Gesti?n financiera

Gestión financiera
Propósito - Función
Como todos los negocios, la incubadora tiene ingresos y egresos. Consecuentemente, la
gestión financiera consiste en planificar, supervisar y controlar los fondos de la
incubadora, tanto si provienen de servicios como si son provistos por socios e inversores.
Por lo tanto deberán desarrollarse mecanismos que permitan al gerente de la incubadora
saber exactamente los montos disponibles, las necesidades y la capacidad de inversión.
Además, la gestión financiera debería centrarse en atraer nuevas fuentes de fondos para
la incubadora.
Etapas - Factores Críticos
Una buena gestión financiera requiere diseñar y usar una serie de documentos para
registrar los ingresos y egresos de fondos, con el fin de identificar los puntos críticos y las
necesidades de inversión. A continuación se enumeran algunas etapas importantes para
una eficaz administración de los fondos de la incubadora:
1. Preparación de una planilla para datos de inversión. Ésta sirve para juntar información
sobre usos y periodos de desembolso de los fondos de inversión necesarios para
establecer o desarrollar la incubadora. Para poder tener una buena visión de los
fondos requeridos durante las diferentes etapas del programa de la incubadora, las
inversiones deberían ser desglosadas en las siguientes categorías:
a) Gastos pre-operacionales: desembolsos anteriores a la inauguración de la
incubadora (y que aparecen en el Plan de negocio inicial);
b) Instalaciones físicas: desembolsos requeridos para la adaptación, construcción y
conservación de las instalaciones físicas de la incubadora;
c) Equipamiento: desembolso requerido para la compra de equipamiento para iniciar
y continuar con las actividades operativas de la incubadora;
d) Gastos generales: como esto involucra inversiones, este punto incluye los gastos
iniciales requeridos para la implementación e inauguración de la incubadora;
e) Reservas: estos son los montos guardados para ir constituyendo reservas de
efectivo.
2. Preparación de una planilla para costos y gastos. Ésta proporciona información sobre
los usos y períodos de desembolso, separados en costos y gastos. Para prepararla, se
deben tomar dos principios en consideración:
a) La esencia del negocio: principales actividades de la empresa, en las que recortes
podrían impedir su desarrollo;
b) La relación entre los desembolsos y la actividad de la empresa.
3. Preparación de una planilla para los ingresos. Ésta debe comprender todos los fondos
que ingresan a la incubadora, incluyendo sus ingresos propios (servicios prestados,
honorarios, etc.) y los de terceros (provistos por instituciones de respaldo, agencias de
desarrollo e inversores).
4. El flujo de caja de la incubadora. Esta planilla es fundamental para lograr una
administración financiera exitosa. Debe estar vinculada al presupuesto con el fin de
monitorear el desempeño financiero de la incubadora.
El concepto de flujo de caja es simple. Las actividades de una empresa implican
ingresos y egresos. La proyección de estas variables en la liquidez futura genera el
flujo de caja o ciclo financiero de la empresa.
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A pesar de la sencillez del concepto de flujo de caja, su aplicación puede representar
algunas dificultades, provenientes de los siguientes aspectos:

En un nuevo negocio, es difícil pronosticar lo que ciertas actividades significarán
en términos de ingresos y egresos;

Es difícil prever los montos en efectivo de ingresos y gastos futuros debido a las
incertidumbres del escenario proyectado; y

Es difícil cuantificar el impacto sobre ingresos y egresos en efectivo debido a los
riesgos del negocio.
La preparación del flujo de caja de la incubadora permitirá al gerente seguir de cerca el
balance general (saldo), con un alto nivel de certeza, y planificar cómo cubrir los
requerimientos de inversión y cuándo será necesario integrar fondos frescos.
Consejos: El análisis del flujo de caja permite a la incubadora:

Ser totalmente conciente de la disponibilidad o escasez de fondos, permitiéndole:




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Inyectar fondos o realizar inversiones financieras a corto plazo
Posponer compromisos
Presentar proyectos
Diseñar estrategias alternativas
Preparar los presupuestos de inversión y operativas.

Monitorear el presupuesto y consecuentemente vigilar de cerca los planes
estratégicos y las metas.

Monitorear regularmente las cuentas a pagar
estableciendo un sistema de control dual eficiente.

Es un enfoque estratégico para controlar los balances bancarios.

Requiere que todas las áreas estén totalmente familiarizadas con sus actividades
y necesidades.
y
las
cuentas
a
percibir,
Responsables

Personal gerencial y equipo técnico de la incubadora.
Indicadores y metas

Lograr mayores ingresos y ahorros para la incubadora a través del control de los
gastos.

Nivel de auto-sustentabilidad: valor percentil de sus ingresos propios en relación
con sus ingresos totales.

Costo por metro cuadrado: es el monto mínimo que debe cobrar la incubadora por
metro cuadrado de área ocupada, para que la incubadora genere los ingresos
requeridos para cubrir sus gastos.

Capacidad de la Incubadora de generar contribuciones (CG2I): representa cuánto
genera la incubadora en impuestos por cada unidad monetaria invertida en la
incubadora.

Generación de Impuestos por Empresas Graduadas (CGEG): representa el monto
total de impuestos pagado anualmente por las empresas ex-incubadas.

Costo de la Generación de Empleo (CGE): representa el monto requerida por las
empresas incubadas para crear una vacante.
Resultados

Supervisión eficaz del flujo financiero de la incubadora, identificando necesidades
y fuentes para la captación de fondos.
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