Facturas electrónicas firmadas y selladas: Facturación optimizada

Retarus Best Practice
Facturas electrónicas firmadas y selladas:
Facturación optimizada para Hanjin Shipping.
La Hanjin Shipping Co. Ltd., una de las más grandes compañías navieras especializadas en
contenedores a nivel mundial, presta amplios servicios de logística portuaria: más de 140
buques de contenedores, barcos de mercancías y petroleros conectan los puertos de Asia
Oriental con Europa y América; astilleros y terminales de contenedores propios completan el
servicio ofrecido por esta compañía. Para optimizar los procesos de economía empresarial, la
Hanjin Shipping utiliza eSign, la solución jurídicamente segura de Retarus, para la facturación
electrónica internacional.
Quien constantemente busca posibilidades de optimizar las estructuras
Para asegurarse de ello y, al mismo tiempo, acelerar los procesos, disminuir los
financieras, tarde o temprano llega a una conclusión interesante: justamente
costes y minimizar los procesos empresariales, los especialistas en logística de
el sector de la empresa que se encarga inmediatamente de que entre el dinero
la Hanjin Shipping colaboran con los especialistas en mensajería de Retarus.
resulta ser el sector que más gastos produce: la facturación. En un estudio
eSign, la solución de facturación electrónica de Retarus, permite a la compañía
realizado por el Instituto de Informática de Negocios de la Universidad de
naviera especializada en contenedores realizar el entero proceso de la facturación
Hannover, Alemania, se llegó a la conclusión de que los costes del envío de
sin interrupciones y en conformidad con los derechos nacionales tributarios
una sola factura en papel suman € 5,30; la Asociación Europea de Tesoreros
y de balances correspondientes en cada caso. Todas las facturas a enviar se
EACT calcula incluso unos € 30. La verdad debe hallarse entre los dos.
proveen individualmente de firmas internacionales conformes a las respectivas
legislaciones diferentes. Así, Hanjin Shipping puede comprobar a nivel interna-
Los costes del envío de facturas en papel resultan, por ende, enormes cuando
cional que sus facturas electrónicas son jurídica y contablemente correctas, y
se trata de varios miles de facturas por mes, como lo es el caso de la Hanjin
que no fueron manipuladas desde el momento de la facturación hasta terminar
Shipping. Desafortunadamente, una factura no es una simple noticia que se
el lapso del archivo obligatorio.
podría enviar sin problemas por correo electrónico. Más bien, existen las más
elevadas exigencias respecto a la forma jurídicamente correcta de las facturas.
La legislación europea establece p.ej. que la procedencia de una factura
electrónica y la integridad de su contenido tienen que garantizarse mediante
firma electrónica reconocida.
Retarus Best Practice
„La facturación electrónica resulta ser una solución eficaz y de absoluta
seguridad transaccional y jurídica, tanto para los emisores como para
los receptores de las facturas.”
Reinhard Prössler, Director de TI, Hanjin Shipping
Servicio exigente, manejo sencillo
Argumentos convincentes también para los receptores
Antes de usar el servicio de Retarus eSign, las facturas de Hanjin Shipping se
Otro aspecto a tomar en cuenta al sustituir la facturación convencional por la
enviaban en forma de papel convencional. Facturas correspondientes a los
facturación electrónica es que los receptores tienen que aceptar las facturas
servicios de logística portuaria resultan ser considerablemente dispendiosas y
electrónicas. Prössler: “Es realmente sorprendente que tuvimos que convencer
voluminosas. Por ello, no era cosa rara que los comprobantes y documentos
a ciertos clientes. Algunos ni siquiera reconocían las ventajas inmediatas de la
empresariales de varias páginas frecuentemente ocupaban tarimas enteras.
facturación electrónica. Tendrán todos los datos de factura en forma digital sin
Hoy en día, cada mes se envían cerca de 15.000 de las facturas de manera
necesidad de recogerlos manualmente, como lo tendrían que hacer en el caso
electrónica a través del servicio gestionado de Retarus eSign, un servicio com-
de facturas en papel.“
pleto para el envío y la recepción de facturas electrónicas llevado a cabo en los
centros de cálculo de Retarus.
FastFacts
A pesar de su alta eficacia, Retarus eSign resulta fácil de manejar: en el primer
• Facturación rápida y económica
paso, Hanjin Shipping crea las facturas en forma de ficheros TIFF en su sistema
• Firma electrónica reconocida en más de 40 países
ERP. Éstas se transmiten a una pasarela de correo, donde se convierten al
• Firma del PDF integrada en el documento
formato PDF. Retarus recibe al fichero PDF como fichero adjunto de un mensaje
• Sin costes de hardware, software o mantenimiento
SMTP. Para evitar un eventual abuso, la transmisión se efectúa mediante VPN.
• Costes claramente calculables
Una vez arribado a los centros de cálculo de Retarus, la factura es provista de
• Comprobación opcional de las firmas
una firma digital reconocida. Dado que el proceso se realiza de manera com-
• Archivo opcional para emisores y receptores
pletamente automatizada, al poco tiempo los destinatarios de las facturas de
Hanjin Shipping reciben sus facturas electrónicas.
Al mismo tiempo, Retarus eSign ofrece ulteriores ventajas al receptor de la
Ahorros considerables
factura, ya que la solución cumple todas las normas legales: según la legislación
Antes de optar por la solución de Retarus, Hanjin Shipping examinó diversas
europea, los receptores de facturas digitales están obligados a comprobar la
opciones ulteriores – entre ellas también se consideraba realizar la facturación
validez de las firmas digitales. eSign se encarga, a petición, también de esta
electrónica internamente. “Hanjin Shipping optó conscientemente por la
comprobación. En tal caso, la factura firmada se entrega al receptor junto con
solución SaaS (Software como servicio) de Retarus eSign“, explica Reinhard
el acta de ensayo. Así, éste tiene en sus manos todos los documentos necesarios
Prössler, director de TI de Hanjin Shipping en Hamburgo: “En el caso de una
para una eventual auditoría fiscal.
variante internamente ejecutada hubieramos tenido que ocuparnos de las
condiciones marco legales que resultan bastante aparatosas. Ahora, Retarus
La facturación electrónica como servicio gestionado crea las bases para
se encarga de proveer nuestras facturas de firmas digitales reconocidas.“
procesos empresariales compactos e ininterrumpidos desde el emisor hasta
el receptor. En ambos lados, se minimizan los procesos y se reducen notable-
Al elegir Retarus eSign, Hanjin Shipping partía de unos costes de aproximada-
mente los costes. “Así, la facturación electrónica no sólo es una eficaz solución
mente € 1,50 a € 4,00 por cada factura. Gracias a la facturación electrónica,
de seguridad transaccional y jurídica para los emisores, sino también para los
estos costes se redujeron drásticamente. El cambio a la facturación electrónica
receptores de las facturas“, concluye Prössler. Siendo el punto de conmutación
vale la pena ya a partir de 250 facturas por mes, hecho que también es
central, Retarus se ha encargado de optimizar el proceso entero de la facturación,
confirmado por Reinhard Prössler. “Al final de la cuenta, al poco tiempo está a
comenzando por el envío electrónico y llegando hasta la entrega conforme a
la vista que con Retarus eSign obtenemos ahorros considerables.“
las respectivas legislaciones a nivel nacional e internacional.
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