Unidad IV. Organigramas

UNIVERSIDAD CENTROAMERICANA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES
Contabilidad y Finanzas
Asignatura: Organización Empresarial
Unidad IV. Organigramas
Docente:
Lic. Martha Xiomara Zamora G.
Noviembre, 2011
Unidad IV. Organigramas
Unidad IV. Organigramas
Contenidos Específicos
1.1 Concepto....................................................................................................... 3
1.2 Elementos que se reflejan en un Organigrama ............................................ 3
1.3 Finalidad Del Organigrama .......................................................................... 4
1.4Funciones Del Organigrama ......................................................................... 4
1.5 Ventajas del Organigrama ............................................................................ 5
1.6 Desventajas Del Organigrama...................................................................... 5
1.7 Contenido Del Organigrama ........................................................................ 6
1.8 Clases de Organigramas .............................................................................. 8
1.9 Aspectos a considerar al momento de elaborar Organigramas .................. 11
1.10 Información Adicional ............................................................................. 14
2
Unidad IV. Organigramas
Unidad IV. Los Organigramas
Por organizar entendemos que es establecer o reformar algo, sujetando a reglas el número, orden,
armonía y dependencia de sus partes. Las organizaciones son entes complejos que requieren un
ordenamiento
jerárquico
que
especifique
la
función
que
cada
uno
debe ejecutar en la empresa. Por ello la funcionalidad de ésta, recae en la buena estructuración del
organigrama, el cual indica la línea de autoridad y responsabilidad, así como también los canales de
comunicación y supervisión que acoplan las diversas partes de un componente organizacional.
1.1 Concepto
El organigrama puede describirse como un instrumento
utilizado por las ciencias administrativas para análisis
teóricos y la acción práctica. Sobre su concepto, existen
diferentes opiniones, pero todas muy coincidentes.
Estas definiciones, arrancan de las concepciones de Henri
Fayol. Por ejemplo, un autor define el organigrama de la
manera siguiente:
“Una organigrama es un cuadro sintético que indica los aspectos importantes de una estructura de
organización, incluyendo las principales funciones y sus relaciones, los canales de supervisión y la
autoridad relativa de cada empleado encargado de su función respectiva.”1
Otro autor expone su concepto de esta forma:
“El organigrama constituye la expresión, bajo forma de documento de la estructura de una
organización, poniendo de manifiesto el acoplamiento entre las diversas partes componente.” 2
Al analizar estas definiciones observamos que cada una de ellas conserva la esencia del mismo, y
únicamente se diferencian en su forma y en su especificación.
Un autor considera que los organigramas son útiles instrumentos de organización y nos revelan:
“La división de funciones, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y responsabilidad, los
canales formales de la comunicación, la naturaleza lineal o asesoramiento del departamento, los
jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, entre otros; y las relaciones que existen entre los
diversos puestos de la empresa en cada departamento o sección de la misma.”3
1.2 Elementos que se reflejan en un Organigrama
Según el concepto de organigrama, este muestra:
 Figuras
 La estructura de la organización
1
2
3
TERRY, George, PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN, México, 1961, Pág. 385
RICCARDI, Ricardo, El manual del director, Madrid, 1965, Pág. 71
LEENER, Georges de, Tratado de organización de empresas, Madrid, 1959.
3
Unidad IV. Organigramas

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
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




Los aspectos más importantes de la organización
Las funciones
Las relaciones entre las unidades estructurales
Los puestos de mayor y aun los de menor importancia
Las comunicaciones y sus vías
Las vías de supervisión
Los niveles y los estratos jerárquicos
Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización
Las unidades de categoría especial.
El organigrama tiene alcances mayores y otros propósitos, por ejemplo, para relaciones publicas,
para formación de personal, fiscalización e inspección de la organización, evaluación de la
estructura, reorganización, evaluación de cargos, entre otros.
1.3 Finalidad Del Organigrama
Un organigrama posee diversas funciones y finalidades. Un autor expone lo siguiente:
1. Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos niveles
jerárquicos.
2. Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa
debidamente asignados por área de responsabilidad o función.
3. Muestra una representación de la división de trabajo, indicando:
a) Los cargos existentes en la compañía.
b) Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.
c) Como la autoridad se le asigna a los mismos. 4
1.4 Funciones Del Organigrama
Para la ciencia de la administración:
Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas
de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus características
gráficas y actualizaciones.
Para el área de organización y sistema:
Sirve para reflejar la estructura así como velar por su permanente revisión y actualización (en las
empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta función), la cual se
da a conocer a toda la compañía a través de los manuales de organización
4
MARCANO, Ángel. El organigrama y la organización.
4
Unidad IV. Organigramas
Para el área de administración de personal:
El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripción y análisis de
cargos, los planes de administración de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo
para la implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal.
Y en forma general sirve para:
Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización.
Comunicar la estructura organizativa.
Reflejar los cambios organizativos.
1.5 Ventajas del Organigrama
El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las
que sobresalen las siguientes:
1.- Obliga a sus autores aclarar sus ideas
2.-Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las
relaciones de trabajo en la compañía, mejor de lo que podría
hacerse por medio de una larga descripción
3.- Muestra quién depende de quién
4.- Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura
de una compañía, sus puntos fuertes y débiles
5.-Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de información al
público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía
6.- Son apropiados para lograr que los principios de la organización operen
7.- Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la organización.
1.6 Desventajas Del Organigrama
No obstante las múltiples ventajas que ofrece el uso de los organigramas, al usarlos no se deben
pasar por alto sus principales defectos que son:
1.- Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera muchas
relaciones informales significativas y las relaciones de información.
2.- No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sería posible construirlo
con líneas de diferentes intensidades para indicar diferentes grados de autoridad, ésta en realidad no
se puede someter a esta forma de medición. Además si se dibujaran las distintas líneas indicativas
de relaciones informales y de canales de información, el organigrama se haría tan complejo que
perdería su utilidad.
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Unidad IV. Organigramas
3.- Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o como era, más bien como es en
realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organización es
dinámica y permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos.
4.- Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status.
1.7 Contenido Del Organigrama
Un organigrama puede contener diversos datos, pero según el
criterio de un autor, estos son sus principales contenidos:
1) Títulos de descripción condensada de las actividades. Esto
incluye generalmente el nombre de la compañía y la
actividad que se defina.
2) Nombre del funcionario que formuló las cartas.
3) Fecha de formulación.
4) Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo,
consejo de organización, etc.).
5) Leyenda (explicación de líneas y símbolos especiales) 5
Símbolos y referencias convencionales de mayor uso en un organigrama
1)
Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relación de
línea o mando, comunicación y la vía
jerárquica.
1.1 Las líneas llenas verticales indican
autoridad sobre
1.2 . Las horizontales señalan especialización
y correlación.
1.3 Cuando la línea llena cae sobre la parte
media y encima del recuadro indica
mando.
1.4 Cuando la línea llena se coloca a los lados de la
figura geométrica indica relación de apoyo.
5
LEENER, George de. Tratado de organización de empresas, Madrid, 1959.
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2)
3)
4)
Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas que
indican relación de coordinación y relaciones
funcionales.
Figura Geométrica con un recuadro indica condición especial o autónoma.
Se puede destacar una unidad para llamar la atención. Para ello se utiliza medio recuadro,,
bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.
5) Las líneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuación de la estructura.
6) Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un número en su
interior, indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el mismo número.
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Unidad IV. Organigramas
1.8 Clases de Organigramas
Según la forma como muestran la estructura son:
a) Analíticos: suministran información detallada. Se destinan al uso de los directores, expertos y
personal del estado mayor.
b) Generales: este tipo de organigramas se limita a las unidades de mayor importancia. Se les
denominan generales por ser los más comunes.
c) Suplementarios: se utilizan para mostrar una unidad de la estructura en forma analítica o más
detallada. Son complemento de los analíticos.
2. Según la forma y disposición geométrica de los organigramas, estos pueden ser:
2.1Verticales (tipo clásico): representa con toda facilidad una pirámide jerárquica, ya que las
Organigrama Vertical
Director
Subdirector de
Mercadotecnia
Subdirector de
Producción
Subdirector de
Finanzas
Subdirector de
Personal
Gerente de
Publicidad
Gerente de
Ventas
Superintendencia "A"
Superintendencia "B"
Gerente de
Oficina
Contraloría
Gerente de
Empleos
Gerente de
Admon de
Salarios
Depto. de
Medios
Depto de
Inv. de
Mercado
Depto. de
compras
Almacén
Depto de
Crédito y
Cobranzas
Depto. de
Capac. y
Desarrollo
Depto. de
Contratación
Depto de
Selección
unidades se desplazan, según su jerarquía, de arriba abajo en una graduación jerárquica
descendente.
Ventajas:
1. Son las más usadas y, por lo mismo, fácilmente comprendidas.
2. Indicar en forma objetiva las jerarquías del personal.
Desventajas:
Se produce el llamado “efecto de triangulación”, ya que, después de dos niveles, es muy difícil
indicar los puestos inferiores, para lo que se requeriría hacerse organigramas muy alargados.
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Unidad IV. Organigramas
2.2Horizontales (De izquierda a derecha): Son una modalidad del organigrama vertical, porque
representan las estructuras con una distribución de izquierda a derecha. En este tipo de organigrama
los nombres de las figuras se colocan en el dibujo in recuadros, aunque pueden también colocarse
las figuras geométricas.
Gerente de
Admón.salarios
Subdirector de Personal
Gerente de
empleos
Depto de
selección
Depto de
selección
Contraloría
Depto de
selección
Gerente de
Oficina
Depto de
Crédito y
Cobranza
Superintendencia
Depto de
compras
Subdirector
de Finanzas
Director
Subdirector
de Producción
Gerente de
ventas
Subdirector
de Mercadotecnia
Depto de
Inv. mercado
Gerente de
sucursales
Depto de
Zonas
Gerente de
publicidad
Depto de
Medios
Ventajas:
1. Siguen la forma normal en que acostumbramos leer.
2. Disminuyen en forma muy considerable el efecto de triangulación.
3. Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad formal.
Desventajas:
Son pocos usados en prácticas, y muchas veces, aun pudiendo hacerse una sola carta de toda la
organización, resultan los nombres de los jefes demasiado apiñados y, por lo tanto, poco claros
2.3 Organigrama Mixto: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales
para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones
con un gran número de unidades en la base.
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2.4 Organigrama Escalar: Este tipo de organigramas no utiliza recuadros para los nombres de las
unidades de la estructura, sino líneas encima de los cuales se colocan los nombres. Cuando una
línea sale en sentido vertical de una línea horizontal, muestra la autoridad de esta ultima.
Asamblea de Accionistas
Consejo Directivo
Gerente General
Gerente de Personal
Enc.Sueldos y salarios
Enc.Relaciones Laborales
Gerente de Organización
Enc. Sistemas fábrica
Enc.Sistemas de Oficina
Contralor
Enc. de cobranzas
Contador General
Cajero
Gerente de Producción
Jefe de Almacén
Jefe de Montaje
Jefe de Acabado
Gerente Comercial
Jefe Ventas Locales
Jefe Ventas Foráneas
Ventajas:
Pueden usarse, para mayor claridad, distintos tipos de letras.
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Unidad IV. Organigramas
Desventajas:
Estos organigramas son poco usados todavía, y aunque resultan muy sencillos, carecen de la fuerza
objetiva de aquellos que encierran cada nombre dentro de un cuadro, para destacarlo
adecuadamente.
2.5 Organigrama circular o concéntrico: Los niveles jerárquicos se muestran mediante círculos
concéntricos en una distribución de adentro hacia a afuera. Este tipo de organigrama es
recomendado por la práctica de las relaciones humanas, para disipar la imagen de subordinación
que traducen los organigramas verticales.
Ventajas:
1. Señalan muy bien, forzando a ello, la importancia de los niveles jerárquicos.
2. Eliminan, o disminuyen al menos, la idea del status más alto o más bajo.
3. Permiten colocar mayor número de puestos en el mismo nivel.
Desventajas:
Resultan confusos y difíciles de leer; que no permiten colocar con facilidad niveles donde hay un
solo funcionario y que fuerzan demasiado los niveles
1.9 Aspectos a considerar al momento de elaborar Organigramas
1. Realizar una investigación sobre la estructura organizativa: determinando
las unidades que constituyen la Organización y la forma como establecen
las comunicaciones entre ellas.
2. Funciones o actividades que realiza cada una.
3. Relación o subordinación existente entre las unidades organizativas.
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Técnicas:
1.
2.
Las casillas deben ser rectangulares.
Las líneas de mando deben caer siempre en forma vertical sobre el órgano inmediato que va
a recibir las órdenes del anterior.
Al construir un organigrama se debe tener presente:
Las líneas de nivel son siempre horizontales.
Delimitar con precisión las unidades o Dependencias.
Señalar de forma más completa las relaciones existentes.
Escribir correctamente el nombre de las Unidades o Dependencias y en caso de utilizar
abreviaturas, indicarlo completamente al pie del gráfico.
o Línea o Ejecución: línea de mando, debe caer verticalmente.
o Estado Mayor o Staff: la línea que indica su relación es horizontal.
o Línea Punteada: para indicar las relaciones de Coordinación.
Señalar mediante las técnicas de elaboración las relaciones de:
Las unidades que no tiene claramente definidas su ubicación administrativa, pueden
colocarse en el nivel especial o señalarse particularmente al pie del organigrama. Ningún
organigrama debe tener carácter definitivo, su verdadera utilidad está en revisarlo y
actualizarlo periódicamente.
Los organigramas deben ser orgánicos, articulados, simétricos, uniformes y armoniosos.
Cuando el número de unidades de un mismo nivel es grande, y dificulta su inclusión en
forma horizontal, pueden presentarse verticalmente.
Símbolos Geométricos
1. Línea Vertical:
a.
Nivel de Autoridad: Ejemplo
2. Línea Horizontal:
Las divisiones son unidades especializadas que corren al mismo nivel de la línea horizontal indicada
indicando así la correlación existente entre ellas. Las líneas verticales que caen directamente sobre y
en la parte media del recuadro indican "mando".
b.
Relación de Mando o Jerarquía: Ejemplo
3. Línea Horizontal:
Cuando la línea horizontal está colocada lateralmente indicará una relación de apoyo, en el ejemplo
el Consejo General colocado al lado de la unidad principal señala relación de apoyo.
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Unidad IV. Organigramas
c.
Relación de Apoyo: Ejemplo
4. Las líneas no continuas formadas por puntos o segmentos se utilizan para expresar
relaciones de coordinación. -----------d.
Relación de Coordinación. Ejemplo
5. La estructura tiene continuidad en el sentido indicado por la flecha o sea que existen otros
departamentos semejantes que no están representados.
e.
Continuidad de la Organización
Importante
Las líneas que unen los componentes orgánicos en el diagrama indican los diferentes tipos de
relaciones existentes entre éstos, o lo que es lo mismo, entre una figura geométrica y otra. Los
organigramas más frecuentes suelen presentar una sola clase de línea, pero en algunos casos puede
observarse la existencia de distintos tipos de trazos, cada uno de los cuales representará un tipo
especial de relaciones.
Los siguientes conceptos se deben considerar para dibujar las mismas:
a. El punto de origen y de terminación de la línea
El punto de arranque u origen ilustra donde radica la autoridad o de donde surge la relación especial
que existe. El punto de terminación indica la unidad sobre la cual recae esa autoridad o el
componente con el cual se tiene la relación especial. Dado que el vínculo jerárquico supone una
relación de contenido bidireccional, no es necesario que las líneas que lo representan terminen en
flechas.
En el diagrama ramificado en vertical, que es el organigrama comúnmente utilizado en el Gobierno,
la autoridad fluye de la parte alta de éste hacia abajo (hacia la base) y la responsabilidad se
manifiesta en sentido ascendente, pero no es necesario expresar su doble orientación. Es importante
que en el diagrama se refleje claramente esta línea de mando, con respecto a cada unidad de trabajo.
Es importante, además, que la relación principal de autoridad y responsabilidad se dibuje de modo
que todas las unidades de trabajo que dependan de un determinado jefe o supervisor queden ligadas
a éste por una sola línea, adecuadamente ramificada como se ejemplifica a continuación:
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Unidad IV. Organigramas
Es conveniente no cruzar dos líneas que no tienen relación. Al representar la relación entre dos o
más unidades, se debe evitar interrumpir la línea que une otras unidades. No obstante, si fuere
necesario cruzar una línea para ilustrar dicha relación, ésta deberá hacerse de forma diferente, o tal
vez, mediante la interrupción de la línea continua. Toda vez que sea necesario dicha interrupción se
deberá identificar con una flecha o asterisco. La relación a ilustrarse deberá explicarse con nota al
calce. Ejemplo:
1.10 Information Adicional
CRITEROS PARA LA ELABORACION DE ORGANIGRAMAS
1. Disposición funcional o por departamentos
Cuando la empresa se ordena por medio de departamentos, en cada uno de los cuales se concentran
todas las tareas de un mismo tipo: departamento comercial, técnico, social,... Esta disposición es la
más utilizada en la organización o estructura centralizada empresarial, porque todos los puestos
están centralizados por el presidente o director general de la empresa.
2. Disposición territorial
El criterio de ordenación utilizado en este caso es la zona o sector de territorio que abarca, lo que
permite conocer a fondo las características del mercado en ese ámbito geográfico, pudiendo
adaptarse a sus necesidades.
3. Disposición divisional o por productos
En este caso la distribución del trabajo se realiza agrupando las funciones relativas a un producto o
conjunto de productos con características comunes, lo que permite adaptar la política de la empresa
a ese articulo o genero. Esta fórmula de organización, así como la anterior son ejemplos de
estructuras descentralizadas, en las que la organización general se divide en unidades menores, con
una cierta independencia y objetivos propios. También se puede ordenar los órganos de la empresa
en las que aparecen varios criterios aplicados conjuntamente, en distintos niveles de la empresa.
Normalmente en los niveles superiores se emplea en distribución funcional, pudiéndose combinar,
en otros niveles inferiores, con una división por zonas o por productos.
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Unidad IV. Organigramas
Los nombres en los Organigramas
Es importante la presentación clara, breve y correcta del nombre de la organización y de sus
unidades de trabajo, para que no surjan dudas a la hora de presentarlas. Consideraciones que deben
tenerse presente:
a. El nombre del organismo deber ser el que aparece en la ley o estatuto que lo crea.
b. Los nombres de las unidades deben cotejarse para asegurarse que están correctamente
identificadas. Las unidades deberán designarse con nombres que clara e inconfundiblemente
indiquen el quehacer de la unidad.
c. El nombre de la unidad debe siempre describir, en forma breve, la función o funciones que se
realiza en la misma para así facilitar la comunicación y el uso de la gráfica. La nomenclatura debe
reflejar la función principal que se realiza en la unidad; no el puesto del incumbente, excepto en el
caso del alto nivel gerencial del organismo y en alguna otra situación muy especial.
Correcto
Incorrecto
Oficina de Auditoría
Oficina del Auditor
Oficina de Contraloría
Oficina del Contralor
Oficina de Asesoramiento Legal
Oficina de Asesoramiento
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