procedimiento para la adquisición (por compra) de material

BIBLIOTECA/ PROCESAMIENTO TÉCNICO
Código : PBI.02
PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN (POR COMPRA) DE MATERIAL
BIBLIOGRÁFICO
Revisó: Director y Profesional Biblioteca
Versión : 03
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Fecha de aprobación: Noviembre 29 de 2007
Resolución N° 1842
Aprobó: Rector
OBJETIVO
ALCANCE
Indicar las actividades necesarias para la adquisición, preparación y registro de
datos de Material Bibliográfico adquirido.
Este procedimiento aplica a Material Bibliográfico que ingresa por compra a la
Biblioteca UIS.
NORMATIVIDAD
·
·
·
Acuerdo N°101 de 2004 del Consejo Académico, Política de desarrollo de colecciones.
Ley 85 de Noviembre 16 de 1993, por la cual se crea la emisión de Estampilla Pro-UIS.
Ley 1216 de julio 16 de 2008, por la cual se modifica parcialmente la Ley 85 de 1993.
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
·
LIBRUIS: Sistema de Información utilizado en la Biblioteca UIS.
·
Salida de almacén: Comprobante que arroja el Sistema de Información Financiera, que contiene el Material Bibliográfico recibido en cada orden de compra.
·
Tratamiento Técnico: Revisión hoja a hoja, poner sellos de: Biblioteca UIS, Adquisición y numero de inventario.
·
Sello de Adquisición: Corresponde a la radicación de los datos de propiedad del Material Bibliográfico adquirido, contiene la siguiente información: Numero de
adquisición, fecha de recibo, numero de inventario, solicitante y numero de clasificación.
·
SIF: Sistema integrado financiero
·
UAA: Unidad Académico Administrativa
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CONSIDERACIONES
·
El proceso inicia con la recepción y verificación de las cotizaciones
·
En la Biblioteca Sede Central el profesional de selección y adquisición es el responsable de este proceso. En las sedes regionales el responsable es el coordinador
de Biblioteca, financiero o planta física.
·
En las Bibliotecas de las Sedes Regionales de Barrancabermeja y Málaga se debe considerar que no se cuenta con el sistema de seguridad de bandas magnéticas.
·
El código de barras es generado y entregado por el Auxiliar de Procesos técnicos
·
La sede de Barrancabermeja y Socorro, cuentan con códigos de barra y cintas magnéticas, suministrados por la Sede Central.
·
Las sedes de Málaga manejan códigos de barras, pero no bandas magnéticas.
·
El Materia Bibliográfico adquirido por la Biblioteca, ingresa al inventario de Bienes Culturales de la Universidad.
·
En las sedes regionales el coordinador de Biblioteca hace las veces de profesional.
Código :
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Inicio/Fin
Decisión
Actividad
Procesamiento en S.I. o
intranet
Documento
Procedimiento predefinido
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
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Conector
RESPONSABLE
Conector de página
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Inicio
1. Recepción de cotización
2. Selección de la cotización para orden de
compra
3. Elaboración de orden de compra
4. Revisión y envío de orden de compra
5. Recepción y verificación de material y
factura
¿Factura concuerda con
orden de compra?
1
Si
6. Elabora carta de devolución al
proveedor
Carta de devolución
1
Auxiliar Administrativo o
Coordinador Biblioteca
Cotización
2. Selecciona la cotización que cumplen las condiciones
solicitadas que ofrezcan mejores condiciones de negociación.
(Precio y Tiempo de entrega)
Auxiliar Administrativo o
Coordinador Biblioteca
Cotización
3. Se elabora la orden de compra en el SIF, siguiendo los
lineamientos de contratación.
Auxiliar Administrativo o
Asistente Financiera
(Sedes)
4. Revisa orden de compra, para la aprobación del ordenador
del gasto y se envía al proveedor, debidamente autorizado por
el ordenador del gasto.
Prof. Biblioteca o
Coordinador Biblioteca
Auxiliar Administrativo
5. Revisa que el material enviado por el proveedor corresponda
a lo relacionado en la factura y a la orden de compra, y verifica
que la factura corresponda con la información de orden de
compra en cuanto precio, cantidades e información.
Auxiliar Administrativo o
Coordinador Biblioteca
PCO01 P.
contratación de
bienes y servicios
cuantía menor a
50 SMLMV y
Orden de compra
Orden de compra
y factura
2/Pág.
4
No
7. Devuelve al proveedor factura
1. Se recibe y verifica la información de las cotizaciones
enviadas por los proveedores. Titulo, autor, cantidad, precio,
edición, año, editorial.
6. Si la factura no corresponde a la orden de compra, elabora
una carta dirigida al proveedor, especificando el motivo por el
cual se realiza dicha devolución.
7. Devuelve factura
correspondientes
al
proveedor
para
los
ajustes
Auxiliar Administrativo o
Coordinador Biblioteca
Asistente Financiero
(Sedes)
Carta de
devolución
Factura
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DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
1
8. Verifica la documentación exigible para el pago a
proveedores según procedimiento de Financiero PFI25
Ingreso de elementos al Inventario. (Bienes culturales)
Auxiliar Administrativo o
Asistente Financiero
(Sedes)
9. Revisa hoja por hoja el material recibido asegurándose
la calidad del mismo.
Auxiliar Administrativo o
Coordinador Biblioteca
10. Elabora carta de devolución al
proveedor
10. Si el material presenta algún defecto físico, se envía y
se notifica al proveedor con una carta especificando el
motivo por el cual se realiza dicha devolución.
Auxiliar Administrativo o
Coordinador Biblioteca
11. Asigna características de seguridad y
sellos de propiedad al material
Bibliográfico
11. Las características a las cuales se hace referencia
corresponden a: Sello de Biblioteca, sello de
adquisiciones, número de inventario y cinta magnética
Auxiliar Administrativo o
Coordinador Biblioteca
8. Legaliza pedido
2
9. Verifica estado del material
El estado del material es el
adecuado?
Si
No
1/
pág.3
12. Ingresa datos calcográficos al sistema
Fin
12. Ingresa datos del material bibliográfico al sistema
LIBRUIS (ver anexo1)
Auxiliar Administrativo o
Coordinador Biblioteca
PFI25
Procedimiento
Ingreso de
elementos al
inventario
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
1
Noviembre 29 de
2007
2
Octubre 05 de 2009
3
Junio 24 de 2014
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Creación del Documento
Modificación de actividades: inclusión de consideraciones para Sede Regional
Modificación de alcance, al cambiar la palabra todos los libros por Material Bibliográfico en
formato papel.
Eliminación de la definición numero de proyecto, en la definición sellos de adquisición la
palabra No. Proyecto por la palabra Fondo y Departamento solicitante por las siglas UAA.
Inclusión de la definición UAA, SIF y tratamiento físico.
Modificación de las consideraciones.
Modificación de todo el proceso de compra de Material Bibliográfico
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ANEXOS
·
Anexo 1. Ingreso del libro al Sistema Integrado de Información LIBRUIS:
N°
Actividad
1
Ingresar al menú principal del sistema integrado de información LIBRUIS.
2
Seleccionar B (Sistema bibliográfico).
3
Seleccionar la opción Consulta.
Seleccionar Palabras claves, e ingresar el material por autor y/o titulo. Si corresponde a un titulo que ya existe, comparar
que el nuevo material tenga la misma editorial, el mismo autor, paginación, año de publicación; si todo esto coincide
4
registrar el material con el número de inventario que tenga el primer libro del registro.
5
Regresar al menú principal.
6
Seleccionar la opción Adquisiciones.
7
Luego seleccionar la opción Libros.
8
Seleccionar la opción de Adicionar.
En Código de material, colocar el número de inventario ya existente y que corresponde al primer ejemplar del registro. Si
9
no existe ningun ejemplar no colocar nada, dejar en blanco, oprimir la tecal Enter.
En Autor colocar Etiqueta cien (100) para autor principal y setecientos (700) para autor secundario. El autor principal se
10
escribe en mayúscula sostenida y el autos secundario con mayuscula inicial.
En Título colocar doscientos cuarenta y cinco (245) para título principal. Para la Etiqueta principal oprimir F2 y escoger
11
entre las opciones. En caracteres colocar el número de caracteres a ignorar.
12
Colocar el el cursor en la casilla de N° de libro a ingresar y colocar el número de inventario asignado al libro
13
Luego colocar C que corresponde a compra (Oprimir F2 para realizar consulta).
14
Ingresar el precio de adquisición del libro.
15
Ingresar Código de la moneda (Oprimir F2 para realizar consulta).
16
Ingresar fecha de adquisición del libro: Año/Mes/Dia (corresponde a la fecha en la que llega el libro a la Biblioteca UIS).
17
Realizar la descripción del Ejemplar.
18
Ingresar el Nit del proveedor (Oprimir F2 para realizar consulta).
19
Ingresar la Sucursal del proveedor (Oprimir F2 para realizar consulta).
20
Ingresar Centro de costo (Oprimir F2 para realizar consulta).
21
Ingresar Fondo
22
Especificar el organismo solicitante
23
Ingresar el Código de la editorial
Ingresar el tipo de colección, información que previamente ha sido suministrada por el Profesional - Selección y
24
Adquisiciones.(oprimiendo F2 escoge entre las opciones)
Si se quiere adicionar otro ejemplar, oprimir S, y el sistema ubica el cursor en la casilla correspondiente para adicionar
25
otro ejemplar
Si no se quiere adicionar otro ejemplar, oprimir N, e inmediatamente sale el mensaje “Material bibliográfico adicionado”.
26
Luego oprimir la tecla F.