FASES TAREAS ORGANISMO RESPONSABLE Persona

PROCEDIMIENTO: SUBVENCIONES Y REGÍMENES DE AYUDAS
FASES
TAREAS
ORGANISMO
RESPONSABLE
Preparación de un borrador de las bases reguladoras cuyo contenido
Derpartamento de Asuntos
mínimo debe ser el establecido en el artículo 13 del Decreto Legislativo Generales y Departamento
2/2005, de 28 de diciembre, por el cual se aprueba el Texto Refundido de de Planificación y Gestión
la Ley de Subvenciones
Administrativa
Xavier Rubio Ballet
Marta Sureda Mora
CÓDIGO: xxxxxx
SOPORTE
DOCUMENTAL
ELEMENTOS DE
VERIFICACIÓN
OBSERVACIONES
Borrador bases
reguladoras
Memória y estudio
económico en su
caso
Elaboración de una memória y en su caso un estudio económico
Envío a los posibles beneficiarios para que hagan alegaciones y sugerencias
por plazo no inferior a 15 dias, salvo que por razones justificadas se
APROBACIÓN BASES
reduzca a 7 dias
REGULADORAS
SUBVENCIONES
Cuando lo exija la naturaleza de la disposición o lo decida el Consejo de
Gobierno o el consejero competente, el proyecto será sometido a
información pública, por plazo no inferior a 15 dias, salvo que por
razones justificadas se reduzca a 7 dias. En este caso, publicar en la web
del SOIB y remitir para la publicación en el BOIB.
Persona responsable
ejecución
Notificación
Procedimiento previsto
en los art.42 a 47 de la
Ley 4/2001, de 14 de
marzo del Gobierno de
las Illes Balears
Servicio Jurídico
Adopción de las medidas que hagan posible la participación de los
ayuntamientos y de los consejos insulares en el procedimiento cuando el
proyecto de disposición afecte a las competencias de estos entes
Informe de Servicio Jurídico
Informe jurídico
Informe de la secretaria general técnica competente, que debe referirse,
Secretaria General Técnica
como mínimo, a la corrección del procedimiento seguido y a la valoración
de la Conselleria de
de las alegaciones presentadas.
Educación
Informe de la
Secretaria General
Técnica
Revisión del contenido de las bases reguladoras para comprobar que se
Sección de Programas
adaptan a la normativa comunitaria, nacional y autonómica y al Programa Operativos del FSE/Unidad
Operativo
responsable
Informe de FSE
Aprobación de bases reguladoras
Titular de la Consejeria
Resolución de
aprobación de las
bases
Remisión documentación a publicación en el BOIB
Servicio Jurídico
Oficio remisión
Publicación en el BOIB
BOIB
BOIB
PROCEDIMIENTO: SUBVENCIONES Y REGÍMENES DE AYUDAS
FASES
TAREAS
Preparación de un borrador, de acuerdo con las bases reguladoras de las
subvenciones
Introducción de los datos en el sistema informático SAP (de gestión del
presupuesto, convenios, contratos y subvenciones). Éste genera un
expediente SUBCO
APROBACIÓN DE LA
Emisión del informe jurídico
CONVOCATORIA
Revisión del contenido de las bases reguladoras para comprobar que se
adaptan a la normativa comunitaria, nacional y autonómica y al Programa
Operativo
En caso de pagos anticipados, solicitud de autorización previa al consejero
competente en materia de hacienda y presupuestos
Remisión a UGE: 1. Borrador, 2. Memoria-solicitud de autorización de
pago anticipado, en su caso; 3. Informe jurídico
ORGANISMO
RESPONSABLE
Centro gestor (Servicio
gestión administrativa ,
Servicio de Seguimiento
Económico y Servicio de
Seguimiento Técnico)
Centro gestor (Servicio
gestión administrativa)
CÓDIGO: xxxxxxx
Persona responsable
SOPORTE
ejecución
DOCUMENTAL
Informe jurídico
Sección de Programas
Operativos del FSE
Informe de FSE
Solicitud pago
anticipado
Nota interna
Comprobación y generación documento contable "RF"
Documento "RF"
Remisión de la solicitud de informe a la Dirección General de Presupuestos
Solicitud informe
Remisión de la solicitud de autorización de imputación plurianual de
gastos al Consejero competente en materia de hacienda y presupuestos
Solicitud de
autorización
Remisión solicitud autorización previa de pago anticipado al consejero
competente en materia de economía y hacienda
Solicitud
autorización
Informe de la DG
Presupuestos y
autorizaciones de
pago anticipado y
plurianuales
U.G.E.
Recepción de informe de la Dirección General de Presupuestos, de
autorización de pago anticipado y de imputación plurianual de gastos, en
su caso
OBSERVACIONES
Lista de
comprobación de
convocatorias de
subvenciones
Procedimiento previsto
en los art.42 a 47 de la
Ley 4/2001, de 14 de
marzo del Gobierno de
las Illes Balears
Borrador
convocatoria
Servicio Jurídico
Centro gestor (Servicio
gestión administrativa)
ELEMENTOS DE
VERIFICACIÓN
U.G.E.
Remisión informe de la Dirección General de Presupuestos, de
autorización de pago anticipado y de imputación plurianual de gastos, en
su caso, al servicio de gestión administrativa
Nota interna
Borrador de
acuerdo
autorización previa
Consejo de
Gobierno,
esborrany "RF",
informe DGP,
autorización de
plurianuales y de
pago anticipado
(en su caso),
informe jurídico
Programa SAP y
Programa
FONDOS
Si la convocatoria es de más de 2.000.000,00 € solicitud autorización
previa Consejo de Gobierno, a petición del servicio de gestión
administrativa. Remisión del Acuerdo del Consejo de Gobierno al servicio
de gestión administrativa.
Servicio Jurídico
Introducción en el sistema contable SAP y en el programa FONDOS
Servicio de Gestión
Administrativa
Remisión documentación para fiscalización previa a petición del servicio
de gestión administrativa: 1. Borrador 2. Autorización de anticipo de
pago del consejero (en su caso) 3. Informe DGP 4. Autorización Consejo
de Gobierno (en su caso) 5.Documento contable "RF" y 6.Informe
jurídico
U.G.E.
Oficio remisión
Fiscalización previa
Intervención General o
Delegada
Informe
fiscalización previa
Introducción en el programa FONDOS. Remisión expediente fiscalizado al
Servicio de gestión administrativa del Centro Gestor
U.G.E.
Firma Resolución convocatoria subvenciones
Presidente SOIB
Introducción y completado información en sistema contable SAP
Remisión documentación a publicación en BOIB
Centro gestor (Servicio
gestión administrativa)
Publicación en BOIB
BOIB
Cierre expediente en SAP
Centro gestor (Servicio
gestión administrativa)
Programa
FONDOS y Nota
interna
Resolución
convocatoria
Oficio remisión
BOIB
Resolución
publicada
Programa SAP
PROCEDIMIENTO: SUBVENCIONES Y REGÍMENES DE AYUDAS
FASES
TAREAS
Registro de solicitudes presentadas en el Registro General del SOIB o en
PROCEDIMIENTO DE los otros lugares contemplados en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre de
CONCESIÓN
RJ y PAC, previa comprobación de la efectiva presentación de toda la
documentación enumerada en el oficio de presentación.
ORGANISMO
RESPONSABLE
Servicio de Archivo y
Registro
CÓDIGO: xxxxxxxx
Persona responsable
SOPORTE
ejecución
DOCUMENTAL
Programa de
Registro de la CAIB
Excel diario de
Registro
Remisión de la documentación al centro gestor
Comprobación de la admisibilidad o no de las solicitudes presentadas,
revisión de la documentación, requerimiento de subsanación, en su caso Centro gestor:
Servicio
(art. 71 Ley 30/1992) introducción de los datos de los solicitantes en los
gestión administrativa,
programas propios de gestión de subvenciones, y en su caso en el
parte administrativa y
programa SAP
Servicio de seguimiento
técnico, proyecto técnico
Si el requerimiento se subsana en plazo, continúa la tramitación
En su caso
requerimiento por
correo certificado
Si el requerimiento no se subsana, se dicta resolución teniéndolo por
desistido
Centro gestor
(Servicio
gestión administrativa)
Resolución
desistimiento
En caso de existencia de Comisión Evaluadora reunión de ésta y
elaboración del informe provisional de evaluación
Comisión evaluadora
Informe Comisión
Evaluadora
En su caso, notificación del informe provisional de la Comisión
Evaluadora a los interesados, para que en un plazo de 10 días puedan
presentar alegaciones y reformular en su caso.
Centro gestor
(Servicio
gestión administrativa)
Notificación
Finalizado el plazo de audiencia la Comisión Evaluadora elabora su
informe definitivo.
Comisión evaluadora
Informe definitivo
Comisión
Evaluadora
Introducción de datos de los beneficiarios en el programa SAP y
Centro gestor
(Servicio
generación de SUBCC, e introducción de datos en los sistemas propios de
gestión administrativa)
gestión
Elaboración de la propuesta de resolución y del informe-propuesta de
resolución/resolución en el caso de subvenciones de menos de 30.000
euros de acuerdo con el informe definitivo de la Comisión Evaluadora
ELEMENTOS DE
VERIFICACIÓN
Centro gestor
(Servicio
gestión administrativa)
Programa SAP
Propuesta de
resolución
Check-list
administrativo y
técnico
OBSERVACIONES
Centro gestor
(Servicio
gestión administrativa)
Remisión a UGE de la propuesta de resolución/ y o resolución
Nota interna
Comprobación y generación del documento contable "AD"previa
Documento"AD"p
revia
Envío de la documentación para la fiscalización previa en caso de
expedientes de más de 30.000,00 euros a petición del servicio de gestión
administrativa
U.G.E.
Fiscalización previa
Intervención General o
Delegada
Recepción del Informe de fiscalización
UGE
Remisión Informe de fiscalización al Servicio de gestión administrativa
UGE
Remisión del expediente al Consejo de Gobierno en el caso de que sea
superior a 150.000,00 euros para la comunicación previa, y si es superior a
500.000,00 euros para autorización previa, a petición del servicio de
gestión administrativa
Servicios jurídicos
Remisión del Acuerdo de Consejo de Gobierno al Servicio de gestión
administrativa para su introducción en el SAP
Remisión del Acuerdo de Consejo de Gobierno a UGE
Propuesta de
resolución y
documento"AD"pr
evia
Informe
fiscalización previa
Nota interna
Borrador acuerdo
Consejo de
Gobierno y copia
del informe de
fiscalización
Nota interna
Nota interna
Resolución de concesión/denegación de las subvenciones
Centro gestor
(Servicio
gestión administrativa)
Firma de la Resolución de concesión/denegación de las subvenciones
Titular de la Consejería
Remisión de la documentación a UGE para la validación de la AD
Centro gestor
(Servicio
gestión administrativa)
Remisión a Intervención la AD para su validación
UGE
Oficio de remisión
Notificación de la concesión/denegación
Centro gestor
(Servicio
gestión administrativa)
Notificación
Resolución de
concesión
denegación
Aceptación de la subvención otorgada, si es necesario
Beneficiarios
PROCEDIMIENTO: SUBVENCIONES Y REGÍMENES DE AYUDAS
Documento de
aceptación de los
beneficiarios
CÓDIGO: xxxxxxxxx
Persona responsable
SOPORTE
ejecución
DOCUMENTAL
FASES
TAREAS
ORGANISMO
RESPONSABLE
EJECUCIÓN DE LA
SUBVENCIÓN
Si procede, solicitud de pago de subvención (anticipo o primer pago)
Beneficiarios
Solicitud
Redacción del informe-propuesta de resolución/resolución de pago
Centro gestor
(Servicio
gestión administrativa)
Resolución de pago
Firma del informe-propuesta de resolución/resolución de pago
Director/a del SOIB y
titular de la Consejería
Resolución de pago
Introducción en el sistema contable SAP
SAP
Centro gestor
(Servicio
Remisión de la documentación a UGE para la tramitación del pago, previa gestión administrativa)
comprobación de que se encuentra al corriente de pago con la SS, con la
Agencia Tributaria Autonómica y con la Hacienda Estatal
Comprobación y generación del documento "OP"
U.G.E.
Envío de la "OP" a intervención para su validación
Validación de la "OP"
Intervención Delegada
Cumplimiento de los requisitos establecidos en la Resolución de concesión
(objeto, justificación, publicidad, etc) y realización de la acción para la
cual se ha solicitado la subvención
Beneficiarios
Resolución de pago
y oficio remisión
Documento
"OP"
Documento
"OP", informepropuesta de
resolución/resoluci
ón de pago,
documentación
acreditativa de
estar al corriente de
pagos
ELEMENTOS DE
VERIFICACIÓN
OBSERVACIONES
Durante la ejecución de la acción, revisión y control de la ejecución,
realización de visitas in situ en su caso, y introducción de catos en los
programas propios de gestión
Centro gestor
(Servicio
seguimiento técnico) y en
aquellas acciones
cofinanciadas también de
la Sección de Programas
Operativos del FSE
PROCEDIMIENTO: SUBVENCIONES Y REGÍMENES DE AYUDAS
FASES
TAREAS
ORGANISMO
RESPONSABLE
Finalización de la operación o del plazo otorgado
Preparación de la documentación: 1. Memoria técnica, 2. Memoria
económica, 3. Justificante de gasto y de pago, 4. Justificación de medidas
de información y publicidad
Beneficiario
Registro, escaneo y compulsa de la documentación presentada
Servicio de Registro
Verificación de la presentación de la Memoria técnica y económica en
plazo
En caso de no presentación en plazo requerir
Si el requerimiento se subsana en plazo, continúa la tramitación
Centro gestor
(Servicio
Si
el
requerimiento
no
se
subsana,
se
dicta
resolución
teniéndolo
por
gestión
administrativa)
PROCEDIMIENTO DE
decaido en el trámite
LIQUIDACIÓN
Remisión de la Memória Técnica al Servicio de Seguimiento Técnico y de la
Memória Económica al Servicio de Seguimiento Económico
Remisión al Centro Gestor de los informes de seguimiento técnico y de
liquidación
CÓDIGO: xxxxxxxxx
Persona responsable
SOPORTE
ejecución
DOCUMENTAL
Cuenta justificativa
técnica y
económica.
Elementos de
información y
publicidad
Documento
remisión
documentación
Remisión de la documentación justificativa a la entidad otorgante de la
subvención
Elaboración del Informe de seguimiento técnico por el Servicio de
Seguimiento Técnico y del Informe de liquidación por el Servicio de
Seguimiento Económico
Acta visita in situ
/Lista de
comprobación
visita in situ
/muestras
elementos
información y
publicidad
Servicio de Seguimiento
Técnico y Servicio de
Seguimiento Económico
Escaneo y
compulsa
Requerimiento
Resolución de
desistimiento
Nota interna
Informe de
seguimiento
técnico y informe
de liquidación
Nota interna
Acta visita in situ
/Lista de
comprobación visita
in situ
ELEMENTOS DE
VERIFICACIÓN
OBSERVACIONES
PROCEDIMIENTO DE
LIQUIDACIÓN
En su caso, pago del saldo final o inicio del expediente de reintegro
(procedimiento de reintegro)
Centro gestor
(Servicio
gestión administrativa)
Resolución de pago
Remisión de la documentación a UGE para la tramitación del pago
Centro gestor
(Servicio
gestión administrativa)
Resolución de pago
y oficio remisión
Comprobación y generación del documento "OP"
U.G.E.
Envío del documento "OP"a Interveción para su validación
Validación del documento "OP"
Intervención delegada
Cierre del expediente en el sistema contable SAP
Centro gestor
(Servicio
gestión administrativa)
Documento
"OP"
Resolución de pago
y documento "OP"
Programa SAP