se realizar, una forma de
simplificar la digitación de los registros comunes de medicamentos, se consulta a lo que se
llaman paquetes.
Estos se pueden consultar en la siguiente opción. Fig. 38.
Opción para
cargar
Paquetes
Fig. 38
Se mostrara un pantalla de selecciona de los paquetes registrados en el sistema. Fig. 39.
Paquetes
Registrados
en Sistema
Lista de Productos
relacionados con
el paquete
seleccionado
Fig. 39
En esta pantalla se elegirá el paquete de medicamentos para casos recurrentes en el
establecimiento.
Documento Técnico
▌pg. 25
4.4. Eliminación de Registro de Venta
Antes de eliminar un registro de venta se debe buscar su respectivo registro. Sino no se
selecciona ningún registro y se hace clic en el botón Eliminar(F5), nos mostrará una
pantalla de aviso tal como la Fig. 41
Clic para eliminar
registro
Fig. 40
Fig. 41
Entonces para eliminar un registro de venta, se hace clic en el botón Buscar(F6), el
resultado se mostrara en la zona de Lista de Registro de Venta y se selecciona ese
registro. Luego se hace clic en Eliminar(F5), tal como lo muestra la Fig.43
Documento Técnico
▌pg. 26
2. Ingresar
datos al filtro
4. Elegir la
opción Eliminar
3. Seleccionar
Registro
1. Elegir el
modulo
Fig. 42
1. Verificar
Datos
2. Clic en Aceptar
para Anular
Fig. 43
Una vez anulado el registro se mostrara de la siguiente forma. Fig. 44
Documento Técnico
▌pg. 27
El registro
aparece en Rojo
Fig. 44
De esta forma se visualizara el registro para identificarse que esta anulado.
5. Intervenciones Sanitarias
El modulo de intervenciones sanitarias se encarga del registro del despacho salida de
medicamentos estratégicos, hacia los pacientes.
Documento Técnico
▌pg. 28
Fig. 45
5.1. Búsqueda de Registro de Intervenciones Sanitarias
Para consultar un registro de intervención sanitaria se selecciona un registro de la zona
Lista de Intervención Sanitaria y se hace clic en Consultar (F4), el cual nos mostrara
la pantalla Consultar Solicitud de Historia, tal como lo muestra la Fig.47.
Documento Técnico
▌pg. 29
Fig. 46
Fig. 47
5.2. Modificación de Registro de Intervenciones Sanitarias
De la misma manera que Consultar las intervenciones sanitarias, se selecciona un registro
de la Zona de Lista de Intervenciones Sanitarias y se hace clic en Modificar (F3), el cual
nos mostrara la pantalla Modificar Intervenciones Sanitarias.
Documento Técnico
▌pg. 30
Aquí se podrá cambiar los datos las intervenciones sanitarias, para finalizar los
respectivos cambios que se han modificado se hace clic en el botón Aceptar (F2), tal
como lo muestra la Fig.50.
Fig.48
Si la fecha de emisión es distinta a la fecha actual, el sistema no permitirá la modificación
del registro ver Fig. 49, ya que solo se puede dar la modificación en la misma fecha, de no
ser así se procederá a la anulación y nueva emisión del registro de intervención sanitaria.
Fig. 49
La siguiente pantalla es la que se muestra en la siguiente:
Documento Técnico
▌pg. 31
Fig.50
5.3. Ingreso de Registro de Intervenciones Sanitarias
Para agregar o ingresar un nuevo registro de Intervención al Sistema Integrado de Gestión
Hospitalaria, se debe hacer clic en el botón Agregar(F2), donde se tendrá que ingresar
Documento Técnico
▌pg. 32
los siguientes datos en la pantalla de Agregar Intervención Sanitaria, tal como lo muestra
la Fig.52.








HC Paciente.
Componente (Indicador a que intervención se dará al Paciente).
Subcomponente.
Diagnostico (Diagnostico relacionado a la Intervención).
Almacén.
Prescriptor.
Coordinador.
Observaciones.
Fig. 51
Aparecerá en pantalla de mantenimiento de la intervención a realizarse con el paciente.
Ver Fig.52.
Documento Técnico
▌pg. 33
Fig. 52
Documento Técnico
▌pg. 34
5.4. Eliminación de Registro de Intervenciones Sanitarias
Antes de eliminar un registro de intervención se debe buscar su respectivo registro. Sino no se
selecciona ningún registro y se hace clic en el botón Eliminar(F5), nos mostrará una
pantalla de aviso tal como la Fig.54.
Fig. 53
Fig. 54
Entonces para eliminar un registro de intervención sanitaria ingresa sus datos, se
hace clic en el botón Buscar(F6), el resultado se mostrara en la zona de Lista de
Solicitud de historias y se selecciona ese registro. Luego se hace clic en
Eliminar(F5), tal como lo muestra la Fig.55
Documento Técnico
▌pg. 35
Fig. 55
Documento Técnico
▌pg. 36
6. Dependencias Externas
El modulo de dependencias externas maneja el registro simple de establecimientos de salud con
los cuales el hospital tiene relación.
6.1. Búsqueda de Registro de Dependencias Externas
6.2. Modificación de Registro de Dependencias Externas
6.3. Ingreso de Registro de Dependencias Externas
6.4. Eliminación de Registro de Dependencias Externas
7. Despacho Donaciones
El modulo de despacho de donaciones se encarga del manejo de las existencias de medicamentos
cuyo origen fue una donación de un tercero (instituciones de caridad, ONG, etc.).
7.1. Búsqueda de Registro de Despacho de Donaciones
7.2. Modificación de Registro de Despacho de Donaciones
7.3. Ingreso de Registro de Despacho de Donaciones
7.4. Eliminación de Registro de Despacho de Donaciones
Documento Técnico
▌pg. 37