Libertad y Orden SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oficina de Control Interno Libertad y Orden
SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO 1. Nombre de la Entidad MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL 2. Instancia Directiva que realizó el COMITÉ COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE examen de los Planes de CONTROL INTERNO. Mejoramiento 3. Fechas en las que instancia directiva realizó el examen de los Planes de Julio 31 de 2008. Mejoramiento. 4. Conclusiones del examen. Durante el desarrollo del Comité se realizó la presentación de los resultados de la evaluación del Plan de mejoramiento correspondiente al segundo trimestre de 2008, así: Puntaje base evaluación de cumplimiento. Puntaje base evaluación de avance. Cumplimiento del plan. Avance del plan de mejoramiento PBEC = PBEA = CPM = AP = 719 1616 98.57% 71.79% Así mismo se revisaron las acciones que presentaban metas pendientes a la fecha de corte y que tienen bajo su responsabilidad las diferentes dependencias del Ministerio, con los siguientes resultados:
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ACCIONES CUMPLIDAS: A la fecha de corte se cumplieron las siguientes acciones: Dependencias Involucradas DIR. COBERTURA
DIR. DESCENTRALIZACIÓN
DIR. FOMENTO E.S.
MODERNIZACIÓN OFICINA CONTROL INTERNO
Acciones cumplidas · Obtener el Reporte y validación total de información de la matrícula de las 78 Entidades Territoriales al MEN a través del sistema de información de 2006, calendario A y B.
· Remitir a las 78 Entidades Territoriales, resultado del cruce de información de población no atendida desplazada, para su confrontación y atención respecto de la información territorial de matrícula y cupos. · Contar con los Reglamentos Territoriales de 76 ET con el fin de fortalecer en las secretarías de educación la función de inspección y vigilancia con fines de control.
· Realizar un taller de capacitación con las secretarías de educación con el fin de fortalecer la función de inspección y vigilancia con fines de control.
· Revisar y complementar el formato de visitas a proyectos que permita consignar mayor información sobre calidad de las obras.
· Modificar los indicadores en el SSP relacionados con proyectos y aulas modificados.
· Documento con situaciones críticas evidenciadas por E.T. por tipo de problema.
· Mejorar los mecanismos de seguimiento y control de proyectos. · Publicar la convocatoria en la Web de Colciencias y del Ministerio de Educación Nacional para que las universidades a las que va dirigida la convocatoria se inscriban y presenten sus programas a concurso.
· Apoyar 5 programas de maestrías de Universidades con grupos de investigación en categoría A clasificados por Colciencias.
· Elaborar la matriz de seguimiento sobre la ejecución e los recursos de los convenios y/o contratos suscritos en la actividad de asistencia técnica.
· Realización de 19 convenios de creación de CERES del año 2006 ejecutados financieramente en su totalidad. Preparar un formato de liquidación de los convenios suscritos con las Entidades Territoriales para la ejecución del proyecto de Modernización de Secretarías de Educación. · Realizar un informe de la evaluación al Programa Nuevo Sistema Escolar, incluyendo el estado de avance, oportunidades de mejora y recomendaciones pertinentes.
· Elaborar el informe anual de avaluación al Sistema de Control Interno Contable, de acuerdo con la metodología establecida.
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OFICINA JURIDICA
· Tramitar comunicaciones ante las entidades financieras que recauden Recursos de Ley 21.
· Radicar memoriales en los despachos judiciales con el fin de defender los recursos parafiscales de Ley 21, que administra el MEN.
· Enviar comunicación a la Fiduciaria la Previsora solicitando la información que permita lograr ubicar los procesos relacionados con los embargos a los recaudos de Ley 21, con el fin de de revisarlos y determinar los montos por concepto de capital pagado y existencia y no remanentes.
· Oficios enviados con el fin de iniciar gestiones de cobro persuasivo conforme a los valores que se determinen para la recuperación por vía administrativa del capital efectivamente pagado. Elaborar un acta de liquidación del Contrato 393 de 2006 suscrito con PROGRAMA NUEVO SISTEMA COLVISTA, que incorpore la modificación que se efectuó al plan de ESCOLAR entregas establecido inicialmente en las bases de la licitación. SECRETARIA GENERAL SUB. CONTRATACIÓN
SUB. TALENTO HUMANO
SUB. FINANCIERA
Realizar una reunión con el Ministerio de Hacienda para trasladar a Ministerio de Educación Nacional los recursos del 2% de la Ley 30 de 1992. · Revisar aleatoriamente 50 contratos al mes para verificar el cumplimiento de presentación de informes y remisión de comunicaciones a interventores solicitando los informes faltantes.
· Elaborar un formato con el fin de mejorar el comportamiento cultural de los interventores para garantizar la completitud de las carpetas contractuales en lo relacionado a los informes de interventoría y sus soportes.
· Elaborar un informe sobre el comportamiento del esquema actual de interventoría.
· Elaborar el documento metodología para el diligenciamiento de formularios de informes relacionados a contratos de Prestación de Servicios Profesionales.
· Elaborar un procedimiento para el trámite de pago de servicios públicos. · Definir los indicadores para medir la gestión y su impacto en el ambiente laboral y motivación en el trabajo a partir de febrero de 2008.
· Registra la información de las actividades realizadas durante el año 2007 en los formularios 8­2 y 8­3 para ser presentados en el Informe de Rendición de Cuenta Anual de la misma vigencia. · Presentar dentro de los términos establecidos en la resolución 5544 de 2003 el Informe de Rendición de cuenta fiscal V­2007.
· Presentar los Estados Financieros del MEN incluidos los de la Fiducia.
· Presentar las Notas a los Estados Financieros explicando el comportamiento del patrimonio en la vigencia.
· Elaborar el borrador del acto administrativo en donde se designó el funcionario responsable de la conservación y la custodia de los comprobantes contables.
· Elaborar un plan de acción operativo para las actividades a realizar
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durante la vigencia 2008 para la depuración de las cuentas observadas por la Contraloría sobre los ingresos por concepto de Ley 21 de 1982.
· Presentar el Informe de operaciones recíprocas conforme a la agrupación de consolidación de la CGN.
· Oficiar al Distrito de Cartagena informando el cruce de cuentas para la recuperación del dinero adeudado de acuerdo con la decisión del Consejo de Estado.
· Registrar la liquidación de los intereses de mora del proceso del Distrito de Cartagena. ACCIONES EN CURSO: A la fecha de corte están en curso las siguientes acciones: Dependencias Involucradas SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN.
ACCIONES PENDIENTES · Terminar de realizar inventario con el objetivo de depurar y ajustar el inventario y costeo, para dar cumplimiento con lo establecido en el PGCP y contar con información contable que incluye cruce y conciliación con contabilidad, actividad adelantada en un 60%. · Completar la revisión de carpetas del archivo de contratación de 5 contratos, con los soportes correspondientes. Hallazgo de la auditoria realizada a DONACION JAPONESA JPN 53828­co 2005­ DIRECCIÓN DE CALIDAD PARA 2006.
LA EPBM
· Realizar tres planes de inversión que se van desarrollando en la vigencia 2008, con el fin de ajustar el plan de compras de acuerdo a la tasa representativa del mercado. Meta vigente hasta 31/10/2008. · Realizar diez (10) visitas a las secretarías de educación con el fin de fortalecer la función de inspección y vigilancia con fines de control. Meta vigente hasta 30/12/2008.
· Realizar un proyecto de infraestructura dirigido al sector rural, el cual se dirigirá a la atención de los establecimientos rurales afectados por desastres, para lo cual se está revisando las solicitudes y priorizando los proyectos a desarrollar. Meta vigente hasta 30/12/2008.
DIRECCIÓN DE ·
Realizar cinco (5) talleres regionales en los mes de Julio y Agosto DESCENTRALIZACIÓN
de 2008, sobre: Orientación en contratación, interventorías y seguimiento a proyectos de infraestructura educativa como temas principales. Meta vigente hasta 30/08/2008.
· Terminar de implementar el sistema de información con el fin de contar con datos oportunos y confiables con base en los informes de los interventores de cada entidad territorial. Meta vigente hasta 30/12/2008.
· Realizar las liquidaciones de 40 convenios de 2003, a la fecha han
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liquidado 13. Meta vigente hasta 30/10/2008.
· Realizar las liquidaciones de 45 convenios de 2004, a la fecha han liquidado 2. Meta vigente hasta 31/12/2008.
· Realizar el envío de un informe semestral a las Contralorías Regionales con el fin de aunar esfuerzos entre el MEN y los entes de control para fortalecer el cumplimiento de los convenios y proyectos. OFICINA JURÍDICA Realizar auto de inicio de cobro coactivo, para recuperación del capital embargado al MEN por procesos del FOMAC. SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN FINANCIERA. Implementar el procedimiento para el reporte de las medidas cautelares. JUDITH ALEJANDRA VARGAS LÓPEZ Jefe Oficina de Control Interno Realizó: Nohora Jazmín Pérez Bermúdez Revisó: Judith Alejandra Vargas López
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